關于工會電子檔案管理的探討

林音

摘 要：隨著網絡信息時代的到來，工會電子檔案管理的優勢逐漸顯現，能夠更加適應當今時代的檔案管理工作，加強對工會電子檔案的管理，是目前檔案工作信息化的必然選擇。

關鍵詞：工會電子檔案；檔案管理；

文章編號：1674-3520（2015）-08-00-01

一、工會電子檔案的基本要求

（一）完整性。工會電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機構不同，制言語主、發文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業不同，規格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同；由于專業技術水平不同，有關人員知識、技能、方法的標準亦有所不同。而且在基建、設備、科研、房地產等領域，內部文件、外來文件、審批文件、評審驗收文件，經常處于滾動狀態，如不及時整理歸檔，可能會使信息資料失散，造成檔案不完整。

（二）真實性。工會電子檔案可被原樣復制，亦可在復印中變質，而且被修改后不會留下痕跡，所以在工會電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。工會電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成工會電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內容“出錯”的概率會高于傳統檔案。

（三）安全性。工會電子檔案的數據、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會直接損害工會電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產生靜電，直接影響信息再現，出現不安全問題，吸引塵埃導致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證工會電子檔案的安全性。

二、工會電子檔案的優越性

（一）工會電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作效率。在信息化高速發展的今天，現代信息網絡系統為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動強度，在提高歸檔質量和檢索速度的同時，也將文書檔案管理從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。

（二）工會電子檔案有利于文檔的保密。紙質檔案時代，查閱檔案時通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但工會電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點能簡單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱專利申請無法接觸其他無關的文件，保證了文件的保密性。

（三）工會電子檔案可以有效提高檔案管理工作的質量。檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗作為保障。然而傳統的文書立卷工作是由人來完成的，即由立卷人根據自己的理解來進行操作，顯然立卷人對立卷標準掌握的尺度有很強的主觀性，立卷標準很難做到完全統一，這必然影響到案卷質量水準，從而給日后的檔案的查閱和使用帶來諸多不便。但若文書檔案從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發揮出更好的時效價值。

三、加強工會電子檔案管理制度

（一）工會電子檔案的形成制度要進一步完善 。在形成工會電子檔案的過程中，必須遵照國家規定的統一格式標準，對于不同媒體工會電子檔案的接收、存儲、參數指標和載體形式加以規范。同時，對于工會電子檔案的背景信息和元數據也應一同加以保存，以保證形成的工會電子檔案具有完整性。

（二）工會電子檔案要執行更為科學的歸檔制度。歸檔是整個文檔管理工作中十分重要的環節，但是不同于紙質檔案的是工會電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測檔案文件在相應軟硬件環境下的有效性；檢查同工會電子檔案有關聯的紙質或其他載體形式的文件，以保證內容和相關說明與描述的一致性；工會電子檔案機讀目錄及相關軟件、說明等也應同時歸檔；工會電子檔案所使用的存儲載體是否符合要求。同時，檔案管理部門還要對工會電子檔案的歸檔時間、范圍及歸檔方式做出明確、細致的規定，以維護工會電子檔案在程序上的合法性與真實性。在歸檔制度制定的過程中，應以國家有關規定為參照進行，目前，我國已通過先后頒布實施的《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規范》等規章制度，對電子文件歸檔工作提出了較為明確的規定與要求，這些規章制度的出臺，確保了工會電子檔案在歸檔過程中的科學性和規范性。

（三）建立嚴格的保管制度。工會電子檔案歸檔后就需要一套嚴格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲載體的質量關；其次，要規范存儲載體的保管條件，工會電子檔案的保管應遠離有害氣體與強磁場環境，并建立一個適合磁、光介質保存的物理保管環境，同時保持良好的溫度、濕度環境；再次，加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護狀態，同時，注意對加密工會電子檔案的管理最后，為了確保記錄信息內容的完整性、可讀性，以及載體無損傷，應定期對工會電子檔案進行安全性檢查，一旦發現信息或載體產生損壞時，及時采取有效的維護措施，進行拷貝或修復工作。

（四）規范工會電子檔案的利用制度。在工會電子檔案利用階段，相關的管理工作主要包括對提供利用過程的管理和對人員的管理兩方面。要制定完善的工會電子檔案利用制度與規則就必須對上述兩個要素加以明確。在利用制度中對利用過程和人都應做出較為明確的要求。一是對利用過程的制度管理。檔案部門應當以自己的信息安全技術條件為依據，采取適宜的利用方式。在確保提供工會電子檔案信息完整、真實的基礎上，以工會電子檔案的密級為根據，進行有效地分層次管理；二是對人員的制度管理。工會電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數據系統管理者和工會電子檔案保管人員等。

綜上所述，檔案工作要緊跟時代步伐，工會電子檔案是新生事物，也是社會潮流的產物，迎合了信息時代的信息豐富、傳遞迅速的社會特點，我們要全力以赴采取多種措施管理好工會電子檔案，利用好工會電子檔案，使其更好的為我們工作、學習、生活服務。

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