高校學院檔案管理工作的服務與創新研究

摘 要：高校學院檔案的管理工作是為大眾服務的，其目的是對檔案文件進行充分利用，最大程度的提高高校檔案運用的經濟效益和社會效益。檔案管理工作的核心內容是創新與服務，這是永恒不變的主題，創新應該滿足于發展的要求，服務的宗旨應該是服務于所有的工作。基于此，本文主要對高校學院檔案管理工作的服務與創新路徑進行了探討。

關鍵詞：高校；檔案管理；服務；創新

高校學院檔案的管理工作是為大眾服務的，其目的是對檔案文件的充分利用，最大程度的提高高校檔案運用的經濟效益和社會效益。為了這一目標的實現，高校學院檔案管理工作就需要緊緊圍繞著服務這一中心點來開展，在高校學院檔案管理的全過程中都要將服務的宗旨體現出來，積極做好檔案管理工作，針對服務的質量和服務的形式以及服務的內容等等進行積極創新。創新管理工作中的理念和模式等等，從而將經濟效益和社會效益相結合。服務與創新永遠是高校學院檔案管理工作中的永恒主題，也是整個檔案管理工作需要經歷的發展道路。

一、高校學院檔案管理工作的服務性及創新

1.高校學院檔案管理工作的服務性

針對高校學院的檔案管理工作，其服務性是高校學院檔案管理能夠得到生存和發展的基礎。如果高校學院檔案管理工作不能夠為學校的師生員工的教學和科研等等工作進行服務，檔案管理工作就沒有了存在的理由，檔案管理工作也不可能得到長足的發展。因此，對于高校學院檔案管理工作，正確認識其服務性的性質，不僅僅能夠讓我們更好的履行自己的職責，對于進一步的服務創新研究也有非常重要的現實意義。

2.高校學院檔案管理工作服務創新的使命

高校學院檔案管理工作不僅僅需要在服務性質的內涵上面進行創新，而且需要對于整個新時期的高校學院檔案管理工作進行全方位的創新服務。這就要求我們在檔案管理工作的量上要有大的積累，還要求在檔案管理工作質的方面有所突破，不要沿用老路子，要采取新時代的科技手段，不僅要快捷，而且要保證優質高效的完成各項檔案管理任務。

二、高校學院檔案管理工作在服務方面存在的問題

1.高校學院檔案管理工作者的服務意識不足

大部分的高校學院的檔案管理工作，仍然停在傳統的自查自找自己上門的階段。如果有師生想要調閱檔案信息就需要自己跑到檔案室去，在眾多的檔案文件中去尋找自己想要找的檔案文件，這完全沒有體現出來檔案管理工作的服務性，對于檔案管理工作的人員的工作價值則近乎于零。為什么會有這些問題的出現，我認為主要是三個方面的原因：第一，由于負責高校學院檔案管理的工作人員對于自身職責和服務意識明顯意識不夠；第二，高校學院的管理層對于高校檔案的管理工作的要求不是很明確，這就使得檔案室的相關管理人員不明白自己的職責所在；第三，高校學院的師生不能夠積極的參與到檔案管理工作的建設中來，沒有對檔案管理工作的服務提出具有實質性的意見，這也從另一方面助長了其不好的一面。

2.高校學院檔案管理工作的服務管理不到位

服務管理工作就是需要管理服務的效率和服務的質量。因對檔案管理工作的忽視，由此引起了高校學院管理服務工作的不到位，具體表現在如下幾個方面：第一，針對性不強。不能很好的針對服務的方式和服務的效率進行管理。第二，服務管理流于形式。高校學院檔案管理工作不能只是走過場，不能領導檢查一個樣，領導走了又是一個樣，突擊性的管理方式來應對領導檢查。第三，在工作人員的專業培訓上面不能落到實處。沒有專業的管理技術就不能夠很好的形成好的指導。綜上幾個因素，我們可以得知對于高校學院的檔案管理工作存在很大的服務不到位現象。

3.檔案管理的現代化和高校的信息化不同步

現如今，信息化技術的迅猛發展，各高校學院的信息化建設如火如荼，高校學院的檔案管理應該要滿足這樣的發展需求。但是，在個別高校學院的檔案管理工作中，相對來說信息化的建設水平明顯低于高校信息化建設的平均水平。如指紋技術、電子簽名技術、光盤存儲技術等等，這些都沒有得到很好的發展。甚至有的時候，完全是為了應對上級領導的檢查，采用的各種低效的技術手段，這對于檔案管理的信息化速度是一個很大的滯留。因此，我們要盡大力去發展檔案管理的信息化，讓每一個高校的檔案管理水平邁上一個新的臺階。

三、改進高校學院檔案管理工作服務的方法

1.增強高校學院檔案管理工作的服務創新意識

在高等教育快速發展的背景下，高校學院的檔案管理工作需要得到快速的發展。如何對高校學院的檔案管理工作進行創新，就要從服務創新開始著手，根據管理人員的服務范圍、服務對象、服務態度等方面進行全面的創新，增強管理人員的服務創新意識。服務創新意識的增強能夠對于我們的檔案管理工作的創新提供很好的幫助，去除陳舊的思維模式，接納新時代下的服務創新理念，為高校學院的發展提供強有力的支撐，就會有超前的意識去思考檔案管理的發展前景，使我們不至于陷入到被動的局面，展現一副高校學院檔案管理的新的藍圖。因此，高校學院檔案管理工作的服務創新意識非常重要，這是檔案管理工作創新發展的必然要求，使檔案管理工作能夠跟上時代步伐。

2.建立高校學院檔案管理工作的服務創新機制

建立高校學院檔案管理工作的服務創新機制，這是對于檔案管理工作的一個重要的環節。從此檔案管理工作的服務創新如雨后春筍般，這是對于檔案管理工作做出的重要貢獻。為了建立服務創新機制，我們就要搞好服務和管理這兩個方面的工作。從管理來講，我們要按照高校學院關于檔案管理的相關規章制度來進行，結合各個高校的實際情況，對具體的細節進行細化，讓檔案的管理工作深入到高校學院檔案建設的方方面面中去。建立相應的責任制度、獎勵和懲罰機制、不斷引入新的管理方式方法等等。從服務方面來講，我們就是要改掉以前的坐等上門的服務觀念，要將服務創新應用到實處，擁抱各種開放式的思維，讓我們的檔案管理服務創新真正受到大家的喜愛。

3.加快高校學院檔案數字化建設

如今信息化程度越來越高了，高校學院的檔案建設也要趕上信息化建設這班列車，符合高校師生和社會對檔案管理的要求。學校網絡的建立、MIS系統的廣泛使用、電子檔案信息資源越來越多等等，這些都給高校學院的檔案建設帶來了發展的機遇。數字圖書館是建立在網絡上面的虛擬的平臺，能夠通過這個平臺進行訪問遠程的文件和資料，對于文件和資料的共享能夠起到一個很好的促進作用，形成一個有序的信息共享環境。現在的檔案館大部分都是以實體的形式存在，其館藏檔案資料是建立數字檔案的一個重要原始文件，數字檔案館則提供創新性的管理和服務。因此建立數字檔案館顯得較為迫切，這也是對于高校學院的檔案管理工作的一個重要推進。結合信息化技術的全新發展，使得檔案管理工作能夠慢慢形成一種新的創新服務機制，為廣大師生提供更加便利的服務，這也是高校學院檔案管理工作的目的所在。

四、結束語

綜上所述，對于檔案管理工作服務創新的提出，這是新時代背景下高校發展的必然要求。高校學院檔案管理工作者要加強自身的服務意識，把自己真真正正融入到服務性的角色中去，積極提高自己的專業素質水平，用于接受挑戰，探索出一條適合自己發展的服務創新道路，為檔案工作的現代化發展提供堅實的支持，使得高校學院檔案管理工作的創新服務對我國的現代化建設發展做出應有的貢獻。

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作者簡介：鄭榮（1982.12—），女，漢族，山西陽泉人，本科，檔案員，從事學校檔案管理工作，研究方向：文書檔案。