檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)及其提升

徐慶

新時期為檔案工作提供了廣闊的發(fā)展空間和行業(yè)機遇，也對檔案從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)提出了更高、更新的要求，本文結(jié)合筆者所在單位的性質(zhì)嘗試從專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德兩個方面對新時期檔案從業(yè)者應具備的基本素質(zhì)進行闡述。

檔案是人類社會各項實踐活動的真實記錄，是寶貴的社會財富；是重要的歷史文化遺產(chǎn)；是對過去工作和歷史情況的記錄；是歷史的真憑實證；是第一手的參考材料。隨著科學技術的發(fā)展和人類社會文明的不斷進步，新時期的檔案工作較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存時期有了較大的變化，出現(xiàn)了新的載體，呈現(xiàn)出種類繁多、生存狀態(tài)多媒體化、檔案管理信息化等特點，為檔案從業(yè)人員提供了廣闊的發(fā)展空間和機遇，但也對以往熟悉傳統(tǒng)手工作業(yè)的從業(yè)人員提出了挑戰(zhàn)。“我們應具備什么樣的素質(zhì)來迎接機遇，面對挑戰(zhàn)？”是當前擺在檔案從業(yè)者面前的突出問題。

一、要有與新時期檔案管理工作要求相適應的職業(yè)素養(yǎng)

所謂職業(yè)素養(yǎng)，是指職業(yè)內(nèi)在的規(guī)范和要求，是在職業(yè)過程中表現(xiàn)出來的綜合品質(zhì)，包括職業(yè)道德、職業(yè)技能、職業(yè)作風和職業(yè)意識等幾個方面。

（一）職業(yè)技能和職業(yè)意識。檔案人員專業(yè)能力的高低直接影響著檔案工作水平的優(yōu)劣。檔案工作是政治性強的工作、是依法開展的工作、是有新技術應用的行業(yè)。檔案工作在專業(yè)理論上，入門易，精通難，對人員能力素質(zhì)的要求伸縮性大，往往應付容易，要想展現(xiàn)出高水平難；在管理標準上，達到一般容易，要達到更高的層次難。近幾年來，隨著計算機和信息網(wǎng)絡技術在檔案工作中的應用和發(fā)展，對檔案從業(yè)人員的業(yè)務知識、科學知識以及管理、操作能力等方面有了更新、更高的要求。因此，在檔案管理工作中需要我們有過硬的技能來為檔案管理工作服務，隨著數(shù)字化時期的到來，特殊載體形式的檔案大量出現(xiàn)，如光盤、磁帶、膠片、移動存儲介質(zhì)等，傳統(tǒng)手工作業(yè)已不能滿足當前檔案管理的工作需求。因此我們在了解和掌握檔案基礎專業(yè)知識的同時，還要進一步的提高自身的專業(yè)能力。例如，熟練使用常用電腦辦公軟件、懂得計算機及網(wǎng)絡知識等，使自己有能力對所需信息進行搜集、提煉、加工和整理。除了要掌握word、excel等常用的辦公軟件、收發(fā)電子郵件等基本的計算機網(wǎng)絡通訊技術外，還要熟悉和掌握復印、縮微、音像以及電子計算機等現(xiàn)代化技術知識等，以適應檔案工作發(fā)展的需要。

信息化時代，知識的更新?lián)Q代是迅速的，檔案從業(yè)人員要具有強烈的危機意識和工作責任感，要樹立終生學習的觀念，努力學習文史知識、歷史知識、與本行業(yè)單位相關的知識，不斷更新自己的知識儲備，在掌握檔案的基本知識的基礎上還要有跨學科的知識拓展，不僅要打破思想觀念上舊框框的束縛，還要不斷探索打開檔案工作新局面的具體辦法。工作中要不斷培養(yǎng)創(chuàng)新意識和服務意識，與時俱進，不斷提高自身素養(yǎng)，積極探索，努力將檔案管理工作與信息技術相結(jié)合，探索出一條適合本單位檔案管理工作的新路子，進一步做好檔案管理工作。

（二）職業(yè)作風和職業(yè)道德。檔案從業(yè)人員是作好檔案工作的關鍵，檔案是黨和國家的寶貴財富。因此，要想做好檔案工作就必須樹立嚴謹?shù)目茖W態(tài)度和工作作風。只有具備嚴謹細致、一絲不茍、求真、務實的工作作風，才能確保檔案管理工作正常、有序的開展。當前，檔案管理現(xiàn)代化的核心和主要內(nèi)容是電子計算機的應用，檔案從業(yè)人員在利用信息技術的同時，對于檔案信息資源，要堅持實事求是，堅持據(jù)實立檔，據(jù)實用檔，尊重歷史，維護檔案的歷史真實面貌。在檔案管理過程中，要確保檔案保管完好無損，對已經(jīng)破損的檔案，要及時補救。筆者單位的檔案管理工作中，就存在著科技檔案歸檔不及時，存在不全，有缺失的現(xiàn)象。科技檔案是科研、生產(chǎn)、建設活動的直接記錄和真實反應。長期以來由于檔案管理人員的工作疏忽，導致了一些重要的文字、圖像和圖紙等資料未能及時歸檔，有些散落在個人手里，未能及時歸檔，時間長了就會出現(xiàn)丟失，破損等現(xiàn)象的發(fā)生。因此，也就無法保證科技檔案的完整性。近些年來，本單位通過相關管理及規(guī)章制度的進一步完善和加強，以及檢查和審核力度的加大、新的檔案管理人員的加入，使科技檔案的歸檔工作得到了有效好轉(zhuǎn)。其次是實物檔案未及時歸檔現(xiàn)象。實物檔案是對國家和社會具有保存價值的物質(zhì)實體為載體的歷史記錄，它的作用和價值更是紙質(zhì)檔案所難以替代的。實物檔案如果與相應的文字相結(jié)合，更能極大的提高其本身的作用和價值，所以說實物檔案的價值是不能用金錢來衡量的。因此一定要認真保管并嚴格各項調(diào)閱手續(xù)，不能因工作疏忽而使檔案遺失或被竊。要提高檔案資料的完整性，檔案從業(yè)人員應向上級領導部門提出建議，對本單位散失在個人和科室中的實物檔案進行搜集、征集工作。收集實物檔案時，同時收集與其相關的其它載體的檔案材料，保持它們之間的有機聯(lián)系，確保收集完整。配備足夠的實物檔案專用庫房和專柜進行保管，確保實物檔案的完整、安全和有效利用。

檔案從業(yè)人員要有與新時期檔案管理工作要求相對應的職業(yè)道德，要有做好檔案工作的責任感和使命感。檔案工作的任務、工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務性和保密性很強的工作。隨著信息化時代的到來，新載體檔案等不斷出現(xiàn)，對檔案從業(yè)人員的歸檔過程提出了更高的要求，但不管檔案工作如何變革，雖然檔案管理的方式、操作方法等發(fā)生了新的變化，但作為檔案從業(yè)人員，做好本職工作，以信息服務為己任的工作原則不能變。工作中面對大量檔案材料收集、整理、利用等缺乏自主性的日常工作，一些檔案從業(yè)人員覺得缺乏認可和發(fā)展的機會，感到工作枯燥、乏味，自覺個人發(fā)展受限，相比較其他工作崗位卻不乏機會，在職稱評定、工資待遇上存有一些差異，加上個別新任檔案從業(yè)人員對檔案工作的重要性認識不足，認為檔案工作技術含量低，在單位中不受重視，以致于工作得過且過，時間長了，容易產(chǎn)生失落感，以致最終對檔案職業(yè)失去了興趣，隨著工作責任心的下降，甚至可能導致一些重要涉密文件的失泄密，任何涉密檔案的失泄密，都可能給單位和國家造成不同程度的損失。因此，除了檔案從業(yè)人員要加強自身的職業(yè)道德外，各單位領導也應重視檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，從各方面關心檔案從業(yè)人員，積極為做好檔案管理工作創(chuàng)造各種有利條件，促使檔案從業(yè)人員加強責任意識、使命意識和保密意識。

二、新時期提升檔案從業(yè)人員職業(yè)素養(yǎng)的渠道和路徑。

（一）檔案從業(yè)人員除了堅持自學的學習方式外，還可以通過檔案專業(yè)繼續(xù)教育，來進一步系統(tǒng)地掌握專業(yè)知識和專業(yè)技能，為優(yōu)質(zhì)、高效地完成檔案工作奠定基礎。在繼續(xù)教育內(nèi)容上要緊跟形勢，不斷開拓創(chuàng)新，教育內(nèi)容要突出針對性、實用性，緊密結(jié)合職業(yè)道德、檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息資源開發(fā)利用和相關專業(yè)知識。做好檔案管理工作，領導重視是關鍵，本單位領導非常重視抓好檔案繼續(xù)教育工作，將檔案繼續(xù)教育與排水行業(yè)發(fā)展需求緊密相連，積極為檔案繼續(xù)教育創(chuàng)造良好的學習條件和氛圍，經(jīng)常督促和勉勵檔案管理人員參加各級、各類培訓班，使檔案從業(yè)人員在日常工作中能夠認識到參加繼續(xù)教育對提高自身工作能力、管理水平、操作技能的重要性。各單位應建立相應的規(guī)章制度，規(guī)定檔案從業(yè)人員每年必須參加規(guī)定學時的繼續(xù)教育培訓，保證檔案從業(yè)人員參加繼續(xù)教育的時間和培訓經(jīng)費等，及時掌握檔案從業(yè)人員接受繼續(xù)教育情況，并對參加繼續(xù)教育情況進行檢查和考核，進一步增強檔案從業(yè)人員自覺參與繼續(xù)教育的積極性，不斷拓寬繼續(xù)教育的渠道和形式，激發(fā)檔案從業(yè)人員的興趣，有力推動檔案繼續(xù)教育工作的深入開展。

（二）引導檔案從業(yè)人員樹立終生學習的觀念，不斷完善專業(yè)知識結(jié)構(gòu)。本單位業(yè)務主管部門從培訓經(jīng)費投入、時間安排等方面予以保證，積極創(chuàng)造條件，激勵檔案工作者不斷的自我完善、自我發(fā)展。現(xiàn)在很多單位都存在著專職或兼職的檔案從業(yè)人員，無論專職還是兼職，檔案從業(yè)人員都應該從實際工作角度出發(fā)，干一行，愛一行，增強服務意識，樹立終生學習的觀念，自覺參加檔案繼續(xù)教育，主動接受檔案工作的新理論，掌握開展工作實踐的新方法和新內(nèi)容，結(jié)合本職工作，通過繼續(xù)教育充實基本理論和專業(yè)知識，掌握檔案管理的各項方法和技能，提高崗位適應能力，進一步推動自身崗位工作的順利開展，通過繼續(xù)教育不斷更新知識，拓寬知識面，提高獨立解決業(yè)務問題的能力，以適應新時期檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

總之，作為新時期的一名檔案從業(yè)人員，我們只有堅持不斷與時俱進，不斷適應檔案管理工作的新形勢，才能做好檔案的管理、開發(fā)和利用工作，只有不斷努力提高自身的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能，才可能在為檔案管理工作作出自己應有貢獻的同時，實現(xiàn)自身的人生價值。

（作者系上海城市排水有限公司竹園第一污水輸送分公司）