文檔中圖表的制作

【摘 要】在辦公文檔中，添加圖表是為了增強數據的直觀效果，更加方便地查看、比較多種不同數據之間的差異和預測數據的變化趨勢，即讓文檔圖文并茂，又直觀地反映數據變化，表達自己觀點，行情走勢一目了然。

【關鍵詞】文檔；圖表；數據；軸；布局

在辦公文檔中，我們往往需要添加一些圖表，圖表可以將數據圖形化，更直觀的顯示數據，使數據的比較或趨勢變得一目了然，更容易表達我們的觀點。

如：利用Word2007的圖表工具，將前3季度的市場分析報告中插入精美的1—9月份產品出貨量及趨勢分析圖表，從而讓報告文檔引入注目！下面就看看如何實現。

一、插入基礎圖表

由于需要插入圖表來說明1-9月份產品出貨量變化趨勢，因此需要選擇一種折線型圖表并且輸入相關產品的出貨量數據，具體操作如下：

1.插入圖表

啟動Word2007，可新建一篇“××年度1～9月份市場分析報告”的文檔，將插入點定位于需要插入圖表的位置，然后單擊工具欄上的“插入”按鈕，在下面彈出的浮動面板中選擇“圖表”按鈕，此時會顯示一個“創建圖表”窗口，從其中選擇需要的圖表類型，為能夠在實際工作中找到表達自己觀點所需的圖表，應選擇恰當的圖表類型，在這里選擇“折線圖”類別中的“折線圖”選項，這樣便于讓圖表顯示隨著時間的變化，說明1-9月份產品出貨量變化趨勢，單擊“確定”按鈕。

當我們想刪除圖表時，單擊圖表的邊框選中它，單擊“Delete”鍵即可刪除它。

2.編輯數據源

當進行以上操作后，就會在Word文檔中插入一個折線圖示例，此時工具欄自動切換到 “設計”浮動工具面板，且在右側彈出了一個標題名為“Microsoft Office Word中的圖表”的Excel2007窗口，在其中存放著這個圖表的示例數據。

Office2007中的Word、Excel、Powerpoint采用了另一種設計理念，針對不同的工作環境，它們可以自動調出相關的浮動工具面板，并且將一些常用功能從Office2003的菜單欄轉移到了工具欄，常用功能的調用只須單擊一次工具欄上的按鈕，Office2007還將Word與Excel無縫結合在一起，這樣可以充分利用Word的文字編輯排版能力以及Excel的強大數據處理能力。

由于存放在Excel2007窗口中的圖表數據僅僅顯示例數據，因此必須將自己的數據添加到Excel工作表中。添加數據時，可以使用Excel的所有功能，比如輸入各個月份時，可以使用填充柄，然后選擇其中的“以月填充”命令即可。

在Excel2007工作表中輸入必需的源數據后，插入文檔中的圖表只會顯示1～4月份的數據。原來，采用默認方式插入的圖表，只有4行3列，增加的數據行列是不會顯示在圖表中，因此須要自己將這些新增數據區域添加到圖表的數據源中。修改數據源時，單擊“設計”工具面板中的“編輯數據源”按鈕，在彈出的“編輯數據源”窗口中，單擊“圖表數據區域”選項右側的選擇按鈕，然后在彈出的選擇對話框中選擇Excel工作表中修改后的全部數據區域，如：$A$1：$E$10，然后依次單擊“確定”按鈕，即可將全部數據區域設置為圖表的源數據。

如果需要單獨修改圖表源數據的水平軸（即X軸）值或者系列值的單元格區域，可以單擊“編輯數據源”窗口中的“水平（分類）軸標簽”或者“圖例項（系列）”中的“編輯”按鈕，然后重新選擇新的數據區域即可，通過這種方法也可以將已經編輯好的Excel表作為圖表的源數據。

二、給圖表錦上添花

1.給圖表換新裝

在Word2007中，修飾圖表最簡單也是最“傻瓜”的方法就是應用“快速布局”以及“快速樣式”工具了，在這兩個工具列表中，預設了大量的設計方案，因此可以隨手拿來使用。單擊“設計”浮動面板中的“快速布局”列表框，從其中選擇一種帶標題且能夠顯示圖表中各個數據點數值布局的方案，如：布局9，從“快速樣式”列表框中選擇一種底紋淺藍色的“樣式41”，即可發現圖表變得精致起來。

選擇不同的布局方案，文檔中的圖表會實時發生對應的變化，這就是Office2007幫用戶提高效率的實時預覽功能。

2.讓圖表更實用

為了使瀏覽圖表的使用者對圖表內容一目了然，還需要給圖表添加坐標軸標題、能夠說明某種產品出貨量未來前景的趨勢線以及可能存在的統計誤差線等，這些操作都可以通過單擊圖表，然后單擊工具欄上的“布局”按鈕，即可彈出一個“布局”工具面板，在這個面板里可以對圖表的各種布局要素進行個性設置。

（1）添加坐標軸標題：添加圖表的橫坐標以及縱坐標軸標題時，單擊“布局”中的“Labels”中的“坐標軸標題”按鈕，在彈出的菜單中選擇“主要橫坐標軸標題”選項，然后選擇橫坐標軸標題在圖表中的位置，如：坐標軸下方標題，即可在橫坐標軸的下方添加一個文本框，然后在其中輸入坐標軸標題即可，比如：月份，采用同樣的方法添加縱坐標軸標題。

（2）預測產品銷售前景，如：根據要求，為了能夠制定公司的主導產品-B產品的銷售方案，必須測算一下B產品的未來兩個月的銷售前景。對于這個問題，使用趨勢線即可解決，也不需要通過復雜的測算。單擊“布局”中“Analysis”中的“趨勢線”按鈕，在彈出的菜單中選擇“線性趨勢線”，在彈出的小對話框中選擇“B產品”，即可在圖表中自動生成一條銷售變化趨勢線。

但是這條趨勢線只是預測××年1-9月份B產品的銷售趨勢，而要求預測未來兩個月內的變化趨勢，可使用鼠標右擊這條趨勢線，在彈出的快捷菜單中選擇“設置趨勢線格式”菜單命令，彈出“設置趨勢線格式”對話框，在其中的“趨勢預測”的“前推”編輯框中輸入“2”周期，然后通過這個對話框的“線條”、“線型”等選項，修改趨勢線的格式，單擊“確定“按鈕，即可在圖表中添加B產品未來兩個月的銷售變化趨勢線了。

三、讓圖表細節更精致

圖表經過一番辛苦的勞作基本完成了，但圖表的一些細節，比如背景、坐標軸以及各種線條還不美觀。選中圖表中的某個對象，比如背景，然后單擊“格式”按鈕，在彈出的浮動工具面板中，從“形狀樣式”類別中選擇“快速樣式”按鈕，然后在彈出的眾多形狀樣式列表中，選擇一種，即可給圖表中的對象添加令人驚喜的藝術效果

經過檢查無誤后，單擊工具欄上的“保存”按鈕，即可將這篇圖文并茂的分析報告保存為一個docx格式的Word文檔了！

這里Office2007采用的文檔類型，其文檔后綴名均在原來的基礎上添加了個“x”，比如docx、xlsx、pptx等，以示與原來版本Office2003文檔的區別。Office2007能夠兼容Office2003及更早版本的文檔，但是以前的版本卻無法打開docx、xlsx、pptx等類型的文檔，針對這個問題，在保存Office2007創建的文檔時，可以選擇以前的老版本文檔類型，比如word97-2003文檔（*.doc）。

參考文獻：

[1]卓越電腦課堂.最新電腦辦公自動化實用教程.上海科學普及出版社.2013

[2]工作過程導向新理念叢書.常用辦公軟件應用——Office2007中文版.清華大學出版社.2010

[3]吳華.Office2007辦公軟件應用標準教程.清華大學出版社.2010

[4]陳靜，張爽.Office 2007辦公軟件應用教程：工作任務匯編.化學工業出版社.2010

作者簡介：

徐蒞（1964.3～），籍貫：上海，學歷：本科，職位：大學老師，研究方向：計算機教學。