提高人事檔案認識發揮其應有作用

閆秀紅

摘 要：人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，本文通過討論人事檔案工作的重要性，挖掘分析了我國目前人事檔案管理存在的一些問題，從而提出了一些人事檔案管理工作中的一些對策，以期使人事檔案管理更好地適應信息時代的需求。

關鍵詞：人事檔案管理；人力資源管理；存在問題；對策

人事檔案是社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、德才能績、工作表現的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字，表格及其他各種形式的歷史記錄。它具有現實性、動態性、真實性、機密性的特點，是歷史的、全面的考察了解和正確選拔使用人才的重要依據。

1 人事檔案的作用

人事檔案是歷史的真實記錄；是人才信息的重要載體，是管好人才進而用好人才的基礎。是培養造就高素質干部隊伍的關鍵?，F代單位為了做到知人善任，選賢舉能，全面準確地了解員工，通常會將考察現狀與查閱檔案材料中的思想言行，業務水平、個人素質、歷史情況等原始材料有機結合，考察其德、能、勤、績等情況，從而全面準確地了解個人情況，為提高選人用人公信度，形成充滿活力的選人用人機制，促進優秀人才脫穎而出；堅持“黨管人才”原則，加強干部人事隊伍建設，完善干部人事工作機制，為人力資源的正確選拔和配置發揮著重要的參考作用。

人事檔案的參考作用是單位的識人、選人、用人等工作中不可忽視的作用之一，而檔案的憑證作用則對員工個人的切身利益和需歷史憑證才能解決的問題中也發揮著不可小視的作用。

人事檔案對個人來說，無論是就業、考研、公招、公考、出國政審，還是職稱評審、社會保險、入黨入團，退休手續辦理以及各項證明的出具等等手續都將以檔案材料的審核為重要依據。

由此看出人事檔案作用的發揮得意于檔案能真實客觀地反映個人的本來面貌。

2 真實性是人事檔案的生命

人事檔案真實性是發揮作用的基礎和賴以存在的前提。人事檔案內容的真實性直接關系到新形勢下，人事檔案工作如何與時俱進，加快發展，如何更好地為發現人才、選拔人才、加速人才培養、合理配置人力資源服務。關系到組織部門對人才的評價、培養和使用；涉及到貫徹落實黨的干部路線；關系到每個員工作切身利益和政治前途。

人事檔案建立后，不是一成不變的，它是根據形勢的發展和各個歷史階段對每個人才實際表現的記載不斷補充內容的過程，并隨人員的流動而流動，因此人事檔案始終處于“動態”之中。檔案材料的歸檔就成為檔案形成部門及個人維護檔案真實、全面、完整的關鍵所在。

隨著我國市場經濟的建立和發展，人事檔案的價值在一些人眼中弱化了，對此重視不夠，出現檔案材料不齊，檔案信息不準確等現象。

我們將存入市人才服務中心管理的數百份檔案轉回院統一管理，并對其進行了集中整理、裝訂，編號入庫上架等工作。

在整個的工作過程中暴露出檔案中存在的問題很多，明顯地反映出對人事檔案的認識不到位、重視度不高。如：學籍材料、入黨入團材料缺失；個人填寫的各種表格隨意性大，在一個人的檔案中出生日期前后出現了四、五個版本，時間差出4年，有的人檔案中參加工作時間填寫的各式各樣，學位授予決定拿在個人手中不及歸檔，有的履歷表、在校學習成績總表不蓋等，嚴重影響了檔案的正常利用，也會對個人發展帶來影響。檔案中工作經歷不清晰，就會影響到工齡的確定，信息的不一致，組織對人才的選拔，間接反應了一個人的誠信度，隨意性可以看到一個人的做事態度。為此提高認識，轉變對人事檔案的重視度，是建立完整、真實、全面的人事檔案信息的保證。

3 維護檔案的真實性助推人事制度改

為了規范干部人事檔案材料收歸檔工作，確保公道正派地選人、用人提供真實、全面的檔案信息，為維護干部的合法權益提供真實可靠的信息依據，助推人事制度改革。2006年中組部針對檔案中出現出生日期不一致問題，下發了《關于認真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字[2006]41號）明確指出“對個別干部的出生期，檔案記載與戶籍不一致的，應當以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據”。2009年中組部又下發《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發[2009]12號）進一步規定了歸檔范圍，明確了人事檔案材料收集工作要求及責任。

檔案工作并非只是檔案部門的工作，還檔案的完整性、真實性還需方方面面的支持，需要全體員工的共同努力。真實性是檔案工作的生命，只有還檔的真實可信才能真正為各項工作提供可信度高、信息全的人事檔案。才能為人事制度的改革發揮應有的作用。為員工需求服務好。

4 當前人事檔案管理人員在人事檔案管理工作中存在的問題

1、思想道德素質落后。據了解，人事檔案管理人員除了具備一般工作人員的基本條件外，應有的特殊知識修養、技能修養等方面的要求并不高。由于這種意識的存在，使他們的思想道德素質嚴重的跟不上工作發展的需要。這是因為，知識修養、技能修養好不好，關系到人事檔案管理稱職不稱職的問題?，F在事業單位的人事檔案管理人員在這些方面都做得不夠好，在一定程度上束縛了其工作能力的進一步提高，使人事檔案管理人員不能從正確的角度來看待問題，從而對工作造成許多不利影響。

2、人事檔案管理不夠規范。事業單位的人事檔案管理工作，主要是工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料的工作。但是，由于相近的公文重復與立卷組合比較雜亂，這給人事檔案管理工作帶來了巨大的麻煩，使工作既沒有秩序，管理又不夠規范，而且也不達標。此外，一些事業單位的人事檔案數字化程度不高。比如，很多單位只是將個人基本情況、及本單位制作的材料輸入計算機，對單位以外收集來的材料，如：個人材料復印件等，由于輸入工作量較大，通常不被錄入計算機；另一種情況，由于紙質檔案容積有限，按《干部人事檔案材料收集歸檔》規定，評定專業技術職務（職稱）時干部本人寫的論文、技術報告、技術設計圖紙、畢業設計、答辯記錄、入學通知書、創造發明說明書、科研成果文件材料、著作、譯著和獲獎論文等內容均不歸入本人檔案?？偠灾岣呤聵I單位的人事檔案管理質量，就必須人事檔案管理工作規范化。

5 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

1、切實提高檔案管理人員的素質。在現代化水平不斷提高的當今時代，舊的管理模式已不能適應現代人力資源管理的需要。在引進高素質人才充實到檔案管理部門的同時，要注重對現有人員的培訓，全面提高檔案管理人員的素質，使他們能適應新形勢下的新要求；讓他們增強服務意識，改變過去坐等上門的被動方式，積極主動與各部門溝通協作，及時有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務。

2、加強溝通與信息傳達，有效發揮人事檔案的存在價值。人事檔案管理員要與單位管理者加強溝通，形成默契，人事檔案管理員要及時把研究過程中發現的異常信息和情況反饋給領導和決策者，為領導和決策者在做出人力資源可持續發展決策時提供參考依據。領導者和決策者應當對研究成果充分信任，對需要進行調整和決策的信息，應立即做出決策，實現人事管理員和人事檔案的存在價值。

3、加強人事檔案的時效性和現代化管理。人事檔案應根據時代的變化及現實情況的需要，不斷把心新產生的有關個人經歷的材料有選擇地及時補充道人事檔案中去，增強人事檔案信息的時效性。人事檔案工作應擺脫舊有模式，改變手工操作，大力引入現代科技手段，實現自動化、網絡化和文檔一體化，傳統檔案以紙質為介質，占用空間大，保管環境要求高，隨著計算機網絡的普及，應充分利用這一平臺，將個人檔案資料輸入計算機，形成數據化的檔案資料，并在單位內部局域網上建立平臺，形成資源共享。

4、提高信息化水平和研究水平，綜合思考全方位掌握。人事檔案管理工作是一項信息科技含量較高的工作，要不斷提高人事管理的信息化水平，要將人事檔案的相關材料及時錄入電腦系統，同時注重挖掘和使用各種系統分析軟件，對人事檔案中的各個要素進行全面準確的分析。同時加快人事檔案科學化、現代化進程。隨著時代的發展，檔案材料越積越多，傳統的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時間，且出錯率較高。建立人事檔案現代化信息管理系統勢在必行。

總之，人事檔案在人力資源管理過程中起著非常重要的作用，它是識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據。科學的人事檔案管理能促進人力資源的開發和使用。人事檔案管理必須適應現代化管理的要求，積極拓展服務職能，為人力資源開發提供強有力的保障。

參考文獻

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