數碼照片歸檔管理的實踐與思考

薛春鳳

摘要：數碼照片的普及速度令人瞠目，數碼照片以其即拍即現、方便共享等特點為人喜愛。然而檔案工作者卻發現，數碼照片不如傳統感光照片那樣可靠，而且照片檔案管理規范中也沒有涉及數碼照片的管理要求。檔案室為了適應新時期檔案工作的需要，按照企標《聲像檔案管理規定》的具體情況制定了《數碼照片整理歸檔要求》，在數碼照片的管理與實踐中進行深入思考與探討，形成了比較滿意的管理模式。

關鍵詞：數碼照片；數碼照片檔案；歸檔管理

隨著計算機、數碼照片的普及和應用2005年以來，企業科研生產活動中形成的數碼照片越來越多，其應用價值也越來越廣泛。如何對數碼照片進行收集、整理、歸檔和保管，成為我們面臨的新課題。

目前，國家還沒有出臺數碼照片的管理辦法，文獻中也沒有統一的數碼照片管理規范，企業檔案室為了適應新時期檔案工作的需要，按照企標《聲像檔案管理規定》結合企業的具體情況制定了《數碼照片整理歸檔要求》，對數碼照片進行收集、歸檔、等管理工作，現結合工作實踐，談談數碼照片的歸檔與管理。

一、數碼照片檔案的特點

數碼照片是用掃描儀、數碼相機等設備獲得的，以數碼形式存儲于磁盤、光盤等載體，依賴于計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件。沒有底片。

數碼照片具有許多優勢：1、成像快、處理快、傳輸快、編輯快、查閱快。2、存儲久，質量不變。數碼照片只要存到計算機磁盤或光盤上，就可以長期保存，不褪色，不變形。3、連接塊，應用廣泛。數碼照片可以在相機和計算機上顯示、游覽、處理，還可以與打印機、刻錄機、幻燈機、電視機等多種外連設備連接傳輸，更能與局域網中的多臺電腦或各個網站互相聯體工作，通過網上發布，從而大大擴展了應用范圍。

由于數碼產品的特性，數碼照片也存在以下幾個方面的缺點：1、對軟、硬件的依賴性。數碼照片依賴計算機硬件、操作系統和應用軟件，從形成、處理到歸檔的全過程管理活動必須通過計算機實現。同樣，計算機的硬件損壞、數據誤刪等，軟、硬件錯誤也會造成數碼照片的毀滅性損壞。2、信息易改性。通過計算機對數碼照片的增、刪和修改十分容易，而且一般情況看不出痕跡。因此需要從制度、技術等方面采取措施對數碼照片進行安全保護，維護其真實性。3、缺乏數據標準，導致數據不能兼容共享，影響進一步的開發利用和移交檔案室工作。需要統一數據標準來保證數碼照片的完整性、有效性。4、數碼檔案信息與載體的可分離性。數碼照片不在具有傳統照片那種固定的物理位置，也不在對原載體從一而終。他們可以根據需要隨時擴展、縮小或改變存儲空間。如果原照片沒有備份就很難遍其真偽。

當然，傳統照片與數碼照片可以互相轉換。傳統照片經掃描可轉換成數碼照片，方便管理利用。對丟失底片的傳統照片，可以掃描方式數字化，方便易行、成本低，又可以最大限度的保留原照片信息。數碼照片可以沖印成紙制照片，也可以生成底片。

二、數碼照片檔案的管理

（一）完善數碼照片的檔案的收集，實施前端控制

數碼照片的收集范圍參照企標《聲像檔案管理規定》的要求，凡是記錄企業重要職能活動和重要工作成果、具有查考利用價值的數碼照片均屬于收集范圍。

數碼照片形成的數量比較多，反映同一場景的數碼照片只收集1-2張，并對每一張數碼照片配有文字說明便于今后利用。對有重要保存價值的數碼照片應加洗成紙制照片與數碼照片光盤一并保存到檔案室。

數碼照片是電子文件的一種，其格式遵循《電子文件歸檔與管理規范》的要求，采用JPEG、TIFF格式，為了保證數碼照片的清晰度和沖洗質量，數碼相機的像素數應在300萬以上，掃描照片的線數應不低于600dpi。

（二）數碼照片整理方法，實現數碼照片檔案管理的規范化

數碼照片形成后，由攝影者或承辦部門及時將數碼相機存儲卡的數據轉存到專用計算機內，并通過篩選對確定屬于歸檔范圍的數碼照片進行分類、整理，保存在下面每年年初即建立本年度的文件夾內（見下圖1）。整理時要求：

1.按時間排序。

2.按照片內容分組，每次活動所形成的照片為一單元，每個單元建立一個WORD文檔即本單元說明（時間+事由+地點+人員+背景+拍攝者），單元說明是對本次工作照片的一個簡要總結。時間寫法：例20090728

3.每張照片必須寫出照片說明+拍攝地點。對會議、視察類照片盡量寫出參會人員姓名+職務+單位，重要領導的姓名、職務務必寫清；對產類的說明請寫明所拍攝零部件的名稱，所屬具體型號、批次及加工組裝車間；對設備儀器類照片寫明設備具體名稱（不要以拍攝的設備標牌代替）；民品類照片參照產品類；事件、事故類照片寫明發生時間+地點+處理事故的主要人員（如有重要領導寫出姓名、職務）+事件情況簡要說明。

（三）將整理后的數碼照片錄入公司局域網照片檔案管理預立卷系統

將建立好的下圖的文件夾內容錄入企業局域網照片檔案管理預立卷系統，對每一張照片進行著錄，將每一張原版照片調整大小后（應用軟件ACDSee 6.0）高度800，寬度600自動調整200KB左右掛到網上提交。從而，數碼照片歸檔的預立卷工作完成了。

（四）數碼照片進入企業局域網檔案管理系統

檔案室管理人員在企業局域網照片檔案管理系統上按單元逐張檢查、接收照片，對分類不合理的照片與預立卷人員溝通后調整。經檢查無誤后在檔案管理系統中著錄檔號，并對每一張照片給出刻錄數碼照片光盤的包裝的條形碼號，便于數碼照片離線歸檔后，再利用原版照片時查找方便。至此，數碼照片存儲到照片檔案管理系統中，建立了數碼照片的全文式管理，實現了數碼照片的邏輯歸檔。

（五）數碼照片與紙制照片的有機銜接

重要的數碼照片加洗成紙制照片歸檔，紙制照片檔案管理仍參照按照企標《聲像檔案管理規定》執行，所有數碼照片與紙制照片記錄數據著錄在同一個數據庫系統中，從而建成完整、統一的照片檔案數據庫管理系統。實現照片檔案的統一管理與檢索，達到查找利用方便的目的。在實際查找利用中，通過檢索照片題名，游覽檢索結果，就可以知道該照片是數碼照片形式、紙制照片形式還是既有數碼照片形式，又有紙制照片形式。

三、數碼照片的保存

將調整后的原版數碼照片文件夾（圖1）刻錄光盤，一式二份，一套用于查閱利用，一套用于保管封存。盤盒表面注明內容標題、文件格式、移交單位等。刻錄后的光盤按《電子檔案管理規定》規定管理。

為保證光盤刻錄的質量，并確保光盤及其數碼照片信息長期保存，數碼照片檔案保管必須注意以下幾點：1.注意選用檔案專用光盤或品牌好的光盤刻錄，并使用帶有“校驗”功能的刻錄軟件進行光盤刻錄，這些軟件能自動檢查光盤上的資料是否正確；2.光盤的標簽應粘貼在光盤包裝物上，不能直接在光盤上寫字或粘貼標記，以免化學物質滲透光盤的保護層損害光盤數據層。墨水等書寫材料可能存有損害光盤的溶劑，鉛筆里的石墨回影響光盤的閱讀。3.光盤要遠離強磁場并與有害氣體、強紫外線隔離，環境溫度應控制在17℃～25℃，相對濕度應控制在35%～50%，以減緩光盤退化，并防止霉菌滋生；4.注意操作規范化。如果觸摸光盤應帶綿制手套裸露手指不應觸到光盤的反射面；5.認真作好數碼照片檔案讀取設備的檢查和維護。光盤存儲的數碼照片檔案信息只能通過計算機處理和閱讀，這就要求檔案管理部門對有關計算機等設備和軟件使用情況及時進行登記，如果讀取設備或軟件過時了，光盤存貯的信息要及時復制和遷移。光盤每四年轉存一次，從而保證數碼照片檔案信息長期、有效地保存。

四、結語

照片檔案是國家機關、社會組織以及個人從事各種活動形成的對國家和社會有保存價值的并按一定原則和方法加工整理，集中保管起來的各種照片（包括底片和文字說明），是各單位檔案的重要組成部分。隨著經濟社會的不斷發展、數碼照相機的普及和廣泛應用，用照片記錄現實、反映歷史也顯得越來越重要，也越來越普遍。數碼照片時代與傳統紙質照片時代有很大的差別，過去都是有底片照片，而現在的數碼照片都沒有底片；原本一年只有幾十張照片，而現在需要存檔的每年有幾百張；照片檔案整理過程環節很多，非常繁瑣，單純依靠人工整理，需要幾天，甚至幾個星期，花費很多精力。今天數碼照片的普及速度正以令人瞠目的速度增加著，數碼照片以其即拍即現、方便共享等特點為人喜愛。然而，數碼照片不如傳統感光照片那樣可靠，檔案工作者為照片檔案管理制定管理規范及數碼照片的管理要求，是新時期檔案工作的需要，在數碼照片的管理與實踐中進行深入思考與探討，形成了比較滿意的管理模式。

【參考文獻】

[1]王遦編.現代企業文件與檔案工作使用教程[M].北京：中國人民大學出版社，1999