基層衛生院檔案管理存在的問題和改進措施

摘 要：基層衛生院檔案管理存在重視程度不夠，管理力量薄弱、管理水平不高、管理手段落后，管理人員素質良莠不齊和檔案室硬件環境設施不齊全等問題，各單位應根據實際情況，采取強化組織領導，健全檔案管理制度，加強培訓提高管理人員素質，采用信息化管理手段，完善檔案信息化管理的軟硬件配套設備和設施等得力措施，充分利用檔案提供的有效信息，為居民提供高效優質的衛生保健服務，不斷提高醫院管理水平，促進醫院可持續發展。

關鍵詞：檔案管理 鄉鎮衛生院 存在問題 改進措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）01（b）-0197-01

對于基層衛生院來說，醫院檔案是在從事醫療、衛生保健、健康教育、科研教學、藥品和衛生管理以及其他各項相關活動中形成的以不同載體、不同形式表征的具有保存價值的歷史記錄，檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，作為醫院管理的一個有機組成部分，是醫院可持續發展和保證優質、高效提供衛生服務的重要保證，有著其獨特而重要的意義。鄉鎮衛生院是我國三級醫療預防保健網的最底層，更應該重視檔案尤其是健康檔案的管理工作。為更好地發展醫院檔案的應有作用，作者結合實際工作，總結分析醫院檔案管理中存在的問題，并提出相應的改進措施。

1 醫院檔案管理中存在的問題

隨著科技技術的發展和廣泛應用，從業人員文化水平的提高，檔案在醫院管理中的地位和作用為人們所認識并得到重視。由于存在以下問題，醫院檔案工作仍無法適應日益發展的醫療、科研、教學工作的需求。

1.1 檔案重視程度不夠

長期以來，基層衛生院部分人員尤其是單位領導認為檔案管理只要不丟失，不涉密，能符合相關部門的要求就可以了，不是單位的主業，不能創造經濟效益和社會效益，根本認識不到檔案工作在醫院管理和發展中的作用。由于不同單位及其領導對檔案管理的認識和重視程度不同，有的衛生院無法適應檔案現代化管理需求。

1.2 管理力量、管理手段和管理水平存在的問題

衛生院一般都按照國家相關法律法規和醫療常規制訂了嚴格的各項管理制度和職責，但是很少涉及有關檔案管理相關制度、職責和考核標準的內容，檔案管理模式不規范不統一，甚或應付了事。不完善的管理制度，致使衛生院不重視統一收集有價值的檔案信息資料，造成收集率低下，信息與檔案管理相脫離的局面，不能保證檔案管理的完整性和系統化，不能合理整合衛生院信息資源，更談不上檔案的科學管理和信息化，難以適應醫院發展的需要。

1.3 管理人員水平良莠不齊

衛生院檔案管理人員多是從其他崗位轉過來的非專業人員，其專業素質、理論水平、文化程度等參差不齊，且崗位經常更替。多數管理人員根本沒有檔案專業知識教育和培訓的經歷和過程，不太了解檔案管理在醫院發展中的重要性和基本要求以及檔案材料收集、整理、歸檔、裝訂的基本流程，檔案收集意識淡薄，難以適應醫療事業發展和醫療衛生體制改革的需要。

1.4 檔案室硬件設施不齊全

衛生院醫療用房一般較為緊張，檔案用房狹小，管理設備陳舊，管理技術落后，難以滿足檔案管理標準的要求。有的衛生院檔案多、用房狹窄、潮濕、沒有配套的“六防”設備，可使檔案出現霉變、蟲蛀等現象，檔案的美觀整潔和完整性受到破壞。計算機和網絡技術在醫院管理中的廣泛運用，但檔案管理較少應用，不利于檔案的收集、利用和信息化，難以滿足醫院發展的需求。盡管現今用計算機軟件管理健康檔案，但存在管理混亂，不能很好地使用等諸多問題。

2 醫院檔案管理的改進措施

2.1 加強組織領導領導

做好檔案管理的重要保證和科學管理的前提是領導重視。衛生院領導要將檔案管理作為醫院發展和管理有機組成，形成中遠期規劃，做到與醫院業務同步規劃、同步發展；要在職工中大力宣傳檔案管理的意義和作用，通過學習檔案法律法規和收集的范圍，充分認識檔案尤其健康檔案在促進衛生事業發展的作用，認識到檔案與醫院日常工作的緊密聯系，更好地管理檔案，為業務發展提供有力的支撐。要注重檔案管理隊伍優化，選擇責任心和業務能力強的相關相近專業人員從事檔案管理工作，通過自學、參加培訓等方式進行業務教育和培養，注重自身專業水平提高，充分發揮管理人員的積極性和能動性，努力掌握科學管理的原則和方法，不斷提高工作效率和檔案及其信息化質量。

2.2 健全檔案管理制度

檔案管理是一項條理性和嚴肅性較強的枯燥機械性工作。建立健全管理規章制度，檔案管理的隨意性可得到降低，促使檔案管理工作得到健康持續發展。衛生院必須立足本單位實際，依據《檔案法》等有關法律法規，逐步完善檔案管理基本流程的各項規章制度和規范，使檔案管理的有章可循，有法可依，在明確要求和制度約束下高質量完成管理工作。要統一管理和統一考核衛生院各個門類和不同載體的檔案，使檔案管理與醫療業務有機結合起來，做到同步發展。

2.3 提高檔案管理人員整體素質的措施

要采取各種措施不斷提高專兼職檔案管理人員的業務水平，創造條件引進和培養相關專業技術人才，同時加強業務培訓，采用請進來派出去的形式，學習和掌握前瞻性知識，不斷提高檔案管理人員的整體素質。

2.4 信息化管理手段的充分利用

信息化是社會發展的必然趨勢，這促使檔案管理要在上水平做文章。為不斷提高檔案管理的效率和水平，衛生院必須合理運用現代科技新成果和管理手段，實現檔案信息化。根據醫院的具體情況，逐步配備現代化設備，采用檔案管理系統輔助完成傳統手工操作的工作內容，這可顯著降低管理人員的工作量，大幅度提高工作效率。具備條件的衛生院，應在局域網絡上納入相關提高業務水平的檔案目錄和部分內容，促進部門和院際之間的相互連通，做到資源共享，滿足醫療、教學、科研等多方面的需求。

2.5 完善檔案信息化管理的軟硬件配套設備和設施

加強檔案信息化，必須舍得投入，配置相應的軟硬件設備和設施，適應檔案現代化管理的需求。要充分利用其存儲衛生院所有相關促進醫院發展的檔案資料并使之網絡化，著力做好健康檔案的及時更新和補充，形成系統內部所有人員（設定不同權限）查找、閱讀和充分利用，提高工作效率，為居民提高高效優質的衛生服務。同時，利用微機管理檔案資料，可以降低檔案保管的有效空間，更加方便簡單地保存信息，減少了病人隱私和單位秘密泄露的風險。基層衛生院必須從實際情況出發，爭取上級部門的支持和援助，充分利用計算機及其相關軟件，實現檔案管理的自動化、網絡化和現代化。同時，還要采取有效手段做好系統維護，尤其是應及時有效處理系統運行中存在的和出現的問題。

參考文獻

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