地鐵建設工程檔案管理

摘要：地鐵建設工程檔案管理工作作為地鐵行業管理工作中的一部分，是一項系統化的長期工作，在地鐵行業管理工作中占有重要的地位，為今后地鐵的開通運營提供保障。如何加強對地鐵建設工程檔案的管理，應做進一步的思考與研究。

關鍵詞：地鐵建設;工程檔案管理

前沿

地鐵建設工程檔案主要指地鐵建設管理單位在地鐵工程建設過程中形成并收集整理歸檔的工程立項、審批、征地、拆遷、地質勘察、測繪、設計、招投標、工程驗收等文件、資料的統稱。它包括地鐵工程決策立項文件，地鐵建設用地、征地、拆遷文件，地鐵工程地質勘察、測繪、設計文件，地鐵工程招標及承包合同文件，地鐵工程開工文件，地鐵工程商務文件，地鐵工程竣工備案文件及其他相關文件等。由于地鐵建設項目的特殊性，其工程檔案與其他建設項目有著很大的不同：第一，地鐵工程檔案的形成時間較長。由于地鐵建設項目工期較長，工程從決策立項到竣工一般需要四五年的時間。第二，地鐵工程檔案的產生部門較多。資料、文件需要經過多級政府職能部門和相關專業機構的審核批準。第三，因地鐵建設項目是一個特大型的地下工程，其內容多樣繁雜且專業性強。這些特點，使得地鐵工程檔案在收集、分類、歸檔管理環節存在較大難度。

一、地鐵建設工程檔案管理中存在的問題

1.施工單位對工程建設檔案管理上的重視程度不夠，只要工程開工，施工單位往往就著急工程進度、質量、形象、安全、資金等，尤其是像地鐵工程這么大的項目竣工時間受到限制，必須按照約定的時間來完成。同時，還有許多工作需要協調，施工任務量大，而忽視了檔案工作。等到工程完工要辦理竣工驗收時，施工單位才開始投入人力來突擊補充和匯總資料，來應付工程竣工驗收之用，使得工程竣工資料準確性、完整性較差，從而影響到日后的歸檔質量和歸檔的時間。

2.地鐵工程建設周期長，施工單位檔案工作和檔案人員的連續性較差。一般地鐵工程在立項審批、開工建設、安裝調試、竣工驗收、最后移交工程竣工檔案周期約"4-5"年時間，編制竣工檔案的工作就要持續"4-5"年時間，而這期間施工單位的檔案工作往往不會由一人專門負責，而是根據情況變化經常變換檔案人員。地鐵工程檔案關系到地鐵今后百年運營大計，不僅當前需要，子孫后代也需要，要從思想上充分重視起來。地鐵項目有些標段的檔案管理人員中途調離崗位，如果在本單位內部調動盡職盡責者還好，如果調離原單位，后果可想而知，有的資料落在個人手中，用檔案資料作為質押來要挾單位領導，達到個人某種利益的現象也出現過。這些做法對檔案的損害是無法估計的。

3.施工單位檔案人員及資料員的業務水平參差不齊，部分沒有經過檔案專業資格培訓。地鐵建設項目由諸多行業和系統的隊伍參加建設，不同行業和系統的參建單位對地鐵檔案專業內容的了解參差不齊。個別承包商對檔案工作的有關法律一知半解，甚至一無所知，不重視工程建設文件材料、圖紙的管理工作，在內業表格填寫上胡編亂造，與現場實際不符。在檔案內業檢查時，我們就曾經發現檢驗批質量驗收記錄內容填寫不規范，主控項目和一般項目的內容全部填上，只要表內有空就填，實際工作中卻沒發生，與現場實際不符。例如：電線鋼導管暗敷設分項工程檢驗批質量驗收記錄表格內有鋼導管的防腐處理項，而在設計中，不需要防腐處理也未產生變更。但是，資料員在填寫表格時就把鋼導管的防腐處理項都填上了。在竣工圖繪制上也不完整，為今后的查閱利用帶來困難。

二、做好地鐵工程檔案工作的幾點措施

1、業主建設單位加強對施工單位的監督和指導，在簽定施工合同時，明確施工單位領導的責任，使他們充分重視工程檔案收集、整理。各標段施工單位必須高度認識檔案工作的重要性，加強檔案意識，責任落實到人，要求項目經理負責制與工作效率兼顧，建設單位在與各個參建單位分別簽訂合同時，應將檔案材料的收集、整理工作列入合同的有關條款里面，明確各方的責任。如抓好檔案資料的源頭做到及時收集材料的出場合格證及出場前的檢驗報告，按照規范要求到有資質的單位檢測材料;做到試驗數量、數據準確，不合格數據處理無誤，使用部位，時間清楚，填寫齊全，章戳俱全，書寫清晰，裝訂程序合理、整齊，為檔案的編制工作提供及時、準確、系統、完整的工程資料。

2、施工單位應做好檔案人員的管理和培養，對檔案上的費用做到專款專用。各施工單位在招聘錄檔案資料的人員時，特別要注重人才的素質、學歷和相關工作經歷，沒有檔案資料工作經驗者，應先到相關部門培訓取得檔案上崗資格證書或資料員資格證方可上崗，業主建設單位派專職檔案人員經常對各施工單位的檔案資料的收集整理情況進行檢查，發現問題要求立即限期整改，定期召集各施工單位的檔案資料員進行業務培訓、交流，以確保資料真實、有序、完整。對收集的資料應放在安全有檔案保障措施的房間，配備基本“八防”設施，以保障檔案資料的安全。同時業主建設單位配專人定期或不定期到各施工單位檢查檔案、資料存放情況，如發現不按規定要求做好檔案、資料的保障措施，輕者限期整改，情況嚴重的令其停工整改。

3、要特別注意有關變更文件收集。工程在施工過程中發生一些與設計不相符合而需變更的地方，有平面布局、結構的變通、鋼筋的代換、門洞尺寸形式的改變等，這些變更在施工中都有專門的變更文件，這些變更文件就是審核竣工圖的根本依據。在審核中，會逐條與竣工圖對照驗收，圖文是否相符，如不相符，則要修改或補充。

4、加強地鐵建設工程檔案信息化建設，提升地鐵行業檔案現代化管理水平。積極推進地鐵工程檔案工作現代化和信息化，實現檔案工作由傳統手工模式向現代化管理的方式轉變。目前國內大都地鐵公司都設計、安裝了檔案管理軟件，配備相關設備，建立了地鐵工程檔案數據庫，并逐步實現檔案的全文檢索和利用。

5、大力開發檔案信息資源，增強地鐵行業的核心競爭力。為做好地鐵行業檔案信息資源開發工作，重點對地鐵行業檔案利用工作進行調查，詳細了解檔案利用方式方法以及取得的成果，對一些好的經驗和做法進行了推廣。全面開發地鐵工程檔案信息資源，使檔案信息在提高地鐵公司整體管理水平，保持公司健康發展發揮積極作用，同時在一定程度上增強了地鐵行業發展的核心競爭力。如蘇州地鐵檔案年查閱達300多人次，利用效果非常明顯，為建設、運營中解決了很多問題，為社會提供了優質的服務，贏得良好的聲譽。

三、加強地鐵工程檔案精細化管理工作

2014"年，我們集團公司提出“讓精細成為習慣、讓精致成為典范”的管理理念。為認真貫徹這一管理理念，我們應加強精細化管理在地鐵檔案管理工作中的應用。精細化管理是地鐵單位提高管理水平的有效手段。精細化管理在地鐵單位檔案管理工作中的應用，可以使地鐵單位的檔案管理更加規范化、科學化，提高辦公效率。“精細化管理”融入地鐵單位的檔案管理工作中，地鐵單位的檔案管理工作將會做深做細，管理受控，做到流程規范化、管理科學化，更好地促進日常管理工作。因此，做好地鐵單位檔案精細化管理工作對地鐵行業的發展具有深遠的意義。

四、結語

在地鐵建設大力發展的今天，抓好地鐵工程檔案管理工作.不僅需要檔案管理部門認真做好監督指導工作，而且還需要各相關單位的密切配合.形成齊抓共管的良好環境。重視并做好地鐵工程檔案管理工作，一定能為城市現代化建設取得更好的社會效益和經濟效益。

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3采取經濟措施控制工程成本

3.1人工費控制：要從用工數量控制，有針對性地減少或縮短某些工序的工日消耗量，從而達到降低工日消耗，控制工程成本的目的。

3.2材料費的控制：按量、價分離的原則，主要做好兩個方面的工作。一是對材料用量的控制：首先是堅持實行限額領料制度;其次是改進施工技術，推廣使用降低材料消耗的各種新技術、新工藝、新材料;再就是對材料進行性能分析，力求用低價材料代替高價材料。二是對材料價格進行控制：主要是由采購部門在采購中加以控制，首先在保證質量的前提下，擇優購料;其次是合理組織運輸，以降低運輸成本;再就是合理確定進貨批量與批次，盡可能降低材料儲備。

3.3機械費的控制：盡量減少施工中所消耗的機械臺班量，通過合理施工組織、機械調配，提高機械設備的利用率和完好率。

3.4加強質量管理，控制返工率：在施工過程中，要嚴把工程質量關，各級質量自檢人員定點、定崗、定責、加強施工工序的質量自檢和管理工作真正貫徹到整個過程中，采取防范措施，消除質量通病，做到工程一次成型，一次合格，杜絕返工現象的發生，避免造成因不必要的人、財、物等大量的投入而加大工程成本。

3.5加強合同管理，控制工程成本：合同管理是施工企業管理的重要內容，也是降低工程成本，提高經濟效益的有效途徑。加強施工過程中的合同管理，意味著在合同執行期間密切注意我方履行合同的進展效果，以防止被對方索賠。總之，施工項目成本控制是一項復雜的系統工程，在實際工作中需要因地制宜，靈活運用。盡管不同的工程規模，不同的建筑企業，不同的管理體制下有差別，但都是對建筑企業生產經營所消耗的人力資源、物質資源和費用開支，進行指導、監督、調節和限制。“增產節約，增收節支”是企業追求的共同目標，這就需要在實踐中不斷的總結和提高成本控制的方式和方法，以保證項目成本目標的實現。

四、結語：

為適應社會主義市場經濟體制和建設項目全過程工程造價管理的需要，加強建設工程造價專業技術人員的執業準入控制，保證建設工程造價管理工作的質量，維護國家和社會公眾利益，逐步實現與國際發達國家建設項目工程造價管理體制接軌。所以對造價成本監控存在的問題必須得到重視，本文所提供的措施可以提供參考。