探索醫院檔案管理的長效機制

尹良鑫

摘 要：醫院檔案管理涉及到醫院行政職能科室和臨床科室多方面的內容，是醫院管理的重要組成部分，是醫院管理的手段之一。加強醫院檔案管理工作對醫院日常工作的開展和事業的發展都有著重要的現實意義和深遠的歷史意義。

關鍵詞：醫院檔案；管理弊端；對策；長效機制

醫院檔案是各級醫療衛生單位日常業務活動的真實記錄，是醫院寶貴的物質財富，是回顧過去、開創未來的重要資料依據。因此，加強醫院檔案管理工作對醫院日常工作的開展和事業的發展都有著重要的現實意義和深遠的歷史意義。

1 目前大部分醫院檔案管理存在的弊端

（一）醫院檔案管理與醫療、教學、科研都有著緊密的聯系，互相之間不可分割。加強醫院檔案管理工作，提高各級領導對檔案工作重要性的認識，是做好醫院檔案工作的前提和保證。爭取領導重視，明確主導思想，建立符合醫院實際需要的健全的檔案管理機構，機構的設置要有利于檔案工作。在此基礎上集中統 一管理，建立健全工作制度，將醫院檔案管理納入醫院整體管理系統之中。將檔案工作的內容納入到各級領導干部的崗位責任制，將檔案材料的規范化、收集的及時性等作為個人年度考核、升職、評優、評先等條件之一，以提高歸檔工作的質量和效率。 利用檔案管理工作協調網，加強宣傳工作，從領導到醫院全體醫務人員都認識到檔案的潛在價值以及檔案信息帶來的社會效益和經濟效益，明確醫院檔案是“取之于我，用之于我，功在醫院，利在個人”，增強全院職工檔案意識，給收集歸檔工作創造良好的環境。同時檔案人員也要熟悉醫院檔案材料的運行規律，掌握各種線索，循序漸進，廣泛收集，為醫院檔案實行集中統一管理打好基礎。

（二）醫療單位存在大多數中層干部對檔案管理意識不強的問題，不注重留取和移交本部門的檔案資料；檔案管理人員大多不是檔案專業出身，業務知識匱乏，有的檔案人員還身兼醫院其他工作，檔案管理精力達不到要求，再加上檔案室崗位人員不固定，經常輪轉，人員的專業知識和相關專業知識都比較欠缺。

（三）醫療單位多數辦公用房都為臨床用房，行政科室辦公用房普遍緊張，檔案室面積多數不達標。此外，由于重視不夠，檔案管理投入設備相對陳舊，計算機功能僅能實現保存和檢索資料信息作用，難以實現整個醫脘檔案信息有效開發和共享功效。

（四）醫院檔案收集整理存在許多問題。還有醫院檔案的收集與編研是相輔相成的，只收集不編研就會 形成雜亂無章的材料堆，用時非常麻煩。因此，必須強化檔案的編研工作，將所收集的檔案資料分類整理，按類別歸檔，并標明出處、時間和類別。另外要突出重點，將重要檔案資料重點保管，使檔案服務對象明確，針對性強，真正發揮檔案在醫院發展 中的引導作用。檔案收集整理后就被束之高閣，忽視了其最重要的檔案信息資源的開發利用，體現不出價值，失去了管理意義，也就失去了提升檔案管理品位的機會[1]。

（五）目前多數醫療單位的檔案管理并沒有結合自身特點和需求體現出醫院檔案管理的特殊性，且大部分醫院只注重收集和整理，而忽略了信息資源的開發和利用，不能充分體現醫院檔案管理的價值所在。

2 醫院檔案管理對策

（一）人員對策醫療單位應通過會議、培訓、參觀學習等 多種形式來宣傳呼吁檔案工作的重要性，提高全員檔案管理意識。同時，要重視檔案人員的專業技術培養，不斷提高檔案隊伍業務水平。可將檔案管理納人年終的目標考核，凡是歸檔不達標的科室要予以扣罰績效獎勵。

檔案工作是文化水平、專業知識要求較髙的一門技術性工作。為了確保檔案管理質量，檔案管理人員必須要有高度的工 作責任感；要具有一定的科學技術、文化知識水平和管理能力；要全面掌握檔案專業知識，熟悉相關專業技術知識。因此，加強檔案人員培訓，提高檔案管理人員自身素質是提高檔案管理質 量的保證。可以采取在職自學、短期培訓、函授學習、外出進修、院校培養等多種方式，還可以邀請檔案專家來醫院指導講課，組 織檔案員到先進單位參觀學習，努力提髙管理人員的業務水平，使檔案管理人員的整體素質和工作能力不斷提髙，為醫院檔案 管理打下扎實的基礎。

（二）要加強檔案管理的設備投人，配備必要的 檔案裝備和工具，按照實際需要建造獨立檔案室，確保室內 溫濕度達標，采用防磁柜、密集柜等保存檔案，更新檔案管 理工具，提髙管理技術，應用現代化信息技術，設計和使用 符合醫院實際的檔案管理軟件，并納人醫院辦公自動化系統，確保檔案信息安全。

（三）醫療單位應建立完善的檔案管理制度，明確歸檔立卷要求，通過多種渠道擴大檔案收集范圍，確保檔案資料收集的完整、準確和齊全。醫院檔案的性質和特點決定了材料的構成和形式不同于其 他檔案。比如我院的個人檔案在收集各種畢業證書、資格證書等材料時，應以復印件歸檔；而設備檔案、基建檔案和科研檔案 則要求以原件歸檔。另外對調出或調人的人員，做到“檔隨人走，檔如其人”，避免因檔案轉移不及時產生“有檔無人，有人無檔”現象，防止編造、篡改檔案等行為。對新分配的人員，必須在 規定時間內建檔，保證檔案資料的延續性和完整性。檔案收集工作是醫院檔案工作的基礎，也是決定醫院檔案管理質量的關鍵環節。要嚴格執行規定的檔案制度，擴大檔案材料的收集范圍，把有查考利用價值的文件資料和各種載體檔案資料及時整理歸檔，不斷拓展收集渠道，全方位開展對各種有用資料、文件的收集，確保檔案的完整、準確、齊全，豐富優化室藏。

（四）方法對策醫療單位要完善自身檔案管理制度，建立檔案工作的標準體系，把檔案管理納人各科室崗位職責，建立科室年度檔案達標的目標管理機制，逐步規范檔案管理。同時，要充分發揮檔案的使用價值，必要時進行二次匯編，為臨床科研和行政管理提供參考依據，在醫院建設、行政管 理和臨床科研中發揮檔案應有的作用和價值。編寫專題匯編，如《治療方案匯編》、《罕見疑難病例診療匯編》、《醫療糾紛案例分析》等，給全院提供多層次、多方面、有實效的信息，為臨床科研、行政管理提供參考，使檔案編研工作與醫院醫學科研、醫院建設、管理工作結合得更加緊密。

（五）除此之外還要搞好醫院檔案編研工作實現檔案管理現代化建設

檔案信息的價值只有通過檔案用戶的使用才能體現出來，因此，檔案部門的工作重點要圍繞檔案用戶的需求進行輸送、傳遞。引進現代化的管理技術和新設備，利用微機進行信息管理。將計算機應用于醫院檔案管理，實現建檔、儲存、檢索微機化，然后向網絡化發展，逐步把縮微光盤等高新技術應用于醫院檔案管理中，最終達到醫院檔案管理自動化的目標，真正體現出檔案的價值。運用多媒體技術進行現代化管理工作，使檔案管理水平提高到一個新的水平，大大縮小了檔案工作與社會發展水平、相鄰職業之間存在的差距.

綜上所述，醫院檔案管理涉及到醫院行政職能科室和臨床科室多方面的內容，是醫院管理的重要組成部分，也是醫院管理的手段之一，它具有存史、資治、助研、信證、宣教、傳承醫院理念、積淀醫院文化等多種作用。對醫院來說，如何管理好各類檔 案，建立相應的長效機制，使其科學髙效地為醫療、科研等 各項工作提供有力保證，是基層檔案管理者需要思考的問題。在醫療衛生事業快速發展的大時代下，醫院檔案管理的重要性日益突出，醫務人員必須更新檔案管理理念，加強設備投人和專業人員培訓，積極調動醫院各科室參與配合，提高檔案服務水平，這樣才能更好地為醫院整體發展和管理提供更好的服務。

參考文獻

[1] 陸艷、蔡棟.當前醫院檔案管理工作分析.中國醫院管理，2000，20（10）：55～56.