解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

摘 要：隨著我國社會發展速度的不斷加快，檔案逐漸實現了信息化管理，這是檔案管理未來的一種發展趨勢。計算機技術正在日新月異，其在檔案管理方面也發揮了極大的作用，提升檔案管理效率，同時也使檔案資源得以長久保存，實現資源共享。文章主要分析檔案信息化的內容，闡述了提高檔案管理效率的相關建議。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理；思考；

中途分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-12-00-01

檔案管理隨著社會的發展而在不斷更新管理方式，而檔案信息化建設離不開計算機技術的支持，進而促使檔案管理水平得到大幅度提升，同時也在某種程度上提升服務效率，讓檔案管理進入一個新階段。本文主要論述了檔案信息化的相關內容，提出改進檔案信息化管理的有效對策。

一、檔案信息化概述

所謂檔案信息化主要是指運用先進的管理技術對檔案進行有效管理。檔案信息化是一種檔案管理的創新，相較于傳統管理模式其自身具有一定的優勢，提高檔案管理效率。檔案信息化涵蓋很多內容，從廣義角度分析，其可以吸收所有領域的信息，然后進行有效整合，這其中包含以下內容：比如經濟信息、文化信息以及政治方向等等，有效收集此類信息，并按照相關內容分門別類，這在某種程度實現了資源整合，同時也使檔案信息實現共享；而從狹義角度分析，檔案信息化內容相對簡單，主要針對檔案內部而言，使其內部資源實現信息化，依托信息化技術，讓檔案資料更為完整，信息更為豐富，這樣信息閱讀者使用更為方便，信息資源更為真實可靠。實現檔案信息化離不開以下技術的支持，即信息技術，通過這種技術可以使資源信息得以有效整合，同時也可依據資源信息類別不同進行分類，將相同信息歸納到一起，這樣相關人員查閱起來非常方便。檔案信息化建設具有重要的現實意義，這可以使檔案信息管理更為規范，同時也使其與之相關信息相融合，更好的服務大眾，檔案建設發展進入一個新階段，提高資源信息使用價值，也使信息獲得更廣闊的應用平臺。

二、改進檔案信息化管理的有效對策

（一）完善工作體系

要想檔案信息化得以有效實現必須完善以下內容，即相應工作體系，只有相關工作體系有所保障，才能確保檔案信息化管理得以有效實現。可以從以下幾方面著手：第一，明確管理制度，同時改進運行機制。認真貫徹執行相關法規，并在此基礎上完善電子文件管理，實現所有部門聯動管理，確保電子文件能夠全程監管。與此同時，按照國家檔案管理相關規定，將檔案管理職能下放，使檔案局可以進行行政管理，促使檔案部門擁有更多的管理權力，使其信息化建設能有效推進，形成上下聯動，協同統一體系。此外，檔案信息化還應在以下領域強化，即電子政務建設，這樣可以使兩者同步進行；第二，完善對應法律制度，規范工作行為。針對檔案信息建設而言，必須要制定專項規劃表，并完善工作任務分解示意圖，明確以下方面的內容，比如目標任務、完成時限、責任單位。同時，制定績效評估體系，并且運用評價促建設方法，進一步推動檔案信息化建設。在此基礎上，完善相應的法律法規，建立規章制度，加強監督檢查，按照相關規定有效執法，確保檔案信息化建設能夠進入新階段。

（二）實現檔案數字化，形成資源共享

對于檔案信息化建設而言，其核心是資源建設，這也是所有業務開展必須明確的主題。為此，就當前形勢來說，檔案信息化工作重點應該放在以下兩個方面：其一是實現檔案數字化，其二是實現資源共享。首先，檔案信息逐步向數字化靠攏，依據科學的編制原則，制定合理的工作計劃，而且必須強化監督檢查，保障檔案數字化得以有效實現。同時，應以用戶需求作為基本出發點，建立起相應的目錄，確保檔案數字化查詢更為全面，并增加以下方面的投資，如人、材、物，讓各部門能夠相互協調，形成良好工作格局。除此之外，可以建立如下歸檔制度，即紙質和電子文件并存，促使檔案全文檢索順利推行。對于檔案信息化建設，實現信息資源共享也是檔案管理的一項重要內容，依據國家相關標準，完善檔案管理系統，并將其與辦公室系統實現有效整合，這就可以在網上進行一些列工作的操作，如信息生成、整理以及歸檔。實現信息資源共享必須遵循先易后難，擬定資源共享目錄，在此基礎上，借助業務部門職能，通過條塊結合，保障檔案信息真實性，進一步加快檔案信息化進程。

（三）健全技術支撐，保障資金體系

檔案信息化管理離不開技術的支持，這是檔案信息化的基本保障，與此同時，檔案信息化還需借助相關設施，而引入先進設備需要大量資金。因此檔案信息化不僅需要完善相關技術，還要有充足的資金作為后盾，這樣才能從根本上推動檔案信息化管理，保障其運行穩定，檔案信息具有可靠性。檔案信息化建設必須首先從基礎設施抓起，而這一部分的資金來源基本上依靠國家財政，每年財政部門將資金投入相關單位，以此作為基礎設施建設費用，同時還需投入運維費用。除此之外，要需加強軟、硬件建設，除了基礎設施建設，還需進行設備更新，讓檔案信息建設能夠與時俱進。檔案信息化建設需借助相關軟件，因此對該類軟件加大研究力度，形成統一技術標準。此外，需完善安全建設，實時升級殺毒軟件，運用以下最先進技術，分別是身份認證、網絡監控，同時設定訪問控制，建立相關標準，明確規定以下內容，比如備份機房、相關技術條件，檔案信息具有安全性。進一步加快網絡建設，進而實現互聯互通，促使檔案信息建設不斷完善，信息資源平臺得以實現。

三、結語

綜上所述，檔案信息化建設已經成為檔案管理未來發展方向，隨著信息技術的不斷發展進步，我國檔案信息管理也隨之不斷完善管理模式，檔案管理部門也正逐漸加大對檔案管理的重視。文發章簡要介紹了檔案信息化建設的主要內容以及發展形態，重點闡述了檔案信息管理需要改善的幾點建議，推動檔案信息管理更為完善。

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