化工設計院檔案管理模式的創新及發展

華俊萍

摘 要：檔案是社會發展的“記錄儀”，是社會信息的“儲存庫”。隨著近年來我國計算機網絡快速發展，傳統的檔案管理已經不能滿足檔案管理需要。本研究主要分析與探討化工設計院檔案管理模式的創新及發展。

關鍵詞：化工設計院；檔案管理模式；創新；發展

[Abstract]： file is the social development “recorder”， “social information repository”. In recent years， Chinas rapid development of computer network， the traditional file management has been unable to meet the needs of the archives management. This research mainly analysis and Discussion on the innovation and development ofmanagement mode and Design Institute of chemical industry of archives.

[keyword]：Design Institute of chemical industry； management mode； innovation； development

隨著近年來我國計算機網絡快速發展，傳統的檔案管理已經不能滿足檔案管理需要。檔案作為重要的信息資源，其管理工作需要得到加強，使用先進的信息化手段。只有將先進的信息化手段，應用在實際檔案管理工作中，才可以將檔案管理的質量和科學化水平提升。本研究通過分析化工設計院檔案管理的現狀，發現檔案管理的不足之處，并提出相應改進措施。提高化工設計院檔案管理的工作人員的整體素質，調動工作人員工作積極性。

1 化工設計院檔案管理現狀

1.1 缺乏規范的檔案管理制度

目前我國很多檔案管理已經進入了電子化管理，但是還沒有形成一套完善的信息化管理制度，管理流程沒有按照標準的管理制度進行，管理有很大的盲目性。檔案管理的規范性不夠，電子化管理部門或者人員配置依然是由過去的部門和人員調整過來的。

1.2 檔案載體保存和安全方面的問題

由于信息化檔案管理是以計算機電子文件的形式進行保存，材料一般是光盤或者磁性存儲事物，一些情況下磁盤容易產生物理反應致使卷曲，直接導致磁粉脫落，容易破壞里面的文件。電子檔案和紙質檔案相比，紙質檔案要比電子檔案的保存壽命長，電子保存壽命正常情況下為10年左右。由于電子檔案有很大的脆弱性，很容易受到損害使數據無法讀取[1]。

1.3 檔案管理人員整體素質問題

從檔案管理工作人員從整體的實力來看，化工設計院檔案管理人員很難適應不斷發展的管理工作，在信息化檔案管理工作中跟不上發展的需求。很多工作人員不但學歷比較低，而且對有關方面知識掌握的比較少，思想比較保守。很多工作人員適應不了現代化管理方式，習慣于傳統管理模式，短時間內不能接受新的管理模式，這就給管理帶來了一些問題。

2 化工設計院檔案管理模式的發展與創新

2.1 提高管理的標準化

檔案管理中的標準化管理，主要指的是計算機硬件和軟件系統的標準、網絡通訊和數據庫方面的標準，有效實現信息間的共享。減少在檔案管理中物力和人力等不必要的投入。提升檔案管理科學化水平，需要為檔案管理建立管理制度，為檔案管理提供保障。檔案管理的重要任務之一，就是將檔案管理制度和相關的機制完善，充分的認識到檔案管理的重要性。從法律等相關的方面，促進檔案管理科學化水平的提升，并對檔案管理制度進行約束，通過建立完善的管理制度，充分的調動檔案管理工作人員的工作積極性，將檔案管理工作規范，按照管理制度中的相關內容實施檔案管理，促進檔案管理水平的提升。

2.2 轉變檔案管理方式

傳統的檔案管理效率低，而且工作的核心是檔案的保管，即使這樣，在檔案管理中檔案丟失、檔案缺陷等問題經常出現，這不利于檔案價值的實現，讓檔案更好的為人們服務。在當前的信息化時代，檔案管理科學化水平的提升，需要將檔案管理的方式轉變。利用信息技術加強檔案管理的信息化建設，轉變管理方式，提高檔案資源的利用效率，讓檔案資源更好的為人們服務。

2.3 加強檔案安全保障體系建設

檔案資源是化工設計院信息資源的重要組成部分，隨著信息化建設速度變快，安全性問題也隨之凸顯。由于電子檔案和紙質檔案相比有很大的脆弱性，根據電子檔案管理特點有針對性的實施防護，安全防護也需要按照“分層實施，均勻防護”原則對檔案的安全性建立安全防護體系。安全防護體系的建立一方面可以通過對計算機安裝最新防火墻和殺毒軟件來達到安全防護的目的；另一方面是對電子檔案系統進行防護，對安裝加固軟件預防受到外界的安全威脅。

2.4 提高檔案管理人綜合員素質

首先，要在人員進入崗位之前進行嚴格的審查，對于一些素質低下，專業知識不精和有關方面知識不精的人員謝絕錄用，錄用高素質和高技能人才，只有這樣檔案管理工作才能更快的發展；其次，加強人員業務的培訓，不斷加快現代信息技術中具有高層次信息人員的培養，注重對在職人員業務的培訓和繼續教育，提高檔案管理者業務綜合水平，保證其在檔案管理中能夠盡快掌握計算機網絡和相關技術，讓他們能夠跟得上日益發展的業務知識，從而適應新的崗位需求；再次，要對計算機專業人才引進，開展業務培訓，使得檔案網絡化管理工作的跟進。

3 總結

總而言之，化工設計院經營管理活動中，一定要有效的加強檔案管理工作。在當前的信息化時代，應該加強化工設計院檔案科學化管理水平，將其管理制度、管理方法等進行完善和創新，更好的首先其價值，與時俱進的發展，提高其檔案管理的科學化水平。

參考文獻

[1] 王愛平， 翁友倫. 淺析信息時代設計院檔案管理創新的基本策略[J]. 浙江萬里學院學報， 2010， 23（3）：64-66.

[2] 蘇鵬. 職業學校檔案管理工作創新探究[J]. 卷宗， 2013， （10）：34-34.