文書檔案的現(xiàn)代化管理策略

摘 要：文書檔案現(xiàn)代化管理，是以現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，應(yīng)用現(xiàn)代管理方法和手段，采用先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動性、積極性、創(chuàng)造性，使檔案管理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、定量化、信息化、智力化，以最大限度地延長檔案壽命，為社會進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。本文闡述了文書檔案現(xiàn)代化管理的必要性，闡述了文書檔案現(xiàn)代化管理的重點(diǎn)，并論述了加強(qiáng)文書檔案現(xiàn)代化管理的策略。

關(guān)鍵詞：文書檔案；現(xiàn)代化管理；必要性；重點(diǎn)；策略；

文章編號：1674-3520（2015）-12-00-01

一、文書檔案現(xiàn)代化管理的必要性

（一）檔案管理現(xiàn)代化的必然趨向。隨著經(jīng)濟(jì)的快速增長，促進(jìn)了檔案事業(yè)的發(fā)展。各級各類檔案館和基層綜合檔案室通過開展目標(biāo)管理認(rèn)定活動，提高檔案工作的整體水平，一個以檔案科教為先導(dǎo)，以檔案科研、教育創(chuàng)新為動力，以人才建設(shè)為基礎(chǔ)，以現(xiàn)代化管理為手段，以檔案館管理現(xiàn)代化為突破口，以提高質(zhì)量、提高效率為重點(diǎn)，推動檔案事業(yè)發(fā)展的思想已達(dá)成了共識。

（二）文書檔案數(shù)量和增長速度的要求。隨著改革的深入發(fā)展，文書檔案管理也面臨著許多亟待解決的問題，文書檔案的數(shù)量越來越多，增長的速度越來越快，傳統(tǒng)的檔案管理手段暴露出許多問題，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到現(xiàn)代化管理的要求，給保管和提供利用帶來了很多困難，管理方法手段的落后直接影響文書和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化，才能解決這些問題。

（三）文書檔案記錄方式多樣化的要求。當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，微機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，檔案的記錄方式出現(xiàn)了多樣化的趨勢，越來越多的社會活動記錄不在采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式，而是以微縮型、聲像型、機(jī)讀型等新型的記錄方式，傳統(tǒng)的文書檔案管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢，改革創(chuàng)新迫在眉睫。向現(xiàn)代文檔管理邁進(jìn)，這是文書檔案工作的新課題。

二、文書檔案現(xiàn)代化管理的重點(diǎn)

（一）利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。在人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡化整理、深化檢索的目的。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計(jì)算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。

（三）檔案管理應(yīng)走“一體化”道路。由于文書和檔案是由兩個獨(dú)立部門分別管理，如果從文件一開始形成就利用計(jì)算機(jī)將它們有機(jī)聯(lián)系起來，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)系統(tǒng)工程的處理方法分成若干子系統(tǒng)進(jìn)行處理，逐次利用各子系統(tǒng)的勞動成果使檔案信息在網(wǎng)上共享，實(shí)行“文檔一體化”，就能有效地提高檔案利用時效。日新月異的現(xiàn)代化技術(shù)，已使立卷改革由可能變?yōu)榭尚小Ｒ环矫妫\(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索一份文件，只要給予確定性檢索條件，就能在幾秒種內(nèi)查到所需要的文件；另一方面，查閱不用原件，利用不進(jìn)庫房已成為現(xiàn)實(shí)。在現(xiàn)有的辦公條件下，檔案管理的對象應(yīng)由單一的文件管理收集向多元化的電子檔案收集發(fā)展。現(xiàn)階段電子文件與紙質(zhì)文件并存，檔案部門在收集紙質(zhì)文件的同時也應(yīng)收集電子文件，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)、電子文件檔案共管，把工作重點(diǎn)由文件管理逐步轉(zhuǎn)移到對信息的儲存和二次開發(fā)上。對形成的各種文獻(xiàn)，利用計(jì)算機(jī)加工后，建立起檔案信息數(shù)據(jù)庫，通過信息高速公路可以與各級各類檔案館以及國家公共信息網(wǎng)、圖書館、新聞媒體等進(jìn)行互交式聯(lián)系。從而使檔案部門由管理型向服務(wù)和開發(fā)型轉(zhuǎn)變，擴(kuò)大對外交流和對外開放，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

三、加強(qiáng)文書檔案現(xiàn)代化管理的策略

（一）更新文書檔案的管理觀念。檔案管理觀念現(xiàn)代化是當(dāng)今檔案管理工作的靈魂。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化，是不能解決現(xiàn)有檔案管理觀念滯后性與檔案管理發(fā)展的先進(jìn)性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎(chǔ)上構(gòu)筑檔案現(xiàn)代化管理的意識。只有實(shí)現(xiàn)了思想觀念的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)當(dāng)前改革開放的形勢和新技術(shù)革命發(fā)展的需要，為社會提供檔案信息。

（二）強(qiáng)化文書檔案現(xiàn)代化管理的有效方法。加強(qiáng)各級領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識。利用現(xiàn)代化檔案管理的信息技術(shù)突破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性，實(shí)現(xiàn)對文書檔案的有效管理。完善文書檔案管理的基礎(chǔ)工作，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)質(zhì)量的高度直接影響著檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。在推行檔案管理的現(xiàn)代化過程中，要有步驟、有計(jì)劃、有方法地盡全力實(shí)現(xiàn)對檔案現(xiàn)代化管理，減少物資與人力或者物力以及財(cái)力方面的浪費(fèi)，全心全意地進(jìn)行檔案工作管理，從基礎(chǔ)抓起。

（三）完善檔案管理人員綜合素質(zhì)。加強(qiáng)檔案人員專業(yè)知識學(xué)習(xí)。時代在進(jìn)步，科學(xué)在發(fā)展，檔案人員不能僅局限于原有的知識范疇內(nèi)，要開擴(kuò)視野，多讀書、多學(xué)習(xí)，必須不斷更新知識，不斷提高專業(yè)水平，才能適應(yīng)信息化的需要。加強(qiáng)檔案人員計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的培養(yǎng)。檔案人員能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的人才較少，要有計(jì)劃、有組織、有步驟、多層次、多渠道地組織人員進(jìn)行培訓(xùn)。當(dāng)今信息時代科學(xué)技術(shù)發(fā)展飛快，知識不斷更新，要不斷學(xué)習(xí)新知識，了解新科技，探討新理論，研究新方法，不斷充實(shí)自己，為利用者提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、結(jié)束語

文書檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，因此必須努力提高檔案人員的業(yè)務(wù)技能，實(shí)行對文書檔案的信息化管理，加強(qiáng)文書檔案科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理，積極適應(yīng)不斷更新的現(xiàn)代化信息技術(shù)，這樣才能實(shí)現(xiàn)對文書檔案現(xiàn)代化管理的意義。

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