“抓大放小”原則在編輯部管理中的應用

郭娟 艾云 張威

摘 ?要：本文論述了“抓大放小”原則的辯證關系，以筆者所在編輯部為例，從編輯部業(yè)務流程控制出發(fā)，討論了其在科技期刊編輯部管理中的重要性、使用的必要性和使用原則，指出“抓大放小”原則在編輯部管理中使用的關鍵流程節(jié)點。實踐結果表明，在“抓大放小”原則運用下，從制度規(guī)范、稿件初審、終審、終校、編輯培養(yǎng)幾個關鍵節(jié)點上可以有效控制稿件的質量，同時激勵每位編輯人員的積極性、創(chuàng)造性，提高編輯工作效率。

關鍵詞：抓大放小;辯證關系;編輯部管理;流程控制

中圖分類號：G231 ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ?文章編號：1672-8122（2015）07-0110-03

一、“抓大放小”的辯證關系

“抓大放小”作為工作中一條科學的指導原則，既是一種管理理念，也是一種管理方式。意思是領導在管理中既要抓住主要矛盾，也要抓住矛盾的主要方面，并微觀調控次要矛盾與矛盾的次要方面，抓住全局，抓住中心，抓住重點，抓住關鍵，集中精力做大事。管理者要在錯綜復雜的形勢中，保持冷靜的頭腦、通過正確分析與決策，選擇合理路線、方針與工作方式，管好該管的事，放開該放的事;分清哪些事情是自己該做的，哪些事情是別人可以完成的[1，2]。“大是影響結果的”關鍵點，要做成任何一件事情，真正影響到結果的卻只是那幾個“關鍵點”。提出合適的問題，找到哪些因素是影響最終結果的“關鍵點”，是最關鍵的一步。如果事情不分大小輕重，眉毛胡子一把抓，可能會陷于錯綜復雜的細碎事務中不能脫身，無時間去抓大事，不能履行領導職責，不能超脫，這時，分權、大膽放權、全理授權就顯得非常必要。

實踐告訴我們：大有大的優(yōu)點，小有小的優(yōu)點。艾森豪威爾在他的《遠征歐陸》一書中，說馬歇爾輕視那些事必躬親的人，他認為那些埋頭于瑣細小事的人，沒有能力處理戰(zhàn)爭中更重大的問題。他講美國的軍事原則是：為戰(zhàn)區(qū)司令官指定一項任務，給他提供一定數(shù)量的兵力，在他執(zhí)行計劃的過程中，盡可能少加干涉。如果他的戰(zhàn)果不能令人滿意，那么，正當?shù)霓k法不是對他進行勸說、警告和折磨，而是用另一個司令官替代他。艾森豪威爾在這里講的瑣細小事和盡可能少加干涉的內容都是指“放小”的范疇。戰(zhàn)區(qū)司令官對那些瑣細小事不管，正便于集中精力研究整個戰(zhàn)區(qū)的大事，要“抓大”，也就是要研究更大的戰(zhàn)略問題。因此，如果要“抓大”，就應該“放小”，如果要“放小”，也是為了保證“抓大”，所以，“抓大”與“放小”并不矛盾，他們是辯證統(tǒng)一的關系。由此可見，“抓大放小”對于領導干部來講，是一個重要的決策思路，一種科學的工作方法，是一種以最小的領導行為獲取最大的管理效果的高超管理藝術。中國古代的治政之道中有一句名言叫：“持其大綱，疏其節(jié)目，為政之上術也”;國外領導科學界也有人提出，領導應該首先是“設想家”。這其實就是講領導者科學的領導方法應該是“抓大放小”。因此，領導者在處理這對矛盾、落實“抓大放小”方針時，需做到如下原則：1.發(fā)揮每個員工的優(yōu)點與特長，避缺點為優(yōu)點。按員工各自優(yōu)缺點安排工作，互取所長，發(fā)揮優(yōu)勢;2.從工作實踐出發(fā)，實事求是，活學活用，避免死搬硬套。

二、研究所編輯部管理的特點

學術期刊編輯部既有行政單位的屬性，又有科研單位的特點，在管理上具有其特殊性。研究院所主辦的學術期刊，主編大多由院士或資深學術專家兼任，而主編忙于科學研究，很少涉及編輯部事務，只能在辦刊方向、人力、財務上進行管理，無法深入到編輯具體工作中。同樣，科研單位的教授、業(yè)務骨干專業(yè)技術能力很強、專業(yè)基礎扎實、深厚，但不見得能辦好一份學術期刊[3]。編輯部主任有的是從行政領導崗位上退下來的，對編輯業(yè)務不了解，不能夠很好地履行這一崗位職責，也可以這樣認為，角色不能完成轉換。因此，選擇一名合適的編輯部主任在編輯部管理中顯得非常重要。

由于研究院所編制限制，編輯人員有限，一位編輯經常兼任不同角色，編輯部主任也需從事編輯業(yè)務，這樣無形中使編輯部主任陷于忙碌的編輯業(yè)務中，沒有充足的時間思考更好的策劃、選題，直接影響期刊的質量。在編輯業(yè)務流程中，編輯人員需有一定的團隊合作意識，每個人的貢獻最終體現(xiàn)在一本期刊上，不能帶有濃重的個人主義色彩。所以，編輯部主任在這里起統(tǒng)帥和決定性作用，履行主編的職責，實質上是期刊的CEO（首席執(zhí)行官）：負責期刊統(tǒng)一協(xié)調、政策引導及選題策劃，起承上啟下、內外溝通的紐帶和橋梁作用。從筆者這幾年的工作經歷來看，筆者認為，作為一名編輯部主任，首先要學會“抓大放小”，即合理分解全部工作崗位、梳理業(yè)務流程、合理分工、職責明確，知道哪些是自己必須處理的事情，哪些是員工必須請示的，哪些是編輯人員自行可以處理的。

三、“抓大放小”原則在編輯部管理中的運用

美國前總統(tǒng)艾森豪威爾曾在麥克阿瑟將軍手下工作過，他贊揚麥克阿瑟時說：“他布置工作，從不嘮嘮叨叨，不強調坐班時間，而求工作效率，只要工作做完了，他就不再過問。這種抓大事放小節(jié)的工作作風讓我非常緊張。為了使我的工作節(jié)奏跟上他的步伐，我經常忙得團團轉，很晚才能離開辦公室。但是，如果我向他申請休息一周，他就會毫不猶豫的答應。[4]”這段話說明，作為一個領導，只需要安排好大原則、大方向，放手交由下屬去做具體的論證、部署，自己才可以安心抓大事，而下屬也可以盡心盡力把自己負責的事情干精、干實。

編輯部管理工作是聯(lián)系作者、審稿專家和編輯之間的橋梁與紐帶，是期刊對外聯(lián)系與宣傳的窗口，直接期刊對外形象。編輯部業(yè)務較繁瑣，流程環(huán)節(jié)多，各個環(huán)節(jié)之間的配合尤其重要，因此，只有建立科學的管理方法、規(guī)范的工作流程和嚴格的規(guī)章制度，才能充分發(fā)揮和調動編輯工作的積極性與創(chuàng)造性，提高編輯工作質量，從而提高期刊質量[5]。

編輯部管理是否合理、有效，直接影響編輯人員的工作積極性，同時也影響期刊的出版質量。而編輯部主任作為編輯部的帶頭人，擔負著期刊的領導和管理工作，在整個出版流程與管理中起指揮棒的作用，對期刊編輯工作、出版的具體工作環(huán)節(jié)及經營管理等負直接責任，其工作方式和工作成效更是關系到出版社的發(fā)展，是辦好一本期刊的核心和靈魂。因此，科技期刊的編輯部主任除需要具有專業(yè)的學術水平、精湛的科研能力和敏銳的學術洞察力外，還需具有高的編輯業(yè)務水平、良好的政治素質、強的敬業(yè)精神和卓越的管理、協(xié)調能力等，尤其應該有自己的管理模式。

業(yè)務型編輯部管理者或許是不放心把事情交給下屬去做，害怕這樣一來，無形中自我存在的價值變小了而整天忙著事務無法對將來作計劃，經常出現(xiàn)桌上堆積如山的文件，常常被工作壓得透不過氣來等情況。筆者認為，管理者應該運用“抓大放小”原則，在抓辦刊方向、質量的同時，制定嚴格的工作流程控制，將管理工作流程化，從根本上解決下屬做事不認真、懶于信息反饋、工作拖延等問題，保證編輯部各項工作順利進行[5]。

1.建立編輯責任制與互相監(jiān)督制

編輯部工作瑣碎事情比較多，但如果安排合理，就會得到意想不到的效果，從而提高工作效率，編輯責任制與“規(guī)范化、制度化”相結合是很好的一種管理模式。編輯部管理流程中，“抓大放小”的關鍵是制定合理的流程控制環(huán)節(jié)與規(guī)范，實行編輯部主任、專家雙重把關下的編輯責任制與互相監(jiān)督制度。編輯責任制，即：責任編輯負責稿件處理的送外審、退修改、編輯加工、校對幾個流程階段，所有流程階段中出現(xiàn)的問題都由此編輯來解決。

互相監(jiān)督制度，即：在稿件處理流程設置中設置嚴格的階段完成時間，并將完成時間告訴作者，由作者和下一階段的編輯來共同監(jiān)督責任編輯對一篇稿件的處理狀況。如果責任編輯不按時處理，作者會打電話或發(fā)郵件咨詢，催促;如果責任編輯不能按時在所規(guī)定的時間內完成稿件處理，稿件不能正常流動到下一個處理流程，那么下一流程的處理編輯就會催促;如果稿件不能按時完成整個流程的稿件處理，終審編輯就會催促，以此層層推進工作進度，提高工作效率。

2.“抓”初審

在稿件三審制中，每個審級的任務、職責各不相同，三審制的基礎是初審， 初審是編輯處理整個編審流程的第一步把關環(huán)節(jié)。主要從專業(yè)的角度對稿件的研究方向、創(chuàng)新性、學術不端、社會價值和文化學術價值進行審查，把好政治關、知識關、文字關。初審把握好了，會避免很多不必要的外審工作。有人認為初審應由具有編輯職稱或具備一定條件的助理編輯人員擔任。但是，年輕剛到崗位的編輯知識欠缺，在初審中難以對稿件作出判斷，在處理稿件時，往往對稿件的方向性、創(chuàng)新性不能很好地把握，工作中經常會將差稿當好稿、好稿當差稿，往往會認為作者寫一篇稿件不容易，會出現(xiàn)不忍心退稿等做法，導致好稿件流失、出現(xiàn)錯誤判斷等問題，久而久之，就會在無形中將作者得罪或在行業(yè)內造成不好的口碑。筆者認為，編輯部若忽視初審，就很有可能會造成學術道德行為發(fā)生，會造成稿件重復發(fā)表、抄襲等行為的存在。因此，采取有效措施加強編輯的初審意識是保證高質量稿件的關鍵。可以按照“抓大放小”的原則，提出整體解決辦法——即：由具有副編審職稱的社長、總編輯或由社長、總編輯指定的具有副編審職稱的人員或由相對應專業(yè)的學術專家擔任初審編輯，以提高對稿件的正確選擇、保證出版質量。經過幾年的運用，發(fā)現(xiàn)初審階段的退稿率提高，外審階段的退稿率有所下降，稿件整體水平較執(zhí)行此原則前下降，極大地減輕了外審專家的審稿負擔，有利于稿件擇優(yōu)錄取。

3.“抓”終審

終審定稿是由編輯部或專家或編委會來控制[6]，是在同行評議的基礎上，根據刊物的報道方向和同行評議結果對稿件作出選擇。筆者認為：主編或編委會終審是決定期刊質量的關鍵環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)的執(zhí)行可以在某種程度上淡化人情因素，更加公正、客觀地選擇出優(yōu)秀稿件，保證期刊學術質量。

4.“抓”終校

編輯對校對工作比較頭痛，科技期刊編輯在面對各式各樣的圖、表、量符號、公式時難免會出現(xiàn)一些差錯，而差錯率的高低直接影響期刊質量。校對一般實行“三校”，文稿三校后即進入終校階段，終校是在前三次校對的基礎上，糾正遺漏錯誤，不同于終審，終審是把好稿件的入門關，終校是把好刊物的出門關。因此，就需要一位資深校對人員來把關，進行印刷前的終校與通讀，即：“抓大”。筆者認為，終校人員應由主編、副主編、編輯部負責人或資深編輯擔任，且有豐富的編輯經驗， 熟練掌握國家標準和編輯規(guī)范， 有良好的中、英文字處理能力。實行編校制度的交叉對校、作者自樣簽字認可、副主編終校制度，可以極大地降低差錯率。

四、“抓大放小”，關鍵加強編輯隊伍建設

編輯整體素質的高低直接影響學術期刊質量[7]。因此，只有抓好了這支隊伍的建設，即“抓大“，培養(yǎng)一支德才兼?zhèn)洹I(yè)務素質過硬的編輯隊伍， 才能提高期刊的創(chuàng)新能力，實現(xiàn)期刊的可持續(xù)發(fā)展。

1.參加崗前培訓

安排新到崗的編輯參加國家科學圖書館的交換官員培訓，學習文獻檢索、查新等技能，并布置了多項作業(yè)來考核;參加出版專業(yè)職能考試，并告訴他們考不過，不能轉正;鼓勵員工積極參加編輯學會舉辦的科技期刊編輯崗位培訓，英文編輯研修班，學習職業(yè)道德、出版法規(guī)、編輯出版業(yè)務等方面的知識和技能，并及時對所學到的知識進行考核，才能使新到崗編輯的業(yè)務技能得到提高，為編輯工作打好基礎。

2.參與期刊審讀

編輯部經常對新到崗編輯處理完的稿件進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題，坐在一起進行分析，為什么會錯，怎么樣改正，哪些方面還沒掌握，編輯加工的重點是什么，應該注意哪些：中英文摘要怎么撰寫、引言怎么撰寫、圖、表公式怎么編排，怎么樣排版版式會漂亮、美觀，經過互相學習，編輯很快成長了起來，能獨立處理稿件的部分流程。

3.參加學術活動

筆者認為，編輯參加行業(yè)學術會議，可以使編輯及時掌握、拓展、深化學校書本知識以外的專業(yè)知識，了解學科前沿動態(tài)及行業(yè)發(fā)展，及時發(fā)現(xiàn)新的學術熱點，提出好的策劃方案，提高對文稿的鑒別力。

五、結 語

“抓大放小”是一種能力，更是一種境界，一種智慧。編輯部是一個獨立整體，編輯人員為了一個共同目標而奮斗，互相分工合作，又互相牽制，而管理者需處理好各個運行環(huán)節(jié)中的關鍵，即抓“大”：抓制度規(guī)范、稿件初審、終審、終校、編輯培養(yǎng);放“小”：合理安排崗位職責，人盡其才，各司其職，才能調動編輯人員的工作積極性與創(chuàng)造性，發(fā)揮自己的智慧和能力，促進編輯部的正常發(fā)展。

參考文獻：

[1] 胡竹萍，王曙明，楊愛麗，劉學民，李麗萍.科技期刊編輯部管理模式探討[J].編輯學報，2006（12）.

[2] 顏清陽.“事必躬親”與“抓大放小”[J].領導科學論壇，2013（8）.

[3] 羅向陽，柴福莉，張翔.編輯部管理的實踐與探索[C].改革創(chuàng)新·科學發(fā)展——第七屆全國核心期刊與期刊國際化、網絡化研討會論文集，2009.

[4] 劉淑敏.“抓大放小”與“企業(yè)論壇”[J].通信企業(yè)管理，2009（11）.

[5] 金培榮.加強編輯部管理工作進一步提高期刊質量[J].中國科技期刊研究，1997（4）.

[6] 陳玲，鄒栩.嚴格審稿制度提高刊物學術質量——《中國藥科大學學報》終審會的實踐與體會[J].編輯學報，2010（2）.

[7] 王晴，湯亞玲，杜冰.加強編輯部管理建設努力創(chuàng)名牌精品期刊——《華西口腔醫(yī)學雜志》辦刊實踐[J].中國科技期刊研究，2008（5）.

[責任編輯：傳馨]