淺談電子檔案在日常工作中的重要性

摘要：電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。近年來，隨著我國經濟的飛速發展，電子檔案逐漸替代了紙質檔案，人們的日常工作中使用電子的檔案數量也在逐漸的增多，為了使得人們的工作可以正常的進行，對于電子檔案的管理工作也在逐漸引起人們的重視。加強對電子檔案的管理就是為了方便以后工作中對電子檔案的利用，為了使得電子檔案可以最大化地發揮它的作用，一定要做好相關的工作。

關鍵詞：電子檔案；重要性；規范管理

目前，隨著科技不斷發展，電子擋在在日常生活中運用越來越多，這種檔案和紙質檔案相比優勢較多，電子檔案通俗的說就是運用電子文件儲存的資料，這種電子檔案具有保存價值。正是由于電子檔案的重要性，應該日常生活中要加強電子檔案管理。但是，由于電子起步比較晚，人們對于電子檔案的管理和運用并沒有引起足夠的重視[1]。為了解決電子檔案管理中的問題，及時了解電子檔案日常中的應用及時發現問題，使得電子檔案的管理可以更好的實現。

1什么是電子檔案

2009年7月29日，國家檔案局《電子檔案移交與接收辦法》（檔發[2012]7號）共23條。本辦法所稱的電子，是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。電子文件是隨著計算機和網絡的高速發展而形成的文件，電子檔案是在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。

2電子檔案的重要性

科技發展的現代化，電子檔案方便、快捷的特點讓其重要性日漸突顯，合理有效的利用電子檔案是單位持續快速發展的基礎性工作，對于單位未來的經濟發展有很強的借鑒性。電子檔案的開發利用已經成為全社會重要的不可或缺的信息資源[2]。

3電子檔案日上生活中管理方法

3.1建立檔案利用制度 電子檔案在日常生活中使用時必須建立審批支墩，相關部門查閱和利用相關人員檔案時必須使用收藏部門相關網絡技術進行管理，并且獲得相關部門同意方可查閱，這樣能夠保證人員電子檔案的隱私性，保證電子檔案的及時更新，從而使得電子檔案使用者能夠得到人員最新信息。并且，電子檔案管理過程中必須和紙質檔案相互利用，不斷整合，做到實現電子檔案需求利用質的飛躍。

3.2規范檔案利用方式 電子檔案在日常使用過程中應該根據使用者實際情況而定，并且根據電子檔案內容多數進行有效的管理。通常來說，對于人員內容不完全公開，并且不宜拷貝等內容，相關部門人員使用時必須在有效的監督下查閱和使用。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的密碼要進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

3.3提高檔案人員的保護意識 電子檔案和紙質檔案相比能夠提供多樣化方式，并對技術等依賴性較強，從而造成工作比較復雜。因此，電子檔案在日常生活中必須加強對電子檔案的管理，相關部門要從思想上有一個認識，提高對電子檔案管理的重要性，并且為電子檔案管理提供技術后盾，保證檔案管理工作的安全性，從而能夠保證電子檔案能夠被最大限度的適應。此外，電子檔案管理人員必須忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度，提高電子檔案管理效率[3]。

4電子檔案的規范化管理

要加強電子檔案的開發利用，實現信息資源的共享，就必須加強電子檔案基礎管理。規范檔案管理主要包括登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷毀、查詢借閱、備份恢復等覆蓋案卷整個生命周期的各環節管理。并能夠實現對流程各個環節的流轉痕跡進行記錄查詢等操作。如此看來，檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大，如果能利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形式的先后順序排列打印，發揮計算機管理優勢，減少手工操作，提高工作效率，輸入關鍵詞即可查找相應范圍的文件，既準確又不浪費時間。然而，現代化社會的一大弊端是計算機網絡系統的安全性系數太低，為了保證安全，必須嚴格制定電子文件安全管理制度，掃描電子文件的電腦必須放置在有監控的檔案室，不能連接外網還要同時結合簽章、口令管理、指紋識別等新技術進行嚴格管理。這樣豐富的電子庫資源才能安全有效的得到充分利用[4]。

5結論

現在，人們對于電子檔案的利用程度在不斷的提高中，這主要是因為現在人們正處在信息化的時代中，人們在學習和工作中會不斷的使用計算機和網絡，這樣就會導致越來越多的電子檔案的出現。對于電子檔案的管理和利用工作一定要得到企業的重視，而且企業在進行電子檔案的管理的過程中一定要及時發現問題，并且要把發現的問題及時解決好，這樣才會使得企業在發展的時候獲得更好的經濟效益。

參考文獻：

[1]金玉雪.將家庭健康檔案由\"死檔案\"變成\"活檔案\"的必要性和途徑[J].中國全科醫學，2009，9（7）：600-601.

[2]毛 凌.論如何在紙質檔案和電子檔案并存態勢下開展工作[J].蘭臺世界，2010，14.

[3]蔡敏，梁斌.健康檔案管理中的問題與對策[J].中國全科醫學，2008，10（3）：250-251.

[4]潘雪鳳，劉定一.社區健康檔案管理存在的問題與對策[J].中國全科醫學，2009，8（15）：1293-1294.

編輯/申磊