淺談醫院人事檔案的數字化管理

劉喜珍

摘 要：隨著數字化醫院建設和辦公自動化在現代醫院管理中的實現，醫院人事檔案的數字化管理已成為大勢所趨，革新檔案管理管理模式，實施網絡化、數字化管理，可提高人事檔案的全面、準確性，檢索利用的便捷性，更有利于對人員信息進行統計、分析，為領導決策提供有力依據。

關鍵詞：醫院；人事檔案；數字化；管理

1 引言

人事檔案管理是醫院人力資源工作一項重要內容，隨著醫藥衛生體制改革和事業單位人事制度改革的深入，醫院管理向精細化、科學化管理變革，由此也帶動了傳統的醫院人事檔案管理手段向數字化管理轉變。

2 當前醫院人事檔案管理工作中的普遍不足

2.1 人事檔案管理意識薄弱，領導不夠重視

長期以來，相對“醫療”、“教學”、“科研”等醫院核心工作，檔案管理處于一個從屬的地位，人事檔案管理工作的重要性常為醫院管理者所忽視，認為這是一項可有可無的工作，因此對檔案管理部門關于安排工作場所、配備專職檔案管理人員以及投入設備等方面述求往往不夠重視。

2.2 傳統的人事檔案管理模式耗時費力，且檔案的完整性、及時性難以保障

傳統的檔案管理模式側重對靜態性資料的描述，所收集的的資料注重歷史性和過去時的記錄。與此同時，隨著醫院規模的不斷擴大，人事檔案歸檔的難度與之俱增且工作量的大幅提升，如果發生歸檔錯誤，則需要對各類檔案進行核對、查找，工作量耗大。此外，個人信息查找困難，且多次翻閱原件，極易造成檔案毀損。

2.3 檔案資料的使用范圍受限，利用率不高

在實現數字化管理之前，大量的人事檔案只能靠手工建檔登記造冊，如需要進行檔案的查找、編輯、數據分析等相關工作，只能依靠人工檢索，工作效率低下，制約了檔案信息數據的利用。

2.4 檔案管理人員素質亟待加強

在人員配備方面檔案管理人員素質往往良莠不齊，在現有的檔案管理人員中“半路出家”或兼職不再少數，檔案專業出身的更是鳳毛麟角，檔案管理人員整體知識結構不合理，專業性差，也影響了檔案數字化進程。

3 醫院人事檔案實現數字化管理的特征

3.1 醫院人事檔案檔案實現數字化管理的優點

3.1.1提高檔案管理工作效率。由于電腦運行速度快，信息存儲量大、計算精度高，能有效提高工作效率，為管理人員工作“減負”，使之能有更多時間鉆研如何進一步改進和完善檔案管理工作。

3.1.2 提高檔案信息的利用率。人事檔案是醫院管理者選材任用人的重要依據。運用數字化手段管理人事檔案，能突破地域和時間限制，在短時間內為領導決策提供最翔實的資料，提高人事檔案信息的利用率。

3.1.3延長檔案原始材料的壽命。電子檢索杜絕了因重復調檔、查閱、摘抄而導致的原件磨損，對原始檔案的保存有積極的意義。

3.2 檔案數字化管理中可能存在的隱患

在肯定檔案數字化管理各項優點的同時，我們還應認識、防范和有效避免檔案管理數字化可能存在的弊端。

3.2.1 檔案信息的原始性與真實性。電子檔案信息由手工錄入形成，在此過程中可能由于錄入失誤而出錯，也可能改動而未留下留痕跡，因此保障其原始性和真實性是要數字檔案管理過程中要解決的首要問題。

3.2.2檔案信息的安全與保密性問題。人事檔案信息由高度的機密性，因此應建立行之有效的安全保密規定，設置科學嚴謹的查閱權限。加強系統安保，嚴防失密、泄密。

3.2.3憑證價值問題。由于電子文件本身不可避免的原始信息的可變性、不穩定性以及人們對其可靠程度的懷疑心理，使之難以成為合法的證據。

4 醫院人事檔案數字化管理體系建設

建立、健全人事檔案數字化管理體制.主要包括如下幾方面：

4.1 提升人事檔案從業人員業務素養

定期開展人事檔案管理人員政治素養和業務能力培訓，提高人事檔案管理人員的業務水平，更加嫻熟地掌握現代信息管理技術，并運用于工作中。

4.2遴選研發完善、安全系數高的檔案管理軟件

科學的人事檔案信息系統是實現人事檔案數字化管理的前提，只有選用一套成熟、完善的人事檔案信息系統，才能實現工作效率整體提高和檔案信息的便捷使用。因此在建設數據庫的過程中，首先，數據庫的容量要大，能夠涵蓋人員信息的各個方面；其次建立各類數據的檢索與查詢功能；其三數據錄入應標準化、統一化，系統能夠對海量的信息數據進行分類、歸檔、統計，從而更好地應用。

4.3建立和完善人事檔案數字化管理的各項規定

這包括對數字化檔案的收集、整理、使用、保管等各個環節做出科學、具體的規定，使每一項工作都有章可循，并在實際運用中不斷提高。

綜上所述，醫院人事檔案管理工作應結合時代發展，加強檔案信息化體系建設和提高從業人員素質，用現代化的管理手段管好檔案，更用活檔案，推動醫院人事管理工作發展。

參考文獻

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