淺議信息公開環境下的檔案管理

胡淑珍

摘 要：《中華人民共和國檔案法》是國家為加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務所制定的一部法律。《中華人民共和國政府信息公開條例》的施行也是國家為提高政府工作透明度，促進依法行政所采取的一項重大舉措。本文圍繞如何將二者有機結合起來，創新檔案管理模式，展開重點論述，并提出相應建議。

關鍵詞：《檔案法》；《政府信息公開條例》；黨政機關；檔案管理制度創新；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-08-00-01

《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）是我國較早出臺的一部法律，它于1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過， 后又在1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議上進行了修改。《中華人民共和國政府信息公開條例》（以下簡稱《信息公開條例》）于2007年1月17日國務院第165次常務會議通過，自2008年5月1日起施行。當前，社會已經進入自媒體時代，黨政機關和人民群眾對檔案管理工作提出了更高的要求。各級黨政機關檔案室是政府信息資源聚集的部門，同時也是政府信息公開查閱點，它們具體承擔著政府信息資源管理與開放服務的任務，因此，如何根據《政府信息公開條例》的要求系統構建起與政府信息公開要求相配套的檔案管理制度就成為一個緊迫的課題。

一、正確認識政府信息公開與當前檔案管理存在的矛盾

檔案是政府信息公開的主要內容。在各級黨政機關中，文件作為政務活動的辦事工具和載體之一，記錄著政府對社會管理活動的內容，是反映政府部門為民眾服務及管理能力的重要依據，同時也是民眾了解政府行為和國家方針、政策的重要窗口。在國家大力推行政府信息公開時，文件就理所當然地成為信息公開的主體，作為文件歸宿的檔案同樣也具有與文件一樣的信息公開功能。現在，距離《檔案法》修訂已經有將近二十年的時間，部分內容已不能適應當前的要求，甚至《檔案法》的部分規定已與政府信息公開及所需條件產生了明顯沖突，影響了檔案事業與其他事業的協調發展。如《檔案法》第四章第十九條規定：“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放。經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年，涉及國家安全或者重大利益以及其他不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于三十年。”這里明確規定了檔案開放的期限，在一定程度上限制了檔案的開放與利用。根據此規定，不管是否屬于保密檔案，凡是未滿30年，原則上都是不公開的，這顯然阻礙了包括政府信息在內的信息利用。另外，在檔案法規中對開放檔案期限、檔案利用者身份、利用目的告知、利用范圍、利用手續等一系列的限定，這種保守的規定，給信息公開造成了很大的障礙，擋住了政府信息公開的步伐。這種情況，不僅不符合當前群眾的要求，也與推進依法行政的方向不吻合。

二、創新檔案管理的幾點建議

（一）實施黨政檔案信息分類管理

政府工作應當是規范、透明的。《政府信息公開條例》第19條明確要求，行政機關應當編制、公布政府信息公開指南和政府信息公開目錄，并及時更新。政府信息公開指南應當包括政府信息的分類、編排體系、獲取方式，政府信息公開工作機構的名稱、辦公地址、辦公時間、聯系電話、傳真號碼、電子郵箱等內容；政府信息公開目錄應當包括政府信息的索引、名稱、內容概述、生成時期等內容。檔案信息資源分類是指把具有某種共同屬性或特征的檔案信息歸并在一起，通過其類別屬性或特征對檔案信息進行區別，并有針對性地采取不同管理業務規范。一般來看，政府檔案信息的基本大類可以分為保密信息、公共信息（或公益信息）和增值信息等幾類；從基本分級看，政府檔案信息可以分為三級：社會公開類、依法專用類和部門共享類。在分級分類基礎上，各級政府機關檔案室和公共檔案館應根據《政府信息公開條例》在公開范圍上的總體要求，建立政府檔案信息資源公開目錄與指南的發布和更新制度 ，分別確立不同的政府檔案信息管理與開放重點，并圍繞這些重點內容組織日常業務管理工作，以確保《政府信息公開條例》提出的不同層級人民政府及其部門政府信息公開的重點任務能得以順利完成。

（二）完善黨政信息檔案查閱管理制度

《政府信息公開條例》第16條規定，各級人民政府應當在國家檔案館、公共圖書館設置政府信息查閱場所，行政機關可以根據需要設立公共查閱室、資料索取點。上述規定明確了國家檔案館在政府信息公開中的地位。除此之外，黨政機關檔案室也應是政府機關信息公共查閱室的首選地點。其服務范圍也應從局部與有限服務向全方位的開放服務轉變。 其主要職能是：一是提供必要的檢索服務；二是解答有關利用咨詢的義務（而非信息內容的解釋義務）；三是提供郵寄、復制等幫助服務；四是對特殊人群，如視聽障礙者的幫助義務；五是對信息申請者的指引服務；六是參與和指導有關公開義務機關主體的政府信息密級審查；七是接受有關人員的來電、來函查詢服務；八是對實施政府信息公開的義務機關無償提供政策與方法的指導和培訓等。 而要做好以上工作，一方面，應當要求黨政機關按照《政府信息公開條例》的要求，在信息形成、發布或更新的同時及時抄送檔案室，以便公眾集中查閱；黨政機關檔案室及管理人員為保證其提供政府信息的一致性和公開申請受理的及時性，也應及時溝通并協調有關政府機關的關系。

（三）加強黨政信息檔案的審核把關

根據權責相一致的原則，各級黨政機關檔案室作為政府信息公開查閱點也應認真做好公開的安全審查，承擔連帶的開放與安全保密責任。應按照《政府信息公開條例》和《保密法》等相關法律法規的規定，具體審查公開或不公開的政府信息內容范圍。一方面，為了擴大檔案開放范圍和提高信息公開的全面性，有必要根據實際需要明確并縮小保密檔案的范圍。另一方面，應在加強對有關公開信息的安全保管，保證信息的物質安全以實現長期公開利用；針對有關機讀文件物理壽命有限的問題，集中查閱點應針對性采取一定的保護措施，并定期檢查其安全性能和復制相關信息；針對有關公民、法人或其他組織向行政機關申請與其自身有關的政府信息的，應由政府信息查點驗明申請者的有效身份證件或者證明文件，并確保其使用過程處于安全監控之中。做到既要公開透明，又不能失密泄密。

三、結語

在信息公開的大背景下，黨政部門的檔案管理面臨著前所未有的機遇和挑戰。黨政部門的管理者和檔案工作人員，都進一步解放思想、更新觀念、大膽創新，開創黨政部門檔案管理的新模式，讓組織放心，讓群眾滿意。

參考文獻：

[1]《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國政府信息公開條例》