王繼榮
摘 要:本文由實際工作出發(fā),簡要說明了科研項目檔案專業(yè)性、多樣性、成套性、復(fù)雜性、高價值的特點,以及做好科研項目檔案管理的幾點要求:一是領(lǐng)導(dǎo)重視,二是責(zé)任清晰,三是全員參與,四是全程管理,五是整理規(guī)范,六是移交及時。
關(guān)鍵詞:科研項目;檔案特點;管理要求
1 科研項目檔案特點
科研項目檔案是企(事)業(yè)單位在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的文件材料。科研項目檔案是科技成果的重要組成部分,它真實記錄了科學(xué)技術(shù)研究的整個過程,是科研項目推廣應(yīng)用的依據(jù)和憑證,是科研院所重要的知識資產(chǎn),是國家的寶貴財富。
科研項目檔案內(nèi)容具有專業(yè)性,載體呈多樣性,來源廣泛又自成體系,對現(xiàn)實工作具有極大的參考作用。
2 管理要求
2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視
科研項目實行項目負(fù)責(zé)人制。
項目負(fù)責(zé)人是項目實施的直接責(zé)任人,負(fù)責(zé)制定實施方案和工作計劃,對項目的經(jīng)費使用、進(jìn)度、學(xué)術(shù)水平、項目完成情況、安全、質(zhì)量、保密、檔案等承擔(dān)直接責(zé)任,所以這里的領(lǐng)導(dǎo)特別強(qiáng)調(diào)是項目負(fù)責(zé)人。
項目負(fù)責(zé)人必須充分認(rèn)識到,科研項目檔案管理是科研管理的重要組成部分,建立科學(xué)規(guī)范、完整齊全的項目檔案是科研成果展示的需要,更是科研工作繼承性、連續(xù)性、反復(fù)性特點的長遠(yuǎn)需要。重視和加強(qiáng)科研項目檔案工作,可以積累和總結(jié)科學(xué)技術(shù)研究工作的成果和經(jīng)驗,避免不必要的重復(fù)勞動,可以提升科研管理水平,提高科研工作的質(zhì)量和效率,促進(jìn)科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展。因此,項目組成立之時,項目負(fù)責(zé)人就要將檔案工作列入計劃,指定專人負(fù)責(zé)項目文件的形成、標(biāo)識、收集和積累。一旦項目完成,項目負(fù)責(zé)人立即組織歸檔,對項目研究過程中產(chǎn)生的所有文件進(jìn)行價值鑒定,確定項目檔案密級、保管期限及提供利用范圍,嚴(yán)把審查關(guān)。
2.2 責(zé)任清晰
由于一個科研項目會涉及上級主管部門和多家參與單位,所以科研項目文件的形成主體也是多方面的,為確保科研項目檔案的完整性,做好文件收集,就必須首先明確歸檔工作相關(guān)方,責(zé)任清晰。
這其中,項目組是第一位的,因為科研管理以項目為中心,以項目組為基本活動單元。科研項目文件絕大部分產(chǎn)生于項目組,項目組是歸檔工作的責(zé)任主體;第二是科研管理部門,上級主管機(jī)關(guān)的各類發(fā)文,包括:立項批復(fù) 、評審意見、過程檢查、項目調(diào)整及驗收結(jié)論、鑒定證書等,上傳下達(dá)過程中應(yīng)注意收集原件;項目組上報的科研方案、年度工作計劃、年終工作總結(jié)及其它材料,如:中期評估報告、驗收申請報告和經(jīng)費文件等,作為憑證,科研管理部門應(yīng)審批確認(rèn),并簽字蓋章,待項目結(jié)題驗收后歸檔;第三是協(xié)作單位,項目組簽訂合同協(xié)議時,要明確科研文件材料的歸屬,明確對方提供文件資料的范圍、深度、質(zhì)量、數(shù)量和移交時間等,保證項目主持單位保存該項目的整套檔案;第四是設(shè)備供應(yīng)商,科研項目批復(fù)時,常常包括設(shè)備經(jīng)費。所以,簽訂設(shè)備采購合同時,也應(yīng)設(shè)立專門條款,明確供應(yīng)商提供完工文件的內(nèi)容、份數(shù)及相關(guān)要求。
2.3 全員參與
項目承擔(dān)單位必須樹立全員參與,人人都是兼職檔案員的歸檔意識。
科研人員是報告的撰寫者,是實驗的記錄員,是合同的簽訂者或執(zhí)行人,關(guān)乎每一份文件的完整性和準(zhǔn)確性。檔案因為其固有的原始記錄性和依據(jù)憑證功能,要求每份文件如果涉及簽字蓋章,必須手續(xù)齊全完備。如果涉及更改,必須有更改依據(jù)和更改人簽字確認(rèn),并履行相應(yīng)的審批手續(xù)。
管理人員是項目的服務(wù)者,簡化工作流程,提高工作效率,做好項目文件控制,確保關(guān)鍵性、核心材料的形成和歸檔,是職責(zé)所在。檔案工作的目標(biāo)就是實現(xiàn)項目文件的集中、有序管理,讓分散的、隱性的知識和技術(shù)真正固化下來,而不是保存在科研人員的頭腦中、電腦中,更不是散落在實驗室里、辦公桌上。
檔案人員管好這些凝聚著科研人員智慧和汗水的檔案,對于展示今天的科研成果是必要的,對于明天的科學(xué)研究工作也是非常重要的。搞科研、做設(shè)計,通常上一階段的成果,是輸出文件,對于下一環(huán)節(jié),更是輸入文件。探索和發(fā)現(xiàn),不就是要站在巨人的肩膀上嗎。所以,無論科研人員,還是管理人員,對歸檔工作要認(rèn)識一致,步調(diào)一致,形成齊抓共管的良好局面。
2.4 全程管理
項目取得立項批復(fù)后,檔案部門要積極實踐項目檔案管理的“三納入”、“四同步”,實行全程管理,具體措施簡單表述為“抓兩頭,促中間”。
開頭,即:接到項目計劃任務(wù)或簽訂合同時,歸檔工作就納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程,納入規(guī)章制度和程序文件,納入崗位職責(zé)。專兼職檔案人員即根據(jù)科研任務(wù)和項目特點,按照國家法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和相關(guān)管理辦法,制定準(zhǔn)確適用的項目文件歸檔范圍,并提出科研文件材料的歸檔要求,同時著手收集開題論證報告、項目建議書、任務(wù)書及相關(guān)批復(fù)性文件等。
過程中間,由于科研項目的研究周期少則數(shù)月,長則數(shù)年,為確保項目文件能充分記錄整個研究過程,檔案人員既要隨時追蹤了解項目進(jìn)展計劃,又要定期深入科研一線,仔細(xì)檢查科研項目文件材料的形成、積累情況。督促項目組在研究實驗階段及時記錄、及時整理、及時小結(jié),做到記錄準(zhǔn)確、圖紙準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,并按文件重要性、類別或形成時間,建立臺賬,做好預(yù)立卷。
最后,是預(yù)驗收,顧名思義,預(yù)驗收常常是項目承擔(dān)單位自行組織的,此時項目進(jìn)入科研成果總結(jié)鑒定階段,研究工作任務(wù)基本全部完成,技術(shù)報告均已定稿,有的項目甚至已經(jīng)申請成果專利,進(jìn)入推廣應(yīng)用階段。所有科研項目文件均已呈現(xiàn)在眼前,此時予以全面審查,發(fā)現(xiàn)問題,立即整改,可以起到事半功倍的效果。
總之,項目檔案工作實施全程管理的目的,就是通過各種控制手段和收集方式,確保科研文件材料的完整、齊全和準(zhǔn)確、有效。
2.5 整理規(guī)范
所謂整理,即按照一定原則對分散的文件實體進(jìn)行分類、組合、排列和編目,使之有序化的過程。
2.5.1 文件分類
文件分類是文件管理過程的要求,也是歸檔工作的需要。其依據(jù)是項目文件的來源、形成時間、內(nèi)容和形式特征等。
通常做法是將科研項目文件按照階段并結(jié)合文件內(nèi)容,分為立項文件、計劃方案類文件、招投標(biāo)文件、合同文件、設(shè)備文件、技術(shù)(研發(fā))類文件、實(試)驗記錄、測試文件、總結(jié)驗收報告、成果獎勵申報、推廣應(yīng)用等,又按載體不同分為紙質(zhì)文件、電子文件和聲像文件(包括錄音、錄像和照片)等。
2.5.2 文件組合
文件組合也即組織案卷保管單位,簡稱組卷。其原則是遵循科研項目文件材料的形成規(guī)律,保持案卷內(nèi)項目文件材料的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng),便于檔案的保管和利用。
科研項目通常實行“項目—課題”兩級管理,特別是重大專項,同一項目分解出來的若干課題是項目的支撐。
每個課題是相對獨立的,每個課題檔案也應(yīng)是相對集中和完整的,如:一個試驗的方案、大綱、規(guī)程、記錄、報告應(yīng)組合在一起;一項軟件開發(fā),其需求分析、設(shè)計說明書、測試報告、評審驗收應(yīng)按階段組合在一起。不同課題的文件,避免交叉。
針對項目整體的綜合性和管理性文件可以按實施階段進(jìn)行組卷。這樣,在一個項目文件中,每個最小單元都是獨立的,又是相對完整的,如此層次遞進(jìn),構(gòu)成項目檔案整體。
2.5.3 文件排列
一個項目的文件,管理類文件按照問題結(jié)合時間(階段)或重要程度排列。一般應(yīng)正文在前,附件在后;批復(fù)在前,請示在后。技術(shù)類文件,按研究階段或?qū)I(yè)排列,一般先總體,后部分;文字材料在前,圖紙在后;主工藝系統(tǒng)在前,輔助系統(tǒng)在后。設(shè)備文件,按照計劃選購(研制)、到貨驗收、安裝調(diào)試、使用維護(hù)等階段排列,設(shè)備儀器的圖樣和說明書可單獨排列。合同文件按類別或年度。
2.5.4 編目
完成文件分類、組合、排列后,要固定文件排列次序,做好案卷目錄或卷內(nèi)文件級目錄,方面日后檢索利用,著錄項目通常包括檔號、題名、立卷單位、起止日期和密級等。
2.6 移交及時
研究周期長的科研項目應(yīng)按階段歸檔,研究周期短的在任務(wù)結(jié)束時一次性歸檔。歸檔時間最遲應(yīng)為完成階段任務(wù)或課題結(jié)題后的三個月之內(nèi)。避免項目組人員變動或解散造成科研項目文件的遺失。
科研項目檔案實行集中統(tǒng)一保管。
參考文獻(xiàn)
[1]王傳宇,張斌.科技檔案管理[M].北京:中國人民大學(xué)出版社, 2009.
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