如何加強醫院財會檔案管理

摘要：我國醫療水平不斷提升，人們的保健意識也在不斷增強，這就促使醫院檔案數量逐漸龐大，這其中也包括財會檔案。醫院財會檔案對醫院經濟活動進行記錄，對醫院未來發展有很重要的意義。因此加強醫院財會檔案管理水平是當代醫院面臨的重點問題，本文首先對醫院財會檔案進行概述，然后根據目前存在的問題分析解決方案。

關鍵詞：醫院；財會檔案；管理；措施

醫療行業水平對國家經濟發展有非常重要的作用，它直接影響國家發展和人民生活水平。我國醫療行業水平的不斷提高有利于人民健康的生活。近年來我國各大醫院逐步按建立，醫療業務量的提升也增大了醫療管理工作量，其中一員財會檔案管理就是管理工作中的重要問題。

1 醫院財會檔案概述

在會計核算及財務管理的過程中，形成的會計憑證、文字材料、報表和賬簿等有保存價值的材料就稱為財會檔案，用于記錄和反映單位的經濟業務情況。醫院財會檔案管理是醫院檔案管理工作中非常重要的組成部分，為醫院科研、教學、后勤和黨政管理等詳細記錄經濟活動，是反映醫院所有經濟業務的依據。加強醫院財會檔案管理水平，可以為醫院經費開支、財務規劃、科學決策和有效管理提供財務資料和信息，同時也可以監督醫院或個人是否嚴格貫徹國家經濟政策，是否存在違法行為提供證據。因此醫院要不斷提高財會檔案管理水平，推動醫院資金運籌并促使資金發揮最大效能，同時對醫院教學、科研、醫療、后勤及黨政管理的發展與改革也有非常重要的意義。

1.1醫院財會檔案管理內容 醫院財會檔案內容包括會計賬簿、會計憑證、財務報告、會計檔案移交清冊、保管清冊和銷毀清冊等具有保存價值的財會資料與信息，當然會計電算化形成的電子財會檔案也屬于財會檔案內容。醫院財會檔案管理包括對財會檔案的立卷整理、收集、保管、歸檔、移交、調閱和銷毀等。

1.2醫院財會檔案管理作用 醫院財會檔案管理作用主要包括下面4點：①醫院財會檔案真實反映醫院是否遵守財經紀律和經濟業務情況；②為醫院成本控制、預算執行、收支考評和會計分析提供依據，是醫院總結經濟業務的參考資料，也是醫院管理人員及負責人考評的參考資料；③利用醫院財會檔案資料有效解決經濟糾紛，處理遺留經濟事務；④在醫院經濟學研究活動中發揮非常重要的史料價值。

2 醫院財會檔案管理存在的問題

2.1財會檔案案卷質量偏低 醫院財會資料是會計核算形成的記錄，真實反映經濟業務發生及執行情況，是醫院財會檔案重要組成部分，醫院財會檔案是由會計機構人員進行收集并裝訂，因此檔案質量取決于會計人員對資料的審核、監督和收集裝訂水平。財會資料審核是會計人員的基本職責，同時也是保證案卷質量的重要措施。但是在實際的醫院財會檔案管理中，很多人員都是兼職，沒有辦法細化管理工作，這就導致財會檔案案卷質量偏低，又因為經常查閱而分身乏術，所以科室內部人員可以隨意查閱，無法保證財會檔案的保密性和安全性，在管理和監督上都存在一定問題。

2.2檔案管理制度不健全 醫院缺少具體的財會檔案管理制度，無法落實具體責任。財會檔案管理工作隨意性很大，有些醫院雖然制定了財會檔案管理辦法，但是財會檔案管理制度實施細則不完善，無法指導具體財會檔案管理工作，也無法對檔案管理流程和要求進行規范。

2.3未將電子財會檔案納入到管理范圍 醫院沒有明確管理電子財務檔案的相關制度，對利用光盤、軟盤等電子財務數據的歸檔等管理欠缺，而且會計電算化軟件版本號、系統名稱、與之配套的安裝光盤、磁盤和手冊等資料也沒有統一管理，都是比較隨意性的散落在各管理人員手中。另外，紙質財會檔案需要防蟲、防水、防火等保護措施，電子財會檔案同樣需要保護，一旦由于病毒侵入而導致數據丟失，很可能會給醫院帶來很嚴重的損失。

3 加強醫院財會檔案管理的措施分析

3.1配備專人管理財會檔案 醫院財會檔案管理工作包括對檔案的收集整理、立卷歸檔、統計、保管、使用和銷毀等，很多醫院沒有指定專人負責檔案管理，而是由會計兼職員完成，很多檔案管理環節沒有執行，檔案管理水平較低。醫院財會檔案與人事檔案和病歷檔案同樣重要，隨著醫院規模的擴大，醫院環境的不斷提高，人們保健意識的逐漸增強，檔案數量會更多。因此醫院需要設立專門檔案部門，同時安排專門管理人員負責檔案的清點、裝訂、匯總，確保財會檔案整齊有序、內容完整。嚴格按照檔案管理制度對財務檔案的完整性、安全性和保密性進行保證，做好財會檔案的防潮、防火、防盜、防鼠、防磁和防蟲等工作，不斷提高財會檔案管理水平、管理質量，確保財會檔案發揮其自身價值。

3.2建立完善的檔案管理制度 醫院要按根據《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《檔案法》和《醫院會計制度》等法律法規，建立完善的財會檔案歸檔、立卷、調閱、保存和銷毀等相關制度。醫院檔案管理制度的建立可以從以下4點入手：①會計憑證每月裝訂，會計 報表和會計賬簿年終裝訂并整理立卷，同時編制財會檔案保管清冊，將財會資料按時移交給檔案管理部門；②醫院檔案管理部門要對會計資料仔細清點、分類存放。根據醫院的實際情況，將會計報表、會計憑證和賬簿等資料按照年度、類別、保管期限進行編號，也可以按照科室進行分類保存并編號，并將對應的起止頁碼錄入電腦進行統一管理；③財會檔案使用制度必須要嚴格遵守，檔案調閱要有嚴格審批流程，絕對不可以私自借閱，查閱要在檔案中心進行，外單位借閱時不可以將檔案原件帶出，如果特殊情況需要帶出的需要負責人和當事人簽字確認；④財會檔案保管期限根據《會計檔案管理辦法》規定分為定期和永久兩類，因此檔案管理中心要對所有財會檔案年限進行核對，到期需要銷毀的檔案要整理并上報上級主管部門和財務部門，經過審批后再進行銷毀并做好注銷登記。

3.3完善財會電子檔案管理制度 如今社會科技進步速度很快，利用磁性介質來儲存財會信息也成為各醫院檔案存儲的主要方法，因此財會電子檔案管理的制度也需要進一步完善。首先要明確電算會計檔案內容的范圍，主要包括：所有會計業務的原始憑證，打印輸出和手工填寫的會計賬簿、記賬憑證和會計報表等；電算化系統所有軟硬件相關資料，包括計算機硬件系統型號、存儲空間，計算機操作系統、網絡操作系統。財務軟件版本號，銷售公司名稱、地址和聯系人等信息，與所有軟硬件相關的使用說明等；儲存在計算機硬盤或者磁盤、光盤等介質中的程序和備份數據等資料。同時還要注意電子檔案的備份，以免病毒侵染或硬盤損壞而導致數據丟失。其次是要完善會計電算化檔案管理相關規章制度，如今我國電算化會計信息系統的法規有《會計電算化工作規范》、《會計核算構件基本功能規范》和《會計電算化管理辦法》等，醫院要結合已有的規章制度建立并完善對財會電子檔案的管理制度。

4 結語

國家經濟、文化和科學水平在不斷提升，都推動了醫療事業的發展。然后各大醫院在不斷擴建的過程中，財會檔案管理難度也會隨之增大，而醫院財會檔案是對醫院經濟業務的記錄，對醫院發展有重要作用，因此要從多方面不斷加強醫院財會檔案管理水平，保證財會檔案充分發揮其作用，推動醫院財會檔案管理制度的建立和完善。

參考文獻：

[1]楊莉，王小紅，楊昭昭.醫院會計檔案管理信息化研究[J].管理觀察， 2013， （20）.

[2]蘇凱.淺談醫院會計檔案管理[J].黑河學刊， 2011， （09）.

[3]顏日秀.淺談如何加強醫院會計檔案的管理[J].會計師， 2012， （14）.

編輯/哈濤