淺談出院病案的歸檔方式

摘要：隨著病案在醫療系統中越來越重要，利用率越來越高，病案信息的充分利用是它的價值得到體現的最佳形式。要做到病案管理服務現代化，病案存放方式很重要，簡化流程，快捷提取，提高效率，不斷尋求科學管理方式，有利于現代醫院管理。

關鍵詞：紙質病案；歸檔方式；病案號

病案是有關患者健康狀況的文件資料[1]，記錄患者的整個住院過程，包括疾病名稱，病情發展，治療經過，治療方式等。具有法律作用，病案不是普通檔案，為患者再次入院治療作為參考資料，為公、檢、法提供法律證據，為科研等提供基礎依據。病案管理是以收集、整理、分析、存貯和檢索病案為主要內容的復雜的管理活動[2]。出院病案以\"何種方式\"上架對以后方便使用很重要，選擇合適的上架方式對病案重復利用起關鍵作用。我院分東、西兩區，分別歸檔，兩區病案上架方式不同，西區以流水順序號方式，東區以統計碼方式，兩種上架方式，各有利弊。以我們醫院東、西兩區常年實踐工作經驗，得出如下結論。

1 病案號特點

1.1以流水順序號編目 每月病案上交至病案室，整理、裝訂、排序（編目）、裝袋，上架等過程，病案歸檔之后，由病案室給予病案號，病案號沒有任何含義，純數字排序，每份病案號的取得沒有規律，隨機編目，每份病案取號從\"1\"開始，取5位，第一份病案的病案號為\"00001\"，第二份病案號為\"00002\"，第三份病案號為\"00003\"……，號碼一直順延下去，一個科室的病案編號結束，緊接下一個科室的連續編目，科室與科室之間不分順序，按病案號順序上架。

1.2以統計碼編目

1.2.1我院東區2011年之前的病案號根據統計碼（172報表）取得，包含年份、科室、統計碼、上架號四種信息，各個科室的病案按年集中存放，在每年1月初，根據各個科室的往年病案數量的基礎上預留空間，如：2011年普外科一病區出院診斷是胃惡性腫瘤的病案歸檔，病案號是：11外1-26-1。

1.2.2從2012年開始，病案袋信息增加分月歸檔，包含信息更具體，如：2012年1月份普外科一病區出院診斷是胃惡性腫瘤的病案歸檔，病案號是：1201外1-26-1，若2月份出院，病案號是：1202外2-26-1，依次類推，每月同一病種的上架號從1編目。病種例數少的又是相鄰數據，合并放于同一病案袋。如：12年4月份干2病區各一份出院病案的統計碼是56和60，格式如下。

1204 干2

056-060并 1

1.2.3從2013年開始，使用標簽機統一打印病案號，節省時間，格式美觀，快速有效。使用二維表格式的病案號，使非病案專業人員理解病案袋標示信息。見表1。

2 缺點

2.1流水號順序上架缺點

2.1.1病案號容易混淆寫錯。比如\"F66996 容易寫成F66969\"。

2.1.2病案號順序容易寫亂。比如病案號寫到\"F56999，當寫下份病案的病案號時，容易寫成\"F56000\"。

2.1.3索引本容易寫錯，由于數據位數太多，越到后面數字越大，越容易寫錯，給正確索引帶來很多麻煩。

2.1.4不利于病案查找。由于我院是科教醫院，科研，論文申請的需求量大，單純按順序號排序，沒有一定規律性，查找某類疾病所有病案很麻煩，醫生必須知道該類疾病患者姓名、科室、出院日期等信息，醫生首先通過病房出院患者登記本查找有此病的患者姓名、月份，再到病案室索引本查找病案號，然后在病案架查找病案，每份病案都是如此程序，醫生占用大量查詢時間，工作效率低。

2.1.5由于歸檔病案不分年份，不分科室，通過病案袋很難看出哪科病案、哪類疾病病案。如果某份病案放錯病案袋，很難按一定規律模糊查找。

2.1.6由于每月歸檔病案按先到先上架，所以，每月科室順序雜亂無章，在索引本不能輕易找到科室，病案和病案袋的病案號手寫，每人的筆跡不同，有寫工整，有寫潦草，時間久了，不能辨別，字跡也不整潔。給工作帶來不必要的麻煩。

2.2以統計碼順序上架缺點 病案裝袋之前，需要事先按病種排序，耗費時間長，病案袋使用量相對來說比較多。

3 優點

3.1以統計碼順序上架優點

3.1.1從2012年分月歸檔之后，不需要事先預留空間，無需倒架，整個架面排列整齊有序。

3.1.2每月病案科室都以統一科室順序排列，如：外1，外2，外3….根據病案號查找某份病案，在病案架規律排序很快定位，節約時間。

3.1.3每個科室按疾病病種上架，同類疾病放同一病案袋，根據病種查找某類疾病，通過病案袋一目了然。

3.1.4用色標區別科室之間起始。相鄰科室之間用兩種顏色病案袋，一眼就能看出科室所有病案袋。

3.1.5整個病案袋大多數都是印刷字體，一防止手寫寫錯，二統一字體，避免不同人不同字體，字面整潔，不易涂改，三節約人力，減少時間成本。

3.1.6對于醫生需要科研，論文，晉升查找病案，方便簡單適用。大多數醫生寫文章，都需要歷年所有某類疾病，醫生毋須查找索引，直接從病案架上查找某類疾病的病案袋。

3.2流水號順序上架優點 方法簡單，歸檔方便，節約時間。不需要倒架，節省病案庫房空間。

4 總結

以統計碼上架的病案按年份、月份、科室、統計碼、上架號順序排列上架。5維一體，每月科室排列順序一致。批量查閱，無需索引，有時通過病案袋就能找到需要病案。更方便醫師根據月份查詢病案，以順序號上架的病案簡單快捷，不利于批量查找病案。要實現病案管理現代化，科學的管理模式是很重要條件[3]。

參考文獻：

[1]劉愛民.醫院管理學病案管理分冊[M].北京：人民衛生出版社，2011：1.

[2]李會玲，許鳳娟，周鐵英，等.黑龍江省綜合醫院病案室人員現狀分析與研究[J].中國醫院管理，2011，2（2）：62-63.

[3]于金華.病案保管方式的探討[J].中國病案，2005，6（5）：5-6.編輯/哈濤