淺談企業檔案鑒定工作

賀璐

1 檔案鑒定工作概述

檔案鑒定就是鑒別和判定檔案的價值，挑選出有價值的檔案交檔案機構保存，剔除無保存價值的檔案予以銷毀。檔案鑒定作為一種價值評價活動，主要表現為主體以一定的評價尺度或標準來衡量被鑒定的檔案價值這一客體的活動過程。

（一）檔案鑒定工作內容。一是制定標準。制定檔案價值鑒定的標準和檔案保管期限表；二是確定期限。具體判定檔案材料的價值，確定其保管期限；三是找出無保存價值檔案。銷毀挑出不需保存和保管期滿又無繼續保存價值的檔案予以銷毀。

（二）檔案鑒定工作作用。一是通過鑒定檔案的保存價值，劃分保管期限，確定庫藏成分，優化庫藏檔案的質量。二是通過確定檔案的保存價值，為檔案館收集與保管工作奠定基礎。

（三）檔案鑒定工作重要意義。一是檔案鑒定是“去粗取精”。檔案鑒定是“去粗取精”，提高管理效益的科學措施。隨著時間的推移，社會實踐和各項工作的發展，檔案的數量不斷增長，有些檔案失去了保存價值，致使庫存檔案顯得龐雜起來，如果“玉石不分”地全部保存，勢必影響對有價值的檔案的管理和利用。二是檔案鑒定是關系“檔案存亡”。檔案鑒定工作是關系“檔案存亡”非常嚴肅的工作。檔案價值鑒定最終決 定檔案的存毀，決定檔案的數量和質量，對檔案事業的發展意義重大。能否有效地開展檔案價值鑒定工作，必然會給檔案事業的發展帶來深遠影響。

2 企業檔案鑒定工作面臨的挑戰

企業檔案鑒定工作不能正常開展，會造成有價值的檔案淹沒于大量無價值的檔案海洋之中，不能充分發揮檔案的作用，導致大量人力物力的浪費，影響館藏優化，制約檔案事業的發展。

2.1 檔案鑒定工作制度不完善

一是檔案鑒定缺乏表述明確的指導性文件。國家檔案行政管理部門和一些專業主管機關制定的各類檔案保管期限表中經常出現諸如“重要”、“一般”的判斷標準，條款規定較籠統，在實際鑒定工作中很難掌握，鑒定工作的隨意性較大。

二是檔案保管期限劃定過寬，片面追求室藏量。長企業檔案人員在檔案保管期限表制訂過程中，對本部門形成的各類檔案的價值缺乏深入的研究，僅僅是簡單地照搬照抄國家檔案局1987年發布的《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》及《文書檔案保管期限表》的有關規定，至使不少單位存在保管期限劃分不科學的現象，應是短期的劃為長期，應是長期的劃為永久，導致室藏永久、長期檔案比例過大。

2.2 檔案鑒定難度大，人員素質低

一是檔案鑒定工作難度較大。鑒定工作是對檔案未來價值的預測和把握，現有檔案鑒定理論多停留在原則、規律的闡述上，檔案鑒定的實際工作缺乏可操作性強的理論指導。二是檔案人員缺乏實踐經驗，理論知識欠缺。因檔案數量少，檔案人員沒有實踐經驗，又缺乏理論知識，在收集檔案時總是抱著“歸總比不歸好”的思想，只考慮單位全宗的完整性，片面追求檔案數量，給檔案管理造成負面影響。三是檔案鑒定的工作人員缺乏，技術力量薄弱。檔案鑒定工作的艱巨性和復雜性，決定了開展這項工作要有較高的政治素質、業務水平和文化修養，具備一定的鑒別能力。

2.3 對檔案鑒定工作缺乏重視

一是部門領導對檔案鑒定工作缺乏認識。近年來，由于檔案數量的劇增，許多單位在辦公用房緊缺的狀況下，仍采用擴大檔案室的庫房面積，而不是通過鑒定銷毀部分過期或無保存價值的檔案來增加庫房空間。領導認為收集仍是目前檔案室的一項基礎工作，檔案鑒定銷毀不必急于進行，對于銷毀檔案的工作顧慮重重。這其中既有對過期檔案鑒定銷毀工作缺乏認識，也有對檔案人員能否勝任鑒定工作的擔心，更有的是不愿在任期內出現錯銷檔案而造成自己工作上的被動。

二是檔案人員對檔案鑒定工作缺乏認識。檔案人員也不愿承擔鑒定工作的重大責任，“怕”字當頭，怕歸檔不全，怕出錯，怕麻煩，能拖則拖，況且不進行鑒定銷毀工作既無法規約束，也不受考核限制，誰也不想在自己從事檔案管理工作期間出差錯。因此，在實際工作中，鑒定工作往往流于形式，有鑒定小組，無鑒定工作和鑒定結果。

2.4 對檔案鑒定工作認識不清

許多單位在檔案的銷毀上非常謹慎，加上國家對一些檔案保管期限的規定不太符合工作實際，使檔案鑒而不毀的現象很普遍，如會計檔案中“憑證”是經濟業務發生時取得或填制的最原始資料，是編制會計賬簿和報表的原始依據，保管期限定為15年，不符合社會利用需求的實際情況。

在工作實踐中，歸檔單位和個人如文書、業務等管理部門，多是將工作、業務、基礎建設等過程材料籠統地交檔案室歸檔，將整理、立卷工作留給了檔案管理人員，檔案人員要對所歸的材料自行進行甄別鑒定。然而，在一些單位，由于崗位的設定，人員編制有限。檔案人員的業務水平有待提高，但是，有些單位檔案人員自身的業務都得不到正常培訓，更何談對項目檔案的管理培訓對于檔案人員來講，鑒定檔案價值就成了一個很棘手的問題。

3 檔案鑒定工作的完善

3.1 加強對檔案鑒定工作的重視

一是加強和完善檔案鑒定組織。一方面建立檔案鑒定工作小組，通常以檔案管理人員為主要成員，同時吸收文書工作部門和業務部門中工作經驗豐富、思想認識水平高、工作認真負責的人員參加，其負責人一般由單位分管檔案工作的領導兼任。另一方面，在檔案館設立鑒定機構，由專門機構或專人負責鑒定工作。加強機關部門的業務指導，多聯系，多溝通。

二是加大對《檔案法》和項目檔案重要性的宣傳力度，提高認識，爭取地方各級領導對項目檔案工作的重視和支持。

3.2 提高檔案人員素質

培養高素質的檔案人員是保障檔案事業可持續發展的重要條件。首先，由于檔案工作有一定的延續性，檔案人員要保持相對穩定，這樣有利于檔案工作的開展。其次，上級檔案行政管理部門應加強這方面的培訓和教育，開展工作經驗交流和專題研究，提高檔案人員的業務水平和工作能力，為企業檔案鑒定工作的有序和規范打下基礎。檔案是反映社會活動的歷史記錄，屬于社會歷史文化遺產的范疇。檔案工作者要進一步加強學習，更新知識，主動掌握現代科技技術以加快鑒定速度和把握鑒定質量，提高鑒別能力。因此，要不斷提高檔案人員的素質，還要建立科學的鑒定機制和鑒定標準，從歸檔階段就做好鑒定，控制檔案的數量，優化檔案的質量，緩解檔案數量日益增長與檔案庫房不足的矛盾，為檔案事業的可持續發展打下良好的基礎。

3.3 建立科學的制度

加大檔案法制建設的力度，制定和完善指導檔案價值鑒定工作的法規標準，鑒定標準是鑒定工作得以順利進行的關鍵，是鑒定質量的重要保證。

首先，企業單位應該按照國家統一的歸檔文件范圍和保管期限要求，結合單位的職能活動、自身工作實際，尊重“以我為主”的原則，并結合10年后移交進館的要求，下功夫制定出最具有操作性的保管期限表，并報同級檔案行政管理部門備案。

其次，嚴把檔案鑒定的第一道“歸檔鑒定”關。檔案室檔案鑒定一般要經過歸檔鑒定、進館鑒定和到期鑒定三個鑒定過程。歸檔鑒定由機關文書部門或業務部門分管領導負責，兼職檔案員具體操作，即按照文件價值和歸檔范圍在保證材料齊全的情況下，把文件分為歸檔的和不歸檔的兩部分。

美國檔案學者莫斯曾指出：“鑒定是檔案工作整個系列中第一個關鍵性決定，是隨后所有決定得以產生的基礎，因而是檔案工作的首要職能。鑒定的重要性居第一。”企業檔案鑒定工作應用“全面、歷史、發展”的眼光，肩負有保存歷史材料使命的檔案人，應懷著“為歷史、為后人負責”的態度，利用好手中的權利和義務，將企業檔案材料用歷史的眼光進行甄別鑒定。