面向高等工程教育專業認證檔案建設的研究與實踐

摘 要：詳細分析了面向高等工程教育專業認證檔案建設的特點是主體性突出、目標針對性強、組成內容豐富、檔案體系系統性強、具有周期性，目前存在的問題主要是制度化及執行力度不夠、信息化程度不高、歸檔范圍與專業認證標準不一致、歸檔材料不規范等。在專業認證實踐中提出了加強檔案管理制度化及執行力度、注重專業認證與檔案建設的相互促進、提高檔案管理信息化水平及提升檔案的利用率、以認證標準來確認歸檔范圍等專業認證檔案建設的具體措施。

關鍵詞：工程教育 專業認證 檔案建設 《華盛頓協議》

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）08（b）-0022-02

1 工程教育專業認證及其檔案建設的背景

工程教育專業認證是國際通行的工程教育質量保證制度，也是實現工程教育國際互認和工程師資格國際互認的重要基礎。我國開展工程教育專業認證的目的在于：構建我國工程教育的質量監控體系，提高工程教育質量；增強工程教育人才培養對產業發展的適應性；促進我國工程教育的國際互認。

我國開展工程教育專業認證遵循以下基本理念：一是強調以學生為本，將學生和用人單位對學校或專業所提供服務的滿意度作為認證的重要指標；二是強調以學生為中心，以學生學習產出為導向。對照畢業生核心能力、素質要求，評價專業教育的有效性；三是強調工程教育的基本質量要求，是種合格評價，還要求建立專業持續有效的質量改進機制。

我國的工程教育認證標準以《華盛頓協議》提出的畢業生素質要求為基礎，由通用標準和專業補充標準兩部分構成。通用標準規定了專業在學生、培養目標、畢業要求、持續改進、課程體系、師資隊伍和支持條件7個方面的要求；專業補充標準規定相應專業領域在上述一個或多個方面的特殊要求和補充。

工程教育專業認證的專家考查，需要被認證專業對學生培養符合認證標準體系這一論斷通過檔案資料進行舉證，涉及該專業的培養目標、培養條件、培養過程、培養效果和反饋機制等各環節或部分。因此，工程教育專業認證檔案建設包含如下組成部分：（1）專業目標檔案建設；（2）質量評價檔案建設；（3）課程體系檔案建設；（4）師資隊伍檔案建設；（5）支持條件檔案建設；（6）學生發展檔案建設；（7）管理制度檔案建設。

國內已經進行的工程教育專業認證實踐揭示出，面向專業認證的檔案建設內容豐富，涵養面廣，各檔案文件聯系緊密且彼此印證。因此，做好工程教育專業認證背景下的檔案建設具有極其重要的意義：一方面，檔案資料準備得是否完整、充分、科學合理，直接影響被認證專業能否能通過認證；另一方面，建設一個科學系統的檔案體系，有助于促進該專業辦學的規范化和標準化，有助于提高工作效率，有助于促進工程教育質量提升[1]。

2 工程教育專業認證檔案建設特點及存在的問題

2.1 工程教育專業認證檔案建設具有以下特點

（1）主體性突出。

專業認證要求建立一套針對被認證專業的完整檔案體系。該檔案體系包含如下兩個層次：一是專業辦學實體提供的專業檔案，包括專業發展歷史沿革及辦學思想、辦學特色，以及直接面向專業認證指標體系的各類檔案文件；二是學校及各職能部門提供的支撐檔案，包括學校在工程教育方面的指導思想、理念、政策措施和資源條件等，其中包括學校及各職能部門面向該專業的專門檔案[1]。

（2）目標針對性強。

認證專業檔案建設的目標是對該專業的學生培養符合認證標準這一論斷通過檔案進行舉證，因此檔案建設圍繞培養目標的制定、實現和效果這一主線進行檔案收集、整理和存檔。

（3）檔案組成內容豐富。

專業認證的專家考查采取報告審查、座談、聽課，實地考查等多種形式，要求被認證專業提供相關檔案文件進行佐證，并要求所有的檔案資料都能從不同的方面說明專業培養目標的有效實現，論證人才培養達到認證標準規定的知識、能力、素質要求，使得檔案組成內容非常豐富。

（4）檔案體系系統性強。

工程認證以學生為中心，以培養目標和畢業要求為導向，通過足夠的師資隊伍和完備的支持條件保證各類課程教學的有效實施并通過完善的內、外部質量控制機制進行持續改進，最終保證學生培養質量滿足要求。這一人才培養過程是一個多閉環信息反饋系統，因此，面向專業認證的檔案建設必然要把原本松散、孤立的教育教學檔案組成一個完整的檔案系統，并且要使各檔案文件之間相互聯系、彼此印證。

（5）檔案建設的周期性。

專業認證注重該系統中的反饋及持續改進機制。這就決定了認證檔案的周期性。根據中國工程教育認證協會2012年修訂的《工程教育認證辦法》中認證有效期有3年和6年之分。認證結論為“通過認證，有效期3年”的，學校應每年向相應的專業類認證委員會以及秘書處提交改進報告，匯報改進情況和專業發展情況；認證結論為“通過認證，有效期6年”的，學校應每2年提交改進報告。

2.2 工程教育專業認證檔案建設存在的問題

（1）檔案管理的制度化與執行力度不夠。

目前，由于高校的檔案管理一般由專門的檔案部門負責，各院系一般只設立兼職檔案管理人員。因此，各院系檔案管理往往缺乏制度化，即使形成了檔案管理制度，執行的力度也有所欠缺。由此帶來的影響是，各院系的歸檔材料較容易出現不符合要求、歸檔材料不全或歸檔不及時的現象。

（2）檔案管理信息化程度與利用程度不高。

目前，部分高校檔案管理仍未引入信息技術手段，仍采取人工、半人工方式，采用紙質歸檔，查詢檔案信息只能翻閱紙質檔案，容易出錯、效率較低。而專業認證材料時間跨度大，種類多，要求檔案管理必須具有足夠高的信息化程度。同時，高校對檔案的利用程度普遍不是很高。這兩點與專業認證對檔案材料的要求具有一定的差距。

（3）歸檔范圍與專業認證標準不一致。

高校現有檔案一般按照《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》，把教學、科研、管理等活動中直接形成的對教職員工、學校和社會有保存利用價值的各種文字、圖像等不同形式、載體的記錄都收集保存起來，具有原始性、單一性[2]。而專業認證檔案按照認證指標體系進行整理，原則是便于專家查閱，能證明觀點。可見，高校現有檔案不等同于工程認證檔案，兩者形成背景不同、作用不同。并且，有些動態數據必須不斷更新，為了保證專業認證材料的系統性和完整性，做到檔案與認證標準一致，往往需要在已有檔案的基礎上進一步整理、充實新的數據和資料。

（4）歸檔材料規范性不夠。

在專業認證實踐中發現，專業提交的歸檔材料存在著規范性不夠的問題。以教學檔案為例，存在著以下問題：有的項目填寫不全，出現空項、漏項；有的或書繪不工整，或文圖不清晰；有的標題與內容吻合度不高；有的或以打印代替簽字（蓋章），或沒有填寫形成時間；有的錯字、別字較多，超出了允許范圍；有的同一份檔案的書寫格式上不一致、前后不統一等。

3 工程教育專業認證檔案建設的實踐及改進措施

3.1 加強檔案管理的制度化及執行力度

檔案是記錄高校教育教學過程的原始資料，是專業認證的重要依據。因此，為保證專業認證的順利完成，高校要建立完善的檔案管理制度。不僅要向教職員工明確歸檔內容和歸檔要求，增強檔案意識，還要做好每個階段的檢查工作，對于發現的問題應及時予以解決，確保檔案材料的收集、整理、歸檔，達到標準化、規范化的要求。同時，要加強檔案管理制度化的執行力度，對于不按照要求及時歸檔的部門，應對其進行問責，限期整改。

3.2 注重專業認證與檔案建設的相互促進

專業認證根據認證體系，圍繞培養目標的制定、實現和效果進行檔案收集、整理和存檔。因此，注重專業認證與檔案建設的相互促進，利用專業認證對檔案的審查，提高檔案規范化管理水平，使檔案更好地為教學、科研和管理服務。

3.3 提高檔案管理信息化水平，提高檔案的利用率

為了提高檔案管理的效率和利用率，應逐步創造條件，使現有的手工管理過渡到計算機管理，逐步將紙質文件分批向電子文件轉移，利用計算機管理和校園網絡資源的優勢，提高檔案工作的信息化水平。另一方面，積極地挖掘現有的檔案信息，及時提供給利用者，實現檔案信息資源的共享，以便更好地為專業認證工作服務[3]。

3.4 以認證標準來確認歸檔范圍

在工程認證的實踐中，根據認證標準要求，確立了歸檔范圍，見表1。

3.5 增強檔案材料的規范化

檔案管理人員在遴選教學檔案時，必須仔細審核材料。例如，畢業設計的存檔要求如下檢查材料齊全、規范：（1）開題報告，（2）任務書，（3）中期檢查表，（4）論文（含外文文獻及翻譯），（5）答辯資格審查表（成果驗收表），（6）指導教師評價表，（7）評閱評語表，（8）成績表，（9）答辯打分表，（10）過程檢查記錄。試卷的存檔要求具備如下材料：（1）學生答卷，（2）最新課程教學大綱，（3）空白A、B卷，（4）審批表，（5）評分標準（標準答案），（6）成績表，（7）記分冊，（8）試卷分析，（9）考場記錄，（10）課程小結。如果不是考試，而是交作業形式，存檔要求具備如下材料：（1）記分冊，（2）最新課程教學大綱，（3）課程小結，（4）大作業題目，（5）評分標準。

4 結語

高等工程教育專業認證背景下的檔案建設，是一個新的課題，并且具有極其重要的意義。認證專業的檔案資料準備得是否充分、完整、科學合理，直接影響專業的認證結果。針對目前專業認證檔案建設存在的問題，通過專業認證的實踐，提出了加強檔案管理制度化及執行力度、注重專業認證與檔案建設的相互促進、提高檔案管理信息化水平及提升檔案的利用率，以認證標準來確認歸檔范圍等專業認證檔案建設的具體措施。

參考文獻

[1]李洪.面向高等工程教育專業認證檔案建設的必要性及特點[J].合肥工業大學學報（社會科學版），2013，27（6）：138-140.

[2]趙靜竹.高校教學評估與檔案建設研究[J].武警學院學報，2014，30（7）：59-61.

[3]余紀珍.關于高校院系檔案管理工作的思考[J].教育理論研究，2013（4）：161-162.