在海事核編轉(zhuǎn)制中如何做好航標(biāo)科技檔案管理

陳春蘭

摘 要：隨著海事核編轉(zhuǎn)制的不斷深入，部門及人員的變化為航標(biāo)科技檔案管理工作帶來了新挑戰(zhàn)、提出了新要求。本文結(jié)合海事核編轉(zhuǎn)制工作實(shí)際，就如何做好航標(biāo)科技檔案管理工作進(jìn)行了探索。

關(guān)鍵詞：核編轉(zhuǎn)制 航標(biāo) 科技檔案管理

隨著“三定”規(guī)定的實(shí)施，基層航保單位的部門發(fā)生了較大變化、人員進(jìn)行了較大調(diào)整，在為基層航保單位檔案管理工作帶來良好發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也對(duì)其“連續(xù)性”和“方向性”形成了挑戰(zhàn)。筆者結(jié)合近年來本單位工作實(shí)際，淺析如何在海事核編轉(zhuǎn)制改革中做好航標(biāo)科技檔案管理工作。

1.以航標(biāo)科技檔案特點(diǎn)為導(dǎo)向，明確工作方向

航標(biāo)科技檔案是以航標(biāo)專業(yè)職能活動(dòng)分工為基礎(chǔ)，從事科研、基建、設(shè)備及航標(biāo)業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中直接形成的，現(xiàn)行辦理完畢或告一段落的，并對(duì)本單位和社會(huì)具有保存價(jià)值以備查考利用的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄的總稱。與其他檔案相比，航標(biāo)科技檔案具有其顯著的特征。

（1）專業(yè)性。航標(biāo)科技文件材料產(chǎn)生于各個(gè)不同的職能管理部門和不同的專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域，具有不同的形成過程和規(guī)律，反映不同的專業(yè)性質(zhì)和管理成果，具有一定的科技含量，其內(nèi)容和形式有很強(qiáng)的專業(yè)性。而檔案室人員往往缺乏對(duì)各類專業(yè)的認(rèn)知，因此，檔案的收集離不開專業(yè)人員的收集和整理。

（2）成套性。任何一項(xiàng)航標(biāo)科技活動(dòng)中形成的一整套科技文件材料都是一個(gè)有機(jī)的整體，具有必然的內(nèi)在聯(lián)系，能完整地反映該項(xiàng)活動(dòng)的程序、發(fā)展過程和結(jié)果，每份文件都是這個(gè)整體中的不可缺少的部分。因此，在實(shí)際工作中必須維護(hù)文件材料組合上的成套性，使其完整的記錄歷史。

（3）系統(tǒng)性。從宏觀上看，在航標(biāo)科技活動(dòng)中的不同階段，都會(huì)相應(yīng)地形成必需的科技文件材料，而在活動(dòng)告一段落或全部完成后則會(huì)形成一系列系統(tǒng)的科技文件材料。從微觀上看，每份航標(biāo)科技文件材料，都有若干編制階段，會(huì)需要辦理相應(yīng)的審批手續(xù)，這就形成了單份科技文件材料的系統(tǒng)性。因此，需要在宏觀上完善管理制度，在微觀上明確管理流程。

（4）漸進(jìn)性。為了使航標(biāo)科技文件材料完整準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際和事物發(fā)展變化的規(guī)律，就必須對(duì)已形成的科技文件材料作相應(yīng)補(bǔ)充或修訂。這正是科技文件材料同其它文件材料相比所獨(dú)具有的重要特點(diǎn)。尤其在核編轉(zhuǎn)制過程中，一些文件材料可能因?yàn)槔系闹贫任疵鞔_等原因未能在一開始就歸檔，但隨著改革進(jìn)程的逐步推進(jìn)，必須加以查缺補(bǔ)漏。

（5）群體性。每一份航標(biāo)科技檔案都是集體智慧的結(jié)晶、集體力量的體現(xiàn)，需要集體的共同研究、設(shè)計(jì)、記錄和編制。如在審簽中需有嚴(yán)密的分工，每一道審簽手續(xù)，都有相應(yīng)層次的技術(shù)人員或部門領(lǐng)導(dǎo)、處領(lǐng)導(dǎo)來完成，具有群體性的特點(diǎn)。因此，必須提高全體人員的檔案意識(shí)，做到航標(biāo)科技檔案工作人人有責(zé)、人人盡責(zé)。

（6）標(biāo)準(zhǔn)性。航標(biāo)科技文件材料從形式到內(nèi)容都具有非常明顯的標(biāo)準(zhǔn)化特點(diǎn)，特別是圖樣材料從載體的幅面尺寸、書寫材料的種類到科技文件材料的編制方法都有專門的規(guī)定和嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。因此，在核編轉(zhuǎn)制中必須重新修訂完善管理規(guī)范，使其制度化、流程化、規(guī)范化。

2.以落實(shí)檔案責(zé)任為重點(diǎn)，強(qiáng)化檔案意識(shí)

核編轉(zhuǎn)制過程中，部門變化了，人員調(diào)整了，新部門、新人員對(duì)檔案管理工作存在不熟、不懂、不重視等情況，舊的檔案管理制度明確未能適應(yīng)改革發(fā)展的新要求，必須加以重視、予以解決。

（1）加強(qiáng)宣傳培訓(xùn)，營(yíng)造工作氛圍。一是要進(jìn)一步把學(xué)習(xí)貫徹檔案法律法規(guī)和有關(guān)的檔案管理制度作為一項(xiàng)重要工作。二是要定期舉辦檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，尤其對(duì)新成立的部門及新近從事檔案工作的人員要予以重點(diǎn)培訓(xùn)。

（2）落實(shí)專人負(fù)責(zé)，明確工作職責(zé)。航標(biāo)科技檔案的形成涉及到各個(gè)部門，需要各個(gè)部門的參與，需要經(jīng)辦人員的具體落實(shí)。尤其在海事核編轉(zhuǎn)制過程中，部門和人員的調(diào)整往往容易給檔案的收集工作帶來“斷檔期”。對(duì)此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員要指派專人負(fù)責(zé)各部門檔案文件的日常收集工作，知道規(guī)范和要求，檔案工作的相關(guān)人員應(yīng)按照航標(biāo)科技檔案的規(guī)范要求做好檔案文件的制作、收集和整理，提高整理質(zhì)量和工作效率，確保科技文件的齊全、完整和安全。

（3）修訂管理制度，強(qiáng)化制度約束。一要以落實(shí)“三定”規(guī)定為契機(jī)，調(diào)整檔案分類。在落實(shí)“三定”規(guī)定后，部分工作職責(zé)的歸口部門發(fā)生了變化，檔案文件的日常收集整理的主體隨之發(fā)生了變化。因此，必須在“三定”規(guī)定實(shí)施后，盡快根據(jù)部門分工調(diào)整檔案分類，使各部門盡早地了解本部門在檔案管理中的職責(zé)和任務(wù)。二要以便于操作為前提，明確工作流程。針對(duì)新部門、新人員缺乏對(duì)檔案管理工作的了解，檔案室人員必須從簡(jiǎn)單性、可操性、實(shí)用性出發(fā)，做好檔案管理工作流程的梳理工作，使各部門新的檔案管理人員易于掌握、便于操作，推動(dòng)檔案管理工作規(guī)范化。三要以推動(dòng)事業(yè)發(fā)展為目標(biāo)，完善管理機(jī)制。借助質(zhì)量體系管理的“閉環(huán)運(yùn)行、不斷改進(jìn)”的原理，不斷總結(jié)檔案管理工作中存在的不足，借鑒引進(jìn)檔案管理信息化等先進(jìn)管理模式，不斷完善航標(biāo)科技檔案管理機(jī)制。

3.以強(qiáng)化檔案整理工作為關(guān)鍵，確保不斷不亂

（1）把好收集關(guān)。在日常歸卷工作中，科技文件材料形成部門要按照“歸檔范圍”條目，建立相應(yīng)的臨時(shí)檔案盒，將已經(jīng)辦理完畢的文件材料，隨時(shí)歸入相應(yīng)盒內(nèi)，制作規(guī)范目錄，逐一登記，做到“隨辦隨歸”。要遵循“原始真實(shí)”原則，將科技工作中“直接形成”的資料（即：“第一手材料”、“原始記錄”、“原生信息”）保存好、整理好，保證案卷內(nèi)科技文件材料內(nèi)容真實(shí)，使其發(fā)揮歷史憑證作用。要落實(shí)檔案管理規(guī)范，按照每一項(xiàng)工作和活動(dòng)的程序，保證歸檔范圍中的文件材料數(shù)量齊全、內(nèi)容完整，保證科技文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。

（2）把好整理關(guān)。文件材料的整理是在平時(shí)歸卷的基礎(chǔ)上，將已經(jīng)辦理完畢或告一段落，并具有保存價(jià)值的文件材料，按照一定的要求和方法組合成相對(duì)獨(dú)立的保管單位，也稱為文件材料的組卷工作。這個(gè)環(huán)節(jié)要遵循：①組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。②直接針對(duì)具體項(xiàng)目的管理性科技文件材料按標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求放入所針對(duì)的項(xiàng)目里組卷。

（3）把好編目關(guān)。編目是科技文件材料和科技檔案整理工作的最后一道工序，必須嚴(yán)格按規(guī)范要求進(jìn)行。其主要內(nèi)容包括：編寫卷內(nèi)文件材料頁號(hào)、卷內(nèi)目錄的編制、卷內(nèi)備考表的編制、案卷封面的編制、案卷脊背的編制。

（4）把好裝訂關(guān)。裝訂前要對(duì)破損文件材料進(jìn)行修裱，對(duì)無裝釘線位置的文件，要用白紙條加邊；對(duì)一些有孔洞、殘缺或折疊處已被磨損的文件，用白紙補(bǔ)缺或者托補(bǔ)，以恢復(fù)文件的原有面貌，增加強(qiáng)度，延長(zhǎng)壽命。裝訂時(shí)要去除文件材料上易腐蝕的金屬物：把文件材料上的釘書釘、大頭針、回形針等金屬物全部去除掉以防腐蝕文件，清除時(shí)不要損壞文件。對(duì)過大的文件進(jìn)行折疊。按照《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》，任選一種。無論采用何種折疊方法，折疊后復(fù)制圖上的標(biāo)題欄均應(yīng)露在外面。但要注意盡量減少折疊次數(shù)，同時(shí)折痕處盡量位于文件，圖表字跡之外。裝訂要求結(jié)實(shí)、整齊、美觀，不要壓住字跡、不掉頁、不倒頁，不損壞文件、不妨礙閱讀。

（5）把好歸檔關(guān)。在文件材料歸檔前，要重點(diǎn)檢查歸檔文件材料的質(zhì)量是否符合要求；歸檔文件材料是否齊全完整；歸檔文件材料是否經(jīng)過系統(tǒng)整理。在文件材料交接中，要按照卷內(nèi)目錄一式三份（檔案形成部門一份、案卷內(nèi)一份、檔案室裝訂一份）和歸檔目錄一式二份（檔案室和檔案形成部門各執(zhí)一份）的標(biāo)準(zhǔn)履行好交接手續(xù)，并由雙方簽字予以確認(rèn)。

綜上所述，在海事核編轉(zhuǎn)制過程中，航標(biāo)科技檔案管理工作必須把握工作規(guī)律、明確發(fā)展方向，必須落實(shí)工作責(zé)任、完善管理機(jī)制；必須嚴(yán)格把控質(zhì)量、規(guī)范管理檔案，為海事核編轉(zhuǎn)制的不斷深化、航海保障事業(yè)的科學(xué)發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。endprint