中小企業IT外包關系的管理研究

朱夢霞 劉麗瓊

【摘要】本文在介紹了企業信息化和IT外包的概念基礎之上，提出了中小企業在進行IT外包過程中處理好與承包商關系的重要性，在分析幾種IT外包關系類型的基礎之上給出了相應了關系管理模式。

【關鍵詞】IT外包；外包關系；管理

一、引言

隨著信息化進程的不斷深入，IT技術對于企業日常運營的支持和對企業決策的幫助，使得企業越來越依賴于IT，但信息化建設的高投入、高風險又使得很多企業望而卻步，尤其是那些實力弱小的中小企業，更是不敢輕易將有限的資金投入到信息化的建設當中，這在一定程度上必然影響企業的發展效率，所以說對大多數企業而言要想跟上時代的進步，將IT業務外包將是企業信息化建設的必須之路。

二、企業信息化IT外包的概述

1、IT外包的內涵

所謂外包就是指企業以優化資源配置和增強企業競爭力為目的，將某些環節以合同的方式委托給外部更優秀的服務提供者進行運作和管理的一種方式。目前外包涉及的內容是多方面的，如服務外包、人力資源外包、物流外包、營銷外包和IT外包等等。而美國外包協會調查發現這些外包領域中發展最為迅速的是IT外包。由外包的定義我們可以認為IT外包就是指企業以合同的方式委托外包更優秀的IT服務商向企業提供全部或部分信息功能的一種運作模式。

2、中小企業的界定

“中小企業”這一詞的應用已經頻繁的出現在我們的經濟生活中，而目前不論在是理論界還是在現實中，各國學者和各個國家對中小企業都有這不同的界定標準，還沒有達成統一的意見。但是各個國家還是針對不同的行業制定了自己的標準。而我國中小企業的界定主要可以參照2003年2月19日發布的《關于印發中小企業標準暫行規定的通知》，該通知對諸如建筑業、工業和零售業等主要行業的中小企業的標準都做出了明確的界定。該標準主要是以員工數量、銷售額、資產總值等指標并結合各個不同行業的特點制定的。

中小企業在我國經濟發展過程中有著不可替代的作用，雖然很多中小企業不如大型企業的規模和業務發展，但是中小企業的靈活、高效也是大型企業不可比擬的。而在信息化這一大浪潮中，借助信息化的手段提高中小企業的競爭力也就成了必然的發展趨勢。但從整體上來看，與大型企業相比，我國的中小企業的信息化還處于初級發展階段，主要體現在單個中小企業較低的信息化建設投資額度，而且很多企業的信息化水平主要還處在辦公自動化的實現或是IT設備的置辦上，因此IT外包成為了中小企業實現信息化的重要手段。

三、中小企業IT外包關系的管理

1、IT外包關系的定義

IT外包關系是指以IT這一特殊資源和服務為外包對象，為了實現一定的目標，企業通過合同或協議的方式將外包項目外包給承包商而建立的一種動態的合作過程。但合同不是它的全部，它還包括了許多非合同機制，如信息的共享、外包續簽的可能等等。

2、IT外包關系的類型

自實證研究發現IT外包雙方建立良好的關系是外包成功的關鍵影響因素以后，學者們開始重視IT外包關系的研究。比較有代表性的研究為Klepper&Jones在1998年按照交易成本理論中的資產專用性的差異、不確定性和交易頻率將外包關系分為市場關系型，伙伴關系型，中間關系型三種。如圖：

圖3-1 企業與外包商的關系

其中最左端是市場關系型，這種外包服務關系的資產專用性低，轉換成本較低，企業需求不易受外界環境影響，所以企業可以市場中眾多有能力完成任務的外包商中自由選擇。市場關系型的合同期相對較短，而且合同期滿后，能夠在成本很低或不用成本的情況下轉換成另外一個外包商完成以后的相同的任務。最右端是長期的伙伴關系型，在這種關系下，企業可以與一個外包商反復訂立合同，并且建立了長期的互利關系。位于兩者之間的關系是中間關系型，這種關系必須保持或維持長期的合作性，直至主要任務的完成。

如果任務可以在短時間內完成，企業環境變化擾亂IT需求概率很小，而且沒有什么真正的IT資產專屬性，這時就可以訂立一份規定了所有偶發事件的短期合同，此時，市場關系型外包是適當的。如果完成任務持續的時間較長，或者IT資產專屬性很高，或者與外包商續簽合同能夠最好的滿足需要，這時就應當考慮伙伴關系型外包。中間型外包可以根據具體情況結合上述分析確定是簽訂長期協議還是短期協議。

隨著信息技術的發展，信息技術外包正在向著伙伴關系方向演變。這主要是因為信息技術外包的職能卻來越多，范圍也來越來廣，自身的不確定性和所處的環境的不確定性也越來越大，重要的是信息技術外包的資產專用性也越來越高，合同的期限越來越長，金額也來越來大，風險也就越來越大，所以僅僅是依靠市場關系型的外包已不足以對其進行管理，必須引入新的管理模式，即伙伴關系型對其加以管理。

3、IT外包關系的管理模式

信息技術外包關系的管理模式是非常重要的，貫穿信息技術外包決策的整個過程。根據組織結構理論，傳統的企業是高度實體化的，而隨著社會的發展，虛擬企業應運而生，企業實體規模縮減，逐漸虛擬成以合同關系為紐帶，通過一種互惠互利、相互協作、相互信任和支持的機制來進行密切合作。現代虛擬企業由企業業務層、管理協調層和外包企業層組成。從信息技術管理的角度講，企業管理協調層對信息技術外包管理是至關重要的，企業應當設立相應的管理機構，以便選擇具有戰略意義的外包策略。

（1）監督控制組

監督主要是根據外包的目標，通過提供必須的信息來判斷外包的目標是否得到滿足。如果監督的過程中發現沒有達到或是偏離了預定的目標和質量要求，那么就需要控制來對其進行糾偏，使外包項目回到預定的軌道上。該組成員可由信息技術專業人員、合同協議管理人員組成。信息技術專業人員可以提供專業意見對項目實施監督，而控制的主要依據是合同協議中必須達到的標準和對外包商義務的約束，合同協議管理人員對合同的內容比較熟悉。

（2）協調實施組

外包關系的管理和外包任務的完成離不開雙方之間的溝通與協作，在項目實施的過程中，由于雙方之間企業文化、組織結構和工作方式等之間的差異往往會引起摩擦，這時就需要專門的管理團隊進行協調溝通，以保證外包項目的順利進行。該組成員可由業務部門精英代表、信息技術外包專家組成。業務部門精英代表熟悉企業內部業務，能準確表達業務訴求，便于承包商的理解，而信息技術外包專家可以就不同的工作方式予以整合和協調。

四、結論

雖然IT外包過程中還存在著很多的問題和困難，但是它作為一種企業在管理運營上一種新的模式，IT外包已經成為很多企業提高信息化建設程度的重要手段，成功的實施可以使企業集中精力于自己的核心業務，從而控制成本，提高核心競爭力，為企業帶來巨大的利潤空間。尤其對于大多數的中小企業而言，信息化建設的高投入、高風險和IT人才的匱乏使得獨立完成信息化的建設目標更加難以實現，而IT外包的出現無疑成為了這些中小企業實現信息化建設的一條捷徑。本文在IT外包和企業信息化的概念基礎之上提出了中小企業實現信息化的過程中采取IT外包的重要性，主要研究了中小企業IT外包過程中與承包商的關系管理，要想使得IT外包更加順利，還需要進一步的深入研究。

參考文獻：

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