淺談人力資源管理中的人事檔案管理

張瑋

人事檔案是我國人才主要信息的來源，是社會公共信息的重要組成部分。它通過社會載體，對國家人才進行分門別類，是國家或企業知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案的管理和現階段人力資源管理的發展存在十分密切的關系，人事檔案為人力資源管理提供可靠的人才資源和信息，成為選拔人才和重用人才的依據，為人力資源管理的發展帶來動力；同時人力資源的不斷發展也在一定程度上促進了人事檔案管理的發展，因此，二者相輔相成，密不可分。目前的發展狀況之下，管好用好人事檔案，對人才資源開發起著重要作用。因此，在研究過程中我們要不斷提出了一些完善目前人事檔案管理的發展應對對策，以期能更好地發揮其應有的職能，進而提高人事檔案管理在人力資源管理中的有效性。

1 人力資源管理中的人事檔案管理出現的問題

（一）在人事檔案中保證真實性是非常重要的，一旦人事檔案失去了真實性，也就失去了可利用的價值，在一定程度上減少了人事檔案的嚴肅性，這也就嚴重妨礙了人力資源的合理配置，偏離了人力資源管理發展的軌道。真實性是檔案的基本特性，沒有真實性，人事檔案也就失去了利用價值，失真現象削弱了人事檔案的嚴肅性。我們在工作中發現有的檔案材料中年齡越填越小，學歷越填越高，工齡越填越長，有的檔案材料甚至出現涂改痕跡。這些情況的出現，使檔案喪失了真實性、權威性、嚴肅性，使得人力資源計劃中的配置計劃、退休解聘計劃、補充計劃不能正確制定，必將對當前配置及未來人力資源的供求造成負面影響，從而有可能使組織錯過發展機遇。

（二）檔案材料內容簡單雷同，降低了人事檔案對人力資源開發的參考價值。人事檔案是一個人一生，從學習到工作實踐全面客觀地真實記錄，認真的做好人事檔案管理工作，才能將其運用到人力資源管理的工作中。但是，現階段很多單位對于人事檔案的材料記錄和核實，過于簡單和敷衍，很多檔案出現雷同的套話、空話記錄，導致不能真實的了解檔案中的人員信息，失去了價值，進而影響到員工的正常晉升和選拔，也影響到員工在今后工作中的積極性，降低了人事檔案對人力資源開發的參考價值。現今的人事檔案材料單一，內容抽象，鑒定、考察材料中套話、空話多，體現不出個性特色，失去真正意義上的參考價值，進而影響到員工的正常晉升和選拔，挫傷了員工的積極性，導致企業蒙受不必要的損失。

（三）個人檔案材料分散、缺失，破壞了人事檔案的整體性，降低了人力資源的效力。人事檔案的整理和存檔是一個整體的，銜接密切的過程，一旦由于管理或個人原因導致檔案不能及時歸檔和更新，就會給人力資源的管理工作增添麻煩。長期以來，由于宣傳力度不夠，個人不夠重視，致使檔案材料分散、缺失。如由于工作調動，致使一部分材料滯留在原單位；學生參加工作，檔案留在學校；取得學歷文憑，學歷材料存放在自己手里，等等。現階段人才流動性大，各單位為引進高素質人才，采取一系列措施吸引人才，包括為引進人才重新建檔。棄檔、重新建檔現象，破壞了人事檔案內容的完整統一，造成管理缺口，降低了人力資源的使用效力。

（四）人事檔案管理手段落后，制約了人力資源的開發。人事檔案管理的手段好壞也關系到人力資源的開發。近幾年來，隨著市場經濟的不斷發展，對于人事檔案管理的要求越來越科學化、規范化。很多單位現階段的人事檔案管理仍處在傳統的管理模式中，以手工操作、檢索為主，管理人員滿足于看攤守點，缺乏創新精神和競爭意識，無法為人力資源開發提供有效的服務，無法適應人力資源管理的發展趨勢，缺乏很好的創新和競爭意識，無法為人力資源的開發提供有效的服務。

2 人事檔案在人力資源管理中的作用

（一）人事檔案可以為人力資源管理提供真實可靠的人才信息，有利于人才的選拔和任用。對于國家和企業而言，只有知人善用才能使得其在工作崗位上發揮最大的作用，而知人善用最有效的方法就是必須要掌握人才的真實全面的信息。人事檔案的建立從根本上記錄了人才學習實踐經歷的整體信息，客觀的反應人才的基本特征和優勢，通過有效的記錄能準確的了解人才的狀況，為企業的選人、用人提供有價值的參考信息，得到知人善用的目的。有助于最大限度地發揮組織內人力資源的效力，人事檔案全面記錄了員工的個人經歷、德才表現及發展過程，通過檔案可以了解員工的過去，掌握現在，從而預測其發展潛力，及時發現人才，避免壓制人才，埋沒人才；依據人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚長避短，各司其職，最大限度地發揮人才效力。

（二）人事檔案關于人才的記錄和歸檔為國家和企業的一些重大決策提供了必要真實的依據。人力資源管理中對于人員的人事考核、晉級、獎懲等等，都離不開人事檔案提供的信息資料。通過真實客觀的資料分析，在人力資源管理中才能對員工的業績、素質、能力等進行綜合分析，做出相應的決策，從而保證國家或企業決策的科學化、合理化。影響人力資源需求的因素主要來自組織內部，有效的人事檔案對分析組織內部人力資源狀況是否適應組織的變革與發展要求，制定科學的人力資源計劃起著重要作用，脫離人事檔案管理而做的人力資源需求預測必然是盲目的。

（三）人事檔案的存在可以在一定基礎上優化人力資源的合理配置，實現人與物的完美結合，提高人力資源的使用效率和實用價值。人事檔案可以實現人力資源信息的共享，科學預測人力資源的需求，促進人才在各地區、行業、組織之間的合理流動，使人力資源從容的面對和處理人員流動、崗位變化、優勝劣汰等情況，得到最佳的配置。有利于人力資源需求預測的科學化與規范化。促進人力資源的合理配置，利用人事檔案能夠進一步了解員工的相關信息，從而對其進行科學管理，根據不同人才的能力和各類人才的不同特點，在組織內進行合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才配置到最能發揮作用的地方和崗位，充分發揮人才的特長，促進部門之間、系統之間、組織與組織之間人才合理有序地流動，避免人才擠壓和用非所學的現象產生，為企事業的發展迅速、合理地配置人力資源。

3 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

（一）為了適應知識經濟的不斷發展，適應人力資源管理的發展趨勢，要切實提高人事檔案管理人員的素質。傳統的人事檔案管理模式已經無法適應現代人力資源管理的需求，我們在引進高素質人才的同時，也要注重對人員的后期培訓和學習，以不斷適應變化的人力資源發展趨勢，全面提高人事檔案人員的責任心和使命感，積極主動地與各部門溝通協作，及時有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務。檔案管理人員要肩負起宣傳檔案法、普及檔案知識的重任，提高全民檔案意識，形成人人關心檔案的局面。

（二）建立健全合理的人事檔案管理制度。在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況的規章制度，必須進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在材料的收集上要做到及時、完整；在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實性；在材料歸檔中要做到分類準確，裝訂整齊；在遞轉檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠；在別人查閱、傳閱檔案時，要熱情服務而又不失原則，注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動地跟有關部門聯系，及時更新、補充檔案新材料。這一切，都離不開嚴格合理的規章制度。

（三）要加快人事檔案管理工作的科學化、現代化進程。隨著時代的發展，檔案材料不斷增多，傳統的管理模式對于檔案的查找帶來一定局限性，帶來諸多不便，容易延誤時間，而且出錯率較高。建立人事檔案現代化信息管理系統，通過微機終端和系統互聯，實現個人信息微機檢索和聯網查詢，及時更新檔案信息，最大效益地、更好地為國家單位各項事業的發展做出應有的貢獻。

隨著市場競爭的日益激烈，人事檔案管理工作必須轉變觀念才能在人力資源管理中起到很好的作用，從而把檔案工作延伸到經濟建設的最前沿。因此，人事檔案管理必須適應現代管理化管理的要求，積極拓展服務職能，才能為人力資源開發提供強有力的保障。