地勘單位人事檔案中存在的問題及對策

歐麗英

摘 要：人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是各級組織考察、了解和使用人才的重要依據。管好用好人事檔案，對人才資源開發起著重要作用。本文就地勘單位人事檔案中存在的問題與對策談談自己的看法。

關鍵詞：人事檔案；管理；對策

人事檔案是記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，具有現實性、真實性、動態性和機密性的特點，它既能反映出個人經歷、學歷和技術職稱，同時又能反映個人的社會關系和獎懲等情況，是各級組織考察、了解和使用人才的重要依據。因此，管好用好人事檔案，對人力資源的開發起著非常重要的作用。

1 存在問題

1、歸檔材料欠缺較多。從前兩年我局統一組織的人事檔案清理結果看，地勘單位人事檔案中一些重要的材料，如錄用（調動）材料、聘用合同、干部任免審批表、干部提職考察材料、年度考核材料、工資審批表、學歷學位材料、二個月以上的培訓材料、職稱申報審批表和聘用材料、參加黨團組織的材料、獎懲材料、干部的離任經濟責任審計結果等，欠缺較多。

2、形成材料不夠規范。主要是有的歸檔材料，書寫用筆、用紙不合規定，甚至有涂改現象。有的任職、獎懲和職稱材料只有文件或證書，而缺少應歸檔的審批表，如把職稱評審確認文件替代《專業技術職務任職資格評審表》歸檔，以政府人事主管部門的調動批復文件替代《事業單位工作人員登記表》歸檔，以轉正定級批準文件替代《轉正定級審批表》歸檔，以表彰決定替代《先進個人呈報表》歸檔等。

3、材料填寫不夠認真。歸檔材料中“出生年月”、“參加工作時間”、“入黨時間”、“學歷”、“簡歷”、“身份（崗位）”等“三齡二歷一身份”欄目的填寫前后不一致，存在失真和隨意現象，給準確認定干部出生時間、參加工作時間和入黨時間等帶來不便，有的干部還因此遭受損失。有的工人不寫明“鉆探工”、“安裝工”等，而直接寫“工人”，給提前退休的認定造成困難。有的《干部履歷表》中應該填寫的項目空著不填寫，有的欄目該填寫“無”而沒填。有的姓名用字不嚴謹，亂用同音字、簡體字。有的材料應由有關領導或有關人員簽名蓋章的卻空著，有的材料應該蓋章的沒有蓋章，有的材料形成時間沒填寫。

4、無頭檔案越來越多。 隨著人事制度改革的深化，人才流動日趨頻繁，人檔分離現象也日趨增多，其中最突出的表現是大量“無頭檔案”的出現。所謂“無頭檔案”，是指查不到當事人下落的人事檔案。通過清理， 2013年底全局“無頭檔案”有近200份，而且還有增加的趨勢。

5、裝訂順序比較混亂。沒有嚴格按照干部人事檔案十類材料裝訂歸檔的目錄順序要求進行，有倒裝、錯裝、混裝和漏裝現象。

2 原因分析

1、管理基礎薄弱。近幾年來，我局各級人事部門盡管在檔案材料的收集上，動了不少腦筋，想了不少辦法，但由于局屬各地勘單位都經歷過幾次大的機構變遷，人員組成非常復雜，員工素質參差不齊，加上地勘單位主要從事野外作業，以前的基礎設施極其薄弱，缺乏人事檔案管理所必備的條件，設備不配套，紙張質量很差，書寫用筆不規范，填寫不嚴謹，隨意涂改，有的檔案材料還存在霉變、蟲蛀的現象。

2、檔案意識淡薄。受地勘單位事業編制人數的限制，我局人事掛靠人員，即人事關系與實際崗位不對應的人員越來越多，加上有的單位和個人檔案意識不強，對檔案的重要性認識不足，不知道報送、不及時報送應該歸檔的檔案材料，致使一些應歸檔的材料遲遲收集不上來而不能及時歸檔，久而久之，就會出現干部檔案材料遺失或破損的現象。

3、管檔業務生疏。近幾年各單位人事部門工作人員變動頻繁，新手較多，加上平時工作繁忙，又沒有經過專業知識培訓，檔案管理業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，不知道應該收集哪些材料，致使人事檔案中材料短缺嚴重。有的檔案材料形成單位或部門不知道應該及時將干部提職材料、年度考核材料、職稱評審、入黨材料等移送人事部門歸檔，也是形成檔案資料短缺的一個重要原因。

4、棄檔人員頻現。隨著社會的發展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變為“社會人”。近幾年，地勘單位每年都有人辭職、跳槽，有的人到了私企，有的人干了個體。人才的流動造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多，由于許多公司、單位對人事檔案沒什么要求，導致了人檔分離的情況愈加嚴重，“無頭檔案”日趨增多。

5、管理手段落后。隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但我局的人事檔案管理手段陳舊，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，調閱檔案時仍采用原始的手工操作方式反復調用原件，這樣做既不利于人事管理效率的提高，又造成了一定的資源浪費，還會導致紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。

6、重視程度不夠。有的領導對人事檔案管理工作的認識存在著一些誤區，總認為人事檔案管理是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要做到不丟失，不泄密，同時又能應付外調、查檔就可以了，沒有把人事檔案管理工作放在應有的位置，對人事檔案管理過問極少，舍不得投入人力、物力和精力。

3 對策措施

1、要強化組織領導。人事檔案管理工作搞得好不好，關鍵在領導。只有各級領導思想上重視，行動上落實，舍得在人力、物力、財力上投入，經常過問和檢查檔案工作，才能使檔案工作上臺階、上水平。各單位人事部門要把人事檔案管理工作擺上重要的議事日程，對需要解決的困難問題，要千方百計協調解決。比如，可通過各種會議宣傳人事檔案的重要性，幫助大家增強檔案意識；人事關系所在單位可通過發函等方式，加強與用人單位的聯系，保證歸檔材料的轉移通暢，以解決材料收集難的問題等。

2、要抓好隊伍建設。各單位要嚴格按照《干部檔案工作條例》的有關規定，抓好人事檔案工作的隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的人員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。采取“請進來”、“送出去”等方式，每2-3年對人事檔案管理人員進行組織培訓，重點培訓人事檔案管理業務知識，通過系統培訓，使他們了解管理檔案的重要性，增強責任心。

3、要注意材料收集。現階段，干部考察、考核、學歷、培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。為了使人事檔案能夠真實地全面反映個人全貌，人事部門要注意收集本單位員工（含人事關系掛靠人員）的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績、廉的文件材料，并進行認真鑒別，確保歸檔的材料真實準確、內容完整，文字清楚、對象明確，手續完備、規范齊全。

4、要定期整理核對。整理人事檔案是一項細致的技術性較強的工作，《干部檔案整理工作細則》要求整理工作做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”通過整理使每一個檔案達到“完整、真實、精練、實用”的目的。這就要求人事檔案管理人員要有踏實細致的工作作風，不怕苦、不怕累，平時經常對收集的人事檔案材料按規定進行整理、審核、甄別和歸檔，嚴格按照檔案十類材料的先后順序進行規范化管理。對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊，應按在職職工檔案、離退休人員檔案、辭職人員檔案及死亡人員檔案進行整理、分類、編號、入柜。每年對所管理的檔案進行一次檢查核對，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。對審核過程中發現的短缺檔案材料，要多方查找，盡量找到原始材料，實在找不著的，則要按規定要求進行彌補。如果原單位已更名，應由現單位提供證明材料。

5、要狠抓制度落實。2012年省局專門下發了《干部人事檔案管理辦法》，對我局干部人事檔案管理提出了具體的要求，必須抓好落實。干部人事檔案要明確專人管理，要嚴格借閱、傳遞審批手續。查（借）閱檔要按規定要求進行，杜絕涂改檔案現象的發生。要建立檔案資料基礎臺賬，摸清檔案底數。移交檔案材料要經審查合格方可，中組部2006年41號文件明確規定：“從2006 年1 0月起，不再辦理審批干部本人要求確定或更改出生日期的事項；對個別干部的出生日期，檔案記載與戶籍登記不一致的，應當以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據。”因此，干部的“三齡二歷一身份”等內容必須嚴格審核，確認無誤后填寫。

6、要提高科技水平。我局各單位從成立至今，都有幾十年的歷史了，人事檔案無論從數量還是每卷檔案的材料都發生很大變化，檔案材料越來越多，這一現狀要求我們必須加快信息化建設，充分利用先進技術和手段管理人事檔案和人事檔案信息，建立適合我局工作特點的人事檔案信息管理系統，進而實現人事檔案管理工作的電子化、科學化，有關數據只需一次錄入就可以多次反復利用，在局域網內部進行數據共享，不僅將庫房查找轉變為網絡即時檢索查詢，大大提高了管理人員的工作效率；而且通過人事檔案數據共享，各級組織人事部門只需調用實時數據，而無需再重復的復印、裝訂，對檔案的保護也能起到積極的作用。

7、要加強溝通協調。人事檔案關系到一個人的政治生命問題，“無頭檔案”的處置是一項重要而繁瑣的工作，必須嚴肅認真，謹慎對待。職工因辭職、退職、自動離職或被解除合同、終止合同、除名、開除等，在征得個人同意后，可將其人事檔案轉交給政府人事部門主辦的人才服務中心保管。對于現有的“無頭檔案”，積極想辦法處置。首先，要認真鑒別檔案材料的保存價值。檔案管理人員在處置“無頭檔案”時，必須依據有關規定，鑒別判定檔案材料是否具有保存價值。對一般性簡歷登記表格和作為組織參考性的人事檔案，可以登記造冊，報領導批準后銷毀；對重要的有保存價值的人事檔案，要繼續保存，待查清下落后，轉給有關部門。其次，要積極查找檔案人的下落。通過其親戚、朋友等社會關系查找線索，找到后書面通知其回來辦理人事檔案轉移手續，通知中應明確時限和要求，告訴他（她）如果不及時轉移人事檔案，將對其檔案收取保管費用。對確實找不到下落的“無頭檔案”，暫予封存。

總之，只要我們正視人事檔案存在的難點問題，抓住時機，更新觀念，從強化檔案意識入手，按照人才市場發展的基本趨勢，采取有效措施，提高檔案管理人員的業務素質，探索管理模式，完善管理制度，人事檔案必將發揮其應有的作用。