對(duì)中小企業(yè)采購(gòu)過程中內(nèi)部控制的問題分析

劉海云

摘 要：采購(gòu)在中小企業(yè)的運(yùn)行中占據(jù)重要的地位，是各個(gè)部門展開運(yùn)作的前提基礎(chǔ)，也是企業(yè)管理中最容易被忽視、調(diào)控力度最小的環(huán)節(jié)。采購(gòu)?fù)軌蝮w現(xiàn)一個(gè)企業(yè)的綜合能力和企業(yè)文化。采購(gòu)的產(chǎn)品質(zhì)量低下、價(jià)格高會(huì)影響企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展，這是由于缺少內(nèi)部調(diào)控導(dǎo)致的，勢(shì)必會(huì)給中小企業(yè)帶來生存與發(fā)展的危機(jī)。所以，對(duì)企業(yè)采購(gòu)過程中內(nèi)部控制的問題進(jìn)行分析以及對(duì)問題加強(qiáng)控制具有很大的意義。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；采購(gòu)過程；內(nèi)部控制

中小企業(yè)在運(yùn)行管理過程中，及其容易減少對(duì)其采購(gòu)過程進(jìn)行內(nèi)部控制，這就造成了采購(gòu)成本過高且物品質(zhì)量低下，貪污腐敗現(xiàn)象嚴(yán)重等弊端，危機(jī)企業(yè)生存發(fā)展。顯然，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部調(diào)控具有深刻意義，立足采購(gòu)環(huán)節(jié)，分析研究由于疏忽內(nèi)部調(diào)控可能引發(fā)的問題就更具有社會(huì)意義。通過對(duì)企業(yè)問題的研究分析，建立一套有效預(yù)防問題出現(xiàn)的對(duì)策與機(jī)制，避免企業(yè)危機(jī)的爆發(fā)。

一、分析采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的意義與背景

1.采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的背景

小企業(yè)由于剛剛開始運(yùn)作，資金技術(shù)比較緊張，各個(gè)部門的管理都需要投入大量的心思與人力，職員往往兼任多個(gè)職位工作，顧此失彼，比較容易忽視對(duì)這一環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，也理解不了內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)發(fā)展生存的意義。受當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展局勢(shì)的影響，中小企業(yè)在運(yùn)行過程中忽視內(nèi)部控制的現(xiàn)象越來越突出，尤其在采購(gòu)環(huán)節(jié)方面更為嚴(yán)峻。如果企業(yè)的采購(gòu)環(huán)節(jié)缺少內(nèi)部控制，容易使負(fù)責(zé)采辦的相關(guān)職工心生貪念，私吞部分采購(gòu)資金，用低質(zhì)量、低價(jià)格的采購(gòu)品代替原本的高質(zhì)量產(chǎn)品，造成腐敗現(xiàn)象滋生，給企業(yè)的生產(chǎn)與運(yùn)作帶來空前危機(jī)。

2.采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的意義

采購(gòu)可以說是保證中小企業(yè)健康運(yùn)行的前提條件，它反應(yīng)一個(gè)企業(yè)人力資源能力、市場(chǎng)應(yīng)變能力以及價(jià)值轉(zhuǎn)化能力。它是中小企業(yè)對(duì)外保持密切聯(lián)系，進(jìn)行資金周轉(zhuǎn)、社會(huì)消息交流和物流運(yùn)輸?shù)闹匾w現(xiàn)，是企業(yè)血液的重要組成因素。加強(qiáng)采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部調(diào)控，能夠從源頭減少腐敗現(xiàn)象，遏制危機(jī)的產(chǎn)生。通過內(nèi)部調(diào)控，有利于明晰職工的職責(zé)分工、企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量，提高各部門的工作效率，減少企業(yè)投資的風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)中小企業(yè)的健康成長(zhǎng)。

二、采購(gòu)過程中內(nèi)部控制的問題分析

1.采購(gòu)過程中內(nèi)部控制的問題分析

資金預(yù)算、采購(gòu)、檢驗(yàn)查收和支出及財(cái)政管理等幾個(gè)方面構(gòu)成了一個(gè)完整的采購(gòu)過程。這也是中小企業(yè)由于疏忽管理，加強(qiáng)內(nèi)部控制容易出問題的幾個(gè)環(huán)節(jié)。采購(gòu)預(yù)算是指采購(gòu)部門根據(jù)企業(yè)的計(jì)劃和實(shí)際情況，對(duì)相應(yīng)產(chǎn)品資料的需求列出清單，預(yù)算出購(gòu)買這些資料所需要花費(fèi)的經(jīng)費(fèi)；采購(gòu)是一個(gè)流程，也是采購(gòu)過程的重點(diǎn)，它主要對(duì)采購(gòu)什么、向誰采購(gòu)、產(chǎn)品質(zhì)量?jī)r(jià)格如何進(jìn)行思考，然后完成采購(gòu)任務(wù)；檢查驗(yàn)收是指對(duì)采購(gòu)的成品進(jìn)行質(zhì)量產(chǎn)品檢測(cè)，然后入庫(kù)的一個(gè)流程；支出及財(cái)政管理是指對(duì)采購(gòu)中的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行記錄，生成數(shù)據(jù)入檔。采購(gòu)過程中如果沒有加強(qiáng)內(nèi)部控制，往往容易造成這幾個(gè)方面的問題：第一，采購(gòu)的預(yù)算沒有控制好，超出預(yù)算控制，或者出現(xiàn)重復(fù)購(gòu)買產(chǎn)品、產(chǎn)品購(gòu)買數(shù)量超額，多花費(fèi)了一些不必要的經(jīng)費(fèi)，造成浪費(fèi)；第二，采購(gòu)人員沒有對(duì)采購(gòu)時(shí)間、地點(diǎn)和數(shù)量做出決定，盲目采購(gòu)，甚至是鉆忽視內(nèi)部控制的漏斗，將采購(gòu)的部分金額收入囊中，滋生腐敗；第三，中小企業(yè)驗(yàn)收環(huán)節(jié)缺少相關(guān)負(fù)責(zé)人員，驗(yàn)收工作通常有倉(cāng)庫(kù)人員代勞，對(duì)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題沒有及時(shí)上報(bào)解決，導(dǎo)致原材料質(zhì)量得不到保證，影響產(chǎn)品質(zhì)量；第四，這一過程關(guān)系到企業(yè)資金問題，中小企業(yè)及其人員發(fā)生沒有單據(jù)或者單據(jù)缺失就付款，對(duì)付出款項(xiàng)賬目不明確以及沒有及時(shí)做好登記等問題現(xiàn)象。

2.采購(gòu)過程中內(nèi)部控制的對(duì)策

針對(duì)上述中小企業(yè)采購(gòu)過程中內(nèi)部控制出現(xiàn)的問題，應(yīng)對(duì)中小企業(yè)的各個(gè)采購(gòu)流程進(jìn)行嚴(yán)厲地控制，并建立預(yù)算控制、購(gòu)后退貨、請(qǐng)購(gòu)控制、質(zhì)量控制、價(jià)格詢問、不相容責(zé)任崗位分離以及采購(gòu)合同等制度進(jìn)行制約。解決采購(gòu)過程中出現(xiàn)的問題的有效措施主要有：第一，采購(gòu)時(shí)由有需要的部門列出清單，建立責(zé)任制采購(gòu)預(yù)算制度，并將責(zé)任追究到個(gè)人身上；第二，采購(gòu)負(fù)責(zé)人要對(duì)采購(gòu)商家進(jìn)行多次詢價(jià)，做到貨比三家，采用最合適的商家進(jìn)行采購(gòu)，這一流程需要建立詢價(jià)制度和請(qǐng)購(gòu)控制制度來保障；第三，產(chǎn)品質(zhì)量的驗(yàn)收，要將職員的工作職責(zé)分離，需要有相關(guān)專業(yè)的工作人員來進(jìn)行，并對(duì)驗(yàn)收的結(jié)果做好報(bào)告，對(duì)于質(zhì)量不好的產(chǎn)品要制定退貨制度，將責(zé)任歸到個(gè)人身上，依據(jù)制度承擔(dān)后果；第四，財(cái)政管理部門需要在收到發(fā)票和相關(guān)單據(jù)后，才能對(duì)采購(gòu)人員的支出進(jìn)行報(bào)銷，支出報(bào)銷以后要保留采購(gòu)的單據(jù)，并做好歸類，以用于下次采購(gòu)做產(chǎn)品質(zhì)量?jī)r(jià)格比較。中小企業(yè)采購(gòu)過程涉及人員多，因此內(nèi)部控制的問題也比較繁瑣，要推行責(zé)任制將相關(guān)控制點(diǎn)落實(shí)到每個(gè)人身上，及時(shí)加強(qiáng)各個(gè)部門的溝通與交流，保證采購(gòu)過程的順利進(jìn)行，確保采購(gòu)產(chǎn)品品質(zhì)。

三、結(jié)語

采購(gòu)環(huán)節(jié)是中小企業(yè)控制意識(shí)最薄弱的環(huán)節(jié)，但它卻關(guān)系企業(yè)的前程命運(yùn)。因此，要加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)過程的內(nèi)部控制，來預(yù)防企業(yè)危機(jī)的爆發(fā)。加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制主要通過橫向的控制采購(gòu)流程和縱向的采購(gòu)制度來進(jìn)行，將采購(gòu)流程的每個(gè)控制點(diǎn)落實(shí)到實(shí)處，推行責(zé)任制將相關(guān)責(zé)任追究到每個(gè)負(fù)責(zé)人身上，建立長(zhǎng)久、有效的內(nèi)部控制機(jī)制，促進(jìn)企業(yè)文化的健康發(fā)展，使中小企業(yè)能夠及時(shí)防范風(fēng)險(xiǎn)、穩(wěn)定地成長(zhǎng)。

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