淺談黨校檔案管理工作

劉曉利

[摘 要]伴隨著社會信息化大發展，也要求檔案工作水平不斷發展和提升。從檔案發展的現狀來看，還需要我們做一系列努力，來打開一個全新的局面，采取全新的管理策略并不斷做出相應創新以求發展。

[關鍵詞]檔案工作；檔案管理；創新發展

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.44.046

檔案工作對黨校教學有促進作用。當前社會改革突飛猛進，系統的檔案工作對于記載學校的發展過程起到不可忽視的作用。在黨校的整體工作中，增強群眾的檔案記載意識同樣重要。

1 檔案工作的重要性

1.1 對積累信息有重要作用

及時準確的查詢信息，能夠增強學習者的經驗，使有價值的信息得到運用，并且在吸取前人信息的同時不斷改進自己的新信息。同時增強工作者不斷收集、積累信息的意識，養成積累信息的習慣，不斷探索和研究以及創新，為自己為以后搜集信息的人積累材料，提供參照。

1.2 重視檔案工作的意義

檔案工作能給后來的學習者提供前人的經驗的機會，了解前人學習的內容和材料，以及前一個歷史階段的學習情況和社會背景下的相應變革。在學習的過程中不斷充實自己，并不斷激勵自己學習和探索，集思廣益為我所用，提高自己并不斷增強黨校工作的完善性和科學性。

1.3 檔案的管理能使科研完善化

檔案管理程序的有序進行能促使科研成果更加完善。黨校內的科研活動不僅要有完善的開展過程，檔案方面的完善也是重中之重。比如校內要開展“暢想中國夢”的活動，整個過程要科學合理，展示其教育意義，同時檔案記載也要求細致入微與活動緊密結合，成為活動的一個縮影，為以后留取有價值的信息。檔案工作者通過積累成果實現科研理論的價值，為信息時代作出應有的貢獻。

1.4 檔案交流的價值

在與相同學科交流中，彼此互相借鑒，相互學習，在比較與探討中提高，使得思想不斷更新，創新也層出不窮。檔案信息互相交流在新的信息時代為社會各界提供應用時的第一手材料，讓廣大同行相互學習取長補短不斷創新，起到服務于社會的作用。黨建工作者的思想也提升到一個新層次。

2 檔案管理的狀況

2.1 檔案管理有漏洞

黨校長期以來存在檔案工作意識不強，管理人員認識不足，認為檔案材料只是公式性的收藏而已，并不具什么探究價值，只要做好本職的工作應對檢查就夠了。另外經費問題也是使檔案工作處于落后狀態的主要原因。檔案工作在黨校各部門項目、內容與要求有諸多的不統一，致使檔案無法達到完美與系統，經常會有些材料有頭無尾，有計劃無總結，有方案無實施過程，影響檔案工作的有序進行。

2.2 管理人員業務水平不過關

目前檔案工作能進行較深較廣層次開發和創造性人才缺乏。因為檔案管理人員必須具備一定的知識水平，包括歸結能力、豐富的語言水平、深厚的文化功底、學習新技能的積極性、扎實的工作經驗等。然而現在的管理人員，現在的工作人員接受的系統培訓不多，計算機能力有限，管理有隨意性，收集分類與歸結不能適時，導致檔案工作到檢查時才做，出現混亂狀態，從而也會影響檔案質量。

2.3 檔案工作的檢索緩慢

目前檔案內容的檢索主要有兩種，即手動與電腦檢索。手動檢索占很大一部分，相對難度較大，這就需要編出更完整的檢索工具，調和這種疑難現象，促使檔案工作的開展。

檔案工作面臨很大的挑戰，需要檔案人員素質更強，管理和信息服務更加優質。這種情況對于我國當前的現狀是一個考驗，也是鞭策我們前進的壓力和動力。所以，對于這種狀況和社會發展態勢，檔案管理方法的改進、工具的現代化已經成為一種趨勢。

3 檔案管理工作提升策略

3.1 從管理意識上抓起，才能提高

黨校的檔案涉及面廣，內容很多。要想做好這方面的工作就要全體參與共同努力。黨校領導要以身作則，親自參與做報告、加強宣傳，使全體成員對整體工作都提高重視。在實際工作中積極參與、支持和配合做好資料的收集、積累、整理與存檔工作。同時把檔案工作歸結到業務評定中，爭優爭先，為檔案工作長期開展奠定基礎。

3.2 完善檔案管理制度

要想讓檔案工作為黨校的工作奠定好基礎，首先在制度上就要不斷健全和完善。在管理方面，分層次分內容分工負責，形成完善的管理體系，對檔案人員進行相關培訓與管理，各層面責任區分清晰，檔案制定要求規范統一。一把領導，真抓實管，經常性地監督，以促進工作全面有效地進行，力求科學與健康的發展。

3.4 完善電子檔案的管理

加強硬件投入，如計算機、掃描儀等設備的配備，將檔案加以多種檢索的方式，滿足多種檢索需求。使用新型軟件進行系統管理，把常用的與不常用的區分開來，結合軟件使用率，進行系統科學的管理，為以后檔案發展奠定基礎，并做好檔案的保密工作。

3.5 不斷提升管理人員業務水平和素質

高素質的檔案管理人員決定著檔案工作做的好與壞。因此提高檔案人員的管理素質水平是重中之重。黨校的管理人員關系到社會中人才的質量，要求管理人員要有較好的職業素養和很強的責任感，良好的道德修養以及全心全意為人民服務的思想。在業務方面要有過硬的管理方法和經驗，善于于同行進行交流。要有對新軟件等產品使用的能力，積極參加行業內的培訓，不斷培養自己、完善自己、提高自己的業務水平。

4 檔案工作的創新

在檔案管理方面要有發展，也要和其他領域一樣，不斷探究和創新。

4.1 在人員任用上，要用新型人才和新的培訓手段

隨著檔案信息數字化，對于檔案管理人才的要求也越來越高。檔案收集與整理、統計等過程發生了巨大的變化。檔案管理者要承擔多角色，比如管理者、分析者、引導者等。檔案管理者不單單要求只懂信息采集與整理，還要能夠更好地運用硬件與軟件方面相關的知識，比如編程和程序修護等。

4.2 規范檔案信息化

隨著社會的不斷變革，信息時代不斷發展。依據國家對檔案部門的制度，創造性的制定符合本單位特點的制度，借鑒相關行業或同行業的成功經驗，多方面溝通學習，揚長避短。在此基礎上創新出新的工作方法，使檔案工作科學發展，將來應用性更強。

4.3 在管理機制上求創新

在現代化的辦公環境中，紙質文件和數字文件并存就要求檔案管理更加合理化。管理系統中文件和檔案工作共同融入，把電子文件變成電子檔案并與文書部門相關聯，實現信息相通，既提高了應用時效性和便捷性，又使檔案管理向前邁進一步。

檔案管理是黨校一項重要工作，要使檔案工作更加規范，就必須從過去找經驗，從實踐中求發展，要使檔案工作向更加科學的方向發展還需要不斷地創新和努力。