加強檔案管理制度體系建設的探討

李士旺

摘 要：檔案事業是我國社會生活中一個重要的子系統，它為社會的可持續發展提供檔案信息保障。檔案事業的可持續發展需要有科學合理的檔案事業管理體制作為制度支撐。本文主要闡述了加強檔案管理制度體系建設的背景，闡述了如何加強制度體系建設。

關鍵詞：檔案事業管理體制； 機構改革； 體制改革

在長期的發展中從事各種活動形成并積累了大量的檔案，如何能夠按照一定的原則和要求，建立完善檔案管理制度，科學正確的管理的檔案，并且積極地開發檔案信息資源，為長遠發展服務是相當重要的組成部分。但是，通過廣大檔案工作者多年的理論探討，單從檔案工作的自身要求看，檔案產生的主體、服務對象、工作的環境不斷發生變化，檔案管理理念、技術手段、隊伍素質必然隨之發生深刻變化，這就要求適應新環境的變化，與時俱進地建立起統一的、規范的檔案管理制度體系。

1 加強檔案管理制度體系建設的背景

“制度”是規范人們辦事程序和行為方式的規則，“體系”是制度相互監督、相互制約、相互補充的“集合”，是整體性、協調性、科學性與合理性的統一。加強制度體系建設是各項管理工作永恒的主題，“沒有規矩不成方圓”，檔案管理也不例外。

我們都知道，檔案是在生產經營等活動中形成的有保存價值的歷史紀錄，不但是對過去和現在的業務活動、機構調整等行為的記錄，更是對未來的改革發展、經營決策等重大行為的決策依據以及維護合法權益的歷史憑證，是的寶貴財富。因此，加強檔案管理，建立完善檔案管理制度體系，管理利用好檔案，對的生存和發展起著非常重要的作用。

然而，目前檔案管理工作制度體系建設中存在諸多問題需要我們認真進行反思，如：制度的確立僅以檔案工作的自身業務需要為導向制定，并沒有充分考慮到與這些制度相關的利益主體的需要，總是習慣于“為加強本單位的檔案管理，提高本單位的檔案工作質量，制訂本規范”、“為加強本的檔案保管和管理工作，特制訂本規定”等等，來說明檔案工作制度的建設目的或目標，缺乏與時俱進、為社會服務的理念；有的檔案工作制度的制定沒有充分征求和吸納來自利益相關者的意見和合理化建議。顯然，以這種理念確立的制度難以滿足工作需求和社會需求，缺乏制度應有的約束力、廣泛的影響力和科學的執行力，嚴重影響和制約了制度的貫徹落實，大大降低和弱化了制度的實施效力。

2 加強制度體系建設

建立檔案管理制度體系不能“一概而論”， 也不可能有現成模式可以供“翻版”克隆，這是一個需要長期規劃、逐步推進的系統工程。我們應該看到，在 “向管理要效益” 的大環境下，檔案工作的存在與否，已不再取決于上級部門的行政指令和要求，而是取決于檔案工作是否能在制度中發揮積極的作用。因此，建立與制度融合為有機整體的檔案管理制度體系，在“管理創新、模式創新”的發展規劃中加強制度體系建設，應當是檔案工作求生存、求發展的必然途徑。如何加強制度體系建設呢？筆者認為：

第一，從開發“管理層”入手。檔案是在生產經營活動中產生的，是維護經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的憑證和依據，也是重要的無形資產。目前，就本集團公司來看仍有不少下屬的公司還沒有認識到檔案管理在生產、經營等活動中的重要作用，沒有把檔案管理建設工作提到管理的議事日程，這與整個集團公司的發展水平不相適應。究其根源就是這些公司的管理層重視不夠，因此，首先必須提高負責人的檔案管理意識，才能提高的檔案管理意識，在全公司樹立檔案是資產、具有實用效益的觀念。

第二，從管理“規范化”切入。提高檔案工作管理規范化水平，“10號令”為檔案管理工作提供了法律依據。要據此建立完善適宜的檔案管理工作規范，規范中特別要注重檔案資料的收集工作，“巧婦難為無米之炊”，收集是檔案是規范管理的關鍵環節，檔案資源收集不上來就談不上管理。對于檔案的收集工作，要在制度體系上給予保障，切實將檔案收集工作落實到各職能部門和具體責任人。

第三，從增強“適用性”著眼。并不是說所有類型的都要構建模式相同的體系，而是應從實際出發，不拘一格，與時俱進，建立和完善適合自身發展的檔案管理機制。筆者認為，一些小型只要有檔案管理制度、有專門的庫房和裝具、配備有檔案專業知識的專兼職檔案管理人員、能有效開展檔案工作就可以。大型建立檔案管理機制，關鍵是要保證檔案收集及時完整、保管得當、利用有效，檔案管理工作的好壞標準在于是否能滿足時代發展，是否符合發展需要，是否有利于檔案管理的可持續發展。

第四，從提高“利用率”發力。提高檔案資源的利用率是檔案管理是否引起管理層、員工重視的“生命線”。目前，仍有一些對檔案管理沒有引起足夠的重視，沒有建立系統的檔案管理機制，檔案分散保管在各個具體經辦的職能部門，如財務檔案保存在財務部、人事檔案保存在人力資源部，而這些部門之間又互相封閉，導致的檔案管理不能做到完整、準確、系統的收集，檔案資源容易流失，不僅不利于檔案的永久保存，還會給檔案的管理留下安全隱患。究其原因就是檔案利用率不高，認為檔案可有可無，“書到用時方恨少”，檔案管理亦如此，只要在制度體系建設中“勾畫”積累檔案資源、豐富檔案內容的“藍圖”，檔案資源一定會有“用武之地”。

第五，從優化“檔案員”隊伍抓起。檔案管理人員是落實檔案管理制度體系的最直接的執行者，貫穿于收集、整理、鑒定、保管、編研、提供利用等各種活動中，如果不精通檔案專業知識，就會影響檔案業務活動的準確性、有效性，檔案管理的質量和水平也就無從說起。因此，要求檔案管理人員必須與時俱進，掌握新技術、吸收新信息和新知識，做到“眼勤、耳勤、腦勤、手勤”，看到新工程、新項目，聽到新活動、新舉措，接觸到與生產經營相關的各類圖書、資料都要認真查驗、及時收集，養成雷厲風行的作風，對發生的檔案信息源抓緊處理，不講代價，并按照一定的屬性分門別類整理，以確保室藏檔案信息資源的齊全、完整、準確、豐富，方便各職能部門的查閱，為管理層決策提供更加廣闊的視野和更深層次的檔案信息資源，這樣才稱得上是合格的檔案員。正如加拿大著名檔案學家特里·庫克所言，檔案管理人員要“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識的提供者”，這樣才能“重新坐回上帝的身邊”，體驗“為上帝服務”的快樂，做檔案管理工作的忠實實踐者。

3 檔案管理工作要更新觀念

綜上所述，我們不難看出，檔案管理制度體系是一種多元、靈活、高效的統一體，主要由檔案規范標準、檔案行政管理規章制度和各職能部門檔案管理崗位職責組成，其中檔案規范標準是整個體系的核心，檔案行政管理規章制度是落實檔案規范標準的組織保障，職能部門檔案管理崗位職責是落實“檔案規范標準”、“檔案行政管理規章制度”的具體體現。無數的案例證明，完善的檔案管理制度體系能減少的管理成本，為創造管理效益。隨著市場競爭的日益激烈，發展的速度和腳步不斷的加快，作為記錄發展軌跡的檔案管理工作也要更新觀念，檔案管理制度體系更要與時俱進，在市場競爭、發展中切實加強檔案管理制度體系建設，才能不斷提高檔案管理水平，使檔案管理工作真正服務于發展的需求。

參考文獻

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