信息化發展給高校檔案工作帶來的機遇與挑戰

【摘 要】隨著大數據時代的到來，信息化發展程度和深度在不斷縱化，檔案信息化的步伐也越來越快。高校檔案工作在信息化發展中不可避免地受到沖擊，面臨著前所未有的機遇和挑戰。高校檔案部門應當積極采取措施，應對挑戰，化危為機。

【關鍵詞】信息化發展 高校檔案工作 機遇 挑戰 措施

【中圖分類號】 G 【文獻標識碼】 A

【文章編號】0450-9889（2015）05C-0144-02

2008年，教育部和國家檔案局聯合制定的《高等學校檔案管理辦法》發布。該法案的實施標志著我國高校檔案管理工作進入一個新階段。隨著大數據時代的到來、科學技術的進步，檔案信息化的步伐越來越快，高校檔案工作在信息化發展中不可避免地受到沖擊，面臨著前所未有的機遇和挑戰。

一、信息化發展給高校檔案工作帶來的機遇

（一）信息技術快速發展給高校檔案工作開展提供了堅實的條件保障。信息化的發展依賴于現代高科技的發展，計算機、云技術、網絡技術為代表的高科技是檔案信息存儲、處理和利用的物質基礎。電子存儲、云技術為檔案載體從紙質化向電子化提供了現實可能；網絡技術的發展，打破了檔案利用在空間、時間上的限制，在檔案制作者和利用者之間架起了一座橋梁，極大地提高了高校檔案的利用率，并使之更加高效、方便和快捷；數字檔案館是檔案信息化的必然趨勢，近年來以上海交通大學、東南大學、南京大學為首的高校數字檔案館建設取得顯著成效，高校檔案從平面化走向立體化服務，這是傳統檔案所望塵莫及的。

（二）信息化發展為提高高校檔案工作人員專業素質提供了良好機會。檔案信息永久保存是檔案工作者的愿望，信息化發展為此提供了實現機遇和物質基礎。任何工作都是由人來主導和完成，檔案工作者是否能適應并提高自己的綜合素質，與檔案工作開展的程度和深度息息相關。近年來，國家和高校高度重視信息化建設，加快了相關政策的制定和加大了經費的支持，高校檔案相關工作人員應該抓住機遇，增強專業知識和技能，積極參與同行之間的溝通和交流，使高校檔案工作更上一層樓。

（三）高校檔案部門在信息化發展中可大有作為。近年來，我國高校檔案部門工作快速發展，但是由于歷史等各方面原因，部分高校對檔案建設不夠重視，有些高校把檔案部門人員列在編制外。檔案部門的工作人員非本專業出身、高校對檔案部門的經費支持有限等，在一定程度上制約著檔案工作的進步和開展。隨著大數據時代的到來，信息在社會發展中的作用越來越大，擁有的信息量多意味著占據主導權和制高點。檔案部門擁有著大量的一手資料，這是人類在長期生產生活中積累的寶貴財富，是歷史文明傳承的重要載體。高校檔案部門不僅記錄和承載高校原始歷史，還收集和涵蓋了大量行政、教學和學術信息，掌控著豐富的信息資源，借助高校管理數字化的東風，高校檔案部門完全有機會在信息化發展中大有作為。

二、信息化發展給高校檔案工作帶來的挑戰

（一）信息化發展給高校檔案部門工作觀念帶來的沖擊。思想是實踐的指南，觀念是行動的先導，因循守舊，墨守成規，是高校檔案部門工作前進的絆腳石。檔案工作要不斷與時俱進、調整自身功能以適應社會發展和進步，才能在信息化的過程中保持旺盛的生命力。檔案管理工作就是對各種檔案進行收集（征集）、整理、保管、編目、統計和利用。在傳統檔案工作中，檔案載體以紙質文件為主，并圍繞著紙質文件開展各項工作。隨著信息化發展，檔案載體逐漸向電子化、網絡化、數字化和智能化發展。同一個檔案信息有可能同時存儲在以磁帶、云庫、硬盤、多媒體等多個載體上，檔案信息的真實性和完整性成為關注的焦點。傳統的以紙質文件管理為中心的理念必須逐漸向以信息管理中心轉變。

（二）信息化發展給高校檔案管理方式帶來的挑戰。我國檔案管理工作受蘇聯模式影響較大，高校檔案負責接收（征集）、整理、鑒定、統計、保管學校的各類檔案及有關資料，文件歸檔范圍主要集中在黨群、行政、教學、科研、學生、設備等。傳統的高校檔案管理圍繞紙質的檔案載體為中心進行手工作坊式為主，工作量大，效率較低。信息化發展最重要的轉變就是以計算機、網絡等為中心進行信息的收集、加工、編碼和處理，過程更加高效、快捷。這就要求高校檔案工作者必須掌握一定的信息化技術，真正轉變管理方式，從深度和廣度上加強檔案信息化建設，用信息化來總攬未來檔案工作發展方向。

（三）信息化發展中高校檔案信息的安全性。在數字化和網絡化的大背景下，我國檔案信息安全問題不斷面臨新的問題。2013年美國棱鏡門事件讓我們更清楚地意識到我國目前檔案信息安全問題堪憂。隨著檔案信息化進程的不斷加快，目前我國多數高校實行網上歸檔，并擁有自己獨立的網站和數據庫，極大地增加了便利，但同時互聯網的開放性使得檔案信息的安全性也受到前所未有的挑戰。檔案信息安全意識薄弱、檔案信息安全體系不夠完善、對國外電子產品的過度依賴和新科技應用手段帶來的隱患不容小覷。

（四）信息化發展過程中高校檔案服務對象擴大。高校檔案部門服務對象以校內師生為主，校外范圍的服務對象很少。由于歷史等原因，我國檔案工作始終籠罩在一層頗為神秘的面紗下面，一提起檔案，就聯想到保密性、不可告知性，這也無形中減少了檔案資料的利用率。隨著信息化發展，高校數字檔案館、網絡平臺逐漸建立并處于完善之中，互聯網技術的發展，把使用者和制作者連接起來，改善了使用過程中的煩瑣手續，也提高了檔案的使用率，檔案使用對象在逐漸增多的同時，也對高校檔案部門工作提出了更高的要求。

三、高校檔案部門應當采取的措施

（一）轉變觀念，樹立檔案工作創新意識，與時俱進。依靠創新開展和推動檔案工作，是檔案事業發展的永恒課題。轉變觀念、樹立創新意識理應成為必要措施。在大數據時代背景下，檔案工作同其他事物一樣，應走出慣性思維，打破以檔案實體管理為中心的舊觀念，樹立以檔案信息管理為中心的新理念，深刻認識當前形勢下檔案工作的特點、規律和發展趨勢，統籌謀劃高校檔案工作的發展戰略。每一種檔案管理觀念和方式的形成，都與同時代有著密不可分的聯系。隨著信息化的發展和檔案工作向深度和廣度推進，高校檔案部門需要形成新的管理理論，建立新的管理制度和管理模式，運用新的技術手段和方法。

高校檔案部門要積極“走出去”，與文件管理部門、檔案使用對象密切溝通。不僅要實現文件和檔案的圓滿對接，更要把“死”的檔案信息“活”用起來，真正發揮檔案信息的價值。

（二）緊密結合信息發展時代背景，建立并完善高校檔案信息資源體系。21世紀是信息爆炸時代，信息的擁有量和準確性意味著抓住了成功的制高點和主動權。我國高校檔案部門擁有大量豐富的信息資源，建立和完善高校檔案信息資源體系可以幫助我們更好更有效地利用這些資源。核心有兩點：檔案的數字化和電子化。

檔案的數字化是當前大勢所趨，要逐步將紙質文件為載體的檔案存儲方式向數字化發展。對于紙質文檔存儲的查找檢索費時性、存儲檔案空間性、維護的不方便性和人工的費時費力來說，檔案數字化的好處是：檢索快捷方便，容易實時同步備份，存儲空間小且壽命長，維護起來更加方便、安全。

檔案的電子化方面，將關注點放在電子化檔案本身的歸檔和保存上。建立電子化檔案的歸檔機制，完善電子化檔案的工作機制，使檔案電子化的歸檔和保存更有制度保障。電子檔案中原始信息的長期保存問題更是有待檔案工作者進行深入研究和探討。

（三）建立高校檔案信息安全防護體系和制度建設，完善應急預案機制。再好的規劃，沒有切實可行的實施方案和制度建設，終究是紙上談兵。高校檔案信息安全體系的建設是時間和意識上的轉化過程，逐步實施能保證在轉化過程中適應形勢進行相應的調整，保證體系最終順利建設完成。在發生意外的時候，應急預案能保證我們在突發事件當中及時有效地進行處理，把損失降低到最小。

技術因素是檔案信息安全體系建設的直接影響因素，但并不是唯一因素。要抓住一切機會大力宣傳檔案信息安全意識，把這種信息安全防范意識“武裝”到每一個檔案工作人員身上和每一個檔案工作的環節上。有形的產品和無形的意識緊密結合，才能最終建立起牢固的安全防護體系。

（四）借助信息化發展的良好契機，擴大高校檔案信息資源的社會價值。我國高校檔案館所保管的檔案信息資源是我國檔案資源的重要組成部分，高校在為社會發展和培養人才的同時，也對社會進步、經濟發展起到助推作用。高校檔案信息通過公共獲取的方式提供給社會公眾使用是高校檔案管理機構實現其社會價值的重要途徑。信息化發展的最終途徑是為了大眾更好更快地利用信息。應以信息化背景和高校管理數字化為契機，提供更豐富的網絡信息資源服務，例如遠程下載、在線瀏覽、資料代查服務等，并簡化相關手續，利用互聯網的橋梁作用，將高校內的檔案資源信息和校外的使用人員連接起來，最大限度地發揮高校檔案信息資源的價值。

與此同時，高校檔案工作人員要樹立“以人為本”的主動服務理念，主動向檔案信息使用者提供有針對性、時效性強的檔案信息；樹立超前服務理念，主動從使用者的角度出發，從當前大信息時代背景出發，豐富檔案內容、收集使用者更感興趣的資料，逐漸從“封閉式”管理向“開放式”服務轉變，讓檔案的價值真正地“發光發亮”。

如何有效應對并利用好信息化所帶來的機遇和挑戰，這是每個高校檔案工作群體、每個檔案工作者都應當思考的問題，我們要用新的思維、新的措施積極面對，與時俱進，應對挑戰，化危為機，使高校檔案工作在信息化發展的浪潮中大展宏圖，大有作為。

【參考文獻】

[1]閉線林.新時期高校檔案信息化建設探析[J].山西檔案，2014（5）

[2]倪麗娟.信息化背景下高校檔案服務策略研究[J].檔案學通訊，2011（5）

【作者簡介】黃丹妮（1981- ），女，廣西經貿職業技術學院，檔案學研究生，館員。

（責編 吳 筱）