淺談企業(yè)項(xiàng)目檔案管理體系的構(gòu)建

楊春艷

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目從立項(xiàng)審批開始到設(shè)計(jì)、施工直至項(xiàng)目竣工驗(yàn)收整個(gè)過(guò)程的歷史記錄，是國(guó)家和企業(yè)重要的檔案資源。隨著企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)力度的加大，對(duì)項(xiàng)目檔案工作的要求也越來(lái)越高。如何科學(xué)有效的管理項(xiàng)目檔案，使項(xiàng)目檔案更好地服務(wù)于企業(yè)，是每個(gè)檔案工作者義不容辭的責(zé)任。企業(yè)必須要從實(shí)際出發(fā)，通過(guò)構(gòu)建完善的項(xiàng)目檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的科學(xué)管理，不斷促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理水平的提高。

一、項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程是多部門多單位共同參與的復(fù)雜過(guò)程，內(nèi)部往往會(huì)涉及規(guī)劃部門、項(xiàng)目管理部門、財(cái)務(wù)部門、物資部門及資產(chǎn)管理部門等，外部也離不開設(shè)計(jì)方、施工方、監(jiān)理方以及供貨商等多家參建單位的協(xié)作，因此歸檔文件材料來(lái)源廣泛，內(nèi)容繁雜，不僅有招投標(biāo)資料、勘察設(shè)計(jì)資料、施工資料，也有監(jiān)理資料及竣工驗(yàn)收資料等，不僅有基本建設(shè)類檔案、設(shè)備儀器、計(jì)算機(jī)類檔案，還有會(huì)計(jì)類、管理類檔案產(chǎn)生，既有文字材料也有圖紙等技術(shù)資料，不僅有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案還有照片、錄像資料以及光盤等其它載體的檔案，不僅涵蓋了土建、水工、暖通、電氣等多專業(yè)還會(huì)涉及合同、財(cái)務(wù)、審計(jì)、招投標(biāo)、采購(gòu)等多個(gè)管理領(lǐng)域，此外由于后續(xù)設(shè)備大修、項(xiàng)目改造產(chǎn)生的新材料的補(bǔ)充歸檔，使得項(xiàng)目檔案管理也是一個(gè)動(dòng)靜結(jié)合的過(guò)程。

正是基于項(xiàng)目檔案以上這些特點(diǎn)，決定了項(xiàng)目檔案從收集歸檔、保管利用到鑒定銷毀必然是一項(xiàng)復(fù)雜的管理與技術(shù)并存的系統(tǒng)工程。為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的有效管理，企業(yè)檔案工作者必須要對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行全面的規(guī)劃和科學(xué)的統(tǒng)籌，通過(guò)合理的整合，形成完善的項(xiàng)目檔案管理體系，采取重點(diǎn)建設(shè)與綜合管理相結(jié)合的方式，全面實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，不斷提高項(xiàng)目檔案管理水平。

二、構(gòu)建項(xiàng)目檔案體系建設(shè)，提高項(xiàng)目檔案管理水平

（一）組織體系建設(shè)

企業(yè)應(yīng)建立由單位領(lǐng)導(dǎo)分管，檔案部門集中統(tǒng)一管理，相關(guān)部門共同參與的自上而下的項(xiàng)目檔案管理體制，明確部門和人員職責(zé)，理順項(xiàng)目檔案相關(guān)單位之間的關(guān)系，促進(jìn)項(xiàng)目檔案各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)開展。要根據(jù)實(shí)際配備合理的專兼職檔案工作人員，不斷強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理部門的管理權(quán)限，并賦予他們指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的權(quán)利，從而保障項(xiàng)目檔案從宏觀控制到微觀管理的有效開展。

建立項(xiàng)目檔案收集歸檔管理網(wǎng)絡(luò)，將規(guī)劃部門、項(xiàng)目管理部門、財(cái)務(wù)部門、設(shè)備管理部門、采購(gòu)部門及設(shè)計(jì)方、施工方、監(jiān)理方等納入網(wǎng)絡(luò)建設(shè)范圍，明確各部門責(zé)任分工，實(shí)行崗位責(zé)任制，形成企業(yè)內(nèi)部各相關(guān)部門對(duì)檔案管理部門負(fù)責(zé)，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理方等外部參建單位對(duì)項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)，各分包方對(duì)總包方負(fù)責(zé)的分級(jí)管控模式，確保項(xiàng)目檔案工作責(zé)任層層落實(shí)，防止管理重疊和空當(dāng)出現(xiàn)，杜絕扯皮現(xiàn)象的發(fā)生，確保項(xiàng)目檔案管理工作有效開展。

（二）制度體系建設(shè)

要不斷完善現(xiàn)有項(xiàng)目檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，構(gòu)建全新的項(xiàng)目檔案制度體系，包括標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度及流程等，并覆蓋項(xiàng)目檔案管理工作各環(huán)節(jié)，確保執(zhí)行有力，落到實(shí)處。

要結(jié)合實(shí)際制定本單位的項(xiàng)目檔案管理實(shí)施辦法，明確項(xiàng)目檔案歸檔范圍及保管期限，制定本單位的項(xiàng)目檔案分類編號(hào)方案及整理標(biāo)準(zhǔn)，不斷提高項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化水平。補(bǔ)充完善項(xiàng)目檔案收集歸檔制度、項(xiàng)目檔案保管制度、項(xiàng)目檔案利用制度、項(xiàng)目檔案鑒定銷毀制度等項(xiàng)目檔案基本業(yè)務(wù)制度和項(xiàng)目檔案安全保密制度等專項(xiàng)制度;與有關(guān)職能部門配合，建立聯(lián)合的項(xiàng)目檔案監(jiān)督檢查制度及相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，進(jìn)一步完善項(xiàng)目檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程如招投標(biāo)文件歸檔流程、設(shè)計(jì)文件收集流程、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收流程、項(xiàng)目檔案利用流程及項(xiàng)目檔案鑒定銷毀流程等，確保項(xiàng)目檔案管理工作有章可循，依法實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的規(guī)范管理。

（三）資源體系建設(shè)

要加大項(xiàng)目檔案收集歸檔和整理力度，提高項(xiàng)目檔案案卷質(zhì)量，建成內(nèi)容豐富、確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案資源體系。

企業(yè)要深入貫徹執(zhí)行項(xiàng)目檔案 “三納入”、“四參加”、“三同時(shí)”工作，項(xiàng)目專兼職檔案人員應(yīng)從項(xiàng)目啟動(dòng)開始，全程跟蹤，一站到底。加強(qiáng)檔案人員與項(xiàng)目建設(shè)人員之間的溝通，積極指導(dǎo)相關(guān)部門開展項(xiàng)目檔案工作，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步開展。檔案部門要結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際及時(shí)制定合理的收集歸檔工作計(jì)劃，對(duì)時(shí)間跨度較小，工程比較單一的，可以在工程完工后集中統(tǒng)一歸檔，對(duì)持續(xù)時(shí)間比較久的大型項(xiàng)目要實(shí)行預(yù)立卷制度，明確各階段項(xiàng)目檔案的收集重點(diǎn)，加強(qiáng)重點(diǎn)材料的收集工作，提高項(xiàng)目檔案收集效率。相關(guān)部門在與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等外部單位簽訂合同時(shí)，應(yīng)將項(xiàng)目文件材料的歸檔和整理要求納入合同條款，并建立檔案部門與財(cái)務(wù)部門聯(lián)動(dòng)的質(zhì)量保證金支付審批程序，對(duì)歸檔質(zhì)量不合要求的不予支付，以便有效解決項(xiàng)目檔案歸檔中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保項(xiàng)目文件材料的歸檔質(zhì)量。

要加強(qiáng)項(xiàng)目檔案整理工作，切實(shí)維護(hù)項(xiàng)目檔案文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，提高案卷質(zhì)量。檔案移交歸檔時(shí)要編制歸檔說(shuō)明，按載體性質(zhì)分別提交歸檔目錄。檔案部門要認(rèn)真做好文件材料的歸檔質(zhì)量檢查工作，確保項(xiàng)目文件材料手續(xù)完備，簽字齊全，真實(shí)有效。及時(shí)做好項(xiàng)目改擴(kuò)建或設(shè)備大修的項(xiàng)目文件材料補(bǔ)充收集歸檔工作，真正實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的動(dòng)態(tài)管理;對(duì)到達(dá)保管期限的項(xiàng)目檔案要及時(shí)進(jìn)行鑒定，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的檔案及時(shí)進(jìn)行銷毀，努力提高項(xiàng)目檔案整體質(zhì)量。

（四）利用體系建設(shè)

項(xiàng)目檔案管理部門要不斷強(qiáng)化項(xiàng)目檔案服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)服務(wù)觀念，在傳統(tǒng)利用方式的基礎(chǔ)上積極探索新的服務(wù)模式，開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展提供高質(zhì)量的檔案利用服務(wù)。

要積極推進(jìn)項(xiàng)目檔案數(shù)字化建設(shè)工作，加快項(xiàng)目檔案計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)建設(shè)工作，不斷滿足項(xiàng)目檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的要求，提高項(xiàng)目檔案利用效率。

要加強(qiáng)項(xiàng)目檔案編研工作，多角度的開發(fā)實(shí)用的項(xiàng)目檔案編研資料，從而轉(zhuǎn)被動(dòng)利用為主動(dòng)服務(wù)。如編制項(xiàng)目投資建設(shè)情況統(tǒng)計(jì)分析及企業(yè)設(shè)備能力分析對(duì)比等，為企業(yè)發(fā)展提供重要的參考依據(jù)，提供超前的檔案服務(wù)。

要加強(qiáng)項(xiàng)目檔案利用效果的反饋工作，通過(guò)收集匯總利用單位的反饋信息并進(jìn)行分析研究，從而提高項(xiàng)目檔案利用的方向性，不斷提升服務(wù)質(zhì)量。

（五）安全體系建設(shè)

要建立人防、物防、技防三位一體的項(xiàng)目檔案安全防范體系，既要確保項(xiàng)目檔案實(shí)體的安全，也要確保項(xiàng)目檔案信息的安全和保密。（下轉(zhuǎn)第47頁(yè)）

（上接第45頁(yè)）要確定“預(yù)防為主，防控結(jié)合”的安全體系建設(shè)原則，根據(jù)實(shí)際正確評(píng)估項(xiàng)目檔案的安全形勢(shì)，形成企業(yè)項(xiàng)目檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)清單，加快改建、擴(kuò)建及新建檔案庫(kù)房，配備合理的設(shè)備設(shè)施，切實(shí)改善檔案保管條件，消除檔案安全隱患。通過(guò)采取技術(shù)與管理并重的有效措施，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案整個(gè)生命周期的安全風(fēng)險(xiǎn)控制，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案從收集、整理、保管、提供利用到鑒定銷毀全過(guò)程的安全管理。要不斷加強(qiáng)項(xiàng)目檔案信息系統(tǒng)的安全管理，利用數(shù)字加密、數(shù)字簽名、訪問(wèn)控制等先進(jìn)的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案信息的安全管理。根據(jù)實(shí)際制定項(xiàng)目檔案安全應(yīng)急預(yù)案，推進(jìn)項(xiàng)目檔案的異質(zhì)異地備份建設(shè)工作，確保突發(fā)災(zāi)難時(shí)能夠有效應(yīng)對(duì)，減少損失。

（作者單位：山海關(guān)船舶重工有限責(zé)任公司）