科研項目檔案特點及管理要求

王繼榮

摘 要：本文由實際工作出發(fā)，簡要說明了科研項目檔案專業(yè)性、多樣性、成套性、復(fù)雜性、高價值的特點，以及做好科研項目檔案管理的幾點要求：一是領(lǐng)導(dǎo)重視，二是責(zé)任清晰，三是全員參與，四是全程管理，五是整理規(guī)范，六是移交及時。

關(guān)鍵詞：科研項目；檔案特點；管理要求

1 科研項目檔案特點

科研項目檔案是企（事）業(yè)單位在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的文件材料。科研項目檔案是科技成果的重要組成部分，它真實記錄了科學(xué)技術(shù)研究的整個過程，是科研項目推廣應(yīng)用的依據(jù)和憑證，是科研院所重要的知識資產(chǎn)，是國家的寶貴財富。

科研項目檔案內(nèi)容具有專業(yè)性，載體呈多樣性，來源廣泛又自成體系，對現(xiàn)實工作具有極大的參考作用。

2 管理要求

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視

科研項目實行項目負(fù)責(zé)人制。

項目負(fù)責(zé)人是項目實施的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)制定實施方案和工作計劃，對項目的經(jīng)費使用、進(jìn)度、學(xué)術(shù)水平、項目完成情況、安全、質(zhì)量、保密、檔案等承擔(dān)直接責(zé)任，所以這里的領(lǐng)導(dǎo)特別強(qiáng)調(diào)是項目負(fù)責(zé)人。

項目負(fù)責(zé)人必須充分認(rèn)識到，科研項目檔案管理是科研管理的重要組成部分，建立科學(xué)規(guī)范、完整齊全的項目檔案是科研成果展示的需要，更是科研工作繼承性、連續(xù)性、反復(fù)性特點的長遠(yuǎn)需要。重視和加強(qiáng)科研項目檔案工作，可以積累和總結(jié)科學(xué)技術(shù)研究工作的成果和經(jīng)驗，避免不必要的重復(fù)勞動，可以提升科研管理水平，提高科研工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展。因此，項目組成立之時，項目負(fù)責(zé)人就要將檔案工作列入計劃，指定專人負(fù)責(zé)項目文件的形成、標(biāo)識、收集和積累。一旦項目完成，項目負(fù)責(zé)人立即組織歸檔，對項目研究過程中產(chǎn)生的所有文件進(jìn)行價值鑒定，確定項目檔案密級、保管期限及提供利用范圍，嚴(yán)把審查關(guān)。

2.2 責(zé)任清晰

由于一個科研項目會涉及上級主管部門和多家參與單位，所以科研項目文件的形成主體也是多方面的，為確保科研項目檔案的完整性，做好文件收集，就必須首先明確歸檔工作相關(guān)方，責(zé)任清晰。

這其中，項目組是第一位的，因為科研管理以項目為中心，以項目組為基本活動單元。科研項目文件絕大部分產(chǎn)生于項目組，項目組是歸檔工作的責(zé)任主體；第二是科研管理部門，上級主管機(jī)關(guān)的各類發(fā)文，包括：立項批復(fù) 、評審意見、過程檢查、項目調(diào)整及驗收結(jié)論、鑒定證書等，上傳下達(dá)過程中應(yīng)注意收集原件；項目組上報的科研方案、年度工作計劃、年終工作總結(jié)及其它材料，如：中期評估報告、驗收申請報告和經(jīng)費文件等，作為憑證，科研管理部門應(yīng)審批確認(rèn)，并簽字蓋章，待項目結(jié)題驗收后歸檔；第三是協(xié)作單位，項目組簽訂合同協(xié)議時，要明確科研文件材料的歸屬，明確對方提供文件資料的范圍、深度、質(zhì)量、數(shù)量和移交時間等，保證項目主持單位保存該項目的整套檔案；第四是設(shè)備供應(yīng)商，科研項目批復(fù)時，常常包括設(shè)備經(jīng)費。所以，簽訂設(shè)備采購合同時，也應(yīng)設(shè)立專門條款，明確供應(yīng)商提供完工文件的內(nèi)容、份數(shù)及相關(guān)要求。

2.3 全員參與

項目承擔(dān)單位必須樹立全員參與，人人都是兼職檔案員的歸檔意識。

科研人員是報告的撰寫者，是實驗的記錄員，是合同的簽訂者或執(zhí)行人，關(guān)乎每一份文件的完整性和準(zhǔn)確性。檔案因為其固有的原始記錄性和依據(jù)憑證功能，要求每份文件如果涉及簽字蓋章，必須手續(xù)齊全完備。如果涉及更改，必須有更改依據(jù)和更改人簽字確認(rèn)，并履行相應(yīng)的審批手續(xù)。

管理人員是項目的服務(wù)者，簡化工作流程，提高工作效率，做好項目文件控制，確保關(guān)鍵性、核心材料的形成和歸檔，是職責(zé)所在。檔案工作的目標(biāo)就是實現(xiàn)項目文件的集中、有序管理，讓分散的、隱性的知識和技術(shù)真正固化下來，而不是保存在科研人員的頭腦中、電腦中，更不是散落在實驗室里、辦公桌上。

檔案人員管好這些凝聚著科研人員智慧和汗水的檔案，對于展示今天的科研成果是必要的，對于明天的科學(xué)研究工作也是非常重要的。搞科研、做設(shè)計，通常上一階段的成果，是輸出文件，對于下一環(huán)節(jié)，更是輸入文件。探索和發(fā)現(xiàn)，不就是要站在巨人的肩膀上嗎。所以，無論科研人員，還是管理人員，對歸檔工作要認(rèn)識一致，步調(diào)一致，形成齊抓共管的良好局面。

2.4 全程管理

項目取得立項批復(fù)后，檔案部門要積極實踐項目檔案管理的“三納入”、“四同步”，實行全程管理，具體措施簡單表述為“抓兩頭，促中間”。

開頭，即：接到項目計劃任務(wù)或簽訂合同時，歸檔工作就納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入規(guī)章制度和程序文件，納入崗位職責(zé)。專兼職檔案人員即根據(jù)科研任務(wù)和項目特點，按照國家法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和相關(guān)管理辦法，制定準(zhǔn)確適用的項目文件歸檔范圍，并提出科研文件材料的歸檔要求，同時著手收集開題論證報告、項目建議書、任務(wù)書及相關(guān)批復(fù)性文件等。

過程中間，由于科研項目的研究周期少則數(shù)月，長則數(shù)年，為確保項目文件能充分記錄整個研究過程，檔案人員既要隨時追蹤了解項目進(jìn)展計劃，又要定期深入科研一線，仔細(xì)檢查科研項目文件材料的形成、積累情況。督促項目組在研究實驗階段及時記錄、及時整理、及時小結(jié)，做到記錄準(zhǔn)確、圖紙準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，并按文件重要性、類別或形成時間，建立臺賬，做好預(yù)立卷。

最后，是預(yù)驗收，顧名思義，預(yù)驗收常常是項目承擔(dān)單位自行組織的，此時項目進(jìn)入科研成果總結(jié)鑒定階段，研究工作任務(wù)基本全部完成，技術(shù)報告均已定稿，有的項目甚至已經(jīng)申請成果專利，進(jìn)入推廣應(yīng)用階段。所有科研項目文件均已呈現(xiàn)在眼前，此時予以全面審查，發(fā)現(xiàn)問題，立即整改，可以起到事半功倍的效果。

總之，項目檔案工作實施全程管理的目的，就是通過各種控制手段和收集方式，確保科研文件材料的完整、齊全和準(zhǔn)確、有效。

2.5 整理規(guī)范

所謂整理，即按照一定原則對分散的文件實體進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使之有序化的過程。

2.5.1 文件分類

文件分類是文件管理過程的要求，也是歸檔工作的需要。其依據(jù)是項目文件的來源、形成時間、內(nèi)容和形式特征等。

通常做法是將科研項目文件按照階段并結(jié)合文件內(nèi)容，分為立項文件、計劃方案類文件、招投標(biāo)文件、合同文件、設(shè)備文件、技術(shù)（研發(fā)）類文件、實（試）驗記錄、測試文件、總結(jié)驗收報告、成果獎勵申報、推廣應(yīng)用等，又按載體不同分為紙質(zhì)文件、電子文件和聲像文件（包括錄音、錄像和照片）等。

2.5.2 文件組合

文件組合也即組織案卷保管單位，簡稱組卷。其原則是遵循科研項目文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)項目文件材料的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。

科研項目通常實行“項目—課題”兩級管理，特別是重大專項，同一項目分解出來的若干課題是項目的支撐。

每個課題是相對獨立的，每個課題檔案也應(yīng)是相對集中和完整的，如：一個試驗的方案、大綱、規(guī)程、記錄、報告應(yīng)組合在一起；一項軟件開發(fā)，其需求分析、設(shè)計說明書、測試報告、評審驗收應(yīng)按階段組合在一起。不同課題的文件，避免交叉。

針對項目整體的綜合性和管理性文件可以按實施階段進(jìn)行組卷。這樣，在一個項目文件中，每個最小單元都是獨立的，又是相對完整的，如此層次遞進(jìn)，構(gòu)成項目檔案整體。

2.5.3 文件排列

一個項目的文件，管理類文件按照問題結(jié)合時間（階段）或重要程度排列。一般應(yīng)正文在前，附件在后；批復(fù)在前，請示在后。技術(shù)類文件，按研究階段或?qū)I(yè)排列，一般先總體，后部分；文字材料在前，圖紙在后；主工藝系統(tǒng)在前，輔助系統(tǒng)在后。設(shè)備文件，按照計劃選購（研制）、到貨驗收、安裝調(diào)試、使用維護(hù)等階段排列，設(shè)備儀器的圖樣和說明書可單獨排列。合同文件按類別或年度。

2.5.4 編目

完成文件分類、組合、排列后，要固定文件排列次序，做好案卷目錄或卷內(nèi)文件級目錄，方面日后檢索利用，著錄項目通常包括檔號、題名、立卷單位、起止日期和密級等。

2.6 移交及時

研究周期長的科研項目應(yīng)按階段歸檔，研究周期短的在任務(wù)結(jié)束時一次性歸檔。歸檔時間最遲應(yīng)為完成階段任務(wù)或課題結(jié)題后的三個月之內(nèi)。避免項目組人員變動或解散造成科研項目文件的遺失。

科研項目檔案實行集中統(tǒng)一保管。

參考文獻(xiàn)

[1]王傳宇，張斌.科技檔案管理[M].北京：中國人民大學(xué)出版社， 2009.

[2] DA/T 2-1992科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范 [S].