推進(jìn)項目信息化管理促進(jìn)公司科學(xué)發(fā)展

曾全

[摘要]本文主要通過分析傳統(tǒng)管理模式逐步暴露出一些問題和不足，概述推進(jìn)信息化管理對加強項目管控將帶來的一些優(yōu)勢，對于充分發(fā)揮項目管理信息化優(yōu)勢提出一些建議和思考。

[關(guān)鍵詞]信息化；管理；科學(xué)發(fā)展

引言

管理信息化是將現(xiàn)代信息技術(shù)與先進(jìn)的管理理念相融合，轉(zhuǎn)變企業(yè)傳統(tǒng)管理方式和組織方式，重新整合企業(yè)內(nèi)外部資源，優(yōu)化各項業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)效率和效益、增強企業(yè)競爭力的過程。通過推進(jìn)公司信息化管理，可以充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和優(yōu)秀的管理流程，使公司對各項目的財務(wù)資金、施工進(jìn)度、生產(chǎn)成本等情況做到時時掌控，實現(xiàn)高效決策、可控管理，大幅提高管理工作效率，是公司加強項目過程管控、提高整體管理水平、促進(jìn)科學(xué)發(fā)展的有效途徑。下面對推進(jìn)項目信息化管理談幾點認(rèn)識。

一、規(guī)模空前擴張已經(jīng)對公司項目管控提出更高要求標(biāo)題需要修改

項目是公司效益的來源，是公司管理工作的重點。隨著公司規(guī)模的迅速擴張，項目管理的跨度越來越大、難度越來越高，公司領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常充當(dāng)“消防員”，不停地奔波于各個項目，這對公司傳統(tǒng)的管理模式提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)管理模式逐步暴露出一些問題和不足。

（一）項目戰(zhàn)線長，傳統(tǒng)管理難免鞭長莫及。

公司目前大大小小的在建項目、新開項目、收尾項目加起來不下40個，隨著規(guī)模的繼續(xù)擴張，這個數(shù)字還會增大。40多個項目分布在全國各地10個省，最北到了吉林，最南到了廣西，地域跨度非常大。項目工程涉及公路、鐵路、市政，內(nèi)容包括隧道、橋梁、涵渠、路基等，施工領(lǐng)域廣泛、施工內(nèi)容復(fù)雜。面對不斷增多的施工工程，公司對項目的現(xiàn)場管理、成本控制難免有顧及不到的死角，潛在的管理風(fēng)險較大，如果都要到現(xiàn)場才能掌握真實情況，進(jìn)行分析決策，那么差旅費等管理成本增大不說，時間也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠安排，而且管理效率和質(zhì)量都難以保證，這對公司管理層而言將是心有余而力不足的事。

（二）協(xié)同能力弱，不同信息難以相互利用。

項目的成本分析、施工分析等過程往往需要幾個部門協(xié)同工作，相互補充數(shù)據(jù)，才能進(jìn)行有效的分析判斷。而目前項目在涉及到幾個部門配合提供數(shù)據(jù)時，由于各部門自身收集信息的格式、方法存在差異，使其信息采集工作要按不同用途、不同要求不斷重復(fù)歸集，增大了工作量的同時降低了工作效率，不便于數(shù)據(jù)信息的共享利用。

（三）數(shù)據(jù)收集慢，分析決策受到制約影響。

傳統(tǒng)管理下，公司收集數(shù)據(jù)、報表的效率較低、速度較慢。項目一線管理人員由于現(xiàn)場管理工作緊張，對重復(fù)上報各類數(shù)據(jù)報表也有一定抵觸情緒，經(jīng)常出現(xiàn)不能按時上報數(shù)據(jù)的現(xiàn)象，收集一個簡單的報表往往要花上一個星期，甚至還不能收齊，這使得過多的時間花在了數(shù)據(jù)的收集、整理，真正對數(shù)據(jù)進(jìn)行核實、分析、總結(jié)的時間不多，嚴(yán)重影響了決策管理的質(zhì)量。

二、推進(jìn)信息化管理對加強項目管控將帶來的一些優(yōu)勢

信息化管理的重點在于利用優(yōu)秀的管理思路和理念，建立高效收集、傳遞、處理信息的系統(tǒng)平臺，使管理的質(zhì)量和效率得到有效提高。它體現(xiàn)了管理過程的高效、規(guī)范、科學(xué)。

（一）信息數(shù)據(jù)化，讓管理更加快捷

通過建立信息化管理系統(tǒng)平臺，把項目資金、材料、進(jìn)度等各個方面的運行狀態(tài)以具體的數(shù)據(jù)形式表達(dá)，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)面向公司本部各部門、公司領(lǐng)導(dǎo)層時時遠(yuǎn)程共享，打破了信息壁壘，提高了信息傳遞速度。公司管理人員不需要到施工現(xiàn)場就可以隨時掌握各個項目的具體情況。并且數(shù)據(jù)在平臺中一次錄入后，處處都可以調(diào)用，不需要基層一線針對不同用途反復(fù)收集整理數(shù)據(jù)，不僅大大提高工作效率，而且能確保數(shù)據(jù)口徑統(tǒng)一，避免數(shù)據(jù)重復(fù)收集造成失真。

（二）流程標(biāo)準(zhǔn)化，讓管理更加規(guī)范

在推進(jìn)信息化管理過程中，可以融合公司優(yōu)秀的管理思路，確定各個管理工作流程，并將工作流程在系統(tǒng)平臺中固化，使工作流程按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，避免隨意性。工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化帶來的是管理行為的規(guī)范和統(tǒng)一，以及管理質(zhì)量的顯著提高。

（三）過程透明化，讓決策更加科學(xué)

上級主管領(lǐng)導(dǎo)和部門可以通過信息化管理平臺輕松的了解某一工作的流程狀態(tài)和信息數(shù)據(jù)，使管理過程更透明，掌握數(shù)據(jù)更準(zhǔn)確，可追朔性更強。同時，信息化管理可以利用系統(tǒng)平臺按一定要求自動完成匯總、填制報表等工作，大大提高了數(shù)據(jù)的收集和利用效率，為綜合分析、科學(xué)決策提供了有效的信息源頭保障。

三、推進(jìn)信息化管理要注意的幾個要點

信息化管理是企業(yè)管理發(fā)展的未來趨勢。推進(jìn)公司信息化管理是一項長期的、系統(tǒng)的、需要在實踐中不斷總結(jié)完善的工作。

（一）更新思想觀念是推進(jìn)信息化管理的前提。

信息化管理并不是一種全新的管理體系，而是通過現(xiàn)代信息技術(shù)，把企業(yè)優(yōu)秀的管理理念固化在工作流程中，達(dá)到信息高效傳遞、規(guī)范管理的目標(biāo)。信息化管理是企業(yè)管理向數(shù)字化、智能化的邁進(jìn)，是管理模式的一次變革，是降低企業(yè)管理成本、提高企業(yè)管理水平的有效途徑。目前，在施工總承包企業(yè)特級資質(zhì)的新標(biāo)準(zhǔn)中，已經(jīng)把企業(yè)信息化作為必達(dá)標(biāo)條件之一。上海隧道公司等同行企業(yè)在信息化建設(shè)上已經(jīng)走在前面。要從思想上充分認(rèn)識到信息化建設(shè)將給企業(yè)帶來的新變化、新機遇，加快推進(jìn)信息化管理進(jìn)程，提煉出優(yōu)秀的管理流程，對不適應(yīng)的管理流程重新設(shè)計，通過管理效率的提高和管理成本的節(jié)約，不斷提升企業(yè)競爭力。

（二）建立有效平臺是推進(jìn)信息化管理的基礎(chǔ)。

實現(xiàn)信息化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是建立適應(yīng)企業(yè)實情的信息化管理系統(tǒng)平臺。建立管理系統(tǒng)平臺不是簡單地購買一套軟件，安裝在電腦里開始使用，它必須對企業(yè)的管理現(xiàn)狀和模式進(jìn)行評估，以優(yōu)秀的管理理念為基礎(chǔ)，準(zhǔn)確定位公司領(lǐng)導(dǎo)、機關(guān)本部、項目部各個管理層次的需要，對工作流程進(jìn)行全面梳理。要針對項目部的業(yè)務(wù)操作、數(shù)據(jù)錄入需求，針對公司機關(guān)的審核監(jiān)督、數(shù)據(jù)分析需求，針對公司領(lǐng)導(dǎo)的審閱、決策需求等等，確立業(yè)務(wù)開展的基本流程，使系統(tǒng)平臺能夠體現(xiàn)企業(yè)的管理理念，適應(yīng)企業(yè)的運作現(xiàn)狀，滿足實際工作要求。

（三）明確管理制度是推進(jìn)信息化管理的保證。

推進(jìn)信息化管理是一項系統(tǒng)工作，涉及全公司各單位、各部門，在推行應(yīng)用的過程中肯定會碰到各種各樣的問題和阻力，比如有的怕麻煩，有的不懂，有的安于現(xiàn)狀等等。推進(jìn)信息化管理不僅需要技術(shù)支持，更需要黨政領(lǐng)導(dǎo)支持，需要建立制度來保障信息化建設(shè)的進(jìn)行，明確信息化管理中各單位、各部門的職能職責(zé)，順利渡過應(yīng)用前期的排斥、磨合階段。

（四）保證數(shù)據(jù)真實是推進(jìn)信息化管理的生命。

信息化管理的優(yōu)勢是高效收集、傳遞管理信息，但收集信息必須與現(xiàn)場實際相符，若不能獲取真實的數(shù)據(jù)信息，那么信息化管理對企業(yè)就失去了意義，反而會帶來負(fù)面作用，給決策管理帶來巨大的偏差。因此只有保證一線數(shù)據(jù)錄入的真實性、準(zhǔn)確性，才能確保信息化管理真正發(fā)揮作用，這是信息化管理的生命力所在。

四、充分發(fā)揮項目管理信息化優(yōu)勢的建議和思考

（一）從完善實際工作出發(fā)改進(jìn)信息化流程。

任何管理最終都要落實到業(yè)務(wù)工作上，一味講究先進(jìn)技術(shù)的運用，方法不對路，流程不相符，脫離企業(yè)實情也是沒有多大意義的。信息化管理建設(shè)同樣也要考慮如何更加有利于各項業(yè)務(wù)工作的辦理、提高業(yè)務(wù)效率，并對相關(guān)流程做出進(jìn)一步修改完善。

（二）從發(fā)揮協(xié)同功能出發(fā)整合信息化資源。

公司現(xiàn)在已經(jīng)開始運行的信息化平臺有項目綜合管理信息平臺、處理公文信息的夢龍系統(tǒng)、項目管理的綜合管理平臺，財務(wù)系統(tǒng)的財會信息平臺，還有物資管理信息平臺。平臺多并不說明信息化程度高，關(guān)鍵還要看應(yīng)用程度、協(xié)同辦公能力的高低，是不是有機的一體化管理。應(yīng)力求把各項相關(guān)聯(lián)的管理工作建立在統(tǒng)一的平臺之上，使基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集盡量統(tǒng)一口徑，實現(xiàn)數(shù)據(jù)一次輸入、處處可用，便于共享，這是提高管理效率的有效途徑。盡量不出現(xiàn)同一部門的同一類數(shù)據(jù)以不同格式報表向各個管理口分別報送，這樣不僅可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)不統(tǒng)一的現(xiàn)象，而且增加部門工作量。

（三）從普及信息化技能出發(fā)加強學(xué)習(xí)培養(yǎng)

信息化管理是一個工具，它的優(yōu)勢能不能體現(xiàn)，除了其本身因素外，使用者的態(tài)度和能力也是一個非常關(guān)鍵的因素。再好的工具，如果使用者沒有想法去使用它，或者有沒有能力駕馭去它，也發(fā)揮不了作用。企業(yè)信息化是一個普及的過程，就和90年代開始普及使用計算機一樣，它要求全體管理人員將其作為一項基本管理技能來學(xué)習(xí)掌握。應(yīng)從現(xiàn)有的各個信息化管理平臺的應(yīng)用出發(fā)，開展分層次的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，加深對信息化管理實質(zhì)的認(rèn)識和理解，逐步使全員包括從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)到基層職工每一個管理人員都具備信息化管理的基本素質(zhì)。

（四）從建立長效機制出發(fā)抓好信息化制度的完善

管理離不開制度，信息化是是信息技術(shù)在企業(yè)推廣應(yīng)用的過程，是信息資源的開發(fā)利用的過程，是企業(yè)優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)、促進(jìn)科學(xué)發(fā)展的過程，是信息化人才培養(yǎng)和勞動者信息素質(zhì)提高的過程，它是一個長期、復(fù)雜、系統(tǒng)的工作。應(yīng)在不斷改善信息化系統(tǒng)的同時，及時建立相應(yīng)的管理制度，確保信息化建設(shè)的正常推進(jìn)。

隨著公司信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，公司的管理效率和質(zhì)量也在大幅提高。實踐證明，在追求高效率、高質(zhì)量的管理過程中，信息化管理正好提供了一個有效途徑，它將給企業(yè)的管理帶來深刻變化，促進(jìn)企業(yè)的科學(xué)發(fā)展。