淺論疾控檔案管理的現(xiàn)代化

楊金亮

知識經(jīng)濟(jì)社會快速發(fā)展，需要大量的信息為其支撐，疾控檔案管理如何才能達(dá)到將人類社會知識的積累和作為科技成果的信息的檔案快速、準(zhǔn)確地提供給社會服務(wù)的目的，惟一的辦法就是充分運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段科學(xué)地管理檔案。為了適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，檔案部門正積極地將各種現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用于疾控檔案管理工作中。

1 管理手段的現(xiàn)代化

現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用于疾控檔案管理工作，在傳統(tǒng)的檔案工作的各個環(huán)節(jié)中，現(xiàn)代疾控檔案管理手段替代了傳統(tǒng)管理手段。

利用計(jì)算機(jī)完成文檔一體化管理，計(jì)算機(jī)輔助立卷，檔案文件的全文和檔案內(nèi)容信息的存儲與檢索，檔案自動標(biāo)引、編目、統(tǒng)計(jì)、借閱，檔案庫房管理等，并且在進(jìn)行管理時，計(jì)算機(jī)可以不分各個業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)的先后順序，使傳統(tǒng)疾控檔案管理的有時間先后的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了無縫銜接，從而提高了檔案工作的效率和質(zhì)量。

運(yùn)用多媒體技術(shù)將靜態(tài)圖像、圖形、手稿、照片、文字、錄音、錄像等各種不同載體的檔案以數(shù)字形式存人計(jì)算機(jī)，對檔案進(jìn)行綜合處理，使利用者能隨時查詢文字、照片、聲音、影像等多種形式的檔案信息。從而改變了傳統(tǒng)檔案都是平面的，文字、圖像、聲音等不同載體的信息相互分離存儲，難以有機(jī)地結(jié)合起來的局限，促進(jìn)了檔案信息處理效率的提高。利用多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)多種類型檔案信息的綜合性管理。

網(wǎng)絡(luò)化是檔案工作步入現(xiàn)代化的最好的技術(shù)手段。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和虛擬技術(shù)的運(yùn)用，改變了傳統(tǒng)檔案館檔案收集、歸檔和信息利用的方式。

自動控制技術(shù)的運(yùn)用在疾控檔案管理中尤其是在對庫房進(jìn)行自動化管理中發(fā)揮重大的作用，比如自動監(jiān)控庫房溫濕度，記錄分析空氣清潔度，自動控制防火、警衛(wèi)等。條碼技術(shù)運(yùn)用于檔案庫房管理，擺脫了由落后的手工操作帶來的檔案放錯位置、缺檔的問題，提高了工作效率。

運(yùn)用數(shù)字電子影像技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)等檔案載體的文字、圖片、影像等直讀信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字代碼信息，結(jié)合運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理軟件、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、海量存儲技術(shù)，對數(shù)字化檔案信息進(jìn)行存儲、管理、索引，以代替紙張等傳統(tǒng)存儲和管理方式。具有大量文件快速錄入、文檔海量儲存?zhèn)浞荨⒉樵兎奖憧焖佟⒐?jié)省存儲空間與成本、文檔資料的共享、保持原始資料和憑證的原始風(fēng)貌、大大提高檔案的使用壽命等優(yōu)點(diǎn)，解決了疾控檔案管理中保存困難、管理成本高、檢索困難的問題。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息的保密比較簡單，只要載體不受損壞，疾控檔案管理人員遵守職業(yè)道德，嚴(yán)守檔案機(jī)密，就能使檔案信息的安全性等到保證。而電子檔案由于其自身的特點(diǎn)，保護(hù)好載體不受損壞，僅只是最基本的要求，電子檔案信息的保密需要采取多種現(xiàn)代技術(shù)方法和手段來實(shí)施。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)用于疾控檔案管理中，檔案館中最寶貴的不是各種網(wǎng)絡(luò)硬件，而是網(wǎng)絡(luò)上存儲的檔案數(shù)據(jù)，如果無法保證網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的安全，那么檔案的網(wǎng)絡(luò)管理就失去了意義。目前普遍使用的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)主要有：防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)入侵檢測技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防病毒技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)文件備份技術(shù)等。

2 管理方法的現(xiàn)代化

疾控檔案管理對象的數(shù)字化必然要求其管理模式與方法的相應(yīng)變革。隨著現(xiàn)代科技、生產(chǎn)和管理活動的發(fā)展，伴隨著辦公自動化、信息技術(shù)應(yīng)用的不斷發(fā)展，電子文件、電子疾控檔案管理的新課題已經(jīng)提出。現(xiàn)代信息技術(shù)為以電子檔案為對象的疾控檔案管理工作提供了一個嶄新的平臺，疾控檔案管理工作的模式與方法也發(fā)生了巨大的變化。

（1）文件歸檔的新模式

電子文件的歸檔模式一種是在單機(jī)環(huán)境下形成的電子文件，歸檔是檔案載體的歸檔，其工作模式與紙質(zhì)文件大致相同；另一種是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下形成的電子文件，采取網(wǎng)絡(luò)移交的方式進(jìn)行歸檔，即由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動完成其積累，形成相應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)庫，也就是通常所說的“文檔一體化”管理模式。文檔一體化的實(shí)施是通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)把各文書處理部門聯(lián)結(jié)起來，各部門起草的電子文件由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案部門，檔案部門通過計(jì)算機(jī)主機(jī)對信息自動判斷，完成從文件起草、管理，到文書自動組卷、同步著錄標(biāo)引、編目、歸檔等文書處理工作和歸檔的全部業(yè)務(wù)工作。

（2）檔案移交與接收程序的新模式

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的電子文件則可以隨辦隨歸，只要辦理完畢就可以完成電子文件的邏輯歸檔，打破了檔案移交和接收的時限，既減輕了機(jī)關(guān)檔案室的工作量，也使檔案館成為真正意義上的信息中心。

（3）檔案整理工作新模式

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的電子檔案，其整理工作是通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對虛擬檔案信息的整理，這與傳統(tǒng)的以紙質(zhì)等檔案實(shí)體為對象的手工整理工作模式相比，發(fā)生了巨大的變革。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1）以“件”為單位整理立卷的變革。電子文檔是“虛擬”的，電子文檔的整理是“非實(shí)體”的整理。在整個整理過程中，傳統(tǒng)“案卷”的概念在電子文檔中已經(jīng)消亡，傳統(tǒng)的手工立卷、組卷、裝訂等整理方式也將成為歷史。

2）“全過程管理模式”。所謂“全過程管理”就是指對電子文件從產(chǎn)生到最終銷毀或永久保存進(jìn)行全過程的監(jiān)控和管理。在電子文件時代，電子文件從產(chǎn)生到最終銷毀或永久保存是一個完整的運(yùn)動過程，而且各個運(yùn)動階段之間的界限不再像紙質(zhì)文件那樣明顯、容易區(qū)分，這就更加需要對電子文件從生成、運(yùn)轉(zhuǎn)到保管、利用和銷毀的整個生命過程實(shí)行實(shí)時監(jiān)控，以確保電子文件的完整性、真實(shí)可靠性、安全性和可讀性。

3）“前端控制理論”。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子文件與疾控檔案管理的各個工作環(huán)節(jié)之問界限已變得模糊，疾控檔案管理不再是從文件歸檔轉(zhuǎn)化為檔案開始，而是延伸到文件的形成階段，在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)之時就積極介入其中，把電子文件（包括歸檔電子文件）的管理要求融入系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)之中。 4）整理工作的質(zhì)量。由于電子文檔的整理是在計(jì)算機(jī)上完成的，其整理質(zhì)量不再像紙質(zhì)文檔那樣僅僅取決于檔案整理人員的水平和敬業(yè)精神，而是有賴于疾控檔案管理軟件。因此，電子文檔整理時既要設(shè)計(jì)好分類方案，又要開發(fā)出先進(jìn)科學(xué)的疾控檔案管理信息系統(tǒng)，從而達(dá)到提高整理工作水平的目的。

（4）檔案鑒定工作新內(nèi)容

電子檔案內(nèi)容鑒定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法與紙質(zhì)檔案大體相同，根據(jù)檔案內(nèi)容判定其保存價值，并根據(jù)其價值的大小確定不同的保管期限；技術(shù)鑒定則是從信息技術(shù)的角度對它的可存取性、安全性及生成時的環(huán)境條件進(jìn)行鑒定。主要包括可讀性鑒定、病毒鑒定、介質(zhì)（存儲載體）狀況鑒定、軟硬件環(huán)境鑒定，電子檔案的鑒定工作將逐漸轉(zhuǎn)變到以技術(shù)鑒定為主。

（5）檔案庫房自動化管理新模式

運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)進(jìn)行檔案庫房的全新管理模式，即自動化檔案庫房管理。自動化庫房管理主要包括兩方面的內(nèi)容：一是利用疾控檔案管理數(shù)據(jù)庫與檔案庫房建立邏輯關(guān)聯(lián)，由計(jì)算機(jī)對入庫檔案和庫房設(shè)備的有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，隨時反映庫房情況，例如庫房的空間利用情況、庫存檔案材料的類型、保管狀況等；二是由計(jì)算機(jī)自動調(diào)節(jié)庫房的溫濕度、庫房供暖、自動控制照明、自動防火、智能報(bào)警系統(tǒng)等。

（6）檔案保護(hù)新思路

電子檔案載體的保護(hù)，主要是要保證電子檔案載體有一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫度的控制要適當(dāng)，存放載體的柜、架及庫房應(yīng)達(dá)到的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，載體應(yīng)直立排放，滿足避光、防塵、防變形等的要求，并遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場和有害氣體等要求。由于電子檔案載體，特別是磁性載體，一般保存時間為10～20年，因此，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。對于電子檔案的檢測與維護(hù)，要進(jìn)行嚴(yán)格管理，因?yàn)槿魏我豁?xiàng)誤操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成無法彌補(bǔ)的損失，所以，必須對電子檔案的檢測、維護(hù)、拷貝等操作過程進(jìn)行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作而造成不必要的重復(fù)勞動。

（7）統(tǒng)計(jì)工作的自動化

由于電子檔案立足于計(jì)算機(jī)管理，其統(tǒng)計(jì)工作變得非常簡單，一般的疾控檔案管理信息系統(tǒng)都具備自動統(tǒng)計(jì)功能，依賴于計(jì)算機(jī)管理的檔案統(tǒng)計(jì)工作準(zhǔn)確性高、工作量小。

（8）檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案信息能超越時間、空間、機(jī)構(gòu)等提供了便利。通過建立檔案信息網(wǎng)站，將檔案信息網(wǎng)聯(lián)入互聯(lián)網(wǎng)或公眾信息網(wǎng)，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案部門間的信息交流和資源共享，而且拓展檔案利用服務(wù)的范圍，使檔案服務(wù)從封閉的機(jī)要服務(wù)轉(zhuǎn)向開放服務(wù)，從為單純國家機(jī)構(gòu)服務(wù)擴(kuò)展到為全社會服務(wù)，從單純?yōu)檎賳T服務(wù)擴(kuò)展到為廣大民眾服務(wù)。在檔案服務(wù)工作中完全以電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行信息的組織，以檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檢索功能，向利用者提供內(nèi)容豐富、形式多樣的檔案信息，使檔案服務(wù)工作中的時間與空間概念發(fā)生了巨大變化。現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案信息資源共享提供了條件。

3 檔案工作的新模式

隨著信息技術(shù)在疾控檔案管理工作中的運(yùn)用，檔案工作的模式發(fā)生了巨大的變革。利用先進(jìn)的管理手段，推動檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案工作向深度和廣度上發(fā)展，大大提高檔案工作的效率，保護(hù)檔案，延長其壽命，使疾控檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理模式轉(zhuǎn)變。