基于Excel服務(wù)器的信息管理系統(tǒng)

孫 偉

(盤錦職業(yè)技術(shù)學(xué)院機(jī)電工程系, 遼寧 盤錦 124000)

基于Excel服務(wù)器的信息管理系統(tǒng)

孫 偉

(盤錦職業(yè)技術(shù)學(xué)院機(jī)電工程系, 遼寧 盤錦 124000)

Excel服務(wù)器是一個(gè)面向最終用戶的管理軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)工具與運(yùn)行平臺(tái)，它將電子表格軟件Microsoft Excel和大型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)MS SQL Server集成為一個(gè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)協(xié)同工作環(huán)境.經(jīng)分析，使用北京勤哲軟件公司的Excel服務(wù)器(Excel Server 2007)作為開(kāi)發(fā)工具，結(jié)合單位的實(shí)際情況，從物資計(jì)劃的提出、審批、采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)等環(huán)節(jié)入手，開(kāi)發(fā)出一款簡(jiǎn)單易用的庫(kù)存管理系統(tǒng).實(shí)踐表明，此系統(tǒng)提升了公司的管理水平，提高了員工的工作效率.

數(shù)據(jù)庫(kù)；Excel服務(wù)器；信息管理

當(dāng)今世界,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)域的技術(shù)相對(duì)成熟, 人們已經(jīng)清醒地認(rèn)識(shí)到它的強(qiáng)大功能,網(wǎng)絡(luò)的重要作用體現(xiàn)在人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域.對(duì)于物資管理而言，使用計(jì)算機(jī)有著傳統(tǒng)手工無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，如：檢索迅速、成本低廉、查找方便、統(tǒng)計(jì)和盤點(diǎn)方便快捷等，是企業(yè)科學(xué)化、正規(guī)化管理的重要手段，因此，開(kāi)發(fā)這樣一款軟件非常重要.

1 Excel服務(wù)器簡(jiǎn)介

簡(jiǎn)單地說(shuō)，Excel服務(wù)器就是一個(gè)以MS Office Excel為設(shè)計(jì)工具，以MS SQL Service 2000為數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來(lái)的面向最終用戶的信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)工具與運(yùn)行平臺(tái)[1].

在單位具體的工作環(huán)境中，信息的表現(xiàn)形式通常有表格、單據(jù)等，有紙質(zhì)的，也有存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)里的Excel文件、Word文檔等.在日常工作中，信息的傳遞、共享、計(jì)算、統(tǒng)計(jì)、分析及保存等工作非常復(fù)雜、麻煩，而且極易出現(xiàn)差錯(cuò)，出錯(cuò)后校對(duì)工作繁瑣[2].雖然現(xiàn)在有很多較為實(shí)用的管理軟件，但是每個(gè)單位的特點(diǎn)不同，使用這些管理軟件有很多局限性.

軟件對(duì)于應(yīng)用者來(lái)說(shuō)最為熟悉，作為最主要操作界面Excel電子表格，人們需要“模板”化各種單據(jù)、報(bào)表等，權(quán)限的設(shè)置都是通過(guò)“模板”進(jìn)行的.可以精確設(shè)定不同職能崗位人員的信息訪問(wèn)權(quán)限，在保證安全的同時(shí)能使信息得到共享.與此同時(shí)還可以定義工作流，表單的流轉(zhuǎn)順序得到規(guī)定，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中使規(guī)章制度得以落實(shí)，這樣使得人為操作的隨意性得到控制.對(duì)于加工信息，Excel服務(wù)器使得Excel的易用性、計(jì)算能力以及具有數(shù)據(jù)管理能力的大型數(shù)據(jù)庫(kù)非常協(xié)調(diào)地組織在一起，通過(guò)在“模板”上定義“表間公式”，使得計(jì)算機(jī)能自動(dòng)完成各種統(tǒng)計(jì)、匯總工作.

具體地說(shuō)，電子表格Excel的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用模式能夠通過(guò)Excel服務(wù)器呈現(xiàn)出來(lái).在這樣的模式條件下，用戶依然用熟悉的Excel來(lái)完成工作，但實(shí)質(zhì)上發(fā)生了很大變化：數(shù)據(jù)得到了統(tǒng)一集中管理，操作更簡(jiǎn)便，權(quán)限有嚴(yán)格的定義，信息傳遞變得規(guī)范，不再需要人工來(lái)做大量耗時(shí)耗力匯總統(tǒng)計(jì)工作——原來(lái)分散孤立的Excel工作簿整合為一個(gè)完整的信息管理系統(tǒng).

2 Excel服務(wù)器的特點(diǎn)

2.1 Excel服務(wù)器的功能

作為一個(gè)工具和平臺(tái)的Excel服務(wù)器，它提供了一個(gè)信息系統(tǒng)框架，但具體的業(yè)務(wù)模塊沒(méi)有預(yù)先設(shè)定，需要把自己實(shí)際業(yè)務(wù)中用到的單據(jù)、表格等做成“模板”，加入到框架中，搭建出自己的系統(tǒng).不需要掌握過(guò)多的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)：會(huì)使用Excel，就會(huì)用Excel服務(wù)器；懂得業(yè)務(wù)需求，就能做信息系統(tǒng).

2.2 安裝

Excel服務(wù)器分為企業(yè)版和標(biāo)準(zhǔn)版兩種，安裝時(shí)用一臺(tái)電腦作為服務(wù)器(不可以用Windows 98和Windows Me系統(tǒng))使用，進(jìn)行完整安裝，其他的電腦安裝客戶端即可.安裝了Excel服務(wù)器后，在計(jì)算機(jī)的“開(kāi)始—程序”菜單中就會(huì)出現(xiàn)“Excel服務(wù)器”菜單組.

2.3 Excel服務(wù)器各個(gè)組成部分

服務(wù)管理器：在服務(wù)端計(jì)算機(jī)上自動(dòng)運(yùn)行的程序，只有處于運(yùn)行狀態(tài)，用戶才可以登錄到服務(wù)器，使用Excel服務(wù)器軟件的功能.

管理控制臺(tái)：在管理控制臺(tái)中可以完成權(quán)限管理、建立規(guī)范、系統(tǒng)管理等工作.

客戶端：實(shí)際上就是用來(lái)打開(kāi)Excel的快捷方式，打開(kāi)Excel后會(huì)在Excel的菜單欄最右邊增加一個(gè)菜單項(xiàng)“Excel服務(wù)器(S)”，并彈出一個(gè)登陸窗口.

可在非常熟悉的Excel環(huán)境中進(jìn)行建立模板、定義數(shù)據(jù)項(xiàng)和數(shù)據(jù)表、定義表間共識(shí)、工作流和填報(bào)表單/自動(dòng)匯總、處理待辦事宜、插敘數(shù)據(jù)等工作.

3 庫(kù)存管理的實(shí)現(xiàn)

3.1 設(shè)置全局信息，建立組織機(jī)構(gòu)、部門、角色、用戶

以管理員身份登錄到管理控制臺(tái)(用戶名：Admin，第一次使用沒(méi)有口令)，下面以我設(shè)計(jì)的我廠的全局信息為例(見(jiàn)圖1-3)：

圖1 設(shè)置全局信息

圖2 管理用戶

圖3 角色設(shè)置

3.2 建立模板及信息系統(tǒng)，定義使用者權(quán)限

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，模板就是表樣+填表規(guī)定的統(tǒng)稱.在設(shè)計(jì)中，將模板分成三類：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)單據(jù)及臺(tái)帳和統(tǒng)計(jì)報(bào)表.現(xiàn)就我們?cè)O(shè)計(jì)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)類中客戶登記信息模板進(jìn)行說(shuō)明.

以管理員身份登錄，點(diǎn)擊菜單欄“模板-新建模板”，調(diào)出新建模板窗口，并選擇建立新表單模板，定義模板名稱為“客戶登記表”，將“初始填報(bào)權(quán)限”定義為“設(shè)備組-材料員”和“各單元-設(shè)備員”，“最終查閱權(quán)限”設(shè)置成“單元長(zhǎng)、設(shè)備員”只允許查看自己部門的，其他人員可以查閱全部，其他模板的建立相同.

建立信息系統(tǒng)的過(guò)程如圖4所示：

圖4 建立信息系統(tǒng)的流程圖

3.3 定義庫(kù)存物資種類及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入

庫(kù)存物資的種類是我廠實(shí)際運(yùn)行中各專業(yè)設(shè)備員、單元長(zhǎng)等專職人員按照管理員制作的模板所填寫的.具體的制作方法同樣是利用Excel表格來(lái)制作，在分類上利用Excel表格函數(shù)功能自動(dòng)生成[3].

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)同樣是由倉(cāng)庫(kù)保管員、設(shè)備員及單元長(zhǎng)等專職人員按照物資的種類劃分進(jìn)行填寫，可以利用Excel服務(wù)器自帶的導(dǎo)入功能導(dǎo)入已有的數(shù)據(jù)表.

結(jié)合我單位的實(shí)際情況，共建立了如下模板：

(1) 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)類：客戶登記表、材料表、材料分類表等.

(2)業(yè)務(wù)單據(jù)類：計(jì)劃表、訂單表、入庫(kù)表、出庫(kù)表等.

3.4 定義數(shù)據(jù)項(xiàng)

圖5 設(shè)置計(jì)劃模板

在一份計(jì)劃中，有些單元格內(nèi)的記錄數(shù)據(jù)集只能夠出現(xiàn)一次，而有些單元格內(nèi)的記錄數(shù)據(jù)集可以多次重復(fù)出現(xiàn)，如圖5所示(實(shí)心橢圓區(qū)域?yàn)閱我挥涗洈?shù)據(jù)集，空心橢圓區(qū)域?yàn)橹貜?fù)記錄數(shù)據(jù)集數(shù)據(jù)項(xiàng)).

單一數(shù)據(jù)項(xiàng)在一份表單上只能出現(xiàn)一次.重復(fù)數(shù)據(jù)項(xiàng)在一份表單中允許填寫多次，比如區(qū)域“B5:B7”的材料名稱，一份計(jì)劃可以包含多種材料，該區(qū)域的每一行的單元格的內(nèi)容都不一樣，但是它們都是材料的名稱.

實(shí)現(xiàn)方式：在訂單模板中同時(shí)選定需要定義單一數(shù)據(jù)項(xiàng)的區(qū)域后，右擊鼠標(biāo)選擇彈出菜單“定義單一數(shù)據(jù)項(xiàng)”，并用左側(cè)單元格命名，選擇必填的項(xiàng)目，根據(jù)填寫規(guī)范，創(chuàng)建即可.“重復(fù)數(shù)據(jù)項(xiàng)”的定義方式基本相同，在定義時(shí)注意選擇“數(shù)據(jù)區(qū)域可向下擴(kuò)展”，因?yàn)橐环萦?jì)劃上不一定是有四條記錄項(xiàng)，或許有多條記錄項(xiàng)，這就需要填寫數(shù)據(jù)的區(qū)域向下擴(kuò)展[4].

金額下方的單元格填寫規(guī)范是在Excel單元進(jìn)行格式設(shè)置，并應(yīng)用公式“金額=單價(jià)×數(shù)量”.

3.5 數(shù)據(jù)管理

各種模板都已經(jīng)建立好了，但如何能讓各種表單間建立相應(yīng)的關(guān)系呢？這就是Excel服務(wù)器最大的特點(diǎn)：表間公式.如圖6所示，可以利用表間公式提取相應(yīng)的數(shù)據(jù)項(xiàng)，按照定義好的公式，只要填寫一項(xiàng)數(shù)據(jù)，如“客戶名稱”，對(duì)應(yīng)客戶名稱的 “地址”、“聯(lián)系人”、“聯(lián)系電話”等數(shù)據(jù)項(xiàng)將自動(dòng)填充到表單中.

圖6 選擇表間公式類型

具體實(shí)現(xiàn)方式(以“訂單”為例)：

首先以管理員身份登錄，打開(kāi)“訂單”模板，選擇菜單項(xiàng)“模板-定義表間公式”，按新增按鈕并選中“提數(shù)公式”，公式名稱定義為“計(jì)劃填報(bào)”，應(yīng)用方式選擇“篩選條件改變后自動(dòng)執(zhí)行”，數(shù)據(jù)來(lái)源選擇“計(jì)劃表”，并按行匹配.

3.6 定義工作流

工作流是對(duì)表單規(guī)定的流轉(zhuǎn)過(guò)程，是管理制度的具體體現(xiàn)，明確分工，規(guī)定工作程序；包括每個(gè)步驟由何人處理、處理那些內(nèi)容、傳遞到下一個(gè)步驟必須滿足的條件等等.計(jì)劃填報(bào)、訂單工作流程，如圖7所示：

圖7 工作流程圖

[1] 劉敏華,黃鐵記,盧琰.基于EXCEL服務(wù)器的實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)[J].電腦與信息技術(shù),2011,(4):50-53.

[2] 王悅東.基于Excel服務(wù)器創(chuàng)建承德市空氣質(zhì)量數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)[J] .科技傳播, 2012,(5):20-22.

[3] 羅建林.基于Excel服務(wù)器的信息系統(tǒng)應(yīng)用[J].大觀周刊,2011,(30):31-33.

[4] 勤哲Excel服務(wù)器精解[M].北京：北京勤哲軟件技術(shù)有限責(zé)任公司,2014.

(責(zé)任編校：晴川)

Information Management System Based on Excel Server

SUN Wei

(Department of Mechanical and Electrical Engineering, Panjin Vocational and Technical College, Panjin Liaoning 124000, China)

Excel server is a software system design tool and running platform for end users. It integrates Excel Microsoft and SQL Server MS into a network data service environment. Using the Excel server (Excel server 2007) from Beijing Qingzhe Software Company as a development tool and according to the actual situation of our company, the study developed a simple inventory management system from aspects of proposing the material plan, examination and approval, procurement, storage, warehousing and ex-warehouse. The practice showed that this system could improve our company’s management level and the working efficiency of the staff.

database; Excel server; information management

2015-09-02

高職院校實(shí)驗(yàn)室軟實(shí)力建設(shè)的研究與實(shí)踐(批準(zhǔn)號(hào)：LZY15345).

孫偉(1980— )，男，遼寧盤錦人，盤錦職業(yè)技術(shù)學(xué)院機(jī)電工程系副教授.研究方向：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù).

TP391

A

1008-4681(2015)05-0054-04