大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理探討

荊巍

摘要：檔案行業(yè)以各類檔案的有效管理、整理、保管以及檢索等工作為主要工作內(nèi)容，具有工作量大、任務(wù)重等特點(diǎn)，而在當(dāng)前大數(shù)據(jù)的時代大背景下，檔案管理工作面臨著較以往更為艱巨的檔案管理工作和任務(wù)，因此如何在大數(shù)據(jù)時代背景下繼續(xù)做好檔案管理工作，有效服務(wù)于各類檔案數(shù)據(jù)的整理、管理和檢索工作，已經(jīng)成為擺在檔案管理人員面前的一道緊迫的問題。因此本文旨在淺析在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下如何提高檔案管理工作的效率和科學(xué)性，以便為檔案管理人員繼續(xù)做好今后的檔案管理工作而提供一點(diǎn)有益借鑒。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代 檔案管理 對策

一、大數(shù)據(jù)時代給現(xiàn)有檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理要面對的是爆炸性的各類信息，這給傳統(tǒng)的檔案管理帶來了一系列的挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.大數(shù)據(jù)時代給傳統(tǒng)的檔案管理的管理理念造成了極大的沖擊。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是在對各類檔案進(jìn)行分門別類的、有區(qū)別有層次的檔案管理理念的指導(dǎo)下進(jìn)行各類檔案的整理和管理，而大數(shù)據(jù)下各類檔案各類信息則是交織在一起的海量信息，需要極強(qiáng)的決策能力和信息發(fā)現(xiàn)能力和分辨能力方能勝任，可以說，大數(shù)據(jù)時代的到來已經(jīng)顛覆了傳統(tǒng)的檔案管理理念。

2.大數(shù)據(jù)時代給傳統(tǒng)檔案管理工作本身帶來了巨大挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時代背景下各類檔案的基本形態(tài)已經(jīng)從過去的那種以紙質(zhì)檔案和電子檔案為主過渡到檔案的大數(shù)據(jù)時代，可以說，檔案信息量已經(jīng)取得了爆發(fā)式的增長，在這種情況下，現(xiàn)有的檔案數(shù)字化管理手段已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能很好地滿足大數(shù)據(jù)時代背景下檔案信息管理工作了，大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作的重點(diǎn)并非是要掌握和存貯這么龐大的檔案信息，而是要對這些檔案信息進(jìn)行專業(yè)化處理以挖掘出其中蘊(yùn)含的巨大價值，因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下如何更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)性和效率，是每一個檔案管理者應(yīng)該思考的問題。

3.大數(shù)據(jù)時代給檔案管理人員的工作提出了更高的要求。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理進(jìn)一步向著更高的專業(yè)化、多元化、開放化發(fā)展，同時大數(shù)據(jù)與云計算的關(guān)系十分密切，例如，大數(shù)據(jù)要求采用分布式架構(gòu)進(jìn)行相關(guān)信息的處理工作等，這些都給檔案管理人員的管理理念、專業(yè)技能等提出了較以往更高的要求，可以說，在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理從檔案的收集、管理和利用這些環(huán)節(jié)都大大不同于以往，這些都使得現(xiàn)代檔案管理工作人員面臨著更高的挑戰(zhàn)。

二、大數(shù)據(jù)時代給現(xiàn)代檔案管理工作帶來的機(jī)遇

大數(shù)據(jù)時代既給現(xiàn)代檔案管理工作帶來了一系列的挑戰(zhàn)，同時也給現(xiàn)代檔案管理工作帶來了機(jī)遇，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.大數(shù)據(jù)時代給現(xiàn)代檔案存貯工作帶來了福音。在現(xiàn)代社會中，各個政府機(jī)關(guān)乃至于企事業(yè)單位的檔案部門往往要面臨巨大的檔案管理工作，當(dāng)前不少檔案部門已經(jīng)建立了自己的檔案數(shù)據(jù)庫以應(yīng)對快速增長的檔案數(shù)據(jù)的現(xiàn)實(shí)，然而隨著時間的推移，檔案數(shù)據(jù)庫存貯容量的有限性的弊端就逐漸凸顯出來了，由于新的檔案信息需要不斷被加入到檔案數(shù)據(jù)庫中去，那么原有的較為古老的檔案信息和檔案數(shù)據(jù)就必須被銷毀，造成大量的珍貴的檔案數(shù)據(jù)被清理，不能不說是檔案管理工作的一大損失。而大數(shù)據(jù)時代的到來帶來了大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，其可以完美地解決現(xiàn)代檔案管理中各種檔案數(shù)據(jù)的存貯和備份工作，從而保證檔案數(shù)據(jù)的完整性。

2.大數(shù)據(jù)時代給各類檔案的應(yīng)用帶來了方便和快捷的優(yōu)勢。由于傳統(tǒng)的檔案管理主要以紙質(zhì)檔案和各種電子檔案為主，各類檔案的利用基本上處于被動的利用地步，檢索和利用這些檔案要話費(fèi)過多的時間和金錢，因此難以調(diào)動人們使用這些檔案的積極性，而大數(shù)據(jù)的核心價值就是對于海量信息和數(shù)據(jù)的有效存儲和分析，而且其和云計算技術(shù)緊密相連，用戶可以在海量的信息海中快速檢索和搜索自己所需要的各類信息，更方便人們?nèi)ネ诰蚝褪褂眠@些蘊(yùn)藏在各類檔案中的有效信息，這也無疑進(jìn)一步提高了各類檔案的使用價值。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下進(jìn)一步優(yōu)化和提高檔案管理工作的對策

大數(shù)據(jù)的大潮流不可逆轉(zhuǎn)，因此面對當(dāng)前大數(shù)據(jù)給現(xiàn)代檔案管理工作所帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，筆者認(rèn)為今后應(yīng)該從以下幾個方面來著手加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作：

1.優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，提高檔案管理工作人員基本素質(zhì)。大數(shù)據(jù)的到來給現(xiàn)代檔案管理工作人員的從業(yè)理念和從業(yè)素質(zhì)提出了較以往更高的要求，因此，有必要對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)以扭轉(zhuǎn)其從業(yè)理念，提高在大數(shù)據(jù)背景下更好地從事檔案管理工作的專業(yè)技能，以更好地從事檔案管理工作，要努力將檔案管理人員從以往的那種檔案管理的手工勞動的理念中解放出來，宣傳大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理的新的理念等，同時要引進(jìn)新型的檔案管理現(xiàn)代人才，以提高檔案管理從業(yè)人員的整體素質(zhì)，積極應(yīng)對大數(shù)據(jù)給當(dāng)代檔案管理所帶來的挑戰(zhàn)。

2.積極和有關(guān)大數(shù)據(jù)公司或機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，積極將大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)完美引入檔案管理工作中。要想在大數(shù)據(jù)時代背景下進(jìn)一步優(yōu)化和提高檔案管理工作，就必須將大數(shù)據(jù)有掛技術(shù)和檔案管理的實(shí)際工作緊密結(jié)合起來，因此必須解放思想，打破行業(yè)限制，積極尋求和有關(guān)大數(shù)據(jù)公司或者機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作開發(fā)，開發(fā)出真正適合檔案管理工作的大數(shù)據(jù)技術(shù)和工具，大數(shù)據(jù)無法使用單臺計算機(jī)進(jìn)行操作和處理，必須采用分布式架構(gòu)技術(shù)等，其也必然和云計算的有關(guān)分布式處理、云存儲以及虛擬技術(shù)等密不可分，因此檔案管理必須要積極尋求多方合作，積極將大數(shù)據(jù)的有關(guān)技術(shù)引入檔案管理的實(shí)際工作中去。

3.加強(qiáng)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的準(zhǔn)入和監(jiān)管制度建設(shè)。大數(shù)據(jù)時代雖然給檔案管理日常工作帶來了極大的機(jī)遇，但是其挑戰(zhàn)同樣明顯，由于大數(shù)據(jù)時代下各類檔案信息更為開放和多樣，因此各種檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性風(fēng)險同樣也在增大，因此有必要加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時代背景下有關(guān)檔案信息的準(zhǔn)入制度和檔案管理的日常監(jiān)管制度建設(shè)，進(jìn)一步提高大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的準(zhǔn)入制度，加大對各類檔案信息和數(shù)據(jù)的保護(hù)，有效降低各類檔案信息和數(shù)據(jù)的泄露、丟失的風(fēng)險，以更好地保護(hù)檔案信息和數(shù)據(jù)的安全；政府有關(guān)部門也應(yīng)該加大對檔案管理工作的投入和重視程度，以更好地提高大數(shù)據(jù)下檔案管理的現(xiàn)代化水平。

四、總結(jié)

總之，大數(shù)據(jù)時代的到來給當(dāng)代檔案管理工作既帶來了機(jī)遇，同時也帶來了一定的挑戰(zhàn)，因此，檔案行業(yè)必須要直面這一有利機(jī)遇，努力在大數(shù)據(jù)時代下更好地做好檔案管理工作，同時另一方面面對大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作所帶來的挑戰(zhàn)，也要積極采取有效措施將其不良影響降低到最小，從而真正在大數(shù)據(jù)時代背景下發(fā)揮檔案管理的重要價值。

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