對工程建設(shè)檔案外包服務(wù)的思考

王虹

摘要：本文對工程建設(shè)檔案外包服務(wù)存在的問題進(jìn)行分析，并提供解決這些問題的對策，以更好地發(fā)揮檔案外包服務(wù)的優(yōu)勢，加強(qiáng)工程建設(shè)檔案管理工作，提高工程建設(shè)檔案質(zhì)量，促進(jìn)城市的建設(shè)與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)檔案外包服務(wù)

檔案是歷史的真實(shí)記載，是人類寶貴的文化財(cái)富，而工程建設(shè)檔案體現(xiàn)了城市建設(shè)的水平，是建設(shè)經(jīng)營各項(xiàng)活動中形成的、具有保存價(jià)值的歷史記載，可以說是一個城市建設(shè)結(jié)晶和城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的積累。經(jīng)濟(jì)集約化、管理科學(xué)化的進(jìn)一步發(fā)展，對工程建設(shè)檔案的質(zhì)量要求也在不斷提高。為了克服工程建設(shè)檔案工作中存在的信息技術(shù)落后、資金短缺、人力資源匱乏、業(yè)務(wù)繁重等問題，以更好地滿足新時(shí)期工程建設(shè)檔案管理發(fā)展的需要，檔案外包服務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。如何利用檔案外包服務(wù)，使工程建設(shè)檔案得到有序管理，以促進(jìn)工程建設(shè)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展，成為檔案工作者思考的問題。

一、工程建設(shè)檔案外包服務(wù)的必然性

（一）工程建設(shè)檔案的類別和數(shù)目急劇增多，需要引入外包服務(wù)

工程建設(shè)檔案具有形成階段性、載體多樣性、利用頻繁性的特點(diǎn)，在進(jìn)行工程建設(shè)檔案的收集和整理時(shí)，一定程度上加劇了檔案工作者對檔案管理的工作量。同時(shí)，隨著城市的日益發(fā)展，工程建設(shè)檔案的類別和數(shù)目急劇增多，這種情況要求在工程建設(shè)檔案的管理中引入外包服務(wù)。

（二）引入外包服務(wù)，可以提供高水準(zhǔn)、高層次的檔案管理服務(wù)

工程建設(shè)的專業(yè)程度較高、技術(shù)性較強(qiáng)，這些特點(diǎn)一定程度上反映了工程建設(shè)檔案管理工作的重要性。增加一部分檔案業(yè)務(wù)的外部投入，例如使用具有良好信譽(yù)的外包服務(wù)機(jī)構(gòu)，可以避免檔案管理工作中出現(xiàn)的重復(fù)勞動和高成本等問題。目前，部分工程建設(shè)檔案在向相關(guān)職能部門移交時(shí)，存在著多數(shù)檔案被退回的現(xiàn)象。筆者對其原因進(jìn)行了分析，發(fā)現(xiàn)施工過程中資料人員不斷更換導(dǎo)致的資料不齊全；整理不規(guī)范；用章錯誤或缺少印章被要求整改等情況都會導(dǎo)致工程建設(shè)檔案被退回。而如果采用檔案外包服務(wù)，一定程度上可以緩解這些問題，因?yàn)榇蠖鄶?shù)外包服務(wù)公司可以提供高水準(zhǔn)、高層次的檔案管理服務(wù)，特別是可以節(jié)省人力和物力在工程建設(shè)檔案移交過程中的投入。特別是可以有效地利用人才、技術(shù)和其他資源，極大地滿足了工程建設(shè)檔案工作的要求，節(jié)省了招聘成本和培訓(xùn)成本，增加了人員配置的靈活性。

二、工程建設(shè)檔案外包服務(wù)存在的主要問題

盡管在工程建設(shè)檔案中引入外包服務(wù)，可以提供高水準(zhǔn)、高層次的檔案管理服務(wù)，但是推進(jìn)工程建設(shè)檔案外包服務(wù)的過程中仍然存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下四個方面：

（一）整理質(zhì)量有待加強(qiáng)

在工程建設(shè)檔案外包服務(wù)中，檔案部門作為工程建設(shè)檔案外包服務(wù)的委托單位，獲得高質(zhì)量的外包服務(wù)是其主要訴求，而作為受托單位的外包服務(wù)公司關(guān)注的則是如何降低成本獲得利潤的最大化，為了達(dá)到這個目標(biāo)，他們會盡量壓縮外包服務(wù)的成本，而這很容易導(dǎo)致檔案整理質(zhì)量的下降。同時(shí)，可供雙方借鑒的標(biāo)準(zhǔn)和要求尚待規(guī)范，這在檔案外包服務(wù)中體現(xiàn)為檔案分類不清晰、整理順序凌亂等。此外，在外包服務(wù)過程中，監(jiān)督的缺乏也不容忽視。一方面，委托單位出于成本的考慮，使得第三方監(jiān)督不到位，這樣造成的后果就是檔案的監(jiān)督管理難以得到及時(shí)有效的保證；另一方面，僅僅依靠外包服務(wù)公司的自我約束、自我監(jiān)督也是不可行的，較為經(jīng)常出現(xiàn)的情況是會出現(xiàn)檔案載體的損壞、信息內(nèi)容的丟失泄露。

（二）對檔案載體會產(chǎn)生不良影響

在檔案整理過程中，檔案委托單位的主要目標(biāo)是保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性、系統(tǒng)性和有效性。但是，外包服務(wù)公司在實(shí)施具體業(yè)務(wù)的過程中，存在對檔案載體的破壞問題。就載體而言，工程建設(shè)檔案分為紙質(zhì)、電子兩大載體，紙質(zhì)檔案在裝盒時(shí)，由于形成的文本標(biāo)準(zhǔn)不同會涉及對檔案的拆分（例如，A3大小的工程建設(shè)檔案，裝入標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格為A4的檔案盒內(nèi)時(shí)，會涉及如何處理才可以放入檔案盒中的問題），而外包服務(wù)公司出于提高檔案整理效率，以及保持檔案整理效果整齊、美觀的考慮，會對相關(guān)檔案進(jìn)行非專業(yè)化的拆分，這樣勢必會破壞檔案載體的完整性。對于電子檔案特別是光盤檔案而言，外包服務(wù)公司不僅隨意放置，而且還不會采用防磁處理，這樣只能對其壽命產(chǎn)生不良影響。

（三）檔案信息安全存在問題

在工程建設(shè)檔案外包服務(wù)過程中，檔案信息安全問題尤為突出。檔案委托單位將工程建設(shè)檔案交由外包服務(wù)公司整理，外包服務(wù)公司的工作人員首先要對工程建設(shè)檔案的內(nèi)容有一定了解，在數(shù)字化階段工作人員會直接接觸到每一份工程檔案，這樣會使工程建設(shè)檔案的信息保密價(jià)值受到影響。特別是那些沒有受過專業(yè)訓(xùn)練的外包服務(wù)的工作人員，他們的信息安全意識淡薄，不僅會導(dǎo)致檔案信息的泄漏，甚至還會造成檔案原始資料的遺失，從而給檔案信息內(nèi)容安全帶來威脅。因此，保障檔案信息的安全應(yīng)是工程建設(shè)檔案外包服務(wù)順利開展的關(guān)鍵。

（四）合作失敗帶來的風(fēng)險(xiǎn)

檔案委托單位在工程檔案外包服務(wù)過程中與受托單位合作失敗將面臨巨大風(fēng)險(xiǎn)，不僅影響到工程建設(shè)檔案的利用，甚至還會引起法律上的糾紛。筆者認(rèn)為導(dǎo)致這種合作關(guān)系失敗的原因在于檔案委托單位與外包服務(wù)公司之間的合作制度不完善、信息溝通不順暢。

三、解決方法

（一）制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)整理規(guī)范

首先，根據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定可行的工程建設(shè)檔案整理要求，檔案委托單位應(yīng)與外包服務(wù)公司保持緊密聯(lián)系，根據(jù)其外包服務(wù)的要求，對外包服務(wù)公司執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的情況進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。外包服務(wù)公司則需要將其進(jìn)展情況及時(shí)通知對方，并針對出現(xiàn)的問題及時(shí)與委托單位積極溝通，并提出解決問題的具體實(shí)施辦法。需要注意的是，雙方需要達(dá)成共識，以確保相關(guān)工作的順利進(jìn)行。其次，對檔案整理的質(zhì)量進(jìn)行控制，保證多人驗(yàn)收。在工程建設(shè)檔案整理結(jié)束并移交到相關(guān)職能部門后，檔案委托單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際移交整理的檔案數(shù)量、不同載體進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收人員應(yīng)由檔案人員、分管領(lǐng)導(dǎo)組成，分別從檔案分類、編號、著錄等細(xì)節(jié)入手，結(jié)合制度規(guī)范進(jìn)行驗(yàn)收，并在驗(yàn)收清單上簽字確認(rèn)。只有具備上述基本條件，才能有效地在外包服務(wù)過程中提出專業(yè)的整理方案及意見，保障工程建設(shè)檔案的規(guī)范整理，真正將工程技術(shù)轉(zhuǎn)化為直接生產(chǎn)力，為社會創(chuàng)造更多財(cái)富。

（二）加強(qiáng)工作監(jiān)督，確保檔案載體的安全性

檔案委托單位要根據(jù)新形勢下檔案工作的特點(diǎn)，對現(xiàn)有工程建設(shè)檔案進(jìn)行認(rèn)真地梳理。首先，對工程建設(shè)檔案中涉及的內(nèi)容公開性進(jìn)行界定，例如哪類工程建設(shè)檔案可以實(shí)現(xiàn)外包服務(wù)，哪類工程建設(shè)檔案不能實(shí)現(xiàn)外包服務(wù)，需要對其劃定一個明確的范圍。其次，在檔案外包服務(wù)實(shí)施過程中，外包服務(wù)公司要隨時(shí)接受檔案委托單位的監(jiān)督，檔案委托單位要及時(shí)與其溝通可能導(dǎo)致檔案載體受損的情況，在征得檔案委托單位同意后方可實(shí)施，同時(shí)還要會同檔案委托單位與其檔案行政主管部門進(jìn)行積極溝通并達(dá)成共識。

（三）簽定相關(guān)協(xié)議，做好外包風(fēng)險(xiǎn)控制

在實(shí)施檔案外包服務(wù)的過程中，檔案委托單位應(yīng)立足長遠(yuǎn)發(fā)展，結(jié)合檔案外包服務(wù)的現(xiàn)狀，盡量規(guī)避檔案外包服務(wù)帶來的風(fēng)險(xiǎn)，需要在開展外包服務(wù)工作前，就做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。檔案委托單位與外包服務(wù)公司在合作之初，要簽訂外包服務(wù)合同及保密協(xié)議，以明確雙方的權(quán)利與義務(wù)。該協(xié)議的條款中，需明確檔案和信息內(nèi)容的安全保護(hù)問題，嚴(yán)格要求檔案整理人員不得損害原有的檔案、影響檔案的完整性；檔案規(guī)格確實(shí)超標(biāo)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，經(jīng)檔案委托單位同意后方可進(jìn)行拆分；不得泄漏檔案的內(nèi)容信息，一旦發(fā)現(xiàn)，檔案委托單位有權(quán)追究外包服務(wù)公司的相關(guān)責(zé)任，包括經(jīng)濟(jì)責(zé)任乃至法律責(zé)任。

（四）規(guī)范制度流程，建立良好的合作關(guān)系

在工程建設(shè)檔案外包服務(wù)實(shí)施的過程中，檔案委托單位要制定相關(guān)的外包服務(wù)管理制度與工作流程，在外包服務(wù)過程中組織資金、物品投入，建立與外包服務(wù)公司的良好合作機(jī)制，確保其嚴(yán)格執(zhí)行工程建設(shè)檔案外包服務(wù)合同。同時(shí)，檔案委托單位要依據(jù)合同條約，將物品及資金落實(shí)到位，明確外包服務(wù)公司的管理工作流程和應(yīng)提供的服務(wù)等。

在工程建設(shè)檔案管理工作中，將相關(guān)檔案業(yè)務(wù)委托給外包服務(wù)公司完成，一方面可以更好地為城市建設(shè)提供更高質(zhì)量的檔案服務(wù)管理，為建設(shè)單位積累更多的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富；另一方面，通過外包服務(wù)的方式也可以使檔案委托單位和受托單位形成雙贏的經(jīng)營機(jī)制。隨著城市的不斷發(fā)展，成為檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展新趨勢的檔案外包服務(wù)，將為工程建設(shè)檔案工作作出更大的貢獻(xiàn)。

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