淺談民營企業檔案信息化過程中的問題與對策

武澤淼　張馨元

摘 要：企業檔案是企業重要的信息資源，是企業信息化工程的一部分，關系到企業的發展。加強民營企業檔案信息化建設是提高民營企業檔案工作效率，實現民營企業檔案科學化、規范化、現代化管理的重要手段。本文以內蒙古龍旺地質勘探（集團）有限責任公司為例，對我國民營企業檔案信息化過程中存在的一系列問題進行分析，并對加強民營企業檔案信息化建設面臨的問題提出相應對策

關鍵詞：民營企業；檔案信息化；對策

我國民營企業檔案工作起步于20世紀50年代。在半個多世紀的發展歷程中，逐步積累起企業檔案工作的管理經驗，形成了一些規范，并在企業檔案管理各方面取得了顯著成效。但是，隨著現代企業管理制度的引進，市場經濟的發展，加之現代信息技術在企業管理中的應用，我國民營企業檔案工作所面臨的環境已經發生了巨大的變化，傳統的企業檔案管理模式已經很難適應現代企業發展對檔案管理的需要。因此，為適應信息化的時代背景，實現民營企業檔案科學有效的現代化管理，必須做好民營企業檔案信息化建設，保證企業可持續發展。

1 民營企業檔案信息化建設的必要性：

“在信息時代，民營企業面臨著經營管理知識化、數字化、網絡化的變革。實現企業檔案管理信息化是現代民營企業檔案工作生存和發展的必由之路?！?/p>

然而我國民營企業傳統的檔案管理只是將文件材料進行收集、整理、記錄、保存、供人們查閱，對檔案管理的重視程度不夠，只是將其看成是簡單的保存工作。結果造成信息資源不能順暢流通，不能更好地為民營企業經濟效益的提高提供服務。因此，信息化背景下，民營企業檔案信息化建設工作應該受到人們的足夠重視。

2 以龍旺集團為例看民營企業檔案信息化過程中存在的問題

內蒙古龍旺地質勘探（集團）有限責任公司（以下簡稱龍旺集團）是國內首批榮獲固體礦產勘查甲級資質的民營地勘企業。也是目前國內具有行業資質最多、級別最高的民營地勘企業。近四年，龍旺集團完成勘探進尺100余萬米，提交大型煤田地質報告40多個，完成其他各類地質報告、匯編213份，各類化驗樣品4.8萬件。這些成果的背后生成了大量檔案資源，如果不能得到很好處理，對企業和社會都會造成巨大的損失。

通過在該企業檔案部門的調研，我發現該企業檔案信息化建設中存在一系列問題，主要表現以下幾個方面：

1.龍旺集團在企業檔案信息化建設中認識不清，缺乏重視。

企業檔案信息化建設缺乏重視，認為檔案信息化對企業發展作用不大。該企業分管領導認為檔案信息化管理不能直接給企業帶來經濟效益，是一項可有可無的工作；另外，檔案工作人員認為把檔案信息錄入電腦中，就等同于檔案信息化管理；由于認識不到位，不能盡快接受新技術、新方法的推廣與使用。因而，在龍旺集團檔案信息化建設實踐過程中，人為的抗拒和不規范操作影響了正常的進程。

2.缺乏檔案管理信息化相關基礎

雖然集團規模較大，資本雄厚，但是對于檔案部門的投入卻較少，導致缺乏實現檔案信息化的人才，資金，基礎設施。例如：該企業檔案部門僅配有兩臺計算機，一臺普通掃描儀，基礎設施配置較低，嚴重影響檔案信息化進程。雖然在09年購入一套檔案管理系統，但是由于檔案管理人員缺乏相應的的培訓，其功能不能得到有效的發揮。檔案部門內部人員來源大部分是兼職或借調，沒有經過系統的檔案管理相關訓練，致使已錄入計算機的檔案也不符合信息化建設的相關規范，不能有效利用。

3.檔案信息管理與其它方面的信息管理不能有效銜接。

龍旺集團內部各個部門，分別設計了辦公自動化系統，生產經營系統，檔案管理系統等多個信息系統，然而，由于多個部門自行設計，系統與系統之間并未形成很好的銜接，導致各系統間的數據不能互相提取利用，從而導致整個信息系統低效運轉，故難以整理利用。

3 改善當前民營企業在檔案管理信息化過程中存在問題的對策

民營企業實施檔案信息化是不斷優化、逐步完善的過程，并沒有固定的模式，需要我們在實踐工作積極探尋。結合龍旺集團產生的問題，我認為其在信息化實施過程中可采取以下措施。

1.努力提升檔案部門在企業內部的關注度

在類似龍旺集團這樣的民營企業，檔案管理一般不會成為管理者優先實施的項目。而檔案管理部門應通過自身努力工作來吸引企業管理者對檔案管理的關注，然后適時提交檔案信息化規劃，跟進企業信息化步伐。具體可以采取以下步驟：

一是主動在工作中幫助各部門建立其文件與檔案的聯系，從企業效益的角度提出信息化議程。二是向管理者闡釋檔案部門的作用，是管理者明白檔案管理是幫助其工作而非對其進行審查。三是摒棄檔案管理獨立運轉的現狀，努力使其成為組織工作，并盡可能的使其納入優先項目。

2.在全面統籌的基礎上，有意識的重點突破。

民營企業檔案信息化無論采取何種模式進行，不能放棄全面規劃，但這不意味著“眉毛胡子一把抓”，要從實際出發，找準突破口，發揮已有資源的最大效益。結合龍旺集團實際情況，我認為可以分幾步逐步實現檔案信息化：

首先針對集團的發展有較大作用的業務，例如固體氣體礦產勘查，地球物理勘查所產生的相關科技檔案的信息化作為“突破口”，因為關鍵業務上的實施效果明顯，示范作用大。

接著可以選擇一些方案成熟、實施風險小的項目繼續跟進。龍旺集團在環境地質調查，勘查工程施工，工程勘察等項目相對較為成熟，同時產生檔案數量和質量都符合實施檔案信息化的條件。

最后在條件成熟，資源條件允許時，選擇對原有體系沖擊不大的業務范圍進行檔案信息化，以免在企業內部造成負面影響。龍旺集團在發展地質勘探等優勢項目的同時，也在積極拓展房地產，環境保護工程等領域。因此，可以考慮對這一類的基建檔案進行信息化，從而避免沖擊原有的業務范圍。

3.努力同各部門合作，步步為營，避免急功近利

民營企業檔案信息化是伴隨著企業的發展而發展的。龍旺集團企業檔案信息化的發展趨勢應當是一個從低級到高級，從簡單到復雜，從局部到整體的逐步完善的過程。在檔案信息化過程中，要注意同企業其他部門的合作，爭取在構建檔案管理平臺時，與其它部門信息系統的數據采取一體化采集接口，全面完整、及時高效的采集檔案相關信息。但要注意在其過程中要保障檔案安全。

總之民營企業不應該以“條件不成熟”、“為時過早”等理由為借口，錯過檔案信息化發展的有利時機，也不要急于求成，“畢其功于一役”。應該從企業發展的實際出發，扎扎實實地打好企業檔案信息化發展的應用基礎，一步一步地探索企業信息化的發展道路，實實在在地獲得企業檔案信息化產生的綜合效益。真正的實現信息資源共享，為企業科學和諧發展提供服務。

參考文獻

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[2]李琳.中小企業信息化實施探析.[J]中國高新技術企業，2008

[3]胡曉霞.企業檔案信息化建設中的檔案業務工作.[J]機電兵船檔案，2013

[4]張寶珍.企業檔案信息化構想.[J]機電兵船檔案，2009

作者簡介

武澤淼（1990-），男，內蒙古呼和浩特，漢，在讀碩士研究生。研究方向：檔案信息開發利用 民族檔案學。

張馨元（1992-），女，黑龍江大慶，漢，在讀碩士研究生。