做好檔案資料的收集與管理，提升軟實力

孫園

摘 要：檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是一個國家機構、社會組織和個人的一面鏡子，記錄了它們發展過程中的點點滴滴，所以檔案資料的收集與管理對于它們下一步的發展有很重要的借鑒作用，對軟實力的提高也有不可低估的作用。本文對我們做好化工檢測報告的檔案資料的收集與管理，提高軟實力進行簡單的闡述。

關鍵詞：檔案資料;收集和管理;軟實力

化工檢測報告的檔案資料可以反映出一個單位歷代產品的質量是否合格。通常化工檢測報告檢測的是產品的性能、產品的指標是否合格 、產品的應用領域、以及產品的酸堿性、溶解性、是否有毒、是否可燃燒、是否符合國家各項指標，產品沒有檢測報告是不允許出廠的。每次出廠都會產生相關的記錄作為檔案的一種收集起來。收集和管理檔案資料有助于單位在發展中及時彌補過去的不足，改錯和發展同時進行提升整體的軟實力。

1 檔案資料的收集與管理的基本要點

1.1 在收集檔案資料時必須要確保其初始性和真實性。在收集檔案資料的過程中會遇到各種各樣的問題，比如檔案太陳舊有些字跡已經模糊;比如為了某種原因而要修改原始的檢測記錄等等，面對這類問題如果我們按照主觀愿望去收集是不可取的。檔案的珍貴性就在于它的初始和真實，收集時一定要依照客觀公正的原則，不能摻雜任何外力因素，初始真實的檢測報告對于化工單位的發展是大有裨益的。

1.2 分訂成冊時要遵循一定的規律便于需要時查找。檔案的收集正是為了以后的查找借鑒，所以，我們在收集整理的過程中，就要按一定的規律將檔案資料分門別類的裝訂成冊，為以后的查找增加更多的便利。

1.3 要保證檔案的有效性和完整性。收集的檔案資料要保證內涵豐富，格式符合要求填寫內容完整以及表達準確，這樣的檔案才完整才有效。

1.4 要統一歸檔文件的編制格式。在檔案資料收集和管理過程中要對歸檔文件的編制格式進行統一，如卷宗的頁號的形式如何表現出來，編制的位置;該在案卷的封面和脊背記錄的內容，如何記錄;備考表的內容和作用以及案卷裝訂的相關要求等等。只有用統一的方法歸檔才能使得檔案管理工作進行的更加順利。

1.5 檔案在裝盒方面也要注意。歸檔文件要按照檔案文件的先后順序裝入盒內，要與歸檔文件目錄中對應條目的排列順序相一致，要保證檢索到文件條目后能找到該文件。檔案查看完畢歸檔時也要注意將其按順序裝入相應的檔案盒中，而且檔案裝盒時還要注意將同一事由的歸檔文件放在同一檔案盒里，根據文件的多少選擇檔案盒的厚度。

1.6 要注意做好相關的保密工作。檔案記錄了一個企業單位的發展過程中的點點滴滴，對企業的進一步發展有十分重要的借鑒意義。檔案收集和管理人員要本著為全心全意為企業服務的宗旨，嚴格保守企業重要的檔案文件信息，千萬不可因為自己的一時疏忽給企業發展帶來不必要的損失。

2 怎樣做好檔案資料的收集與管理，提升軟實力

2.1 工作人員——增強檔案意識，真正在檔案收集和管理上下功夫。在社會主義市場經濟的條件下，化工單位的經營方式要作出相應的調整，那么檔案資料的收集與管理工作也要因時而變，檔案資料收集和管理人員應主動提高自己的檔案意識，在檔案收集和管理領域敬業務實。若在檔案收集過程中檔案資料有了新的內容便應立刻將原有內容更新，保證檔案資料具有時代性和及時性。不僅如此，還要積極主動去學習檔案資料相關的法律法規以及最新的檔案資料收集管理知識，提高自己的文化素養，真正盡自己所能將所學運用在檔案資料的收集和管理上，為自己爭得榮譽，為單位帶來更多的潛在收益。

2.2 檔案部門——根據單位發展規劃和未來設計做好檔案資料收集和管理工作。檔案資料是一個單位基礎和發展成果，是所有員工兢兢業業努力工作的展示，同時它也受單位的發展規劃和未來設計的影響。 單位的發展通常都有一定的方向性，而檔案資料的收集和管理也應該是有方向的，應保持與單位發展方向一致。一個單位在實際發展中一定會產生各種性質的運作文件，這些都是作為檔案資料工作人員所要收集的，工作人員應該將產生的文字，數據，圖片等等各種形式的資料一并收集整理，每一階段的各種資料都要進行追蹤處理實時更新，不能停滯不前，要有能力進行一定的分析整合。在單位經營狀況出現問題時，可以及時找到這些發展前期所留下來的文件，從中找出問題，使其快速地回到正軌。

2.3 工作單位——培養專職人員進行檔案資料收集與管理。所謂“專職人員”就是和普通的檔案資料收集與管理人員不同，他們有專業的檔案知識，有精湛的處理檔案問題的技能，有強烈的檔案意識，有豐富的檔案閱歷。一個專職人員對檔案的了解要勝過多個普通員工，檔案資料對一個單位的發展有重要作用，專職人員對檔案資料的收集和管理作用也十分重要。所以要培養一批專職人員進行檔案資料的收集與管理，達到事半功倍的效果。

2.4 全體工作者——各司其職，互相配合，有條不紊，提升軟實力。每個單位的順利運作都離不開所有人的配合，化工單位也是如此，檔案資料的收集和管理工作更是如此，因為檔案工作的特殊性，需要各個部門人員的配合，所以在日常工作中各個部門的工作人員不僅要做好自己的本職工作，也要積極配合檔案部門人員的工作，在工作上保持密切聯系，可以使得各個部門的發展成果及時得到更新，確保客觀公正的將單位運行狀況收歸檔案，以備日后的檢查借鑒，全公司上下形成良好的氛圍，有利于提升單位的軟實力。

3 結語

在現代制度下，我們化工單位的運行和發展更加自主化，人性化。對于化工檢測報告相關的檔案資料收集和管理也變的越來越自主人性化。但是檔案資料工作畢竟是一份反映單位發展歷史的報告，必須是真實完整有效的，所以提高檔案資料的收集和管理能力是作為該部門工作人員所必須要思考的問題，要不斷的總結改進工作方法提高工作質量，確保檔案資料收集工作的齊全準確完整系統，將單位整體的軟實力不斷提升。

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