淺談家庭電子郵件檔案管理的意義

摘 要：電子郵件作為一種取代傳統(tǒng)信函實(shí)體遞送的現(xiàn)代化通信交流方式正不斷被人們所利用，其價(jià)值也漸漸為人們所重視，電子郵件作為家庭檔案中極為重要的一類組成部分，是構(gòu)建社會(huì)記憶的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，國(guó)家應(yīng)該出臺(tái)相應(yīng)的管理辦法來(lái)引導(dǎo)大眾保存家庭電子郵件。本文從家庭檔案及電子郵件的概念入手分析家庭電子郵件管理的意義。

關(guān)鍵詞：電子郵件，家庭檔案，社會(huì)記憶

Abstract：E-mail — a modern means of communication，as an alternative to the traditional physical delivery letters，is using constantly by people， people is gradually paid more attention to the value of e-mail， e-mail as an very important part of family archives， is a solid foundation to constructing social memory . Our country should promulgate some regulations to guide the public keep the family e-mail. This Thesis is start from the concept of family archives and e-mail to analyze the meaning of managing e-mail.

Keywords： E-mail， Family archives， Social Memory

近年，共建和諧社會(huì)的口號(hào)不斷被提起，社會(huì)的和諧旨在消除社會(huì)排斥及不公平現(xiàn)象，首先要消除的就是記憶上的壁壘，我們需要保存的是真實(shí)完整的社會(huì)記憶，那就涉及到百姓生活中的家庭檔案。近些年來(lái)，一些地區(qū)的檔案部門積極推動(dòng)家庭檔案的建設(shè)，成效可觀。但是對(duì)于家庭檔案中日漸龐大的電子郵件卻沒(méi)有提出切實(shí)可行的管理辦法，以下筆者將從三個(gè)方面分析家庭電子郵件管理的意義。

1 家庭檔案及電子郵件

1.1 家庭檔案

家庭檔案就是家庭各個(gè)成員在學(xué)習(xí)、生活、工作、社交活動(dòng)中所形成的具有保存價(jià)值的各種原始記錄。如日記、信件、證書、照片、憑證、錄像帶、錄音帶、光盤等。家庭檔案涉及到我們生活的方方面面，給予人們參考引導(dǎo)、維護(hù)自身權(quán)利的作用。日記能更清晰的呈現(xiàn)過(guò)往；求學(xué)、求職路途中，學(xué)歷證書、獎(jiǎng)狀作品能讓我們證明自己；與商家發(fā)生糾紛時(shí)，發(fā)票憑證能維護(hù)我們的權(quán)利。所以積極推動(dòng)家庭檔案的建設(shè)是構(gòu)建和諧社會(huì)的重要因素。

1.2 電子郵件

簡(jiǎn)稱E-mail，顧名思義它是一種取代了傳統(tǒng)信函的實(shí)體遞送，將郵政與電信相結(jié)合后通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)的讓用戶與用戶通信交流的現(xiàn)代化手段。電子郵件具有使用簡(jiǎn)易，投遞迅速，收費(fèi)低廉，全球暢通無(wú)阻，全天24小時(shí)服務(wù)的特點(diǎn)。到2006年，全球每天發(fā)送的電子郵件數(shù)量平均將達(dá)到362億封。據(jù)咨詢機(jī)構(gòu)IDC的研究報(bào)告，2004年全球電子郵件檔案市場(chǎng)收入達(dá)到了1.8億美元，而兩年前僅為3300萬(wàn)美元，增長(zhǎng)6倍，而且這一市場(chǎng)將繼續(xù)以超過(guò)50%的復(fù)合年增長(zhǎng)率擴(kuò)張。來(lái)自IDC的高級(jí)分析家Julie Rahal Marobella指出，現(xiàn)在企業(yè)組織比以往更加有義務(wù)來(lái)確保其電子郵件不會(huì)被非授權(quán)許可的人士改動(dòng)、瀏覽或者刪除。因此電子郵件檔案應(yīng)用已經(jīng)成為企業(yè)組織、政府機(jī)構(gòu)發(fā)展策略中的至關(guān)重要的一部分。在電子化的家庭檔案中電子郵件是極為重要的一類組成部分，作為傳統(tǒng)書信的替代品，它涉及到書信來(lái)往的雙方甚至多方，電子郵件的參與者既可以只是家庭成員，也可能是家庭外的人，這種對(duì)外性使得電子郵件作為新興家庭檔案更具有潛在的社會(huì)價(jià)值。

2 家庭電子郵件管理的意義

2.1 構(gòu)建社會(huì)記憶

（1）社會(huì)記憶

2004年，在奧地利維也納召開(kāi)的第十五屆國(guó)際檔案大會(huì)上，圍繞“檔案、記憶與知識(shí)”的主題，討論了檔案作為人類記憶與知識(shí)庫(kù)的重要社會(huì)功能，提出了“檔案作為文件庫(kù)的傳統(tǒng)看法正在被記憶庫(kù)的認(rèn)識(shí)所取代。”社會(huì)記憶這個(gè)概念就此慢慢引起人們的注意。社會(huì)記憶是指人們?cè)谏a(chǎn)實(shí)踐和社會(huì)生活中所創(chuàng)造的一切物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富以信息的方式加以編碼、儲(chǔ)存和重新提取的過(guò)程的總稱⑴

中國(guó)古代保存下來(lái)的檔案大多是帝王將相的記錄，而將記錄普通百姓的日常生活中產(chǎn)生的歷史檔案排除在外，古時(shí)的檔案是權(quán)力的體現(xiàn)，權(quán)力機(jī)構(gòu)藉由檔案來(lái)鞏固其統(tǒng)治政權(quán)。這樣的背景下保存下來(lái)的檔案勢(shì)必與當(dāng)時(shí)真實(shí)的歷史原貌產(chǎn)生差距。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案體現(xiàn)的并不是一種社會(huì)記憶而是一種集團(tuán)記憶。縱觀現(xiàn)今的各級(jí)檔案館仍存在如此的弊病，多數(shù)保存的檔案以官方組織為主，私人檔案，民間檔案比例過(guò)少。《國(guó)際檔案理事會(huì)章程》對(duì)檔案有一個(gè)界定：“檔案構(gòu)成國(guó)家和社會(huì)的記憶，形成國(guó)家和社會(huì)的認(rèn)同，是信息社會(huì)的基礎(chǔ)。作為人類活動(dòng)和交往的證據(jù)，檔案能夠輔助政府的管理并維護(hù)公民、組織以及國(guó)家的權(quán)力。” ⑷隨著檔案與檔案工作為社會(huì)所了解、熟知，突破固有檔案保存的權(quán)力劃分而真正使檔案成為社會(huì)記憶，豐富館藏，是檔案機(jī)構(gòu)迫切需要做到的。

（2）家庭電子郵件是社會(huì)記憶重要組成部分

從古至今人們都很注重書信的保存，書信不是政府公文，而是作者與家人，友人，私下溝通思想、交流感想的媒介，書信本身就間接或直接的傳承很多歷史文化資料，從內(nèi)容上來(lái)說(shuō)，書信不如公文正式，書寫的也有很多是人們生活中瑣碎的小事，以小見(jiàn)大，從一個(gè)側(cè)面記錄了當(dāng)時(shí)的社會(huì)情況，民心動(dòng)向。書信運(yùn)用的是當(dāng)時(shí)流行的俚語(yǔ)來(lái)記述，體現(xiàn)了當(dāng)時(shí)的社會(huì)風(fēng)俗。格式上來(lái)說(shuō)，書信沒(méi)有固定格式，寥寥數(shù)語(yǔ)或者長(zhǎng)篇大論皆可，很少人對(duì)于書信中的語(yǔ)句進(jìn)行修飾，所以書信可以做到聞信見(jiàn)人的效果。

由中國(guó)國(guó)家博物館、中國(guó)民間文藝家協(xié)會(huì)遺產(chǎn)搶救工程辦公室等聯(lián)合發(fā)起的搶救民間家書項(xiàng)目，2005年4月在北京正式啟動(dòng)。

主辦方將面向海內(nèi)外公開(kāi)征集散落在民間的中國(guó)家書，即用紙、筆寫成的家人之間文字性的通信，包括信封，不限字?jǐn)?shù)、年代、地域。所有應(yīng)征家書將捐贈(zèng)正在實(shí)施的中國(guó)民間文化遺產(chǎn)搶救工程。⑵

由此可見(jiàn)家書對(duì)于構(gòu)建社會(huì)記憶起到了舉足輕重的地位，家書承載著中華民族生生不息的血緣文化，維系著人間的親情，也真實(shí)地記錄了時(shí)代的變遷。在古時(shí)權(quán)力掌握檔案的情況下，家書在很大程度上彌補(bǔ)了我們對(duì)于歷史的了解。

如今我們進(jìn)入了信息時(shí)代，電子郵件以其方便快捷，省時(shí)省力，收費(fèi)低廉的特點(diǎn)迅速受到了人們的青睞，正在不斷取代傳統(tǒng)書信在人們生活中的地位。保存現(xiàn)今的電子郵件也正是為我們的后代留下過(guò)去社會(huì)記憶的一份剪影。

2.2 法律證據(jù)效力

電子郵件作為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展所帶來(lái)的新生事物當(dāng)人們逐漸習(xí)慣于使用它來(lái)訂購(gòu)貨物、申請(qǐng)職務(wù)、解除勞務(wù)等牽涉合同、效益等權(quán)益時(shí)，它的法律效力也受到越來(lái)越多的關(guān)注，但是基于電子郵件區(qū)別于紙質(zhì)書面協(xié)議的直觀性，它的易更改，刪除，冒名頂替等特質(zhì)使得人們潛意識(shí)認(rèn)為電子郵不是正式簽定合同，不具有法律效力，造成違約等狀況發(fā)生。有關(guān)電子郵件的糾紛從未停止，成為投訴的焦點(diǎn)，困擾著網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

在2000年04月19日的北京青年報(bào)上曾經(jīng)刊登了這么一則法律求助信息：“一女士與某公司通過(guò)電子郵件商定購(gòu)買化妝品并付款，但公司又通知她補(bǔ)交錢否則就不發(fā)貨，并說(shuō)雙方的電子郵件往來(lái)不是正式簽訂合同。”

律師分析化妝品公司發(fā)來(lái)的電子郵件廣告從法律意義上來(lái)說(shuō)屬于要約邀請(qǐng)；此女士給化妝品公司發(fā)出的希望按廣告價(jià)格購(gòu)買化妝品的電子郵件從法律意義上來(lái)說(shuō)屬于要約；而化妝品公司表示同意的電子郵件從法律意義上來(lái)說(shuō)則屬于承諾。至此，購(gòu)買化妝品的合同經(jīng)過(guò)要約邀請(qǐng)、要約、承諾這3個(gè)階段已依法成立，合同雙方均應(yīng)遵守合同條款，任何一方未經(jīng)對(duì)方當(dāng)事人同意變更或者不履行合同都是違約行為。所以必要時(shí)她可以憑借其電子郵件來(lái)投訴或者起訴這家化妝品公司。

對(duì)于上訴現(xiàn)象，《中華人民共和國(guó)合同法》第十一條的規(guī)定：電子郵件可以作為訂立合同的書面形式。郵件內(nèi)容即合同條款，當(dāng)事人雙方應(yīng)當(dāng)遵守約定條款，任何一方未經(jīng)對(duì)方當(dāng)事人同意變更或者不履行合同均是違約行為，違約方應(yīng)當(dāng)采取補(bǔ)救措施，承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。此法律條款的出臺(tái)對(duì)于電子郵件類虛擬載體的合同、承諾作出了法律界定。假設(shè)出現(xiàn)糾紛，原告訴至法院，作為民事案件，依據(jù)我國(guó)民事訴訟法“誰(shuí)主張誰(shuí)舉證”的舉證責(zé)任原則，原告應(yīng)當(dāng)提供ISP服務(wù)器中的記載文件以支持其訴訟請(qǐng)求。所以私人保存各自的電子郵件是一件一勞永逸的事情。

2.3 教育價(jià)值

2004年9月23日，新中國(guó)成立55周年前夕，在沈陽(yáng)的一系列活動(dòng)中，最吸引人的是市檔案局舉辦的“沈陽(yáng)市10萬(wàn)家庭檔案珍藏展覽”包括發(fā)黃的照片，古老的書信以及褪色的老證件，其中和平區(qū)有戶人家通過(guò)希望工程捐助分布在祖國(guó)西部的維、藏、蒙族貧困地區(qū)的16名兒童上學(xué)，他這次展示的就是他與孩子們互通的書信，學(xué)生們郵寄的圖畫等。⑶這名普通的沈陽(yáng)百姓，他并沒(méi)有萬(wàn)貫家財(cái)卻為我國(guó)的希望工程、教育事業(yè)無(wú)私奉獻(xiàn)。這些來(lái)自我們身邊的真人真事，更加的具有說(shuō)服力，更能教育群眾。取代了書信地位的電子郵件也同樣具有教育價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

⑴⑷王輝 王磊.維系“檔案魂”——社會(huì)記憶·文化權(quán)力[J].山西檔案，2008（6）：10-12.

⑵中國(guó)國(guó)家博物館搶救民間家書項(xiàng)目正式啟動(dòng)，

http：//news.xinhuanet.com/collection/2005 -04/11/content_2812283.htm.2010.03.23.

⑶饒邦安.10萬(wàn)戶家庭檔案述說(shuō)新中國(guó)55年輝煌[J].中國(guó)檔案報(bào)，2004（10）.

作者簡(jiǎn)介

邵智愚（1987-），女，上海，上海達(dá)安企業(yè)股份有限公司，檔案管理員。