淺論疾控檔案管理的現代化

楊金亮

知識經濟社會快速發展，需要大量的信息為其支撐，疾控檔案管理如何才能達到將人類社會知識的積累和作為科技成果的信息的檔案快速、準確地提供給社會服務的目的，惟一的辦法就是充分運用現代技術手段科學地管理檔案。為了適應現代社會發展的需要，檔案部門正積極地將各種現代信息技術運用于疾控檔案管理工作中。

1 管理手段的現代化

現代信息技術運用于疾控檔案管理工作，在傳統的檔案工作的各個環節中，現代疾控檔案管理手段替代了傳統管理手段。

利用計算機完成文檔一體化管理，計算機輔助立卷，檔案文件的全文和檔案內容信息的存儲與檢索，檔案自動標引、編目、統計、借閱，檔案庫房管理等，并且在進行管理時，計算機可以不分各個業務管理環節的先后順序，使傳統疾控檔案管理的有時間先后的各個業務環節實現了無縫銜接，從而提高了檔案工作的效率和質量。

運用多媒體技術將靜態圖像、圖形、手稿、照片、文字、錄音、錄像等各種不同載體的檔案以數字形式存人計算機，對檔案進行綜合處理，使利用者能隨時查詢文字、照片、聲音、影像等多種形式的檔案信息。從而改變了傳統檔案都是平面的，文字、圖像、聲音等不同載體的信息相互分離存儲，難以有機地結合起來的局限，促進了檔案信息處理效率的提高。利用多媒體技術實現多種類型檔案信息的綜合性管理。

網絡化是檔案工作步入現代化的最好的技術手段。網絡技術和虛擬技術的運用，改變了傳統檔案館檔案收集、歸檔和信息利用的方式。

自動控制技術的運用在疾控檔案管理中尤其是在對庫房進行自動化管理中發揮重大的作用，比如自動監控庫房溫濕度，記錄分析空氣清潔度，自動控制防火、警衛等。條碼技術運用于檔案庫房管理，擺脫了由落后的手工操作帶來的檔案放錯位置、缺檔的問題，提高了工作效率。

運用數字電子影像技術，將傳統的紙質等檔案載體的文字、圖片、影像等直讀信息轉換為數字代碼信息，結合運用計算機管理軟件、數據庫技術、數據壓縮技術、海量存儲技術，對數字化檔案信息進行存儲、管理、索引，以代替紙張等傳統存儲和管理方式。具有大量文件快速錄入、文檔海量儲存備份、查詢方便快速、節省存儲空間與成本、文檔資料的共享、保持原始資料和憑證的原始風貌、大大提高檔案的使用壽命等優點，解決了疾控檔案管理中保存困難、管理成本高、檢索困難的問題。

傳統紙質檔案信息的保密比較簡單，只要載體不受損壞，疾控檔案管理人員遵守職業道德，嚴守檔案機密，就能使檔案信息的安全性等到保證。而電子檔案由于其自身的特點，保護好載體不受損壞，僅只是最基本的要求，電子檔案信息的保密需要采取多種現代技術方法和手段來實施。網絡系統運用于疾控檔案管理中，檔案館中最寶貴的不是各種網絡硬件，而是網絡上存儲的檔案數據，如果無法保證網絡數據的安全，那么檔案的網絡管理就失去了意義。目前普遍使用的網絡安全技術主要有：防火墻技術、網絡入侵檢測技術、網絡防病毒技術、網絡文件備份技術等。

2 管理方法的現代化

疾控檔案管理對象的數字化必然要求其管理模式與方法的相應變革。隨著現代科技、生產和管理活動的發展，伴隨著辦公自動化、信息技術應用的不斷發展，電子文件、電子疾控檔案管理的新課題已經提出。現代信息技術為以電子檔案為對象的疾控檔案管理工作提供了一個嶄新的平臺，疾控檔案管理工作的模式與方法也發生了巨大的變化。

（1）文件歸檔的新模式

電子文件的歸檔模式一種是在單機環境下形成的電子文件，歸檔是檔案載體的歸檔，其工作模式與紙質文件大致相同；另一種是基于網絡環境下形成的電子文件，采取網絡移交的方式進行歸檔，即由計算機網絡系統自動完成其積累，形成相應的電子檔案數據庫，也就是通常所說的“文檔一體化”管理模式。文檔一體化的實施是通過運用計算機網絡技術把各文書處理部門聯結起來，各部門起草的電子文件由計算機網絡傳輸到檔案部門，檔案部門通過計算機主機對信息自動判斷，完成從文件起草、管理，到文書自動組卷、同步著錄標引、編目、歸檔等文書處理工作和歸檔的全部業務工作。

（2）檔案移交與接收程序的新模式

網絡環境下生成的電子文件則可以隨辦隨歸，只要辦理完畢就可以完成電子文件的邏輯歸檔，打破了檔案移交和接收的時限，既減輕了機關檔案室的工作量，也使檔案館成為真正意義上的信息中心。

（3）檔案整理工作新模式

在計算機網絡環境下生成的電子檔案，其整理工作是通過計算機和網絡技術實現對虛擬檔案信息的整理，這與傳統的以紙質等檔案實體為對象的手工整理工作模式相比，發生了巨大的變革。主要體現在以下幾個方面：

1）以“件”為單位整理立卷的變革。電子文檔是“虛擬”的，電子文檔的整理是“非實體”的整理。在整個整理過程中，傳統“案卷”的概念在電子文檔中已經消亡，傳統的手工立卷、組卷、裝訂等整理方式也將成為歷史。

2）“全過程管理模式”。所謂“全過程管理”就是指對電子文件從產生到最終銷毀或永久保存進行全過程的監控和管理。在電子文件時代，電子文件從產生到最終銷毀或永久保存是一個完整的運動過程，而且各個運動階段之間的界限不再像紙質文件那樣明顯、容易區分，這就更加需要對電子文件從生成、運轉到保管、利用和銷毀的整個生命過程實行實時監控，以確保電子文件的完整性、真實可靠性、安全性和可讀性。

3）“前端控制理論”。在網絡環境下，電子文件與疾控檔案管理的各個工作環節之問界限已變得模糊，疾控檔案管理不再是從文件歸檔轉化為檔案開始，而是延伸到文件的形成階段，在電子文件管理系統設計之時就積極介入其中，把電子文件（包括歸檔電子文件）的管理要求融入系統功能設計之中。 4）整理工作的質量。由于電子文檔的整理是在計算機上完成的，其整理質量不再像紙質文檔那樣僅僅取決于檔案整理人員的水平和敬業精神，而是有賴于疾控檔案管理軟件。因此，電子文檔整理時既要設計好分類方案，又要開發出先進科學的疾控檔案管理信息系統，從而達到提高整理工作水平的目的。

（4）檔案鑒定工作新內容

電子檔案內容鑒定的原則、標準和方法與紙質檔案大體相同，根據檔案內容判定其保存價值，并根據其價值的大小確定不同的保管期限；技術鑒定則是從信息技術的角度對它的可存取性、安全性及生成時的環境條件進行鑒定。主要包括可讀性鑒定、病毒鑒定、介質（存儲載體）狀況鑒定、軟硬件環境鑒定，電子檔案的鑒定工作將逐漸轉變到以技術鑒定為主。

（5）檔案庫房自動化管理新模式

運用計算機、網絡等技術進行檔案庫房的全新管理模式，即自動化檔案庫房管理。自動化庫房管理主要包括兩方面的內容：一是利用疾控檔案管理數據庫與檔案庫房建立邏輯關聯，由計算機對入庫檔案和庫房設備的有關數據進行分析，隨時反映庫房情況，例如庫房的空間利用情況、庫存檔案材料的類型、保管狀況等；二是由計算機自動調節庫房的溫濕度、庫房供暖、自動控制照明、自動防火、智能報警系統等。

（6）檔案保護新思路

電子檔案載體的保護，主要是要保證電子檔案載體有一個適合于磁、光介質保存的環境，諸如溫度的控制要適當，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關標準的要求，載體應直立排放，滿足避光、防塵、防變形等的要求，并遠離強磁場和有害氣體等要求。由于電子檔案載體，特別是磁性載體，一般保存時間為10～20年，因此，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。對于電子檔案的檢測與維護，要進行嚴格管理，因為任何一項誤操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成無法彌補的損失，所以，必須對電子檔案的檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄，避免發生人為的誤操作而造成不必要的重復勞動。

（7）統計工作的自動化

由于電子檔案立足于計算機管理，其統計工作變得非常簡單，一般的疾控檔案管理信息系統都具備自動統計功能，依賴于計算機管理的檔案統計工作準確性高、工作量小。

（8）檔案利用的網絡化

計算機網絡技術為檔案信息能超越時間、空間、機構等提供了便利。通過建立檔案信息網站，將檔案信息網聯入互聯網或公眾信息網，不僅實現了檔案部門間的信息交流和資源共享，而且拓展檔案利用服務的范圍，使檔案服務從封閉的機要服務轉向開放服務，從為單純國家機構服務擴展到為全社會服務，從單純為政府官員服務擴展到為廣大民眾服務。在檔案服務工作中完全以電子計算機和網絡技術進行信息的組織，以檔案信息管理系統實現檢索功能，向利用者提供內容豐富、形式多樣的檔案信息，使檔案服務工作中的時間與空間概念發生了巨大變化。現代信息技術為檔案信息資源共享提供了條件。

3 檔案工作的新模式

隨著信息技術在疾控檔案管理工作中的運用，檔案工作的模式發生了巨大的變革。利用先進的管理手段，推動檔案事業的發展，使檔案工作向深度和廣度上發展，大大提高檔案工作的效率，保護檔案，延長其壽命，使疾控檔案管理逐步實現由傳統的手工管理模式向現代化、網絡化管理模式轉變。