信息時代下企事業(yè)電子檔案管理探討

摘要：本文第一部分為前言;第二部分將闡述信息時代下企事業(yè)單位電子檔案管理的特點;第三部分將探討信息時代下企事業(yè)電子檔案管理的措施;第四部分為結(jié)束語。通過對信息時代企事業(yè)單位電子檔案管理內(nèi)容的討論，筆者希望拋磚引玉，讓更多的有識之士來參與到企事業(yè)單位電子檔案建設(shè)的工作中去;并希望為廣大同行業(yè)者提供一定的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：信息時代;企事業(yè);電子檔案;管理

電子檔案的應(yīng)用是檔案管理中的一個關(guān)鍵版塊，對企事業(yè)機(jī)構(gòu)電子檔案管理工作進(jìn)行探討，對提升電子檔案管理效率有著實質(zhì)性的幫助。檔案管理系統(tǒng)是指一類對人們活動進(jìn)行記載的媒介，它記載歷史、承襲文化，并為社會保留重要的資料。而信息年代的檔案管理體現(xiàn)了時代的特征，隨著當(dāng)代信息技術(shù)的日新月異，檔案管理呈現(xiàn)出儲蓄智能化、管控自動化、應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化的新態(tài)勢，電子檔案管理信息化是大勢所趨。

一、信息時代下企事業(yè)電子檔案管理特點

在信息時代來臨之后，企事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)與時俱進(jìn)，透過信息技術(shù)，企業(yè)能夠達(dá)到內(nèi)部檔案信息資源的共同分享和運用，進(jìn)而減少企事業(yè)單位在電子檔案管理中的投資并提高企事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量。

電子檔案的信息化已成為目前企事業(yè)單位檔案管理建設(shè)的重中之重，更無法脫離準(zhǔn)則化的約束以及參數(shù)的支撐。之中信息技術(shù)的運用開始遵循一系列準(zhǔn)則，具備了普適性;準(zhǔn)則化呈現(xiàn)出企事業(yè)單位電子檔案管理的集成性;而電子參數(shù)的搜集和儲蓄則必須對有關(guān)電子參數(shù)實行實效性的處置，具備了動態(tài)性。因此，信息技術(shù)在企事業(yè)單位檔案管理的運用具備了普適性、集成性以及動態(tài)性。（下附信息時代的檔案管理例圖）

二、電子檔案企事業(yè)單位檔案管理中的運用措施

（一）技術(shù)保證

電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中的運用首當(dāng)其沖的需求就是對檔案信息處理體系進(jìn)行設(shè)立并完善。企事業(yè)單位以多媒體技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)為支撐，讓企事業(yè)機(jī)構(gòu)中的檔案管理設(shè)施能夠更新?lián)Q代。與此同時，應(yīng)對檔案管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行研發(fā)和利用，對檔案資源進(jìn)行一致的策劃和集約化管控，在企事業(yè)單位檔案管理的實際管理工作中，構(gòu)造便利迅捷且功能完善的電子檔案管控體系，進(jìn)而讓檔案管理中的訊息搜集、訊息的分門別類、訊息的鑒別、訊息的保存以及訊息的調(diào)度逐漸向精尖技術(shù)靠攏，并使檔案管理實現(xiàn)智能化與自動化，保證檔案訊息在使用中的便利迅捷，所提供的信息安全、可靠。

電子檔案與紙質(zhì)檔案最大的分別就是儲蓄媒介的不一樣，而在利用這類儲蓄媒介時，電子檔案管理在使用時必須依靠先進(jìn)的檔案功能，并利用軟硬件來支撐電子文檔的儲蓄。因此，軟硬件的及時更新就顯得十分關(guān)鍵。之中，軟硬件設(shè)施包含：互聯(lián)網(wǎng)設(shè)施、文字信息化設(shè)施、伺服器以及它類支撐檔案工作的基本設(shè)施等等;對軟件的需求則是：軟件必須平穩(wěn)、安全工作，并提供高質(zhì)量的信息。

（二）人才系統(tǒng)構(gòu)建

人才系統(tǒng)的構(gòu)建在電子檔案管理工作中有著舉足輕重的地位。利用電子檔案的過程中需要有專業(yè)的技術(shù)，所以電子檔案管理工作中的人才系統(tǒng)的構(gòu)建就十分重要：

1.技術(shù)改良以及電子檔案管理模式的過渡，必須有專業(yè)人才作為支撐;

2.電子檔案管理效率的提升，必須有專業(yè)人士予以支撐;

3.在電子檔案管理條例的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程中，必須有專業(yè)人士予以支撐。

因此，企事業(yè)單位在利用電子檔案時應(yīng)關(guān)注研發(fā)型人才、管理型人才以及實操性人才的培育，并依據(jù)企事業(yè)單位的實際狀況對這三類人才實施科學(xué)調(diào)配。

在人才培育的工作中，需要企事業(yè)單位在聘任和運用人才方面不可偏聽、偏信，應(yīng)聘用適合企事業(yè)實際的人才。企事業(yè)單位應(yīng)意識到年輕人才是檔案管理工作中的新鮮血液，在注重和完善檔案管理人才培育模式的前提下，應(yīng)考察新上任員工的電子檔案管理技術(shù)是否過關(guān)。

（三）安全保證系統(tǒng)的構(gòu)建

在電子檔案的應(yīng)用中，安全問題一直是一個老生常談的問題，構(gòu)筑安全保證系統(tǒng)能夠提升企事業(yè)單位電子檔案管理效率，并且對電子檔案存檔效率、使用率以及服務(wù)質(zhì)量都有著至關(guān)重要的影響。

企事業(yè)單位電子檔案安全保證系統(tǒng)的構(gòu)建包含硬件設(shè)備安全系統(tǒng)構(gòu)建、互聯(lián)網(wǎng)安全系統(tǒng)構(gòu)建以及運用系統(tǒng)安全功能構(gòu)建三大類。

在硬件設(shè)備安全系統(tǒng)的構(gòu)建中，應(yīng)對伺服器進(jìn)行動態(tài)監(jiān)督和追蹤，注重電子檔案日記的記錄，并強(qiáng)調(diào)對計算機(jī)房環(huán)境的監(jiān)督，并對老舊的設(shè)施和電路實行整改。

在互聯(lián)網(wǎng)安全系統(tǒng)構(gòu)建的過程中，必須對儲蓄于客戶機(jī)與伺服器之中的檔案文檔實行特定時間段的檢驗和掃描;在對瀏覽進(jìn)行約束的前提下，規(guī)避黑客襲擊或病毒侵襲，并透過防火墻技術(shù)來科學(xué)管控內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)，并在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)的連接上進(jìn)行限制。

而在運用系統(tǒng)的構(gòu)建中，必須先建立客戶訪問媒介以及日記檔案中心;然后，應(yīng)依據(jù)系統(tǒng)的升級來檢測所運用的安全舉措是否能起到作用。

此外，應(yīng)使企事業(yè)單位從上至下樹立安全理念，實現(xiàn)安全管控。（下附安全性管理例圖）

三、信息時代下企事業(yè)單位電子檔案管理的意義

（一）信息時代下，電子檔案管理的信息化能讓檔案管理工作實現(xiàn)高效化

紙質(zhì)的檔案管理媒介必須以人力來搜集、整頓和存檔，對人力資源的依賴性較強(qiáng)，工作強(qiáng)度高且管理質(zhì)量差強(qiáng)人意。而檔案管理試行信息化管控后，可以透過互聯(lián)網(wǎng)來管理檔案。信息的記錄更為高效、便利，且能反復(fù)利用，儲存也將變得更為快捷;與此同時，還能共同分享信息。

（二）檢索查閱便利

以往的檢索模式，檔案管理者需要進(jìn)入檔案房逐本逐本的翻找，時間和精力大量揮霍后，其效果卻不甚理想。檔案管理信息化之后，能夠做到實時檢索，在檔案數(shù)據(jù)庫中也有海量的數(shù)據(jù)可供利用，這在很大程度上減輕了工作人員的工作強(qiáng)度。

（二）提升檔案管理機(jī)構(gòu)的工作質(zhì)量

檔案管理信息化之后，檔案管理機(jī)構(gòu)的工作人員可以從繁重的查找工作中抽身，不再成為檔案的“保存”和“記錄”人員，并實現(xiàn)高效率的檔案搜集、編寫、記錄和研究，提升檔案管理機(jī)構(gòu)的工作質(zhì)量。

結(jié)束語：

信息年代的檔案管理應(yīng)該與時俱進(jìn)，需要創(chuàng)新性;而不應(yīng)固步自封或畫地為牢，將檔案管理工作做成又累、效率又低的材料記錄工作，而這在信息化時代有著巨大的現(xiàn)實意義。

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