醫院文書檔案管理現狀及對策

簡小東

摘 要：醫院文書檔案是主要包括醫院的基建資料、黨建工作、管理制度、財務費用等資料，是醫院重要的史料，是醫院發展變化的見證。醫院文書檔案管理工作的主要工作職責是負責醫院文書檔案的記錄、收集、編輯、歸檔、存儲、借閱以及銷毀等。醫院文書檔案管理是醫院加強規范管理的基礎工作，能為醫院的制度化、流程化、規范化提供依據。醫院文書檔案管理能力是醫院綜合實力的重要組成部分，標志著一個醫院的現代化水平。本文從醫院文書檔案管理的重要性入手，分析了醫院文書檔案管理的現狀，提出了解決有關問題的措施和方法。

關鍵詞：醫院；文書檔案管理；制度；規范

1 加強醫院文書檔案管理的重要性

加強醫院文書檔案管理是檔案自身屬性的本質要求。檔案是指國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，或組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。從檔案的存儲介質上可以分為紙質檔案和電子檔案，從檔案存在的形態上可以分為聲音、照片、文字、影像等等，檔案具有自然性、客觀性，能夠真實地反映事件發生當時的環境、情境，是查閱事件既往事實的真憑實據。醫院文書檔案是醫院建設發展過程中形成的，真實地記錄了醫院的發展軌跡，反映了醫院在加強基礎設施建設、加強財務管理、人力資源管理、加強業務素質提升等方面所走過的道路，對于總結成功經驗，吸取教訓，不斷推動醫院的健康長久穩定發展具有重要的指導作用。

2 醫院文書檔案管理的現狀

1、思想意識上對文書檔案管理不夠重視。在很多醫院領導的思想意識中普遍存在“重業務、輕管理”的問題，特別是基礎的文書檔案管理工作的重視程度不夠，認為文書檔案管理不能直接產生經濟效益，短時期內對醫院的管理也起不了多大的提升作用。甚至，有人認為文書檔案管理工作是綜合辦公室的事情，沒什么太大的價值和意義，在檔案的記錄和歸檔中存在抵觸情緒。由于思想意識上的輕視，導致基礎的文書檔案資料不健全，文書檔案保管不妥善，借閱和登記工作流于形式，文書檔案的利用率被大大降低，失去了存在的價值。

2、文書檔案管理人員綜合素質有待提高。由于思想意識上沒有真正重視文書檔案管理，因此，一般醫院也就不太重視文書檔案管理人員的培訓和培養。很多文書檔案管理人員并不是專業學習和從事文書檔案管理專業的，而是從行政管理、人力資源管理、計算機管理等不同專業和崗位調整過來的。他們缺乏專業的知識和能力，導致了文書檔案管理工作的不標準、不規范。醫院將大部分的培訓經費和精力都投給了醫護人員的專業技術培訓培養，所以，文書檔案管理人員的后續學習充電的機會被大大削減，崗位的勝任度不能適應醫院的快速發展。

3、文書檔案管理的制度不健全或執行不嚴格。很多醫院制定了完善的醫院管理制度，但制度制定的出發點和落腳點，主要是針對醫院的日常管理，如考勤管理制度、報銷制度、醫護人員守則等。對于醫院基建檔案、財務收支數據、會議記錄紀要、各類采購合同等方面都未全面覆蓋，制度死角普遍存在。由于文書檔案管理相關制度的不完善，文書檔案收集、整理、歸檔等缺乏制度依據和保障，導致文書檔案的缺失率居高不下。部分醫院對檔案管理有完善的制度流程，然而，在資料歸檔、檔案借閱等過程中，未嚴格執行制度，導致文書檔案丟失、遺失、損毀等現象時有發生，文書檔案管理工作的完整性遭到破壞。

4、文書檔案管理的資金保障不夠。部分醫院的文書檔案管理室資金投入不夠，未嚴格按國家強制標準裝修，消防設施設備不達標，文書檔案的保管環境存在安全隱患，防火、防水、防盜工作還存在很多薄弱環節。此外，很多醫院文書檔案保管仍然沿用過去的技術和設備，電子化的辦公平臺未充分利用，信息化步伐緩慢，一定程度上影響了文書檔案的收集、編輯、歸檔、查閱的效率，制約了文書檔案管理工作的現代化。

3 加強醫院文書檔案管理的對策

1、領導干部要切實重視醫院文書檔案管理工作。領導重視是加強文書檔案管理的重要條件，是組織保障。只有領導從思想意識上高度重視了，才能加大檔案管理的人力、物力、財力的投入，才能加強日常管理，推動此項工作更高效的發展。醫院領導要帶頭加強與檔案管理有關的法律法規的學習，定期組織普法培訓和普法宣傳活動，增強全體干部特別是醫院一把手的法制意識、文書檔案管理意識，使得全體干部職工都能真正認識到文書檔案管理的重要意義。檔案管理工作絕不僅僅是檔案管理部門的事情，與各部門都息息相關，特別是在檔案資料的前期收集和后期查閱階段。因此，領導重視、全員參與是保證醫院文書檔案管理工作順利推進的必要條件。

2、提升文書檔案管理人員的綜合素質。文書檔案管理人員的業務水平和綜合素質直接決定著此項工作的質量，因此，提高文書檔案管理人員的綜合素質是加強文書檔案管理的重要措施。首先要引進專業的檔案管理人員，讓專業的人去影響和幫助非專業的人員提升工作技巧和方法，積極推動檔案管理的專業化。其次，要加強文書檔案管理人員的培訓。采用“走出去”的方式，讓醫院內部的人員到兄弟單位學習先進經驗，參加專業培訓提升專業素養；采取“請進來”，讓專家、教授，有豐富經驗的實干家走進醫院現場教學，以身示范，提高文書檔案管理人員的實戰技能。

3、實行績效考核，將醫院文書檔案管理與經濟收入掛鉤，加強文書檔案管理人員的績效管理。實行績效考核，不僅能夠增強醫院文書檔案管理人員的工作責任心和責任感，確保本職工作保質保量完成，而且能夠調動檔案管理人員的積極性，創新檔案管理的方式和方法，使檔案管理與日常管理更好銜接，建立起一個完善的管理體系。

4、建立健全醫院文書檔案管理制度和流程。首先，建立檔案管理的崗位責任制。明確檔案管理的組織架構，指定檔案管理的專門人員，明確相關崗位的工作職責及承擔的義務責任，增強檔案管理人員的責任意識、服務意識和管理意識。其次，要根據醫院建設發展需要，實現制度建設全覆蓋，不留制度死角，切實增強制度的可操作性和可行性，讓制度成為文書檔案管理的寶劍利器，而不是花瓶擺設。

5、改善醫院文書檔案管理的硬件和軟件設施。及時更新醫院文書檔案管理硬件和軟件設施。定期對醫院文書檔案存放場所的硬件設施設備進行檢查，實現對存放環境的實時監測，確保檔案存放地點的消防安全；升級辦公管理系統軟件，方便管理人員及時、快速處理大量數據，優化工作要素，提高工作效率。做好醫院文書檔案管理，要注重創新創造。開發多種檢索工具，改變傳統的紙質檢索，提高調檔的效率，以便用戶能及時查到所需的信息；定期對檔案進行更新維護，確保檔案資料的真實性和可靠性，讓死檔變成活檔，提高建檔和存檔的質量；要從檔案管理的角度研究，提出醫院文書檔案管理的建設性意見和建議，不斷提升醫院文書檔案管理水平。

總之，醫院文書檔案管理是醫院管理的重要組成部分，但長期以來，由于各種原因導致醫院文書檔案管理粗放，不成系統。只有抓住醫院文書檔案管理的核心要素，采取針對性的改進措施，不斷提高醫院文書檔案管理的水平，才能實現真正意義上的醫院文書檔案管理工作的制度化、規范化、現代化。