Interlib系統(tǒng)捐贈文獻的獨立著錄與管理——以聊城市委黨校圖書館為例

武雪芹

（中共聊城市委黨校圖書館，山東 聊城 252000）

捐贈文獻是指文獻擁有者自愿贈送給圖書館，由圖書館長期保存和管理，以供廣大讀者使用的有價值的書刊資料。捐贈文獻作為圖書館文獻資源建設(shè)的一個重要補充［1］，在圖書館建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。隨著捐贈文獻在圖書館館藏比例中的不斷增大，如何對捐贈文獻進行有效組織和利用，保證物盡其用，更好地發(fā)揮它們在傳播知識和信息中的作用，是值得業(yè)界深入思考和探討的問題。筆者根據(jù)中共聊城市委黨校圖書館（以下簡稱我館）利用Interlib系統(tǒng)，實現(xiàn)捐贈文獻獨立著錄的實際做法，對捐贈文獻的著錄及管理談點粗淺的認(rèn)識。

1 建章立制，明確權(quán)責(zé)

接受捐贈文獻是豐富館藏資源的渠道之一，目的是為了方便讀者閱讀和使用。為了增強捐贈文獻的可讀性，提高借閱率，我館制定了《聊城市委黨校圖書館捐贈文獻管理辦法》，嚴(yán)格控制捐贈文獻的質(zhì)量。

1.1 捐贈文獻的篩選

由于捐贈者對被捐贈圖書館的館藏需求不甚了解，所捐文獻并不一定完全適合圖書館收藏，比如黨校圖書館不太適宜接受工業(yè)技術(shù)、基礎(chǔ)科學(xué)類書刊的捐贈。因此，在接受捐贈之前，圖書館工作人員應(yīng)對捐贈文獻的思想性、科學(xué)性和實用性進行評估，把好捐贈文獻質(zhì)量關(guān)。對于內(nèi)容不健康、不具有學(xué)術(shù)水平和參考價值，不適合教學(xué)、科研及閱讀需求，可讀性差，贈書破損殘缺嚴(yán)重及館內(nèi)副本數(shù)較高的文獻應(yīng)退回給捐贈者。凡篩選后未被圖書館入藏、而捐贈者又不愿領(lǐng)回的捐贈文獻，可以進行轉(zhuǎn)贈或剔除，并向捐贈者發(fā)放“感謝函”，作為圖書館收到捐贈的憑證。

1.2 捐贈文獻的登記及整序

捐贈文獻一般包括圖書和報刊資料，由于二者的出版規(guī)律不同，我館采用了不同的登記及整序方法。我館對接受的捐贈圖書進行詳細(xì)登記，包括書名、作者、復(fù)本及捐贈者的姓名等信息。在登記簿“備注欄”注明“捐贈”字樣，并在每冊捐贈文獻的顯著位置加蓋“贈”字樣的圖章，對捐贈數(shù)量較多的個人及團體加蓋“XXX贈”圖章。加蓋“贈”字樣圖章，一方面可以區(qū)分圖書館自購文獻和捐贈文獻，另一方面也是對捐贈者的很好宣傳。

由于報刊屬于連續(xù)出版物，具有延續(xù)性，為方便管理，我館對接受的報刊資料，首先按照日期或刊期等順序整理排序，裝訂成合訂本，然后詳細(xì)登記每冊合訂本報刊的報刊名、年份、卷期及捐贈者姓名等信息。在合訂本封面上加蓋“贈”或“XXX贈”字樣圖章。為回敬與表彰捐贈者，我館對贈書較多的單位和個人，舉辦贈書儀式，頒發(fā)榮譽證書。

1.3 捐贈文獻的宣傳報道

我館利用校園網(wǎng)或圖書館網(wǎng)站廣泛宣傳圖書館接受文獻捐贈的原則、收藏標(biāo)準(zhǔn)及文獻缺藏情況等，熱忱歡迎各界人士向圖書館捐贈圖書、報刊等各種文獻資源。接受捐贈后，及時將接受贈書的數(shù)量、入藏種類、使用情況、讀者反饋等情況在校內(nèi)或館內(nèi)進行公布，擴大社會影響，讓更多的人了解最新的捐贈情況，激發(fā)大家贈書的熱情。

2捐 贈文獻著錄前的準(zhǔn)備工作

為獨立揭示捐贈文獻的特性，方便捐贈文獻的統(tǒng)計及著錄，我館利用Interlib的強大功能，通過在Interlib系統(tǒng)中新增捐贈文獻控制號分區(qū)、流通類型、館藏地點及MARC類型等途徑，實現(xiàn)了捐贈文獻在虛擬空間的獨立著錄。

2.1 設(shè)立捐贈文獻控制號分區(qū)

書目控制號用于對應(yīng)書目數(shù)據(jù)庫一條記錄的唯一標(biāo)識，書目控制號對應(yīng)CNMARC中的001字段，由文獻類型+編目年+流水號構(gòu)成［2］。我館控制號分區(qū)的設(shè)置方法為：在Interlib“系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置”中選擇“控制號分區(qū)管理”，新增捐贈文獻書目控制號，控制號分區(qū)代碼為“21”，當(dāng)前控制號為“212014000001”，結(jié)束控制號為“212014999999”，如：捐贈文獻《聊城地名故事》書目控制號為212014000120，其中21代表捐贈文獻類型，2014代表編目年，000120代表流水號。

2.2 增加捐贈文獻類型

文獻類型是Interlib集群管理系統(tǒng)中很重要的業(yè)務(wù)參數(shù)，采訪和編目均需要參考，它關(guān)系到對不同類型文獻的管理及文獻流通時的借閱控制。增加捐贈文獻類型的方法為：在Interlib“系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置”中選擇“文獻類型”，“文獻代碼”設(shè)為“6”，“文獻類型”定義為“捐贈文獻”。

2.3 增加捐贈文獻流通類型

為便于捐贈文獻的流通，增加捐贈文獻流通類型。在Interlib“流通業(yè)務(wù)參數(shù)中選擇文獻流通類型”，新增文獻類型代碼為“J”(J為“捐”字第一個大寫拼音字母)，文獻類型名稱為“捐贈文獻”。

2.4 增加捐贈文獻館藏地點

為反映捐贈文獻的館藏位置，為捐贈文獻增加新的館藏地點。在Interlib“分館參數(shù)設(shè)置”中選擇“館藏地點”，增加新的館藏地點。館藏地點代碼設(shè)為“j"（j為“捐”字第一個小寫拼音字母），名稱為“捐贈文獻庫”，缺省文獻流通類型選擇“J|捐贈文獻”。

2.5 新增捐贈文獻MARC類型

MARC參數(shù)全局統(tǒng)一設(shè)定，包括MARC類型、MARC字段、MARC索引、MARC統(tǒng)一字段、MARC模板參數(shù)。Interlib系統(tǒng)自帶了購置圖書、期刊及非書資料的MARC參數(shù)，如果要實現(xiàn)捐贈文獻的獨立著錄，需要增加捐贈文獻MARC參數(shù)。

2.5 .1新增捐贈文獻MARC類型參數(shù)

在Interlib系統(tǒng)“MARC參數(shù)設(shè)置”中選擇“MARC類型”，增加捐贈文獻MARC類型，“MARC名稱”定義為“CNMARC”，“MARC說明”定義為“捐贈文獻”，“文獻類型”定義為“6-捐贈文獻”。 捐贈文獻MARC類型管理如圖1所示。

圖1捐贈文獻MARC類型管理

2.5.2 捐贈文獻MARC字段參數(shù)設(shè)置

為捐贈文獻MARC類型設(shè)置常備MARC字段及字段參數(shù)，字段參數(shù)包括字段長度、指示符、子字段是否為定長字段、是否可以重復(fù)及是否編目必備。在設(shè)定每種字段的長度時，不限字段長度的填寫數(shù)字“0”。例：000頭標(biāo)區(qū)字段，為定長字段，編目必備，不可以重復(fù)，字段長度24。以我館為例，捐贈文獻編目常備字段如圖2所示，其他需要用到的字段可以隨時添加，不會影響編目操作。

圖2捐贈文獻常用字段參數(shù)表

MARC索引定義，定義每種MARC類型的索引，MARC索引包括著者索引、分類號索引等9種索引途徑。如需定義701$a字段為著者索引，在著者索引中填入701$a。如需多個索引用“；”隔開，如：701$a；702$b。如果子字段合并作檢索點，如：701$d、$b，填入701$db。修改索引定義后，必須重建索引才能反映到已經(jīng)存在的書目數(shù)據(jù)上。我館捐贈文獻MARC索引定義如圖3所示。

圖3捐贈文獻索引定義

2.5.4 捐贈文獻MARC統(tǒng)一字段

MARC統(tǒng)一字段，定義每種MARC類型的字段對應(yīng)于系統(tǒng)的統(tǒng)一字段，系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置了CNMARC、USMARC標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一字段。在系統(tǒng)中新增MARC標(biāo)準(zhǔn)后，需要定義該標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一字段。捐贈文獻MARC統(tǒng)一字段的設(shè)置可參照中文圖書的設(shè)置方法，如圖4所示。

圖4捐贈文獻統(tǒng)一字段設(shè)置

2.5.5 制作捐贈文獻的“編目模板”

編目模版就是文獻編目常用字段的工作單，編目時可直接套用，捐贈圖書的編目模板基本上同普通圖書一樣，除有普通圖書編目所需要的常用字段外，為揭示捐贈文獻的來源特征，我館在010字段$d(獲得方式和/或定價)子字段中錄入“贈”字，例：010##$aISBN$d價格(贈)。增加了310（裝訂及獲得方式附注）字段，例：310##$a本書為XXX所贈。盡管010字段及310字段都可揭示捐贈文獻的來源特征，但是010字段及310字段都不是一般系統(tǒng)的常用檢索點，不便于讀者檢索到捐贈文獻，因此，我館啟用了610字段。610是非控主題詞著錄字段，可以用于記錄在主題詞表中未收納的非正式主題詞。在OPAC中，通過主題詞查詢，讀者很容易檢索到相關(guān)的捐贈文獻。著錄方法為將捐贈者姓名及贈書條碼錄入在610字段的$a 子字段中，如：6100#$aXXX 贈書:條碼號［3］。

3 捐贈文獻的著錄

規(guī)范的編目數(shù)據(jù)不僅完整揭示受贈文獻的特殊性，便于讀者的檢索和利用，同時還能保護捐贈者的捐書熱情，促進圖書館捐贈工作的良性發(fā)展。著錄前，設(shè)置Interlib采編參數(shù)，MARC類型設(shè)置為“捐贈文獻:6-CNMARC”，書目控制號設(shè)置為“捐贈文獻:212014000001一212014999999”。

為區(qū)別于其他正常采購的文獻資源，我館為捐贈文獻粘貼紅色書標(biāo)，設(shè)立了J（“捐贈”第一個字的首字母）開頭的專用條碼。

3.1 不同出版規(guī)律捐贈文獻的著錄方法

報刊與圖書出版規(guī)律不同，編目也有所不同。捐贈圖書編目可以直接套用捐贈文獻編目模板，而報刊著錄時，在打開的捐贈文獻模板中，需要增加011（國際標(biāo)準(zhǔn)連續(xù)出版物號）、091（統(tǒng)一書刊號）、092（訂購號）等字段，刪除010等字段。為揭示捐贈的文獻來源特征，在011字段的$d(獲得方式和/或定價)子字段中錄入“贈”字樣（如例1所示）。

例 1：011##$aISSN$d 價格(贈)

310字段、610字段著錄格式如例2、例3所示。例2：310##$a本合訂本期刊為XXX所贈例3：6100#$aXXX贈刊:條碼號

3.2 不同入藏方式捐贈文獻的著錄方法

文獻入藏方式不同，著錄方法也有差異。文獻入藏方式可分為三類：捐贈文獻作為新品種入藏、作為自購文獻的復(fù)本入藏及作為捐贈文獻的復(fù)本入藏。

（1）捐贈文獻作為新品種入藏，即館藏數(shù)據(jù)庫沒有這條編目記錄，需要著錄一條新記錄。作為新品種入藏的捐贈文獻，除了按照文獻著錄的一般要求進行必要條目的著錄外，還要同時在010或011字段、310字段和610字段加入捐贈信息，如例4、例5所示。

例 4：010##$a7-5011-6818-0$dCNY58.00(贈)

（2）捐贈文獻作為自購文獻的復(fù)本入藏，即圖書館以前采購過此文獻，數(shù)據(jù)庫中已經(jīng)存在這條數(shù)據(jù)。本文討論的是捐贈文獻庫與自購文獻庫分開管理，所以盡管自購文獻庫內(nèi)有此數(shù)據(jù)，但捐贈文獻庫內(nèi)仍無法檢索到，因此，以此方式入藏的文獻仍需要作為新品種文獻進行著錄。

（3）捐贈文獻作為捐贈文獻的副本入藏，即同一種文獻可能被不同的團體或個人贈送幾次，只是贈書的時間有先有后。可以通過修改310字段，增加610字段的方式揭示（見例6）。

例 6：010##$a7-5011-6818-0/D$dCNY58.00(贈)

2001#$a地獄門前——與李真刑前對話實錄$f喬云華著

310##$a本書由李剛先生贈送1本，由王玲女士贈送2本

6100#$a李剛先生贈書:J000001

6100#$a 王玲女士贈書：J000828，J000829

增加驗收時，選擇“館藏地點”為j|捐贈文獻庫，“文獻流通類型”為J捐贈文獻。由于圖書庫與捐贈庫分離，所以每種分類號的種次號都從1開始自動生成，種次號的自動生成為統(tǒng)計每種分類號下捐贈文獻的數(shù)量提供了方便。

4 捐贈文獻的排架

開設(shè)單獨的捐贈文獻庫接受捐贈文獻，既表達了對捐贈者的尊重和鼓勵，也便于圖書館對捐贈文獻的管理。為保護捐贈者的捐贈熱情，反映捐贈文獻的來源，便于讀者的檢索和利用，我館對捐贈文獻采用圖書資料一體化管理［4］。排架方法為“捐贈者姓名+文獻類型+中圖法分類號”，即先根據(jù)捐贈者姓名漢語拼音順序排列，使同一團體或個人捐贈的文獻集中排在一起，然后對同一團體或個人捐贈文獻按圖書、期刊、報紙、其他資料類型排列，最后對同一團體或個人的同一類型文獻再按《中圖法》進行分類。

總之，捐贈文獻是圖書館文獻資源建設(shè)的一個重要補充，對圖書館的建設(shè)和發(fā)展起著重要作用。對捐贈文獻的規(guī)范化采訪、編目及典藏，是文獻信息服務(wù)得以順利開展的根本保證。我館利用Interlib的強大功能實現(xiàn)了捐贈文獻在虛擬空間的獨立著錄，捐贈文獻庫的建立實現(xiàn)了捐贈文獻在物理空間的獨立管理，合理的排架方式方便了讀者的檢索和利用，最終達到了提高捐贈文獻利用率的目的。

[1]曾靜曦.圖書館怎樣做好捐贈文獻工作[J].圖書館論壇,2005(8):237-238,165.

[2]廣州圖創(chuàng)計算機軟件開發(fā)有限公司.Interlib圖書館集群管理系統(tǒng)用戶手冊[EB/OL].[2014-11-22].http://www.docin.com/p-492110599.html.

[3]梅婷.關(guān)于圖書捐贈者著錄的思考[J].大學(xué)圖書情報學(xué)刊,2013(2):55-57.

[4]王玉英.地市黨校圖書館對捐贈圖書管理和利用的思考[J].知識經(jīng)濟,2012(21):45-46.