新時期如何做好人事代理檔案管理工作

高平善

隨著計算機網絡技術的快速發展，人們的工作生活已進入了一個全新的信息網絡化時代，社會正在向信息網絡化、數字化、智能化的時代邁進，傳統的手工操作的人事代理檔案管理模式面臨著信息網絡化的機遇與挑戰，作為濮陽市人事代理檔案管理的一名工作者，在新時代、新朝流下，該如何抓住機遇面對挑戰，戰勝自我，去做好人事代理檔案管理的工作呢？該如何讓人事代理檔案管理進入計算機網絡信息平臺，為用戶提供更便捷服務的需求，我認為該從以下幾方面做起。

1 首先要轉變思想

思想引領行為。人事代理檔案管理要改變以往的傳統操作模式，首先檔案管理工作人員思想要轉變，結合多年的人事代理檔案管理工作實踐的經驗，放開視野，轉變思路，用計算機信息網絡化提供的平臺去思考人事代理檔案管理工作的新路徑，人事代理檔案管理工作人員必須強化思想認識，進一步加強對計算機信息網絡化知識的學習與積累，時刻關注周邊地市檔案管理工作出現的新形勢、新變化，預測人事代理檔案管理工作將來的走向與趨勢，用信息網絡化的思維方式開始從事檔案管理工作的學習與研究，用電腦輸入替代手工紙寫記錄，用電子文件替代一本本手工書寫記錄，從點滴檔案管理工作做起，將人事代理檔案管理工作由原來的手工操作隨著思維轉變向現代的計算機信息網絡化方向發展。

2 信息化服務的理念

在人事代理檔案管理工作中，信息化服務的理念，首先是要采集、存儲、上傳信息，把所有存檔人員的基本信息詳細地收集到位，建立一個人事代理檔案電子文檔數據庫存儲，把這個電子文檔數據庫上傳到前后臺共享信息。二是利用這個電子文檔數據庫辦公，針對每天借取查閱檔案的用戶，利用電子文檔數據庫對用戶辦理借取查詢服務需求，并把借取查閱的信息能夠在前后臺的電子文檔數據庫中共享，對前后臺查詢提供信息服務。三是根據服務需求的不同對數據庫進行篩選、提取加工成不同的信息模塊，進行存儲、上傳信息提供服務。四是對到齡退休的人員能夠利用電子文檔數據庫篩選加工成信息模塊，信息上傳為申報退休提供信息服務。五是為領導決策需求提供信息模塊數據，利用電子文檔數據庫篩選加工成信息模塊數據，上傳給領導提供決策服務需求。

3 利用信息網絡，提供多種服務方式

信息網絡時代，人事代理檔案電子數據文檔，需要改變以往的傳統服務方式，利用網絡信息平臺在服務上提供多種方式。例如一個網絡女式內衣專賣店，為滿足女顧客的需求，店里提供了各式各樣款式，價位也各不相同，以滿足不同層次顧客的需求，顧客可以到實體店里直接選購，也可以在家上網直接購買。我們的人事代理檔案數據電子文檔，就要像內衣專賣店一樣，能夠在信息網絡上提供不同電子文檔供服務對象查詢，提供多種服務方式，服務對象查詢人事代理檔案電子文檔不再受時間的約束、距離的限制，根據自己的需要上網直接查詢。這就需要我們人事代理檔案管理人員開發制作各種不同的電子數據文件，使檔案電子信息資源得到廣泛的應用與發揮。這就要求人事代理檔案管理工作者要主動學習信息網絡的技能，會制作開發各種電子文檔去滿足不同服務對象的需求，提供新式網絡服務方式。

4 利用信息網絡技術，改變工作方式

一是建立人事代理檔案管理網站。絡網是時代的產物，要跟上時代的發展，人事代理檔案管理工作必須建立自己的網站，開展網上查詢瀏覽服務的功能，要利用計算機網絡技術，為人事代理檔案電子文檔制作專用的檔案管理查詢網頁。開放人事代理檔案網頁，提供網絡查詢服務。人事代理代理檔案管理工作者建立自己的數據庫，能夠在網頁進行管理，實現人事代理檔案數字化信息資源的管理，通過信息網絡技術對網頁進行制作、修改、刪除。

二是利用人事代理檔案人員的基本數據信息，建立“人事代理檔案數據庫管理中心”，人事代理檔案管理要采用信息化的技能，在人事代理前臺窗口登記收集信息的基礎上，建立人事代理檔案數據庫管理中心，使人事代理檔案數據、登記信息數據進行集中管理，對一些需要保存的信息登記，可采用移動硬盤、U盤等形式進行儲存，人事代理檔案管理也在頁網上編制一些限制性的電子信息文檔的查詢、瀏覽服務，在網頁上提供電子文檔信息化資源共享，提升電子文檔資源的使用范圍。

三是信息傳遞網絡化。前臺接收登記檔案的窗口與后臺保險扣劃部門以及人事代理檔案室，信息傳遞可以利用電子文檔在網上進行，單條信息的變更也可以利用電子文檔在網上進行交流與修改，信息傳遞實現網絡化，工作人員省時又省力。

四是搭建網絡交流平臺。在當今的信息網絡化時代，就象網店一樣，要開通網絡在線服務平臺，利用QQ、微信等等功能，搭建起工作人員與服務對象交流的平臺，服務對象在登記人事代理檔案管理網站時，遇到問題時，可以隨時與工作人員進行交流。工作人員通過在線服務為服務對象答疑解難，工作人員與服務對象不用再見面，二者交流實現網絡化辦公。

五是拓寬網絡服務范圍，增設弱勢群體優惠政策網絡咨詢服務項目。濮陽市進行人事代理的服務對象大多來自于破產的企業、重組合并的企業，被單位解除勞動關系的人員，退伍后沒有安置的自謀職業的軍人等等，這些人員大多是社會弱勢群體，國家針對這些人員出臺了很多相關的優惠政策，為了這個群體的合法權益得到保障，作為政府部門的人事代理檔案管理部門，我們有責任讓他們了解這方面的政策信息，因此，我們很有必要在網上專門開設一個弱勢群體政策咨詢欄目，方便這些人員了解查詢國家的優惠政策，使他們的合法的權益得到保障，國家的優惠政策也落實到位。

六是強化學習，掌握計算機網絡技術。對采集到的檔案信息會進行網絡化管理，使人事代理檔案數據資源能夠得到廣泛的利用。這就需要人事代理檔案管理工作者要強化學習，鉆研計算機網絡技術，能夠利用信息網絡化管理系統實現檔案信息登記、編號、分類、分節、檢索、編目、查詢、篩選，并能利用數據資源按類別索引出不同的數據庫，以滿足前后臺工作人員、領導及服務對象不同的需求，真正達到檔案數據庫共享信息資源。

七是電子文件自動上傳，人事代理實現網上受理。人事代理檔案信息網絡化使檔案信息收集更方便。檔案管理工作者在網頁利用自己的電子文檔窗口建立自動上傳功能。在網絡里建立檔案數據庫，把新的人事代理檔案信息存檔到數據庫里，這就需要建立一個新的信息化人事代理檔案管理系統，其它檔案管理部門就有很多大同小異的檔案管理信息系統。它們的工作原量基礎上沒有什么區別，服務對象利用網站傳遞自己的檔案信息電子文檔到人事代理檔案數據庫網絡平臺上，人事代理檔案管理工作者利用信息系統進行分類歸檔，實現網上受理。

八是人事代理檔案信息開發創新利用。人事代理檔案信息的使用與開發是人事代理檔案管理工作者的一項重要的職能，提供最佳的檔案管理服務水平，是對人事代理工作的支持，人事代理檔案管理工作者能為人事代理服務對象本人、前臺窗口工作人員、后臺扣款人員、申報休退的工作人員等提供不同的服務信息，所以說，人事代理檔案管理工作做好信息的開發與利用對人事代理整體工作來說非常關鍵。新時期，人事代理檔案信息的開發和利用經常使用的是電子信息文檔的方式，利用電子信息化、網絡化進行的高層次的技術管理和開發，擴大電子文檔的信息，能夠使每一位人事代理人員和部門的工作人員都能達到信息共享，這對人事代理檔案管理工作實現信息網絡化非常重要。

總之，隨著計算機信息網絡時代的到來，給我們人事代理部門的檔案管理工作帶來了很多機遇與挑戰，作為一位人事代理檔案管理工作者，應該腳踏實地，積極學習信息網絡技術知識，提升自己的業務素質與服務能力，讓自己能成為一名優秀的檔案管理工作者。