試論現代檔案管理工作創新的意義及途徑

張升杰

(黑龍江科技大學)

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試論現代檔案管理工作創新的意義及途徑

張升杰

(黑龍江科技大學)

對于檔案管理工作來講，創新是檔案管理工作的發展動力。檔案管理工作要想實現發展，就需要在工作中引入新的思維、新的方法以及理論。所以，作為檔案管理人員來講，必須要擁有接受新思想、新事物的能力，不能被傳統的管理方式束縛，在新的形勢下使檔案管理工作實現新的發展。

檔案管理；現代；創新；意義

1 在進行檔案管理創新的過程中需要處理好的三個問題

1.1 檔案管理創新與檔案管理基礎的關系

對于任何工作的創新來講，都是一種憑空的想象，而是必須要在原有工作的基礎之上加以創新。自我國建國至今，檔案管理工作已經經過了半個多世紀的發展，并且已經積淀出了嚴謹的理論、扎實的方法以及豐富的工作經驗，尤其是在近幾年，檔案管理工作發展較快并且已經形成了具有一定特色的工作系統，這對我國檔案管理工作的發展與創新都具有著較好的基礎。所以，在進行檔案管理工作創新的過程中一定要根據現有的檔案管理基礎，進行認真的總結與研究，在對現行檔案管理工作的基礎上，對未來的發展進行分析與展望，從而實現新的發展與突破。

1.2 檔案管理創新與現狀的聯系

現階段我國的檔案管理工作仍處于一種發展的初級階段，由于時代不斷的前進，檔案管理工作也要從善如流，跟上日新月異的時代發展變化，結合實際問題解決目前檔案管理工作中的種種問題。如社會檔案意識不強，檔案事業發展后勁不足等。所以就需要將理論以及方法上的創新與實踐的過程相融合，這樣可以對檔案管理的創新結果有一個最為直觀的檢驗，對于那些經得起考驗的創新要進行推廣，而對于那些存在一些弊端的創新要進行及時的反思與完善。

1.3 檔案管理的創新與借鑒、學習之間的關系

學習與節假分別是檔案管理過程中的基礎與臺階，而對于檔案管理的創新來講，其是學習的主要動力來源同時也是學習的主要目的。對于檔案管理工作來講，實現創新就需要對本行業的知識進行深入的了解，同時也需要參考、借鑒行業內、外的成功事例，同時也要學習新的經驗與方法。在不斷的創新與優化過程中，實現檔案管理工作的不斷發展。

1.4 檔案管理創新與實踐之間的關系

對于任何行業來講，創新都是行業發展的動力與目標，但是在創新的過程中要懂得，創新并不是不切實際的空想，在創新的過程中所應用的理論、方法等都是需要經過實踐來檢驗的，經過檢驗后只要是可以推動行業發展進步的創新就要被推廣，并且在不斷的實踐過程中得到不斷的完善。

2 對檔案服務手段進行創新

(1)可以建立檔案館主業，大力推廣網檔案管理網上服務，同時檔案管理部門也可以有效的利用企業事業單位的網站來進行本單位網站的制作，同時需要對上網的數據信息進行統計，將檔案管理系統與企業事業單位的網站進行對接，從而達到檔案信息的網上檢索。通過系統的對接與聯網，可以完成電子資料的收發工作。

(2)全面構建電子檔案數據庫，同時注意加強檔案管理部門與企事業單位信息管理部門的配合，在企事業單位設立相關的檔案館或是檔案室，負責對企業的檔案信息進行管理。通過電子檔案數據庫，對網絡內的各單位的電子文件進行統一的管理，同時通過網頁的形式提供加密檔案以及公開檔案資料的查詢工作，這樣可以最大限度的實現檔案材料的共享，提高檔案的利用效率。

(3)增加電子文件自動上傳的收集功能。就現階段我國的檔案管理工作來講，對單一計算機上所產生的文件進行收集工作已經成為我國檔案管理部門必須重視的問題。相對于傳統的檔案管理來講，電子檔案管理大多都是通過互聯網進行上傳與下載，所以，為了滿足新形勢下檔案工作的發展需要，檔案管理部門需要對傳統的工作模式加以改變。

(4)增加檔案管理的在線服務項目。在傳統的檔案管理中，例如，想要查閱檔案或是查看相關的檔案公布信息等，都必須要到檔案館進行，而在新時代下這種傳統的檔案管理模式必將會發生改變。信息化時代的到來，在一定程度上對人們的生活、工作、學習等環境帶來了改變，現在大多數人都希望可以通過網絡獲取更多信息。所以在新的形勢下，傳統的檔案管理方式畢竟會逐步退出歷史的舞臺。

3 拓寬檔案的服務領域

3.1 信息服務多樣化、多主體化

檔案管理的主要服務對象已經由原來的國有企事業單位逐漸的轉變為現在的服務全社會，并且已經得到推廣。同時在信息高速發展的今天，人們對于信息的需求量也日益提升，同時由于社會與科技的發展，使得生產生活的對信息的依賴程度也逐漸提升，所以原有的單一檔案信息服務必將會逐漸被今天的多重檔案信息所替代。

3.2 通過建立實體服務推動檔案產業發展

在今天這個科技高速發展的信息化時代，如果從信息資源開發方面來講，今天檔案管理創新改革的主要發展方向就是要走信息化的發展道路，將檔案信息打造成服務產業，同時構建檔案信息服務由信息收集直到信息檢索服務的整個產業鏈。

3.3 注重檔案管理的橫向發展實現資源的共享

在社會不斷發展的今天，我們所掌握的知識總量也在呈現出快速增長的趨勢，所以在各種檔案信息不斷快速增長的時代，每個檔案管理部門都不可能將所有的信息進行全部的收集，所以為了使盡可能的全面的收集整理信息，就需要將各部門的資源進行整合，充分發揮整體的作用，實現檔案信息的實時共享，同時這也是建立我國信息化社會的必要條件之一。

建立聯合目錄是用統一的著錄格式和編排，聯合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館館藏的檔案目錄。實現資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯合目錄，形成網絡，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費。 通過區域聯網，服務更多部門。如檔案部門之間、檔案部門與教育部門、政府機關等相關單位進行區域聯網，建立獨立的局域網絡，實現電子文件信息資源共享。通過這樣的聯網，能使檔案部門的信息資源服務于更多單位，并且滿足特定部門的特定信息需求，提高信息的利用效率。

3.4 注重“反饋”，深層次開發檔案信息

反饋方法在檔案信息資源開發利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發利用所產生的結果，進行分析研究，可以提高信息資源開發利用的科學性、合理性、系統性。

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2015-02-20