淺談如何加強(qiáng)計(jì)生檔案的科學(xué)管理

余明強(qiáng)

摘 要：我國(guó)是多民族的國(guó)家，五十六個(gè)民族共同構(gòu)成了一個(gè)統(tǒng)一的整體，我國(guó)人口基數(shù)大，目前已經(jīng)超過(guò)十三億人口，占世界總?cè)丝诘奈宸种?。隨著改革開(kāi)放的不斷深入，我國(guó)提倡計(jì)劃生育政策，因此計(jì)生檔案的管理變得尤為重要，政府和相關(guān)部門對(duì)計(jì)生檔案的管理也越來(lái)越重視。但是目前我國(guó)的計(jì)生檔案管理存在不同程度的問(wèn)題，筆者主要對(duì)目前存在的問(wèn)題進(jìn)行闡釋，并且提出一些切實(shí)可行的解決措施。

關(guān)鍵詞：管理；政策；措施

我國(guó)地域遼闊，人口眾多，是一個(gè)典型的發(fā)展中國(guó)家。隨著經(jīng)濟(jì)水平的提高，國(guó)民綜合素質(zhì)的提高，針對(duì)我國(guó)人口膨脹的問(wèn)題提出了“計(jì)劃生育”政策，計(jì)劃生育是符合我國(guó)國(guó)情的基本國(guó)策，主要內(nèi)容是提倡晚婚、晚育、少生、優(yōu)生。我國(guó)的人口從建國(guó)初期就開(kāi)始不斷的膨脹，目前已經(jīng)占據(jù)世界總?cè)丝诘奈宸种?，巨大的人口?shù)量將會(huì)導(dǎo)致地球承受力的減弱，因此相關(guān)的專家和領(lǐng)導(dǎo)人提出計(jì)劃生育政策控制我國(guó)人口的激增。計(jì)劃生育有助于提高我國(guó)的綜合實(shí)力，加強(qiáng)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，在此過(guò)程中計(jì)生檔案的管理變的尤為重要。

1.我國(guó)傳統(tǒng)計(jì)生檔案中存在的問(wèn)題

1.1 工作人員綜合素質(zhì)不高

根據(jù)我國(guó)目前調(diào)查的情況不難發(fā)現(xiàn)，很多的計(jì)生檔案管理人員整體素質(zhì)偏低，大多文化水平較低，沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)，甚至在上崗前都沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)工作的經(jīng)驗(yàn)。另外很多領(lǐng)導(dǎo)不夠重視計(jì)生檔案的管理，工作上出現(xiàn)敷衍塞責(zé)的現(xiàn)狀，并且還有的計(jì)生檔案的管理者是已經(jīng)退休的老人，只是為了打發(fā)時(shí)間或者填補(bǔ)空缺暫時(shí)頂替。很多的檔案管理人員都是臨時(shí)兼職，對(duì)待工作態(tài)度較為松散，沒(méi)有一顆責(zé)任心，不懂得基本的檔案管理工作知識(shí)，對(duì)待突發(fā)狀況缺乏處理的能力，這都是我國(guó)現(xiàn)存的實(shí)際并且有待解決的問(wèn)題。

正因?yàn)楣ぷ魅藛T的非專業(yè)化，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)不同程度的重要數(shù)據(jù)丟失的情況，這不僅僅會(huì)影響我國(guó)的計(jì)劃生育工作，也會(huì)耽誤政府等相關(guān)部門的政策制定。

1.2 檔案管理方法欠妥當(dāng)

計(jì)生檔案的管理著大多沒(méi)有受過(guò)正規(guī)的上崗前培訓(xùn)，加上自身綜合素質(zhì)較低，并且人員變動(dòng)較大，因此在檔案管理的方法上有不妥之處。目前，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不平衡，很多落后的農(nóng)村和經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)計(jì)生檔案的管理還是以手工的方式來(lái)記錄數(shù)據(jù)，這種人工的記錄方式很容易出錯(cuò)，而且一旦數(shù)據(jù)丟失很難找回，并且速度慢，效率低。查找資料的時(shí)候也很耗費(fèi)時(shí)間，隨著時(shí)間的推移，很多的案卷資料都有不同程度的破損或者丟失，很多的記錄也比較的混亂，很難從存在的數(shù)據(jù)中得出存在的問(wèn)題，這給以后的計(jì)劃生育工作進(jìn)行非常不利。

根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在我經(jīng)濟(jì)落后的農(nóng)村沒(méi)有專門的檔案室，再加上缺乏專業(yè)的管理人員，很多檔案文件都是隨機(jī)擺放，分門別類就更談不上了，管理混亂，記錄馬虎，有的檔案資料已經(jīng)殘損不堪，難以從中獲得有效的信息。

2.加強(qiáng)計(jì)生檔案管理的措施

2.1 強(qiáng)化計(jì)生檔案的管理隊(duì)伍

傳統(tǒng)的計(jì)生檔案的管理者普遍素質(zhì)較低，因此我們應(yīng)該最大限度的建設(shè)一支專業(yè)化隊(duì)伍。首先，領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)計(jì)生工作的支持和重視，只有在意識(shí)上重視起來(lái)，才有利于后期工作的展開(kāi)。

每一個(gè)檔案管理人員都有著維護(hù)檔案安全的責(zé)任，一定要保證檔案的完整性和保密性，要不斷的提醒自己應(yīng)該端正工作態(tài)度，要想著自己身上所肩負(fù)的責(zé)任和使命，不斷地提高思想意識(shí)、政治素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，千萬(wàn)不可以馬馬虎虎，敷衍塞責(zé)，要想著全心全意為人民服務(wù)，把自己的榮辱和國(guó)家的榮辱聯(lián)系在一起，在遇到利益沖突的時(shí)候，一定要舍棄個(gè)人利益，保護(hù)國(guó)家利益，要想著國(guó)家利益高于一切。要加強(qiáng)紀(jì)律性，不斷的提高自己的法律意識(shí)和紀(jì)律意識(shí)，要認(rèn)真聽(tīng)取國(guó)家政策和方針的制定，不斷的改進(jìn)工作方法，本著實(shí)事求是的原則進(jìn)行工作，并且嚴(yán)格遵守工作中的規(guī)章制度。

基層的計(jì)生檔案管理者應(yīng)該有著較高的文化水平，其次有著較高的綜合素質(zhì)水平。對(duì)待工作要積極認(rèn)真，能夠踏實(shí)、穩(wěn)重、及時(shí)的匯報(bào)工作、并且要根據(jù)實(shí)際工作的內(nèi)容不斷的改進(jìn)方法，虛心的聽(tīng)取上級(jí)的意見(jiàn)和建議，要求工作基層計(jì)生檔案管理工作者思想進(jìn)步，行動(dòng)進(jìn)步，嚴(yán)厲杜絕敷衍了事的工作態(tài)度。各個(gè)計(jì)生部門都應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)基層管理者的監(jiān)督和檢查，定期的進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，實(shí)行考核機(jī)制，提高工作積極性，對(duì)于工作態(tài)度認(rèn)真的工作人員實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)制度，進(jìn)行表彰學(xué)習(xí)；相反對(duì)待那些只搞形式主義的工作者嚴(yán)厲批評(píng)，只有這樣才能從本質(zhì)上加強(qiáng)計(jì)生檔案的管理。

2.2 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，各國(guó)之間的聯(lián)系越來(lái)越密切，經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展在一定程度上也導(dǎo)致了信息全球化。今天是一個(gè)信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用豐富了人們的生活，也給人們的工作帶來(lái)了便捷。

因此在計(jì)生檔案的管理工作中我們應(yīng)當(dāng)充分利用信息和網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。首先，基層工作的管理者應(yīng)該對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)有一定的了解，能熟悉電腦的操作，將數(shù)據(jù)輸入電腦，并且妥善保存，實(shí)現(xiàn)責(zé)任到位制度。各個(gè)部門都需要積極加入，形成有條不紊的工作流程，相互監(jiān)督，相互督促。要根據(jù)實(shí)際情況引進(jìn)先進(jìn)的管理手段，充分利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)不可比擬的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行工作中合理的變革，不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)，形成有效的工作流程。

實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化，可以將所有的數(shù)據(jù)都輸入電腦，在一定程度上節(jié)約了人力和物力，并且有助于防止數(shù)據(jù)的丟失，也增強(qiáng)了數(shù)據(jù)的保密性和系統(tǒng)性。相比較傳統(tǒng)的記錄方式而言，計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)豐富了數(shù)據(jù)記錄的多樣性。

2.3 實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理

科學(xué)的管理方法有助于政策的制定，也有助于工作效率的提高。計(jì)生檔案管理者應(yīng)該科學(xué)的進(jìn)行檔案材料的管理，定期定點(diǎn)的進(jìn)行檔案整理和歸納。

上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)的對(duì)工作者進(jìn)行培訓(xùn)，講授檔案管理工作的注意事項(xiàng)、基礎(chǔ)操作、專業(yè)知識(shí)等，不斷的提高檔案人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)思想覺(jué)悟。領(lǐng)導(dǎo)要制定科學(xué)的工作方法，在從業(yè)人員中挑選出適合并且有能力勝任該項(xiàng)工作的人，關(guān)注該工作人員的思想意識(shí)和學(xué)習(xí)能力，并且進(jìn)行定期的考核。實(shí)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)與工作態(tài)度認(rèn)真，有進(jìn)步的工作者進(jìn)行一定程度上的獎(jiǎng)勵(lì)。最后，領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)的與計(jì)生檔案的管理人員盡心溝通，在相互了解中不不斷地改進(jìn)工作方法，管理的專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化都有利于檔案的收集和存儲(chǔ)。

3 結(jié)束語(yǔ)

計(jì)劃生育政策是一項(xiàng)符合我國(guó)國(guó)情的基本國(guó)策，因此應(yīng)該大力推行，所以計(jì)生檔案的管理工作不是一蹴而就的，它需要領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員的積極配合。當(dāng)然計(jì)生檔案管理依舊是我國(guó)應(yīng)該規(guī)范的一個(gè)部門，需要不斷的提高管理者的思想意識(shí)和工作意識(shí)，培養(yǎng)工作者良好的職業(yè)道德和職業(yè)品德，不斷的提高思想覺(jué)悟。我們的領(lǐng)導(dǎo)和政府部門一定要提高對(duì)計(jì)生檔案管理部門的重視程度，檔案管理在計(jì)劃生育中有著十分重要的作用，我們相信隨著管理隊(duì)伍的專業(yè)化，加上性質(zhì)有效的科學(xué)管理手段一定可以提高計(jì)生檔案的管理水平。

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