論檔案管理工作內容與模式的轉變

摘要：隨著互聯網技術的不斷發展與普及，當今社會已經進入了信息化時代，電子檔案逐漸取代了傳統的紙質檔案，檔案數字化、信息化管理的程度不斷提高，因此檔案管理工作的內容和模式也相應地發生了很大轉變。結合信息化背景，本文擬對檔案管理工作內容與模式的轉變進行相關闡述，并對其發展提出可行化建議。力求通過筆者努力，找到促進檔案管理工作內容與模式順利轉變的可靠途徑，以期為相關人士提供部分可借鑒的理論依據。

關鍵詞：檔案管理；內容；模式；轉變

現階段我國信息化與電子政務發展進程不斷加快，傳統實體檔案的利用率越來越低，其管理方式已經難以滿足現代檔案管理新要求，而電子檔案運用的越來越廣泛并逐漸成熟，檔案管理從內容到模式都朝著信息化、數字化方向轉變，這一切都是檔案管理新的發展方向，也是我們探索研究的重點。

一、工作內容的轉變

（一）檔案的收集

由于傳統的檔案主要是紙質檔案，其收集過程中管理人員只需等待檔案形成后再進行歸檔工作即可，議案的結果也是用文字形式來記錄在紙上，這種情況下很容易導致檔案因紙張破損和文字模糊而遺漏內容，特別是中間過程中一些有意義的創意與方法。而在信息化社會中，電子檔案的廣泛應用可以保證全過程的完整記錄，記錄結果存放于計算機中也更方便查找和保存。與傳統的檔案，管理者不同的是，電子檔案管理者在專業人士的指導主動學習使用檔案信息接收管理平臺，電子檔案因此得到更有效的收集和整理。

（二）檔案的保存

當前時期，電子檔案的使用使文檔得到更加合理的歸納整理，檔案管理工作加變得更加有效、穩定。傳統紙質形式檔案的保存不僅數量巨大，查閱起來耗時耗力，而且其管理過程也是十分復雜的，需要有庫房來保存，還要防止鼠蟲嗑咬。整個過程需要投入大量的人力、物力和財力，同時也要其存儲與傳播使用過程也要更加嚴格負責。隨著人類社會對檔案資料獲取信息的高速增長的需求，傳統檔案管理方式越來越需要電子信息化建設以適應新的時代形勢。與之相比，電子檔案更為先進，既有利于收集完整的檔案信息和對信息進行有效保存，傳播起來也極為方便。將檔案存入計算機中，輸入檢索就可以輕松查找想要的內容，大大提高了管理效率，節約了時間成本與人力成本。電子檔案收集和保存過程方便、省事，信息傳播快捷，滿足了人們獲取信息的要求。與傳統檔案管理相比，電子檔案管理不用考慮檔案庫房與檔案柜的設置，而是要重視計算機的更新換代來提高保存各種格式電子文檔的能力和儲存量。電子版的檔案因為需要聯網所以不易被更改，一定程度上保障了檔案的真實有效性。不過，計算機網絡也存在一定的不安全性和不穩定性，有可能會致使檔案信息的丟失，這要求電子文檔管理人員要隨時備份，避免計算機出現問題后造成信息丟失。

（三）工作新內容

傳統意義上的檔案管理工作的主要內容側重于具體的實體檔案管理，而電子檔案管理要更多的考慮管理檔案的設備，做好設備故障安全防范工作，積極進行數據的異地備份并設計制定系統系統安全應急措施。另一方面，傳統的檔案管理大多是手工管理，所以不存在非法訪問和信息篡改風險。而對電子檔案來說，非法訪問和使用檔案資料卻成為常態問題，所以要對檔案資料的訪問權限進行設置，防止對檔案信息進行拷貝、惡意篡改或破壞，加強入網訪問控制、權限控制和防火墻控制。此外電子檔案管理還要做好病毒防治工作。病毒入侵會極大的破壞檔案管理系統的完整性，將對檔案管理工作造成巨大的損失，這就要求要檔案管理工作者安裝更新查毒、殺毒軟件，避免將移動存儲設備中的病毒被攜帶到計算機網絡上，密切關注最新網絡病毒動態，定期適時對服務器和客戶端查毒和殺毒。

二、檔案管理模式的轉變

（一）轉變管理觀念，破除傳統舊思路

信息化時代發展新形勢下不斷增長的需求對檔案管理工作提出更多新要求，需要轉變傳統檔案管理理念以對提高對電子檔案資料的管理效率。長期以來，由于檔案管理復雜工作內容與單調枯燥的管理方法，很多檔案管理工作者都因此產生一些抵觸或懈怠情緒，其工作思維多處于被動思維的影響之中這種情況實際上嚴重妨礙了檔案管理工作的順利開展，所以需要大力培養管理者創新的管理工作意識和新型管理理念，破除舊的工作思路，以有效提升管理效率和管理水平以及檔案管理工作的科學化。

（二）適應轉變，實行電子文件與電子檔案一體化管理

當今社會，電子政務與辦公自動化進程的進一步加快，各單位在各項工作及活動中產生了大量的電子文件和電子檔案，要求我們實行電子文件電子檔案的一體化管理，對工作中所產生的電子文件和電子檔案全盤考量與超前控制，進行網上實時時歸檔，實現電子文檔與電子文件的生成、處理、傳遞、存儲、查閱、收集、利用、歸檔一體化，將二者進行無縫鏈接并保證其安全性，推動文檔管理工作流程科學化、合理化。此外，電子文檔一體化管理還應該推廣到各單位職能部門所產生的不同類型的、不同載體的各種檔案，以促使各類文件管理系統都能與檔案管理系統通過接口實現緊密結合，充分發揮一體化所帶來的數據共享優勢，為電子文件、電子檔案的管理與歸檔奠定良好的基礎。

（三）完善檔案管理機制，建立健全新型檔案管理制度

電子檔案管理改變了傳統紙質檔案的模式和儲存方式，檔案資料和內容也呈現幾何倍增長的趨勢，因此其管理工作也要適時發生改變。做好檔案管理工作要求不斷完善檔案管理機制，探尋研究新型檔案管理形式，加快形式創新與內容改革，從而促進檔案管理工作與發展相適應。此外，檔案管理內容和模式的轉變還需要我們創新工作思路，大力培養滿足當前檔案管理事業需要的專業人才，重視人才培養與人力資源的合理有效利用。

三、結語

檔案管理工作要密切結合當前時代發展新形勢，不斷進行調整、完善、改革及創新，同時豐富和發展檔案管理工作基本要求，從而滿足信息化時代發展要求，提高檔案管理工作的效率和質量，實現檔案的更大社會價值。