檔案信息化管理建設問題研究

梁明越

摘 要：檔案管理的信息化建設是檔案事業改革和發展的必然選擇。檔案信息化建設是當今世界信息化深入發展背景下的產物，是電子政務建設的重要組成部分。檔案信息化建設的核心是檔案信息資源建設，當前檔案信息化建設的重點應放在電子文件的管理上，并推進檔案館工作管理體制與運行機制的改革。

關鍵詞：檔案管理；信息化；電子文檔；

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-06-00-01

信息技術及信息產業的高速發展，深刻地影響著檔案管理的理論、原則、模式和方法，給檔案工作帶來挑戰和機遇。在這一過程中應該認識到檔案信息化是一個艱苦的、長期的過程，絕非輕而易舉，檔案部門應以檔案信息化為契機，進一步加強基礎工作，改革檔案工作管理體制與運行機制，切實把檔案信息化建設落在實處。

一、檔案管理信息化原則

（一）“雙軌制”原則。選擇紙質和電子文檔進行歸檔管理時，這是當前選擇管理方式之一。這樣可以確保文件資料有效利用和安全使用。形成了統一的實行信息化管理之后，保障管理質量。

（二）全程管理原則。這個管理原則主要指的是檔案生命周期，在工作活動執行中，形成了一切原始記錄。

（三）檔案信息化建設的時效性。檔案信息化的技術支撐體系，包括硬件和軟件系統都需要更新換代，要求檔案管理部門及時組織系統升級，并且要考慮后代系統對前代系統的兼容性。

二、檔案信息化的總體建設思路

（一）堅持政務主導。我國，無論是“以需求為導向、以應用促發展”理念，還是提出的“需求主導”、“應用主導”建設模式，都昭示著技術對政務的渴望，核心是技術主導，這也是長期以來困擾電子政務發展的重新建、輕整合，重硬件、輕軟件，重管理、輕服務，重電子、輕政務等“四重四輕”。

（二）堅持以人為本。檔案信息化的管理主體，應該是檔案部門負責檔案信息化的內部機構和相關人員；檔案信息化的建設主體，應該是技術保障隊伍和相關單位。

（三）堅持突出應用。突出應用的檔案信息化建設具有鮮明的時代性和階段性。在檔案安全角度，應突出危舊和重要檔案異質搶救，圍繞檔案管理人員和檔案利用者這些檔案信息化應用主體的最關心、最直接、最現實的應用需求開展工作。

三、檔案信息化建設的主要內容

（一）檔案工作職能的轉變。檔案工作職能的轉變最根本的是從管理型轉向服務型，首先體現在檔案工作人員職責任務的轉變，其次體現在檔案工作范圍的轉變，第三體現在檔案工作格局的轉變。

（二）檔案工作機構的改革。檔案信息化建設催生的第一個機構就是檔案信息化工作部門，有的地方甚至將檔案信息化部門與檔案數字化部門分立設置，足顯其改革力度。

（三）檔案工作流程的重塑。檔案載體由原有的單一載體向多種、多質載體轉變。檔案傳遞方式由單一的人工傳遞轉變為網絡傳輸的普遍參與。歸檔方式在原有基礎上增加了電子歸檔任務。

四、檔案信息化建設面臨的問題

（一）檔案信息化工作體系尚需完善。地區之間不平衡的現象非常突出。加之相關業務在信息化工作中的條條管理作用，致使檔案信息化建設條塊交織，缺乏統領。

（二）檔案信息化應用系統建設體系有待統一。各地、各部門中標的相關軟件開發企業各異，各個軟件模塊設計不同，缺乏頂層協調，數據標準不同成為普遍現象，檔案信息脫離本地的應用系統就難以整合應用，即便是單機應用都很困難。

（三）檔案遠程利用中的互相認證體系尚需建立。不同地區檔案館之間的檔案遠程認證協議還沒有建立起來，局部的認證活動也僅限于區域內綜合檔案館之間，在政務大廳和專業檔案館乃至部門檔案室層面還沒有得以實施，在基層單位實施則有更長的路要走，及至“足不出戶”層面的網上直接應用幾乎無從談起。

（四）電子化的檔案信息資源來源不暢。在許多檔案歸檔工作特別是基層的檔案歸檔工作還沒有規范開展的情況下，檔案信息資源的來源基本處于無序和依賴狀態，即有什么接收什么的狀態。

（五）檔案信息資源整合難度較大。檔案部門在推動檔案信息資源整合過程中，往往遭到相關單位以各種理由阻撓，更何況檔案信息資源整合本身也是一件費時、費力、費心、費錢卻不討好的工作，存在著一定的信息安全風險。

（六）檔案信息資源開發利用滯后。檔案信息資源的電子化成果大多時候處于收儲狀態，檔案信息資源的電子化成果長期閑置浪費，沒有發揮信息整合優勢，在更加寬廣的領域發揮應有作用。

五、鞏固和完善統一的檔案信息化工作體系

（一）一是理順管理體制，完善運行機制。加大檔案部門在檔案信息化建設工作中的統籌協調力度，形成以國家檔案局為龍頭，各地、各部門檔案局為分支、各級各類專業檔案館和檔案室為節點的上下聯動、協同統一的檔案信息化工作體系。要提升檔案信息化工作在信息化建設及電子政務建設工作中的比重，使檔案信息化建設工程與電子政務應用系統項目同步規劃、同步建設、同步推進實施。

（二）健全法規制度，規范工作行為。要在檔案信息化建設納入統一的信息化建設規劃和電子政務建設工作規劃的基礎上，制定檔案信息化建設專項規劃，并按年度制定推進計劃，制定工作任務分解表，明確目標任務、責任單位和完成時限。要建立、健全和完善檔案信息化建設績效評估體系，采取“以評促建”的方式推進工作開展，評估應用效果。

檔案是記錄重要信息的載體，是人類社會文明的成果。信息化檔案管理應該立足構建檔案信息平臺、提高工作效率、提升檔案管理的服務質量，讓檔案在信息化時代更好的為人類政治、經濟和文化建設提供有利于現實的經驗、借鑒和參考依據。

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