淺談如何加強計生檔案的科學管理

余明強

摘 要：我國是多民族的國家，五十六個民族共同構成了一個統一的整體，我國人口基數大，目前已經超過十三億人口，占世界總人口的五分之一。隨著改革開放的不斷深入，我國提倡計劃生育政策，因此計生檔案的管理變得尤為重要，政府和相關部門對計生檔案的管理也越來越重視。但是目前我國的計生檔案管理存在不同程度的問題，筆者主要對目前存在的問題進行闡釋，并且提出一些切實可行的解決措施。

關鍵詞：管理；政策；措施

我國地域遼闊，人口眾多，是一個典型的發展中國家。隨著經濟水平的提高，國民綜合素質的提高，針對我國人口膨脹的問題提出了“計劃生育”政策，計劃生育是符合我國國情的基本國策，主要內容是提倡晚婚、晚育、少生、優生。我國的人口從建國初期就開始不斷的膨脹，目前已經占據世界總人口的五分之一，巨大的人口數量將會導致地球承受力的減弱，因此相關的專家和領導人提出計劃生育政策控制我國人口的激增。計劃生育有助于提高我國的綜合實力，加強我國的經濟實力，在此過程中計生檔案的管理變的尤為重要。

1.我國傳統計生檔案中存在的問題

1.1 工作人員綜合素質不高

根據我國目前調查的情況不難發現，很多的計生檔案管理人員整體素質偏低，大多文化水平較低，沒有受過專業的知識培訓，甚至在上崗前都沒有進行相關工作的經驗。另外很多領導不夠重視計生檔案的管理，工作上出現敷衍塞責的現狀，并且還有的計生檔案的管理者是已經退休的老人，只是為了打發時間或者填補空缺暫時頂替。很多的檔案管理人員都是臨時兼職，對待工作態度較為松散，沒有一顆責任心，不懂得基本的檔案管理工作知識，對待突發狀況缺乏處理的能力，這都是我國現存的實際并且有待解決的問題。

正因為工作人員的非專業化，經常會發現不同程度的重要數據丟失的情況，這不僅僅會影響我國的計劃生育工作，也會耽誤政府等相關部門的政策制定。

1.2 檔案管理方法欠妥當

計生檔案的管理著大多沒有受過正規的上崗前培訓，加上自身綜合素質較低，并且人員變動較大，因此在檔案管理的方法上有不妥之處。目前，我國的經濟發展水平不平衡，很多落后的農村和經濟欠發達地區計生檔案的管理還是以手工的方式來記錄數據，這種人工的記錄方式很容易出錯，而且一旦數據丟失很難找回，并且速度慢，效率低。查找資料的時候也很耗費時間，隨著時間的推移，很多的案卷資料都有不同程度的破損或者丟失，很多的記錄也比較的混亂，很難從存在的數據中得出存在的問題，這給以后的計劃生育工作進行非常不利。

根據調查發現，在我經濟落后的農村沒有專門的檔案室，再加上缺乏專業的管理人員，很多檔案文件都是隨機擺放，分門別類就更談不上了，管理混亂，記錄馬虎，有的檔案資料已經殘損不堪，難以從中獲得有效的信息。

2.加強計生檔案管理的措施

2.1 強化計生檔案的管理隊伍

傳統的計生檔案的管理者普遍素質較低，因此我們應該最大限度的建設一支專業化隊伍。首先，領導要加強對計生工作的支持和重視，只有在意識上重視起來，才有利于后期工作的展開。

每一個檔案管理人員都有著維護檔案安全的責任，一定要保證檔案的完整性和保密性，要不斷的提醒自己應該端正工作態度，要想著自己身上所肩負的責任和使命，不斷地提高思想意識、政治素養和綜合素質，千萬不可以馬馬虎虎，敷衍塞責，要想著全心全意為人民服務，把自己的榮辱和國家的榮辱聯系在一起，在遇到利益沖突的時候，一定要舍棄個人利益，保護國家利益，要想著國家利益高于一切。要加強紀律性，不斷的提高自己的法律意識和紀律意識，要認真聽取國家政策和方針的制定，不斷的改進工作方法，本著實事求是的原則進行工作，并且嚴格遵守工作中的規章制度。

基層的計生檔案管理者應該有著較高的文化水平，其次有著較高的綜合素質水平。對待工作要積極認真，能夠踏實、穩重、及時的匯報工作、并且要根據實際工作的內容不斷的改進方法，虛心的聽取上級的意見和建議，要求工作基層計生檔案管理工作者思想進步，行動進步，嚴厲杜絕敷衍了事的工作態度。各個計生部門都應該加強對基層管理者的監督和檢查，定期的進行專業培訓，實行考核機制，提高工作積極性，對于工作態度認真的工作人員實行獎勵制度，進行表彰學習；相反對待那些只搞形式主義的工作者嚴厲批評，只有這樣才能從本質上加強計生檔案的管理。

2.2 實現數據網絡化

隨著經濟全球化的發展，各國之間的聯系越來越密切，經濟全球化的發展在一定程度上也導致了信息全球化。今天是一個信息時代，互聯網的運用豐富了人們的生活，也給人們的工作帶來了便捷。

因此在計生檔案的管理工作中我們應當充分利用信息和網絡，實現系統網絡化。首先，基層工作的管理者應該對計算機技術有一定的了解，能熟悉電腦的操作，將數據輸入電腦，并且妥善保存，實現責任到位制度。各個部門都需要積極加入，形成有條不紊的工作流程，相互監督，相互督促。要根據實際情況引進先進的管理手段，充分利用計算機和互聯網不可比擬的優勢，進行工作中合理的變革，不斷學習新的知識，形成有效的工作流程。

實現數據網絡化，可以將所有的數據都輸入電腦，在一定程度上節約了人力和物力，并且有助于防止數據的丟失，也增強了數據的保密性和系統性。相比較傳統的記錄方式而言，計算機和多媒體技術豐富了數據記錄的多樣性。

2.3 實現科學化管理

科學的管理方法有助于政策的制定，也有助于工作效率的提高。計生檔案管理者應該科學的進行檔案材料的管理，定期定點的進行檔案整理和歸納。

上級領導要及時的對工作者進行培訓，講授檔案管理工作的注意事項、基礎操作、專業知識等，不斷的提高檔案人員的綜合素質，加強思想覺悟。領導要制定科學的工作方法，在從業人員中挑選出適合并且有能力勝任該項工作的人，關注該工作人員的思想意識和學習能力，并且進行定期的考核。實行一定的獎勵機制，對與工作態度認真，有進步的工作者進行一定程度上的獎勵。最后，領導要及時的與計生檔案的管理人員盡心溝通，在相互了解中不不斷地改進工作方法，管理的專業化和標準化都有利于檔案的收集和存儲。

3 結束語

計劃生育政策是一項符合我國國情的基本國策，因此應該大力推行，所以計生檔案的管理工作不是一蹴而就的，它需要領導和相關工作人員的積極配合。當然計生檔案管理依舊是我國應該規范的一個部門，需要不斷的提高管理者的思想意識和工作意識，培養工作者良好的職業道德和職業品德，不斷的提高思想覺悟。我們的領導和政府部門一定要提高對計生檔案管理部門的重視程度，檔案管理在計劃生育中有著十分重要的作用，我們相信隨著管理隊伍的專業化，加上性質有效的科學管理手段一定可以提高計生檔案的管理水平。

參考文獻

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