城建檔案信息資源整合性服務研究

蔡曉然

我國城建檔案工作始創于二十世紀五六十年代，自九十年代末開始逐步向現代化管理邁進。隨著我國社會主義建設的不斷深入，社會經濟和科技水平不斷提升，城建檔案信息資源的管理利用開始依托互聯網和數字通信技術等現代化手段，從而有效實現了城建檔案信息資源管理的數字化和規范性。

一、城建檔案信息資源整合性服務的現狀

1、城建檔案信息資源整合性服務的工作背景

城建檔案包括城市規劃、建設和管理過程中產生的所有檔案，具有涉及領域廣泛、檔案類型多、產生周期長、專業性和成套性相輔相成等特點。檔案信息資源整合是對現有檔案信息資源進行重組，從而形成具有針對性服務的檔案信息流，實現信息高度共享的一種服務模式。在現階段的城建檔案信息資源整合性服務過程中，存在城建檔案集中管理與分散管理并存、不同規模城市的城建檔案管理結構不一以及城建檔案管理工作設計單位眾多等現狀，城建檔案管理人員應結合實際，合理整合城建檔案信息資源，從而發揮城建檔案對國家城市化建設的最大價值。

2、當前城建檔案信息資源整合性服務的主要方式

現階段，我國城建檔案信息資源的整合性服務，逐步打破了原有的各級檔案管理部門之間的隔閡，實現了各級檔案管理部門之間的信息資源整合。當前我國城建檔案信息資源整合性服務主要包括檔案部門之間的整合、通過網絡提供檔案信息資源共享服務以及技術標準支撐三種主要方式。目前我國已出臺的《城建檔案著錄規范》、《檔案著錄規則》以及《建設工程文件歸檔管理規范》等標準性文件，將檔案信息的數字化著錄引向標準化和規范化，有效實現了數字化信息內容不同系統之間的可讀性。

二、城建檔案整合性服務存在的問題

1、管理部門之間權責不清

首先，由于我國城建檔案管理體系所涉及的單位眾多，加上各單位之間職能和權限劃分不明確，極易引發各級部門之間檔案管理權限方面的矛盾。其次，城建檔案產生于城市建設的各個領域，并由不同單位對其進行保管，且既有集中管理，又有分散管理，加上不同單位職工素質、檔案保存條件和執行監督能力均存在較大差異，因此極易造成城建檔案的缺失和損毀，破壞城建檔案資源的成套性。

2、缺乏社會導向，檔案信息資源利用率低

我國城建檔案工作在資源整合的過程中，涉及各類企事業單位。部分城市規劃檔案、建設施工檔案、設計檔案和管理檔案都分別保管于不同單位，由于其內容雜、距離遠、公開程度不同和保管方式不一等原因，導致城建檔案缺乏社會導向，檔案信息資源交流閉塞，城建檔案信息資源不能完全被社會共享，造成城市建設過程中大量的人力、物力浪費，檔案信息資源的利用率極低。

3、法律法規的執行力和監督力不強

近年來，隨著我國城市化進程的不斷加快，城建檔案工作越來越受到社會各級部門的重視，與此同時，我國的城建檔案管理法規也不斷健全和完善。例如中央頒布了《城市建設檔案管理規定》，部分地方也頒布了城建檔案管理辦法等，都對城建檔案管理的各個環節做了不同程度的規定。盡管如此，但是針對法律法規而產生的城建檔案管理的執行力和監督力卻不強，從而導致城建檔案的真實性、完整性和準確性都不高。

三、城建檔案信息資源整合性服務的對策

1、結合城建工作實際，開展城建檔案信息資源整合性服務

我國城建檔案信息資源涉及范圍廣、檔案類型多、管理結構復雜，因此在建構整合性服務模型時，要充分考慮實施的理念模式，以突出重點、找準角度和循序漸進為原則展開。有關城建檔案信息資源整合性服務的實施模式主要涵蓋從局部整合到整體整合、從初步整合到完全整合、從橫向整合到縱向整合再到立體整合以及以實體整合為輔，信息整合為主等四種實施模式。在具體的城建工作當中，我們應以實際為基礎進行統籌規劃，實現不同專業、不同類型以及不同服務目標的城建檔案信息資源整合共享服務。

2、合理整合城建檔案信息資源，明確信息來源

要實現城建檔案信息資源的整合性服務，首先要有豐富的信息資源儲備，為此，要注重對各類信息資源的搜集和整合，確保各類信息資源的可持續性，不斷為城建檔案信息增添新的信息元素，做到城市建設發展到哪，檔案信息資源的整合工作就開展到哪，最終為我國城建檔案資源整合工作奠定良好的資源基礎。

3、立足用戶需求，實現城建信息資源的整合性服務

城建檔案信息的整合性服務是一項艱巨而復雜的系統性工程，在存放和管理過程中面臨各種問題。為此，應努力搭建領導組織結構模型，全面了解城建檔案用戶的利用需求，為用戶提供提前的定制服務，全面構建城建檔案信息資源管理系統，促進城建檔案集中式管理策略的實現，實現信息服務產品對用戶輸出，最終實現城建檔案信息資源的整合性服務目標。

城建檔案在國家城市建設過程中具有十分重要的作用，為了更好地管理和利用城建檔案，必須從優化區域內城建檔案管理流程和建設城建檔案信息資源管理系統兩個方面開展和進行，從而有效加強城建檔案信息資源的管理和利用，實現區域內城建檔案信息資源的整合性服務，達到提高信息資源利用率、節省城市建設消耗和提升城建檔案工作價值的目的。

（作者單位：秦皇島市城市建設檔案館）