淺談職業院校畢業生檔案的規范化管理

呂亞梅

摘 要：畢業生檔案管理是職業院校檔案掛努力工作的重要內容之一，畢業生檔案的規范化管理，對于確保畢業生檔案資料的安全性、完整性有著重要的意義，但目前，職業院校畢業生檔案管理的規范性有待加強。鑒于此，本文將對職業院校畢業生檔案管理現狀進行分析，并就如何實現畢業生檔案的規范化管理提出一些對策，期望為職業院校檔案工作人員提供可行的參考。

關鍵詞：職業院校；畢業生；檔案管理；規范化

畢業生檔案管理工作的效率與質量，對職業院校畢業生的就業、發展影響深遠，但是隨著職業院校招生數量的不斷提高，和辦學規模的不斷擴大，畢業生數量增多，畢業生檔案內容的復雜性增強，使得職業院校畢業生檔案管理工作難度不斷加大，畢業生檔案管理工作也就成為了職業院校檔案工作的薄弱環節之一。在此背景下，強化對畢業生檔案管理工作現狀的反思，以及強化畢業生檔案管理工作的規范化建設，有著重要的現實意義。

1 職業院校畢業生檔案管理現狀

1.1 制度缺失

完善的規章制度，是保障職業院校畢業生檔案管理規范性的重要基礎，而目前，我國許多職業院校在畢業生檔案管理制度建設方面相對滯后，制度內容系統性不強，不能對畢業生檔案的各個環節進行全面規范，導致畢業生檔案管理工作秩序較為混亂，檔案人員在開展畢業生檔案管理工作時無章可循。

1.2 責權不明

由于對畢業生檔案管理工作的認識不清、重視不足，我國許多職業院校畢業生檔案管理工作缺乏合理的組織機構和明確的責權界定。許多院校將畢業生檔案的收集和管理放在畢業生就業的末尾環節來進行，就業部門、獨立院系、檔案部門在該環節中的責任、權利、義務存在交叉，導致畢業生檔案管理工作流程混亂、一旦出現問題各部門間相互推諉，嚴重制約了畢業生檔案管理的成效。

1.3 規范化缺失

首先，畢業生檔案管理的主觀隨意性較強，許多職業院校未設置專門的畢業生檔案管理崗位，乃至由任課老師或院系負責人暫時負責畢業生檔案管理工作，導致畢業生檔案管理規范化不足，歸檔不完整，為后續檔案保存、調用等工作造成不利的影響。

其次，畢業生檔案保存工作不規范。我國教育部規定，畢業生的檔案留在學校后學校可代為保管兩年。但是，在實際的檔案保管工作中這項規定并沒有得到很好的落實。個別畢業生因檔案丟失而在就業過程中受阻的情況時有發生，部分畢業生由于沒能按照約定的時間完成轉檔事宜加之職業院校的檔案保存不妥善，導致很多畢業生的檔案成了死檔案甚至丟失。

2 職業院校畢業生檔案規范化管理措施

2.1 強化宣傳，提高重視

要推進職業院校畢業生檔案管理的規范化發展，就要首先提升職業院校檔案工作人員的規范化管理意識，并使其充分認識畢業生檔案管理的重要性。對此，職業院校領導和檔案部門負責人應做好以下宣傳工作：1）畢業生檔案管理知識宣傳教育。將畢業生檔案的內容、性質、特點、用途等納入培訓教育范疇，使檔案人員認識到畢業生檔案是畢業生學業、就業信息的重要載體，事關其今后就業與發展；2）規范化意識教育。使檔案人員認識到規范化的檔案管理，對于提升畢業生檔案工作效率與質量，減輕自身工作負擔，優化工作成效的重要性，使其認識到畢業生檔案資料遺失、損壞、錯漏等問題將對畢業生就業造成的不利影響，使其樹立規范化意識，提高其對畢業生檔案管理工作的責任心。

2.2 更新觀念，主動服務

樹立服務意識，主動做好畢業生檔案管理工作，是消除外界干擾因素，促進畢業生檔案規范化管理的重要途徑。對此，職業院校檔案部門一方面應主動與畢業生檔案來源地相應部門進行溝通聯系，確保檔案流動渠道通暢，保障畢業生檔案資料完整性、安全性；另一方面要向畢業生提供主動的咨詢、指導服務，對前來辦理手續的畢業生一次性告知相應規定和制度，使其白辦事流程，不至于多跑腿，乃至造成檔案移交中的差錯。

2.3 健全制度，明確責權

健全畢業生檔案管理規章制度，是推進畢業生檔案規范化管理的關鍵性舉措。因此，職業院校應結合國家檔案工作方針政策和法律法規就畢業生檔案管理工作簡歷完善的、系統的制度體系，對畢業生檔案的收集、保存、調用、轉移等各項工作流程進行明確，對其中的各個操作環節做出詳細的要求，以保證畢業生檔案管理工作的全面性、規范性、有效性，使檔案接收、保存、移交等工作有條不紊的開展。

此外，應對畢業生檔案管理工作的組織構架、責權范圍進行明確的界定，一方面確保檔案部門在畢業生檔案管理工作的獨立性，明確各個檔案管理崗位在畢業生檔案管理工作中的責任，各項檔案收錄、整理、保存等專業性的工作必須由專業檔案人員來完成，另一方面，要對院系領導、任課教師在畢業生檔案收集、管理中的責任和義務進行明確，使其積極支持和配合畢業生檔案管理的各項工作。

2.4 創新模式，規范操作

隨著信息化時代的到來，職業院校畢業生檔案管理工作的數字化、信息化趨勢越來越明顯。但總的來說，目前職業院校畢業生檔案管理的信息化水平還普遍偏低，在此情況下，檔案部門應積極轉變畢業生檔案管理模式，規范檔案管理信息化操作，以保障檔案資料的完整性、準確性，提升檔案管理工作的規范性。

對此，職業院校檔案部門一方面要強化學生電子檔案建設，在每個學期開學時就為新生建立電子檔案，并按照嚴格的格式、內容要求將其錄入電子檔案庫，為后續畢業生檔案的收集和整理工作提供便利；另一方面要不斷完善職業院校檔案傳輸網絡，強化數字化檔案信息庫建設，全面實現檔案資料的網上接收、傳輸，另外，要不斷優化電子檔案信息庫檢索功能、安全維護功能，以提升畢業生檔案管理效率，并更好地維護畢業生檔案資料完整性。

3 總結

綜上所述，職業院校畢業生檔案管理工作的影響因素較為復雜，要實現畢業生檔案的規范化管理，需要職業院校檔案人員的長期努力。對此，檔案人員只有在充分認識畢業生檔案管理現現有問題的基礎上，更新觀念、健全制度、創新模式，才能不斷提升畢業生檔案管理的規范化程度，為畢業生的就業及未來發展提供有力的支持。

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