從功能語(yǔ)法角度分析商務(wù)英語(yǔ)投訴信函撰寫的人際意義

何海浪 劉麗娜

摘 要：隨著近年來(lái)我國(guó)商業(yè)貿(mào)易額度的不斷增加，一定意義上來(lái)說(shuō)，商務(wù)信函的通訊往來(lái)也成為了當(dāng)前對(duì)外貿(mào)易交流中不能避免的一大組成部分，在越來(lái)越多的商務(wù)信函之中，商務(wù)英語(yǔ)的功能性語(yǔ)法特征正在被越來(lái)越多的研究者關(guān)注，而對(duì)外貿(mào)易的層級(jí)和廣度的增加也促使相關(guān)的商務(wù)通信的訴求類信函越來(lái)越多的使用，本文針對(duì)于商務(wù)英語(yǔ)的投訴類信函的撰寫，從功能語(yǔ)法的層面上針對(duì)當(dāng)前商務(wù)英語(yǔ)投訴信函的要求進(jìn)行相關(guān)的撰寫，力圖從功能性語(yǔ)法分析的角度開(kāi)展對(duì)于商務(wù)英語(yǔ)投訴信函撰寫的人際意義分析。

關(guān)鍵詞：功能語(yǔ)法;商務(wù)信函;投訴信函;人際意義

功能語(yǔ)法來(lái)自于上世紀(jì)60年代，隨著研究的不斷深入很大程度上已經(jīng)成為了被用于語(yǔ)體學(xué)、翻譯學(xué)、計(jì)算機(jī)語(yǔ)言學(xué)等各領(lǐng)域，是一種被廣泛接受的語(yǔ)篇分析工具。當(dāng)然在英語(yǔ)本身的應(yīng)用上，功能語(yǔ)法的意義一定程度上也能為英語(yǔ)本身的應(yīng)用提供一定的意義。

通常來(lái)說(shuō)，在商務(wù)交往之中，商務(wù)英語(yǔ)很大程度上要利用準(zhǔn)確、正式、簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言來(lái)進(jìn)行傳達(dá)商業(yè)信息的目的活動(dòng)，并不僅僅只是交流，所以在不通過(guò)的商務(wù)信函上也有不同的意義表現(xiàn)。

一、從功能語(yǔ)法角度看商務(wù)英語(yǔ)投訴信函的基本要求

商務(wù)英語(yǔ)作為商業(yè)交際的信函內(nèi)容在一定程度上有和普通英語(yǔ)功能不同的表現(xiàn)，總體來(lái)看，通過(guò)信函的交互和溝通形式的變化，商務(wù)英語(yǔ)不僅僅是英文發(fā)展的一個(gè)分支，同時(shí)也是英語(yǔ)英語(yǔ)在應(yīng)用形式和應(yīng)用要求上的變形。在諸多商務(wù)信函中，投訴信在這一體系中扮演著非常重要的角色。投訴信是在商務(wù)交往活動(dòng)中，由于個(gè)體的合法權(quán)益遭受到一定程度的損害，而通過(guò)商務(wù)信函的方式來(lái)表達(dá)個(gè)體的不滿情緒，期待對(duì)方給予相應(yīng)的回復(fù)。在這個(gè)過(guò)程中，商務(wù)英語(yǔ)中所需要的功能及語(yǔ)法的訴求就得到了很好的彰顯。換句話來(lái)講，語(yǔ)言在傳遞過(guò)程中所需要的意義的表達(dá)，與語(yǔ)法結(jié)構(gòu)的的形式本身相比具有了更大的意義和分量?；诖?，從功能語(yǔ)法的角度來(lái)探討商務(wù)英語(yǔ)投訴信函的基本訴求具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

從功能語(yǔ)法的角度來(lái)探討商務(wù)英語(yǔ)投訴信的基本訴求，可以借鑒商務(wù)英語(yǔ)信函撰寫的基本要求出發(fā)，探究其內(nèi)在的一致性，進(jìn)而在今后的投訴信的撰寫中予以強(qiáng)化與突出其所內(nèi)涵的功能語(yǔ)法角度的人際意義。具體來(lái)看，商務(wù)英語(yǔ)投訴信函的基本要求主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

準(zhǔn)確性：由于商務(wù)英語(yǔ)投訴信函多用于復(fù)雜的商業(yè)交中，很大程度上，對(duì)于商業(yè)英語(yǔ)的利用應(yīng)該限制于在對(duì)于商業(yè)往來(lái)信息意義的嚴(yán)格表述。在寫作中仍然需要注意其準(zhǔn)確性和法律效應(yīng)，更加應(yīng)該注意商務(wù)英語(yǔ)語(yǔ)言使用的特殊性，特別是在投訴的理由、內(nèi)容、方向，具體的部門或個(gè)人、要求的補(bǔ)償措施等等尤其需要明了、準(zhǔn)確，要讓相關(guān)的受理方在看到投訴的信的時(shí)候就能夠?qū)τ谕对V的內(nèi)容有明確的了解，在相關(guān)的受理方面能夠處理的更加迅速。

專業(yè)性：商務(wù)英語(yǔ)投訴信函不同于一般的信函往來(lái)的特點(diǎn)還在于其專業(yè)性，商業(yè)信函的表述內(nèi)容常常根據(jù)實(shí)際的商業(yè)往來(lái)內(nèi)容互相聯(lián)系。在內(nèi)容上會(huì)出現(xiàn)大量的商務(wù)英語(yǔ)常見(jiàn)的專業(yè)信息，如的專業(yè)對(duì)術(shù)語(yǔ)、行話、外來(lái)借詞、縮略詞。很大程度上投訴信的出現(xiàn)也就意味著在商業(yè)交往上出現(xiàn)了分歧，如果在相關(guān)的來(lái)往文書上不能體現(xiàn)其專業(yè)意識(shí)，那么很難明確的說(shuō)明投訴意圖，并且申訴也很難獲得預(yù)期的效果。

簡(jiǎn)潔性：商務(wù)英語(yǔ)投訴信函的另一個(gè)的特征就具有簡(jiǎn)潔性。簡(jiǎn)潔性同樣也是對(duì)于文本實(shí)用性的考慮，通過(guò)文本的簡(jiǎn)潔性傳達(dá)，減少相對(duì)的文本錯(cuò)誤，在一定程度上表達(dá)發(fā)信者的意圖。對(duì)于投訴信的角度來(lái)看，簡(jiǎn)潔性原則則充分考慮到了現(xiàn)階段一定程度意義上的意義性和處理投訴部門的效率問(wèn)題，簡(jiǎn)潔性原則可以直接傳達(dá)投訴者的相關(guān)訴求，提高投訴的效率和成功的幾率，一定程度上也從側(cè)面反映出投訴方的專業(yè)意識(shí)。

禮貌性：商務(wù)英語(yǔ)投訴信函不同于傳統(tǒng)的英文表達(dá)，雖然在一定意義上來(lái)說(shuō)，現(xiàn)階段的英文表達(dá)在很大程度上的局限性意義促使不少對(duì)外貿(mào)易的往來(lái)信函中越來(lái)越多口語(yǔ)化元素，但是作為主流的商業(yè)信函交流依舊需要注重禮貌性原則的運(yùn)用，譬如說(shuō)，在一般的商業(yè)往來(lái)中，需要注重對(duì)于對(duì)方的稱呼、書信中的正式詞匯，而在投訴信中則需要加強(qiáng)對(duì)于受理信件方的稱呼表達(dá)，并且需要注意的是，雖然在投訴方面應(yīng)該強(qiáng)調(diào)我方的立場(chǎng)利益，但是在對(duì)于被投訴一方的描述上依舊需要遵從禮貌性原則對(duì)于其相關(guān)行為進(jìn)行解釋以及敘述，以此正確的反映我方觀點(diǎn)。

二、商務(wù)英語(yǔ)投訴信函撰寫的人際意義

商務(wù)英語(yǔ)的人際意義的相關(guān)內(nèi)容表現(xiàn)在一定程度上對(duì)于理解商務(wù)英語(yǔ)在其信函意義上的部分區(qū)別和意義層面上的相關(guān)信息內(nèi)容有著很大的意義，從一定程度上來(lái)說(shuō)，不同類型的人群在對(duì)話層面上也會(huì)表現(xiàn)出不同的意義表達(dá)傾向。在信函往來(lái)的過(guò)程之中，人們更傾向于利用語(yǔ)篇之中的詞匯和意義以及語(yǔ)法結(jié)構(gòu)創(chuàng)造出人際交往之中面對(duì)面交往的相關(guān)含義。在投訴信的撰寫中其中的意義自然也是同樣表現(xiàn)，很大程度上來(lái)說(shuō)，投訴信在于其上更加強(qiáng)烈，一般在實(shí)際的商業(yè)貿(mào)易中出現(xiàn)的問(wèn)題常常利用溝通洽談的方式解決，只有在對(duì)方嚴(yán)重違規(guī)溝通無(wú)果的情況下，才利用仲裁的方式對(duì)于對(duì)方的行為進(jìn)行投訴，故而，在商業(yè)英語(yǔ)的投訴信函之中，很大程度上更加注重語(yǔ)氣和用此方式在行為正當(dāng)性上的表現(xiàn)和權(quán)衡，利用通篇的商業(yè)信函的強(qiáng)烈語(yǔ)氣來(lái)表示申訴的意圖。

在學(xué)界的研究之中，有一部分學(xué)者認(rèn)為，商業(yè)信函主要注重的是實(shí)用的說(shuō)理性質(zhì)，在投訴信這一文體的使用上也主要是這樣一種利用方式，只要注意商業(yè)信函在一般的語(yǔ)法上的要求就可以獲得相對(duì)滿意的效果，然而隨著近年來(lái)研究的深入以及學(xué)界對(duì)于研究資料的全新補(bǔ)充，很大程度上來(lái)說(shuō)，當(dāng)前的商業(yè)信函的主要的表現(xiàn)意義已經(jīng)不再僅限于說(shuō)理。一般來(lái)說(shuō)，在商務(wù)英語(yǔ)之中的人際意義的功能語(yǔ)法角度分析主要有四點(diǎn)意義：

（一）了解交際之中的語(yǔ)言模式;

（二）明白雙方在交際內(nèi)容上的感性意義表達(dá);

（三）了解意義傳達(dá)上不同的獨(dú)特個(gè)人化的方式;

（四）表達(dá)雙方在交流過(guò)程之中的不同意義;

在上述的商務(wù)英語(yǔ)的投訴信函中的基本意義的說(shuō)明中，一個(gè)非常突出的一點(diǎn)是將信函使用語(yǔ)言所要表達(dá)的基本意義訴求進(jìn)行了很好的詮釋。特別是將語(yǔ)言所要傳遞的投訴人的個(gè)人情感及情緒，進(jìn)行主要的凸顯。這一功能意義的實(shí)現(xiàn)是商務(wù)英語(yǔ)中投訴信所要表達(dá)的重要出發(fā)點(diǎn)。在這一基礎(chǔ)上投訴著個(gè)體的語(yǔ)言符號(hào)特征就得到了強(qiáng)化。同時(shí)，需要突出的是，在功能語(yǔ)法意義的角度來(lái)進(jìn)行的投訴信函的撰寫，表達(dá)的內(nèi)容要比表達(dá)的形式重要。換句話來(lái)說(shuō)，所要宣泄的情緒與要提出的不滿意見(jiàn)要比語(yǔ)言措辭本身的意義重要。因此，在功能語(yǔ)法角度下的商務(wù)英語(yǔ)投訴信函的撰寫中，比較重視的是人際間的影響與意義。因?yàn)閹в幸欢ǖ臑闈M足的訴求，所以，從其撰寫的角度來(lái)看，個(gè)性化的語(yǔ)言痕跡將會(huì)比較明顯。

三、從功能語(yǔ)法角度舉例分析

本章從不同的態(tài)度和人際關(guān)系表達(dá)意義展開(kāi)相關(guān)分析：在商務(wù)英語(yǔ)之中的人際意義的功能語(yǔ)法角度分析展開(kāi)，舉例說(shuō)明商務(wù)信函在人際意義表達(dá)上的不同功能：

例：表達(dá)態(tài)度的意義

（1） When I received your second statement， showing our account in arrears

in the amount of ?$917.80 I was astonished –no， I was very angry.

（2） Thanks to the efficiency of your staff， the spring meeting of the Pocono Realty Association was a big disappointment.

如上兩句例句就在英文傳達(dá)上明確表現(xiàn)了發(fā)信者的態(tài)度：astonished;angry;disappointment.這三句的具體表達(dá)意義都是表示情緒上的態(tài)度，從態(tài)度的傳達(dá)之中也能夠體現(xiàn)投訴信的幾點(diǎn)主要特點(diǎn)，充分表達(dá)我方在要求上的未能滿足以及要求申訴的訴求。

例：傳達(dá)要求

投訴信的主要目的還是要通過(guò)信函意義上的傳達(dá)，試圖敦促對(duì)方改正，滿足我方要求，事實(shí)上這也是投訴信最為主要的要求。

（1） Qualified surveyors were immediately invited to the ?spot to investigate the case， and their findings show that this was due to careless packing.

（2） Since the shipment consists of seasonal merchandise， it is important that it be delivered as soon as possible.

這兩個(gè)例句中則明顯表現(xiàn)出了在投訴信意義上的要求，通過(guò)敦促的語(yǔ)氣，讓收信方認(rèn)識(shí)到在商務(wù)往來(lái)之中的要求，并且在明確要求之后能夠有進(jìn)一步的行動(dòng)，事實(shí)上來(lái)說(shuō)findings show和it is important that都具有敦促的意義，故，在意義的表達(dá)和情感的傳達(dá)上這也是投訴信在必要時(shí)傳達(dá)的基本要求。

例：語(yǔ)義指稱

譬如在主語(yǔ)的選用上，如果是道歉信頻繁使用“I”則說(shuō)明作者在一定程度上想要從解釋錯(cuò)誤上給對(duì)方公司留下較好的印象。而頻繁使用“we”則可能意味著一定程度上，很可能意味著作為想要對(duì)于錯(cuò)誤利用模糊化的手法，利用公司總體來(lái)代表錯(cuò)誤的某一個(gè)具體的承擔(dān)者，從而在表達(dá)上具有權(quán)重性。如果用的多是“you”則可能是由于對(duì)方的一些失誤導(dǎo)致了當(dāng)前的局面，一定程度上在商業(yè)關(guān)系上是權(quán)利的維護(hù)需求，一半多意味著我方在道歉中的道歉意味較少，商業(yè)的權(quán)衡性質(zhì)更高。如果在這樣的內(nèi)容之上加入了第三人稱的使用，則說(shuō)明在內(nèi)容上更具有復(fù)雜性，而一定程度上需要雙方進(jìn)行協(xié)調(diào)，同樣也有可能是對(duì)于現(xiàn)階段的對(duì)方的商業(yè)表現(xiàn)感到不滿，通過(guò)第三方人稱的使用增強(qiáng)對(duì)方對(duì)于現(xiàn)階段情況的認(rèn)識(shí)。

四、總結(jié)

商務(wù)英語(yǔ)在部分意義的使用性上往往會(huì)根據(jù)不同的貿(mào)易內(nèi)容發(fā)生變更，而商務(wù)英語(yǔ)在其功能語(yǔ)法上對(duì)于人際關(guān)系的分析則更加充分的表達(dá)了當(dāng)前商務(wù)英語(yǔ)在商務(wù)貿(mào)易中發(fā)揮的實(shí)際作用，一定程度上來(lái)說(shuō)當(dāng)前的商務(wù)英語(yǔ)的運(yùn)用也在對(duì)著時(shí)代的變化不斷發(fā)展，通過(guò)實(shí)際之中的商務(wù)實(shí)踐不斷增多，商務(wù)信函的案例的研究數(shù)量增加，在其內(nèi)容的發(fā)展上顯然會(huì)有更進(jìn)一步的變化，在人際語(yǔ)境的交流上會(huì)更加細(xì)分其相關(guān)的要求和區(qū)別，這一點(diǎn)還有待于未來(lái)的相關(guān)內(nèi)容的不斷增強(qiáng)來(lái)促使研究更加深入。

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作者簡(jiǎn)介：何海浪（1993–），女，海南海口人，遼寧對(duì)外經(jīng)貿(mào)學(xué)院，12級(jí)商務(wù)英語(yǔ)一班，研究方向：商務(wù)英語(yǔ);劉麗娜（1982–），女，遼寧大連人，就職于遼寧對(duì)外經(jīng)貿(mào)學(xué)院外國(guó)語(yǔ)學(xué)院，講師，研究方向：英語(yǔ)語(yǔ)言文化與教學(xué)。