敬業守責于平凡中鑄造非凡

胡菡

2015年9月3日，舉世矚目的“紀念中國人民抗日戰爭暨世界反法西斯戰爭勝利70周年”閱兵活動在北京舉行，北京汽車集團有限公司（以下簡稱北汽集團）旗下的BJ40越野車，作為“紀念抗戰勝利70周年閱兵禮炮牽引車軍方唯一指定用車”，擔當起護送“國之禮器——禮炮”的使命。這是北汽車輛再一次與祖國共同經歷重要歷史時刻。從1966年毛澤東主席站在BJ212車上閱兵，到1984年BJ212亮相國慶35周年閱兵，又到國慶50周年BJ2020駛過天安門廣場，再到國慶60周年“北汽勇士”榮耀亮相，北汽集團一直憑借旗下最優秀的產品，參與新中國一個又一個重要的歷史事件。在這份殊榮的背后，北汽人也深感責任重大！究竟是什么推動北汽在民族汽車產業中脫穎而出？帶著幾分敬意與好奇，本刊記者于近日走訪了北汽集團檔案工作管理部門，通過對其檔案工作發展歷程的深入了解，探尋著心中的答案……

創新檔案管理模式，融入集團化發展大格局

北汽集團成立于1958年，是涵蓋整車研發與制造、通用航空產業、汽車零部件制造、汽車服務貿易、投融資等多種業務的國有大型汽車企業集團。從1958年6月20日第一輛“井岡山”牌小轎車開進中南海至今，北汽已經走過了半個多世紀的輝煌歷程，創造出令世人為之自豪的奇跡與榮耀。作為見證北汽發展，保存北汽記憶的檔案工作，近年來隨著集團的跨越式發展，也取得了不俗的成績。在此，首先值得一提的是其健全的組織管理體系和特色鮮明的管理方式。

據分管檔案工作的北汽集團副總經理陳江介紹：“北汽集團的檔案工作堅持統一領導、分級管理的原則，形成了由集團領導主管、部門領導分管、檔案人員專管、部室兼職檔案人員兼管的管理體系，為集團開展好此項工作提供了有力的組織保障。”對此，陳江副總經理還進行了詳細的闡釋，即從集團層面由集團辦公室作為主管的歸口部門，負責牽頭管理，它不但面向集團本部同時也指導監督下屬各個二級企業的檔案工作；辦公室分管的檔案室作為專業化部門承擔主責，與各二級企業的檔案部門構成協同配合的關系。目前，北汽集團檔案工作的這一套管理體系因其健全完善、分工明確、責任清晰而受到集團上下的一致認可，對于提高工作效率，加強管理，促進各部門之間的密切配合起到了有力的推動作用。

除了具備完善的組織管理體系外，北汽集團領導站在企業戰略發展的高度部署檔案工作，探索實施了北汽檔案集約化管理模式，通過制定規劃、成立機構、強化標準、注重落實等手段不斷提升檔案管理水平，使北汽集團的檔案管理工作呈現出鮮明的集團化和標準化特色。

采訪中，陳江反復強調“北汽的檔案工作已經融入到企業的政治建設、經濟建設和文化建設中，融入到集團的戰略發展中”。在北汽每5年的戰略規劃中，檔案工作計劃作為其子戰略分步實施。即集團每年下達的年度任務中都涵蓋了對檔案工作的各項要求，包括硬性指標和管理指標，并制定出相應的考核標準及完成時間節點，列入對下屬二級企業領導經營責任的年終考核。其完成情況直接與績效掛鉤，體現在工資收入中。”陳江如是說。

2014年，北汽集團還成立了“北汽檔案館”，并將其定位于既有利于更好地保存集團重要檔案，又有利于服務各級企業生產經營中心工作，集“收集接收中心、安全保管中心、利用服務中心”于一體的“企業形象和社會責任的窗口”。這是北汽集團堅持改革創新、促進戰略轉型、強化集團管控、完善服務功能的重要舉措，也是集團加強檔案基礎業務建設、圍繞企業中心工作提高檔案管理和服務水平的重大突破。同年，北汽集團還設立了以重大實物檔案為載體的“北汽銘譽展室”，集中展示全集團所獲得的各類榮譽、專利及品牌成果，不僅成為北汽檔案館的一個重要組成部分，更是北汽集團檔案工作服務企業文化建設的又一個教育基地。目前，北汽銘譽展室共有展品1170件，已成為北京市工業系統第一家專門集中展示榮譽和實物檔案的專業展室。

檔案管理的標準化建設是北汽集團檔案工作的又一特點，也是深化和加強檔案工作集約化管理的重要手段。“以往，集團和各個二級企業在檔案工作的管理體系、制度、流程及方法上各有自己的做法，標準不一致，執行過程中容易出現偏差和疏漏，不利于管理。檔案的標準化建設就是要在集團層面建立統一的管理體系，在制度、流程及術語方面制定統一的標準，形成集團自上而下用同一種語言交流、用同一個標準做事。”陳江坦言。目前，北汽集團檔案工作的標準化建設已初見成效，形成了14個統一標準，內容涵蓋檔案的硬件建設和軟件建設，包括：檔案設施設備及重要檔案的防腐防霉要求、檔案借閱管理辦法、庫房管理辦法、統計管理辦法、保管與鑒定銷毀管理辦法、檔案工作者崗位職責及業務流程、檔案數字化標準、聲像檔案管理辦法、重大項目檔案管理辦法等。“標準化建設增強了全員心目中檔案工作集團化的概念，提高了集團的管控能力和工作效率。”陳江不無感慨地說道。

此外，北汽集團還制定了《企業檔案工作綜合評估實施細則和評估標準》，在全集團開展檔案管理綜合評估工作，并實施每兩年一次的動態評審。集團根據各單位檔案工作實際，評選出示范單位、優秀單位和合格單位。該評估涵蓋了組織管理、制度管理、設備管理、基礎業務、開發管理等企業檔案工作的各個方面。集團依托評估標準，對各項工作進行細化打分，對照評估細則發現問題并及時加以解決。

夯實檔案業務基礎建設，助推集團可持續發展

在今年6月的“國際檔案日”暨北京市第七屆“檔案館日”活動中，北汽集團也舉辦了“檔案·見證歷史”的大型展覽。展覽以題材豐富、形式多樣的大量史料展示了北汽集團半個多世紀的發展歷程，是對北汽歷史的回顧和北汽精神的弘揚。此次展覽因史料的珍貴價值和豐富性而受到北京市檔案局、北汽集團各級領導及員工們的一致贊譽。同時，展覽的成功舉辦也從一個側面體現出北汽集團在檔案的收集、利用等基礎業務建設上著實下了一番功夫。

隨著北汽集團的跨越式發展和集團化運作，一些需要調整改制的企業面臨破產和退出，這部分破產企業檔案數量巨大，僅是鑒定、分類的工作已十分繁重。如何處理這些破產退出企業遺留的檔案？如何鑒定？如何保管？面對這種情況，北汽集團研究制定了《北汽集團破產企業檔案管理辦法》，對破產企業檔案流向及歸屬問題做出明確規定，并建立了館藏面積達800平方米的“北汽集團改革調整歷史檔案館”，作為北汽檔案館分館，專門負責接收全集團調整退出企業的檔案。截止到2014年年底，分館已接收11家改制退出企業檔案，館藏近20萬卷。

除了做好破產企業檔案的收集、整理工作外，近年來北汽集團又啟動了對重大建設項目檔案和重點研發產品檔案的收集。陳江說，以往這些檔案都是由各二級企業自行保管，現在都要逐步移交到集團的檔案部門統一管理，因為這部分檔案往往涉及巨大的資金投入，集中管理之后為以后的審計和重大建設項目評價工作都奠定了良好的基礎。根據北汽集團檔案部門的工作計劃，預計在2015年12月31日前，集團將對所屬1-2家單位的重大建設項目和合并重組等實體檔案進行有序接收，以豐富館藏。

2014年，北汽集團及所屬各單位通過編制“文件材料歸檔范圍和保管期限表”，從源頭上規范了檔案的收集工作，擴大了收集范圍，使實體檔案不斷增加，檔案門類更齊全、內容更豐富。截止到2014年12月31日，全集團館（室）藏檔案419570卷、240324件，錄音錄像1526盤，底圖600239張，實物檔案5378件，分別較2013年增長了51.6%、0.45%、18.02%、8.09%、5.39%。

加強檔案的收集工作，是為了更好地利用檔案，使之服務于企業的發展。如何才能有效地運用到這些集約化管理的成果，使員工們更便捷地共享到如此豐富的檔案資源呢？在此，不得不提及北汽集團檔案利用的信息化建設。2011年，北汽集團本部開始啟動檔案數字化項目，搭建檔案信息化管理平臺。目前，集團已經完成了室藏文書、合同、會計、實物、聲像等各門類檔案的數字化，并做到與集團OA辦公自動化系統的掛接，并在權限范圍內，實現了全員網上利用。為確保利用工作落實落地，北汽集團在組織檔案信息化業務培訓的基礎上，將檔案管理業務、OA文件流轉、檔案線上查閱和借閱等制成流程圖張貼在檔案閱覽區域，使利用者一目了然，收到了簡單、快捷、方便、實用的效果。2014年全集團共利用檔案19965人次、28664卷次、14190件次，網上利用4553人次、562589件次，較2013年均有顯著增長。

檔案是社會的基本組織形式和財富的創造者。企業檔案是企業研發、生產、經營和管理活動的真實記錄，是企業無形資產的守護者和企業合法權益的維護者。北汽集團的檔案為集團的生產經營和科學管理提供了可靠保障，不斷助推著集團改革的深化與創新。

在北汽集團的檔案管理工作中，有一句響亮的口號叫做：“一切為了利用！”正如采訪中北汽集團辦公室主任助理韓明潔所說，“在北汽所做的一切檔案工作最終都是要為利用者、為企業服務的，檔案不是文件堆，不是一潭死水，是要實實在在為企業貢獻價值的。比如我們對破產企業檔案的收集，就幫助很多職工解決了關乎切身利益的實際問題”。其實像這樣的例子不勝枚舉，從2012年開始，北汽檔案人已連續三年將各種利用檔案為企業創造經濟價值、挽回經濟損失、化解債務糾紛、維護員工合法權益、服務企業科學運營及文化建設的實例匯編成冊。據統計，僅在2014年全集團利用檔案為企業直接或間接創造經濟價值已超過35億元。目前，檔案利用在北汽集團已成為常態，據2014年的統計數據顯示，集團每5個人中就有1人利用檔案，且為工作查考的利用量已經從2013年的75.3%上升到98.8%，占據了絕對主導地位。檔案利用意識已經深入人心，成為員工工作不可或缺的一部分。

打造檔案人才隊伍，傳承企業文化精神

在北汽集團的采訪過程中，北汽集團檔案工作者飽滿的工作熱情、積極進取的工作態度和踏實嚴謹的專業精神給我留下了深刻的印象。負責接待我們的集團辦公室主任助理韓明潔已經在北汽集團工作了30個年頭，用她自己的話說是“把最美好的青春年華奉獻給了北汽的檔案事業”。然而她身上那股從未消退的工作激情和充足的干勁兒始終感染著我們在場的每個人。“我們集團檔案部門只有我和另外一位同事兩個人，有時候任務來了，壓力確實不小。但是在北汽，再忙再累也不會覺得苦和難，反而覺得檔案工作很有干頭兒，就像其他單位的同行們對我的評價‘越干越起勁兒了。”韓明潔坦率地說道。

誠如韓明潔所說，在北汽集團，檔案工作不是一項枯燥、滯后的工作，相反它已融入到集團的核心工作中，全程參與了集團重要的經營活動，見證了集團每一次重大的歷史性飛躍。當然，這些都是與集團各級領導的重視分不開的。采訪中陳江副總也多次提到了這點。“從董事長到總經理對檔案工作的標準、要求都很高，每次檔案工作的重要會議、重要時刻，這些領導們都會親自出席，這樣不僅是面向集團本部，對所有二級企業都是一種很好的帶動，從而形成了集團各級領導對檔案工作都十分重視、支持的氛圍。”不僅如此，在辦公條件相對緊張的情況下，為滿足檔案部門的需要，北汽集團本部提供了800多平米的檔案用房以及各種資金支持。2011年撥款資金50萬元，用于檔案信息化項目，滿足員工在線利用檔案的需要；2014年撥款18萬元，用于會計檔案數字化，滿足會計檔案頻繁利用的需要；2015年撥付25萬元，用于開展檔案業務。“在北汽集團從事檔案工作是幸運的，有了這么好的平臺，沒有理由不干好它。”韓明潔坦言，“北汽的檔案人都信奉這樣一句話‘有為才能有位，之所以得到領導的關注和支持，是因為大家干出了實實在在的成績，推動了北汽的發展。”其實，在這些成績的背后，是與北汽集團為打造一支政治素質高、業務能力強、作風過硬的檔案人才隊伍所付出的努力密不可分的。

北汽集團現有專兼職檔案人員513名，其中專職人員104名。在513名專兼職檔案人員隊伍中，80后占總數的60%以上。從2012年起，集團檔案管理部門就在全系統建立了檔案工作季度培訓制度，培訓的內容既有業務培訓，也有參觀學習。針對全集團檔案隊伍年輕化，檔案人員熱情高、上手快等特點，集團檔案管理部門充分挖掘年輕檔案人員的潛質，利用季度培訓，讓年輕的檔案人員走上講臺，談工作體會，講業務成果，充分施展他們的才華，讓他們有成就感、有自信心。為力求培訓內容的豐富多彩，2013年北汽集團組織全系統檔案人員走進國家大劇院，感受藝術檔案的魅力；2014年組織大家走進北京人藝藝術博物館，感受“戲比天大”的職業精神；2015年又組織全體參觀了“檔案·見證歷史”的展覽，感受做好檔案工作的榮譽感和使命感。通過豐富多彩的培訓形式，讓年輕的檔案人員從中感受到檔案工作的樂趣。此外，集團還根據自身特點，成立了“檔案管理協作組”，為二級單位搭建相互交流、互助互學的平臺，并設立了“北汽集團檔案業務實習制度”，為二級企業新上崗的年輕檔案人員提供了到集團本部學習、實踐、感受集團檔案部門工作氛圍的機會。集團檔案部門通過多種途徑和方式鍛煉、培養檔案人才，建設人才梯隊。截止到2014年年底，已經完成了對11家二級單位的11名檔案人員的實習培訓。

“奮力拼搏、團結協作、知難而進、志在必得”，這是一代又一代的北汽人在艱辛的創業中錘煉出的北汽精神。正是因為有了這股力量的推動，才使北汽集團在民族汽車產業的發展大潮中一路向前，不斷創造輝煌。也同樣是在這種精神的引領下，北汽檔案人在集團快速發展的大背景下，不斷創造機遇、勇于迎接挑戰，兢兢業業、無私奉獻，在平凡的工作崗位中做出了不平凡的業績！